淺談人力資源檔案的信息化管理

隋晶

摘 要：形勢(shì)的發(fā)展要求我國(guó)檔案部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；信息化

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，人事檔案管理是對(duì)人事檔案實(shí)體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，它可以為人力資源管理提供基礎(chǔ)信息。微觀的人力資源管理就是運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和調(diào)配等工作，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和監(jiān)督，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才，事得其人、人事相宜，使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動(dòng)包括人力資源規(guī)劃，招聘與配置，培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)，績(jī)效管理，薪酬與福利管理，勞動(dòng)關(guān)系管理等內(nèi)容。因此，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過(guò)程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。

1 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

1.1 人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是人力資源管理創(chuàng)新發(fā)展的必然要求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷向前推進(jìn)，使得越來(lái)越多的組織認(rèn)識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)就是人才戰(zhàn)略的競(jìng)爭(zhēng)。因此，人力資源管理的受關(guān)注度達(dá)到了一個(gè)空前的程度。人力資源管理在整個(gè)管理中的地位，也被提升到了戰(zhàn)略決策支持的高度，人力資源管理信息化必將成為人力資源管理工作大踏步前進(jìn)的重要途徑。因此，人力資源管理的創(chuàng)新發(fā)展需要在管理的各個(gè)方面全面推進(jìn)信息化進(jìn)程，這當(dāng)然包括人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的手工管理方式正逐步被計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所取代，大量電子文檔的出現(xiàn)使人力資源檔案信息化建設(shè)具備利用現(xiàn)代化技術(shù)手段和管理方式的條件。

1.2 人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是人力資源

檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。長(zhǎng)期以來(lái)檔案保管方式與利用環(huán)境的制約使得人力資源檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態(tài)，人力資源檔案的特殊性更是在其自身披上了一層神秘面紗，讓人望而卻步，何其談檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。這種落后的管理方式已然不能滿足信息社會(huì)對(duì)人力資源檔案信息的需求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人力資源檔案信息化建設(shè)的迫切程度日益凸現(xiàn)出來(lái)。積極推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)可以進(jìn)一步提高人力資源檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的能力，有利于實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息資源共享。

1.3 人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是提升人力資源檔案服務(wù)水平的有力抓手

檔案管理的最終目的就是更好地提供服務(wù)利用。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效便捷使組織內(nèi)外對(duì)人力資源檔案利用方式及需求發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的管理和服務(wù)方式不再被接受和認(rèn)同。而現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用正是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工管理模式，有效提高人力資源檔案信息的利用率和使用價(jià)值的重要手段。通過(guò)開(kāi)發(fā)各種數(shù)據(jù)庫(kù)與管理系統(tǒng)，通過(guò)鏈接人力資源檔案信息到信息庫(kù)就能更好地查詢調(diào)閱相關(guān)信息，直接生成檔案數(shù)據(jù)信息材料，既提高了檔案的利用效率，又最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案材料。既能保證人力資源檔案信息的真實(shí)性與時(shí)效性，又能使人力資源檔案管理規(guī)范統(tǒng)一。

2 人力資源檔案的信息化管理

2.1 人力資源檔案的數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的人力資源檔案都是以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入工作任務(wù)繁重，勞動(dòng)強(qiáng)度大，調(diào)檔和查閱都很困難，且需要占用大量的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房、櫥柜和檔案架盒空間。而現(xiàn)代化的人力資源數(shù)字化檔案則克服了這些缺點(diǎn)，不僅可以節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，而且可以方便地根據(jù)需要無(wú)限量地復(fù)制檔案資源，更可以無(wú)損地長(zhǎng)期保存這些數(shù)字化檔案資源。因此，人力資源檔案信息化管理中的首要任務(wù)，就是要對(duì)人力資源檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。即將原來(lái)的紙質(zhì)檔案資源，通過(guò)電子掃描的方式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化方式存在的電子檔案，也可以直接稱其為數(shù)字化檔案。人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化連接和利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的首要條件。

2.2 人力資源檔案的載體類(lèi)型管理

在當(dāng)前信息社會(huì)處于大數(shù)據(jù)時(shí)代的歷史環(huán)境中，人力資源檔案管理的主要任務(wù)就是擁有大量有價(jià)值的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)，并保證這些檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和相關(guān)性，以及具備快速的數(shù)據(jù)處理能力和掌握相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從而最終實(shí)現(xiàn)人力資源檔案為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的。在人力資源檔案管理過(guò)程中，可以形成多元化的檔案載體類(lèi)型資源。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人力資源檔案中，檔案的載體類(lèi)型相對(duì)較少，一般僅以紙質(zhì)的各種文字記錄、照片和證明資料為主。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的信息化人力資源檔案中，檔案的載體類(lèi)型大為增加。其中最為典型的是增加了具有明顯的數(shù)字化人力資源檔案特征的一些載體類(lèi)型，如人力資源錄音檔案、人力資源錄像檔案、人力資源多媒體檔案、人力資源光盤(pán)檔案、人力資源三維虛擬檔案和人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等類(lèi)型。

2.3 人力資源檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

經(jīng)過(guò)數(shù)字化建設(shè)所形成的人力資源檔案，需要利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才可以實(shí)現(xiàn)在各種不同層次、不同類(lèi)型、不同地域、不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶對(duì)人力資源檔案資源的共享利用，因此，網(wǎng)絡(luò)化管理是最終實(shí)現(xiàn)人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)化利用和泛在化服務(wù)的重要技術(shù)手段。人力資源檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理與利用方式可有多種，如網(wǎng)絡(luò)化管理中的網(wǎng)絡(luò)歸檔和網(wǎng)絡(luò)組卷，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中的網(wǎng)絡(luò)查詢、網(wǎng)絡(luò)咨詢和網(wǎng)絡(luò)檢索，網(wǎng)絡(luò)獲取中的網(wǎng)絡(luò)調(diào)檔、網(wǎng)絡(luò)借閱和網(wǎng)絡(luò)復(fù)制，網(wǎng)絡(luò)傳送中的網(wǎng)絡(luò)上傳和網(wǎng)絡(luò)下載，網(wǎng)絡(luò)保存中的各種開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等。

2.4 人力資源檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化管理

人力資源檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保障問(wèn)題是其現(xiàn)代化建設(shè)中帶來(lái)的最突出問(wèn)題。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全問(wèn)題相當(dāng)突出，因此，需要在實(shí)際工作中通過(guò)不斷改進(jìn)安全防范技術(shù)、升級(jí)管理系統(tǒng)、加強(qiáng)保密措施等技術(shù)和方法加以解決。首先是網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)問(wèn)題。要防止由于工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成人力資源檔案的信息內(nèi)容被修改、損毀、刪除或遺失。其次是網(wǎng)絡(luò)安全保密問(wèn)題。對(duì)于涉及保密的人力資源檔案，需要制定相應(yīng)的保密制度，采取相應(yīng)的保密管理措施，按照人力資源檔案的保密程度分為完全公開(kāi)、部分公開(kāi)和完全保密進(jìn)行分級(jí)管理。

總之，推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程除了對(duì)電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分利用，還要求人事檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，培養(yǎng)新思維，開(kāi)拓新思路。在科技進(jìn)步和科技管理理念的指導(dǎo)下，學(xué)習(xí)、吸收、開(kāi)發(fā)和利用與人事檔案管理相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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