淺析人力資源管理信息化的必要性

白潔軒 李寶山

摘要：隨著各種新技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為人力資源管理的重要組成。文章就人力資源管理信息化的必要性、存在的問題及應(yīng)采取的措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；信息化；必要性

隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時代的到來，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。加強(qiáng)人力資源管理的信息化建設(shè)，提高人力資源管理水平已勢在必行。

一、人力資源管理信息化應(yīng)用

人力資源管理信息化是以信息技術(shù)和先進(jìn)的人力資源管理思想相結(jié)合應(yīng)用為基礎(chǔ)，依賴信息技術(shù)對人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種管理方式。信息技術(shù)作為管理工具，應(yīng)用于管理制度的制定、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計、員工溝通、人力資源報告分析等，并根據(jù)既定制度與流程完成對客觀事務(wù)的處理，大大提高了人力資源管理部門的工作效率。其主要表現(xiàn)在以下三個方面。

一是辦公自動化應(yīng)用是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)任務(wù)。手工辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳，人力資源信息量迅速膨脹與信息的社會需求迅猛增長之間的矛盾更加突出，依靠手工管理，利用人工手段進(jìn)行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析及科學(xué)決策已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求。因此，改變辦公模式，將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過程電子化、信息化，是人力資源管理現(xiàn)代化建設(shè)必備條件。

二是軟硬件基礎(chǔ)應(yīng)用。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加強(qiáng)人力資源管理現(xiàn)代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。軟件設(shè)備主要涉及文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像處理系統(tǒng)以及各種數(shù)據(jù)庫、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)的開發(fā)、新建、完善、推廣或升級。軟件投入將是信息化的重點。硬件設(shè)備主要有計算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、信息存儲設(shè)備等。為了實現(xiàn)信息化，購買必要的硬件設(shè)備是最基本的環(huán)節(jié)。

三是網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)用。人力資源管理信息化的核心是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善管理模式，架構(gòu)一個共享資源的平臺，提高計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度，逐步提高人力資源管理信息化水平。人力資源信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費用，提高辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。

二、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

（一）信息化推動了人力資源管理轉(zhuǎn)型

信息化人力資源管理的實施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門創(chuàng)造的價格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理的局面。

（二）信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本。

信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的全員信息系統(tǒng)，其一大功能優(yōu)勢就是縮短了各級員工的反饋時間，開辟了更加豐富的溝通渠道，員工可以不拘泥于公司傳統(tǒng)的層級管制，可跨部門、跨級別表達(dá)和傳遞各種思想。這種技術(shù)特點，最終轉(zhuǎn)變了組織的管理模式和組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了組織機(jī)構(gòu)的扁平化，組織的反應(yīng)也更加靈敏。

信息系統(tǒng)的投入，減輕了手工作業(yè)造成的查詢、統(tǒng)計等方面繁重的計算工作，縮短了各職能工作的時間，特別是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松。它克服了人類自身的局限性，充分利用信息技術(shù)快速、準(zhǔn)確、互動、海量存儲的特點，對人力資源管理專業(yè)理論在企業(yè)管理實踐中的應(yīng)用起到關(guān)鍵性的推動作用。

三、人力資源管理信息化存在的不足

由于我國信息化人力資源管理起步較晚，因此與發(fā)達(dá)國家相比，存在不少問題。

一是目前人力資源管理軟件大都處于事務(wù)型管理階段，軟件偏重一般性，不能完全涵蓋企業(yè)特有的管理活動，應(yīng)用范圍受到限制。同時，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負(fù)擔(dān)，造成浪費。

二是動態(tài)數(shù)據(jù)的本來作用是提供即時信息，供管理層進(jìn)行決策，這便要求動態(tài)數(shù)據(jù)能隨時進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，然而，一些組織的動態(tài)數(shù)據(jù)并沒做到隨時更新，動態(tài)數(shù)據(jù)沒有及時進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，整個人力資源管理系統(tǒng)無法為管理決策提供支持。

