陳思妤
【摘要】檔案管理工作的重要性不容忽視,但是要想做好檔案管理工作卻并不容易,這主要是檔案的復(fù)雜性和多樣性特點所決定的,因此,對于檔案管理來說必須解決好這些問題,而這些問題的解決有在很大程度上決定于檔案管理的基礎(chǔ)工作質(zhì)量,本文就針對檔案管理中的基礎(chǔ)工作首先指出了檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性,然后通過分析當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的主要問題,探討了如何加強檔案管理的基礎(chǔ)工作。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;基礎(chǔ)工作;重要性;問題;措施
檔案管理的基礎(chǔ)工作,顧名思義,從基礎(chǔ)兩個字我們就可以看出其對于整個檔案管理工作的重要意義,可以說直接決定著檔案管理的成敗,但是就當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀來看,因為檔案信息的多樣化和數(shù)量的繁雜,導(dǎo)致基礎(chǔ)工作的難度也隨之提高,進(jìn)而造成了很多問題的存在,而這些檔案管理基礎(chǔ)問題的存在也必然會影響著檔案管理的效果,因此,今后,針對檔案管理基礎(chǔ)工作中的一些問題來說,必須加強管理和控制,盡可能的減少問題和影響因素的存在,確保檔案管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量,最終保障檔案管理的效果。
1.檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性
檔案管理基礎(chǔ)工作對于整個檔案管理來說,最為主要的特點就是基礎(chǔ)性,而這一特性也就決定著其對于檔案管理的重要價值,可以說,檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理具有決定性的意義,具體來說,檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性主要體現(xiàn)在以下三點:
1.1規(guī)范檔案管理工作
對于檔案管理這一工作來說,其最為主要的一個要求就是規(guī)范化要求,這主要是相對于檔案管理工作的主要工作性質(zhì)而言的,因為檔案管理的主要工作內(nèi)容就是針對一些檔案信息進(jìn)行歸納整理、儲存、查閱和傳遞,而這些過程都對于規(guī)范性提出了較高的要求,只有達(dá)到了較高的規(guī)范化程度才能夠保障這些流程的順利進(jìn)行,保障高效率的實現(xiàn),而對于檔案管理的規(guī)范性要求來說,檔案管理的基礎(chǔ)工作意義重大,做好了檔案管理的基礎(chǔ)工作才能夠保障檔案管理的規(guī)范化,具體來說,首先,檔案管理的基礎(chǔ)工作能夠針對較為繁雜的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的分類歸納,進(jìn)而就能夠避免檔案信息的混亂,這其實就是規(guī)范化管理的一個本質(zhì)要求,也是檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的一個重要體現(xiàn);另外,檔案管理基礎(chǔ)工作還存在一個重要的操作內(nèi)容就是把檔案信息中的一些無用信息或者說是過期的信息進(jìn)行清除,這樣就能夠在較大程度上減少檔案管理的工作內(nèi)容,提高檔案管理的效率,也就能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化過程。
1.2保障檔案管理的準(zhǔn)確性
因為檔案管理的內(nèi)容較為繁雜,管理的難度比較大,所以很容易出現(xiàn)各種錯誤而影響檔案管理的準(zhǔn)確性,但是檔案的重要性又是不可忽視的,因此,提高檔案管理的準(zhǔn)確性就成了我們必須關(guān)注的一個重要問題,在這一點上,檔案管理的基礎(chǔ)工作具有作為基本的重要價值。檔案管理的精確性其實也就是主要針對檔案信息而言的,而這些檔案信息又是整個檔案基礎(chǔ)的組成部分,可見,檔案管理的基礎(chǔ)工作也就決定著檔案管理的精確性,并且這種精確性的保障是貫穿于整個的檔案管理過程中的,首先,在最初的檔案信息收集和處理階段,檔案基礎(chǔ)的有效管理能夠保障這些最為基本的檔案信息的準(zhǔn)確性,并且對于最初的歸納分類也能夠做出最為明確的劃分,避免了歸類的錯誤;另外,檔案管理中對于檔案信息的查詢和調(diào)取是最為關(guān)鍵的一步,也是檔案管理重要性的基本體現(xiàn),在此過程中,準(zhǔn)確性也是一個基本要求,而要想做好查詢和調(diào)取的準(zhǔn)確性就必須要首先保障計算機內(nèi)部存在的所有檔案信息的準(zhǔn)確性,這是一個基本要求,而這也恰恰是檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容,可見,檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理的準(zhǔn)確性來說意義重大。
1.3促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化
