中職學(xué)校檔案管理體系的建立

雷碧芬

摘 要：中職學(xué)校的檔案管理非常重要，對于學(xué)校的教育教學(xué)和管理具有重要的意義。我國目前的中職教育面臨著改革，對于學(xué)校檔案管理有新的發(fā)展方向。在教育教學(xué)改革背景下，建立健全中職學(xué)校檔案管理的體系，對中職學(xué)校的發(fā)展有著巨大的影響。本文主要對中職學(xué)校的檔案管理工作體系進行詳細的分析和討論。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;體系;分析

目前，中職教育面臨著改革，尤其是中職學(xué)校的檔案管理工作越來越緊迫。在新環(huán)境下，檔案管理工作不斷適應(yīng)中職教育教學(xué)，但是在檔案管理上還有一些問題。中職學(xué)校應(yīng)致力于檔案管理體系的建設(shè)，加快檔案管理制度建設(shè)，推進中職學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)管理，促進檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展，使中職學(xué)校檔案管理不斷向前發(fā)展。

一、目前中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

目前，中職學(xué)校在具體的檔案管理工作中，還存在諸多的問題。尤其是檔案管理現(xiàn)狀中中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視，對于檔案管理認識不夠。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有加強重視中職檔案工作管理，人為中職學(xué)校在教育行政層面上的作用不大，不重視學(xué)校檔案建設(shè)，沒有嚴格要求和執(zhí)行檔案管理。

其次，中職學(xué)校對于檔案管理的人員配置不足，且檔案工作人員的素質(zhì)較為低下。很多中職學(xué)校中的檔案管理人員普遍素質(zhì)低下，這也是中職檔案工作普遍存在的難題。一些中職院校的檔案工作管理人員甚至就一個人，且有的學(xué)校是從其他管理部門臨時借調(diào)來進行檔案管理。且這種檔案工作管理人員沒有檔案專業(yè)背景，又沒有充分學(xué)習(xí)和培訓(xùn)過檔案管理，對于中職學(xué)校檔案管理工作沒有科學(xué)的認識和掌握，也造成了中職學(xué)校檔案管理工作始終跟不上時代的發(fā)展，不能有效走上科學(xué)化的發(fā)展道路。

再次，中職學(xué)校的檔案管理方式比較單一，有的學(xué)校在檔案管理上仍舊采用手工操作的方式，然后進行立卷和分類、歸檔等工作，對于檔案管理效率非常低下，且查閱檔案比較麻煩。加上檔案現(xiàn)代化硬件設(shè)施不完整，檔案室的通風(fēng)和防潮、防火和防盜等相關(guān)條件都沒有達到規(guī)定要求。因此，檔案工作保管受到較大的影響。

二、建立中職學(xué)校檔案管理體系的策略

首先，要建立健全中職學(xué)校檔案管理體系，重視中職院校檔案制度的建設(shè)。要求中職學(xué)校廣大教師和學(xué)生，都要好好學(xué)習(xí)有關(guān)檔案規(guī)定和法律，加大檔案知識和管理宣傳。有效提高師生的檔案意識，使得檔案工作管理避免形式主義和口頭主義，檔案管理工作要建立完整的檔案管理制度，使檔案工作有法可依。還要加強要有關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作，主抓檔案管理體系建設(shè)，保證檔案體系形成一整套管理體系。爭取跟進中職教學(xué)的現(xiàn)代化管理，形成統(tǒng)一檔案管理，統(tǒng)一的檔案收集和整理，保證檔案工作齊頭并進，提高管理效率，保證檔案工作的高效性。

其次，要完善中職檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)，保證檔案管理的現(xiàn)代化。中職學(xué)校檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化管理以及信息化建設(shè)，不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要目標，而且是檔案工作的必由之路。檔案管理工作要提高認識，建立完善的檔案信息化管理和數(shù)字化建設(shè)，形成高效、方便的檔案管理體系。同時科學(xué)實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)化目標，提高檔案管理的效率。

再次，中職學(xué)校檔案管理分類和收集，應(yīng)本著學(xué)校檔案歸檔的“以我為主”原則，對中職學(xué)校檔案進行科學(xué)收集和整理。對于中職學(xué)校中的重點資料，如相關(guān)會議資料和協(xié)議書、材料等，應(yīng)按照不同的方式進行分析和整理。具體如，中職學(xué)校下發(fā)的重點材料、學(xué)校公務(wù)活動重要文件，相關(guān)協(xié)議書和工資等分配材料的歸檔和保存。

最后，對于匯總至學(xué)校在收集和整理相關(guān)文件時，一定要按照具體的材料和年度劃分，保證材料歸檔整理。加強硬件配套建設(shè)，同時還要強調(diào)檔案管理和存放的原則和管理。還要加強檔案室的保管保存要求，對檔案室進行防火和防盜、防潮、方塵、防蟲、防高溫和防光、防霉等措施，保證檔案存放的萬無一失。

三、建立健全中職學(xué)校檔案管理體系

中職學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校的師資辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標志，同時也是對中職學(xué)校的重要評估內(nèi)容之一。對于中職學(xué)校檔案管理體系主要包括：檔案管理組織機構(gòu)、檔案設(shè)置、檔案管理制度等，實現(xiàn)檔案目標管理標準化、規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

一是加強硬件建設(shè)，成立檔案室，配備專業(yè)技術(shù)人員，設(shè)置專門辦公場所，安裝防潮、防磁等設(shè)施，配備電腦和復(fù)印機、密集架和圖柜等，使檔案目標管理實現(xiàn)標準化;二是定期做好文件的收集、歸檔工作，嚴格歸檔程序，使檔案目標管理實現(xiàn)規(guī)范化;三是建立了《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等，完善了檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規(guī)章制度，使檔案目標管理實現(xiàn)制度化;四是建立了電子檔案系統(tǒng)，檔案目標管理實現(xiàn)科學(xué)化，加強管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。

此外，中職學(xué)校的檔案管理體系中，還應(yīng)重視檔案信息化管理水平，檔案管理人員要加強自身的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極學(xué)習(xí)新型檔案管理要求，適應(yīng)目前現(xiàn)代化的中職檔案管理要求，精通檔案業(yè)務(wù)，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校檔案管理應(yīng)建立起完整的體系，檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路和工作態(tài)度，努力提高自身的業(yè)務(wù)能力，強化對檔案工作管理，使中職學(xué)校檔案管理體系建立起來，使學(xué)校檔案工作運行良好。

參考文獻：

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