三是從數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)看，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計一定要根據(jù)組織的具體情況，滿足特定要求。比如，一家企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中有一個子模塊，專門記錄人員流動狀況，可這個模塊僅記錄員工進(jìn)入企業(yè)和員工退休或死亡，忽略了員工在企業(yè)內(nèi)部各個部門間的流動，而這個流動率的計算對人力資源計劃又是至關(guān)重要的。顯然，在設(shè)計數(shù)據(jù)庫時，軟件人員沒考慮到這個因素。主要原因是計算機(jī)軟件人員對人力資源管理領(lǐng)域不夠熟悉，而企業(yè)的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。

四是目前的人力資源管理系統(tǒng)往往表現(xiàn)為工資的記錄器，它應(yīng)有的作用遠(yuǎn)未發(fā)揮出來，作為一個管理工具，人力資源管理系統(tǒng)不僅要能記錄所發(fā)生的數(shù)據(jù)，而且更重要的是它能整理和分析這些數(shù)據(jù)，并提出有價值的報告。比如，通過對員工考核數(shù)據(jù)的分析，組織可了解到目前的整體績效狀況；通過對工資結(jié)構(gòu)的分析，可提出成本控制的建議等。

四、推進(jìn)人力資源管理信息化采取的措施

（一）優(yōu)化人力資源配置

通過合理配置人力資源，真正實現(xiàn)組織呼喚多年的“能者上，庸者下、平者讓”的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、員工能進(jìn)能出的靈活競爭機(jī)制，實行公開、公平、公正的用人自主權(quán)，競爭上崗，擇優(yōu)錄取，海爾的“賽馬競爭機(jī)制”就可以借鑒；建立健全合理的員工準(zhǔn)入、使用、退出機(jī)制，推行從業(yè)人員職業(yè)化進(jìn)程，并根據(jù)不同崗位、不同層次，設(shè)計不同的用工期待和待遇，形成正常的流動機(jī)制，有效地促進(jìn)人才市場，吸引高素質(zhì)、高學(xué)歷人才；對組織的老員工要妥善安置，充分發(fā)揮其從業(yè)經(jīng)驗和智慧的優(yōu)勢，賦予其咨詢顧問或督察職位。

（二）選擇適用軟件，強(qiáng)化以人為本

組織需要根據(jù)自身特點，選擇合適的人力資源管理軟件，同時避免對管理軟件的依賴?！耙匀藶楸尽钡墓芾硭枷氩粌H僅是傳統(tǒng)管理所需求的，即使組織實施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。管理軟件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要兩只手一起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業(yè)更好更快的適應(yīng)信息化，提高人力資源管理的工作效率。

（三）培訓(xùn)要形成制度

要加大資金投入，完善培訓(xùn)體系。組織要在激勵競爭的市場經(jīng)濟(jì)中獲勝，一定要擁有高素質(zhì)的人才，而員工的培訓(xùn)是提高員工素質(zhì)必不可少的關(guān)鍵一環(huán)。在人力資源培訓(xùn)上的重金投入，既可滿足員工個人發(fā)展的需要，又可滿足組織知識積累和創(chuàng)新的需要，為組織帶來長期的發(fā)展和巨大的創(chuàng)效潛力。因此，組織必須千方百計籌集資金、加大投資力度，完善培訓(xùn)體系。

要對員工進(jìn)行技能開發(fā)，以提高其綜合能力。要根據(jù)組織的實際情況和需要，切實加強(qiáng)員工的技能開發(fā)，并通過相關(guān)制度和機(jī)構(gòu)的建立，形成人人爭學(xué)技術(shù)，個個爭當(dāng)技術(shù)能手的良好氛圍。技能開發(fā)主要可采取以下形式：崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)和經(jīng)理培訓(xùn)。同時鼓勵員工自我進(jìn)修，形成崇尚學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣。創(chuàng)造力開發(fā)是人力資源智力開發(fā)的高層次要求，通過創(chuàng)造力開發(fā)，可發(fā)掘每個人的創(chuàng)造潛能，不斷推動組織的開拓創(chuàng)新能力。