隨著社會的發(fā)展,當(dāng)前各行各業(yè)都在實現(xiàn)自身的現(xiàn)代化發(fā)展,對于檔案管理工作來說也不例外,這也是當(dāng)前我國檔案管理的一個現(xiàn)狀,在檔案管理過程中充分的引入計算機技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)手段來提高檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程,可能很多人都覺得這種現(xiàn)代化的進(jìn)程無非是相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的引入和使用,和檔案管理的基礎(chǔ)應(yīng)該不存在密切關(guān)系,這種看法明顯存在較大的偏頗,現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展也必須要以檔案管理的基礎(chǔ)工作為基本前提,只有確保了檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性才能夠在利用新技術(shù)設(shè)備的過程中保障檔案管理的效果,相反,如果檔案管理的基礎(chǔ)工作存在問題的話,那么隨著這些技術(shù)設(shè)備的逐漸更新,甚至?xí)斐筛蟮臋n案管理錯誤;從另外一方面看,檔案管理基礎(chǔ)工作的進(jìn)展也必須依靠于這些新的技術(shù)手段來提高其自身的工作效率,兩者之間是相互促進(jìn)相互影響的關(guān)系。
2.檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題
雖然檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性極為關(guān)鍵,但是問題也是依然存在的,并且現(xiàn)狀并不良好,具體來看,其中存在的主要問題有以下幾點:(1)首先,對于檔案管理的基礎(chǔ)工作來說,其最為基本的處理目標(biāo)就是檔案信息,以傳統(tǒng)的管理手段為例就是檔案案卷,在這一點上存在的主要問題就是檔案案卷的內(nèi)容豐富程度不一樣,存在一定的傾斜度,沒有做到盡可能的完善和全面;(2)其次,對于檔案基礎(chǔ)工作的主要內(nèi)容,檔案案卷的整理存在明顯的問題,尤其是需要做好的相應(yīng)標(biāo)注存在標(biāo)注不清現(xiàn)象,比如對于相應(yīng)檔案內(nèi)容的頁碼標(biāo)注存在明顯的錯誤或者是疏漏等問題;(3)再次,檔案基礎(chǔ)工作中還表現(xiàn)出較為明顯的混亂問題,尤其是對于具體的相關(guān)聯(lián)的檔案基礎(chǔ)內(nèi)容來說,并沒有進(jìn)行相應(yīng)的管理處理,隨意安置導(dǎo)致后期的使用困難;(4)最后,規(guī)范程度較低問題也是一個重要的威脅,尤其是對于當(dāng)前的檔案管理工作而言,其對于規(guī)范化的要求越來越嚴(yán)格,而基礎(chǔ)工作中的不規(guī)范現(xiàn)象直接導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范表現(xiàn)。
3.加強檔案管理基礎(chǔ)工作的措施
針對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性以及其當(dāng)前的現(xiàn)狀和面臨的問題來說,我們必須采取相應(yīng)的措施來加強檔案管理基礎(chǔ)工作的效果,具體來說:(1)首先,必須加強對于檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度,只有重視程度得到了相應(yīng)的提高才能夠保障相關(guān)管理人員能夠把注意力放在檔案管理的基礎(chǔ)工作上,進(jìn)而才能夠有利于基礎(chǔ)工作效果的提升,當(dāng)然這種重視程度必須是自上而下的,從最高層的管理人員到最低級的執(zhí)行人員都應(yīng)該意識到基礎(chǔ)工作的重要性;(2)其次,加強檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范性,這也是最為基本的一個要求,上文已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)的闡述,在此就不進(jìn)行重復(fù)贅述了;(3)最后,加強現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的發(fā)展速度也是一個有效的措施,這也是檔案管理的一個基本要求,即合理的引入一些高科技含量的技術(shù)和設(shè)備來為檔案管理的基礎(chǔ)工作服務(wù)。
結(jié)束語
綜上所述,在當(dāng)前我國的檔案管理過程中,其基礎(chǔ)工作的重要價值不容忽視,并且理應(yīng)引起足夠的重視,只有做好了檔案管理的基礎(chǔ)工作才能夠保障檔案管理朝著規(guī)范化、準(zhǔn)確性和現(xiàn)代化方向發(fā)展,這對于今后檔案管理工作的重要啟示就是必須加強對于基礎(chǔ)工作的重視,以檔案管理的基礎(chǔ)工作為最根本的著眼點,切實加強檔案管理的工作效果。
參考文獻(xiàn)
[1]李娜.關(guān)于檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的研究[J].黑龍江科技信息,2011(11).
[2]王春艷.提高檔案管理現(xiàn)代化水平強化檔案管理工作能力[J].蘭臺內(nèi)外,2009(03).
[3]李小清.高校圖書館檔案管理機制研究[J].湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報,2015(01).