合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)分析與控制研究

趙領(lǐng)宏

【摘 要】本文主要從合同準(zhǔn)備、簽署、履行階段和履行后四個(gè)方面來(lái)簡(jiǎn)單的分析了合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)，并提出幾點(diǎn)控制的策略，以為相關(guān)人士提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】合同管理；流程；風(fēng)險(xiǎn)；控制；策略

一、合同管理遵循的基本流程

合同管理涉及的內(nèi)容較多，因此其基本流程也涉及到多個(gè)方面，通常合同管理遵循的基本流程有合同策劃、調(diào)查、初步確定、談判、審核、擬定合同、簽署、分送、履行、變更、保管、執(zhí)行評(píng)價(jià)、糾紛處理等，將上述的流程進(jìn)行歸納可以總體分為四個(gè)部分，即合同準(zhǔn)備階段、簽訂階段、履行階段和履行后管理階段。

二、合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)

1.準(zhǔn)備階段的具體風(fēng)險(xiǎn)

合同準(zhǔn)備階段各個(gè)步驟面臨的風(fēng)險(xiǎn)有所不同，如合同策劃階段的風(fēng)險(xiǎn)主要有兩個(gè)方面：首先是合同在策劃過(guò)程中所選取的目標(biāo)并不和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相符合，導(dǎo)致合同中制定的內(nèi)容和企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)和發(fā)展有較大的出入，在履行合同義務(wù)上導(dǎo)致出現(xiàn)較大的困難，其次是合同準(zhǔn)備階段故意規(guī)避企業(yè)的相關(guān)合同管理規(guī)定，合同調(diào)查階段主要風(fēng)險(xiǎn)是合同對(duì)象的評(píng)價(jià)不科學(xué)或不全面，談判風(fēng)險(xiǎn)主要在談判過(guò)程中對(duì)合同中的內(nèi)容做出了不正當(dāng)?shù)淖尣綄?dǎo)致出現(xiàn)的各類問(wèn)題，審核風(fēng)險(xiǎn)主要有對(duì)合同中的不合理的內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的修正。

2.簽署階段的具體風(fēng)險(xiǎn)

合同簽署階段的具體風(fēng)險(xiǎn)主要是在合同簽訂階段的不正當(dāng)行為以及合同分送階段的風(fēng)險(xiǎn)，這種不正當(dāng)?shù)男袨槭嵌喾矫娴?，如故意欺瞞，簽訂的合同內(nèi)容超越了自身的權(quán)限，合同簽署后故意篡改、合同印章隨意使用等。合同分送風(fēng)險(xiǎn)主要是合同在分送過(guò)程中出現(xiàn)的不正當(dāng)行為導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，如合同送往了不相關(guān)的人員或部門(mén)手中，分送過(guò)程中管理不當(dāng)導(dǎo)致合同內(nèi)容泄漏或者導(dǎo)致合同丟失、遺落等。

3.履行階段的具體風(fēng)險(xiǎn)

首先是合同雙方履行義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，即合同雙方故意或者非故意的違約風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有按照合同中的規(guī)定履行自身的義務(wù)，這類風(fēng)險(xiǎn)由于通常在合同中都有相應(yīng)的違約補(bǔ)償條款，因此該風(fēng)險(xiǎn)都處理的較好。

其次是合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)，該風(fēng)險(xiǎn)是指合同在轉(zhuǎn)讓或變更過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是應(yīng)該需要變更的合同內(nèi)容或者條款沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的變更，二是合同變更或轉(zhuǎn)讓沒(méi)有按照相應(yīng)的管理程序進(jìn)行，三是合同轉(zhuǎn)讓沒(méi)有和原合同當(dāng)事人意見(jiàn)達(dá)成一致，上述的風(fēng)險(xiǎn)的都會(huì)直接導(dǎo)致合同變更或轉(zhuǎn)讓無(wú)效。

再者是合同終止風(fēng)險(xiǎn)，該風(fēng)險(xiǎn)是指在辦理合同終止手續(xù)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，該風(fēng)險(xiǎn)的主要表現(xiàn)主要有以下幾類：一是沒(méi)有達(dá)到合同終止條件時(shí)進(jìn)行合同終止行為；二是合同終止時(shí)并沒(méi)有辦理相關(guān)的合同終止手續(xù)。

最后是合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)，合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)主要是指在合同糾紛處理過(guò)程中出現(xiàn)的不正當(dāng)行為風(fēng)險(xiǎn)，該類風(fēng)險(xiǎn)主要有：沒(méi)有向相關(guān)的合同領(lǐng)導(dǎo)人上報(bào)合同糾紛和擬定采取的對(duì)策，沒(méi)有合理的與對(duì)方進(jìn)行良好的協(xié)商和溝通糾紛處理辦法或者合同的處理辦法并沒(méi)有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，沒(méi)有充分的收集對(duì)方違約的證據(jù)，沒(méi)有按照合同的規(guī)定對(duì)對(duì)方進(jìn)行問(wèn)責(zé)等。

4.履行后的具體風(fēng)險(xiǎn)

合同履行后的風(fēng)險(xiǎn)是指雙方在履行合同后或者合同終止后存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要有合同歸檔保存以及合同執(zhí)行評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。合同歸檔保存主要面臨的風(fēng)險(xiǎn)是保管管理工作不到位導(dǎo)致的合同損壞、丟失、遺落、泄漏、濫用等，而合同執(zhí)行評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)主要有為按照規(guī)定進(jìn)行及時(shí)的評(píng)價(jià)或者評(píng)價(jià)內(nèi)容沒(méi)有切準(zhǔn)重點(diǎn)，使評(píng)價(jià)內(nèi)容無(wú)法做出指導(dǎo)作用。

三、合同管理流程風(fēng)險(xiǎn)的控制策略

1.降低風(fēng)險(xiǎn)的策略

當(dāng)簽訂合同的雙方在合同簽訂時(shí)，都會(huì)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)的討論和分析，在確保雙方利益的基礎(chǔ)上制定出相關(guān)的降低風(fēng)險(xiǎn)的措施，以盡量的減小自身所承擔(dān)的合同風(fēng)險(xiǎn)，從而減輕自身的損失，或者是在合同中約定出現(xiàn)何種的情況導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)增加超出了自身的承受范圍，規(guī)定出相關(guān)的內(nèi)容以保證風(fēng)險(xiǎn)在承受的范圍中。

例如，雙方企業(yè)在簽訂一個(gè)合作合同時(shí)，在公平原則的基礎(chǔ)上簽訂相對(duì)應(yīng)的條款，如果雙方對(duì)于合同糾紛的處理存在著顧慮，可以經(jīng)過(guò)商議在合同中明確的寫(xiě)出關(guān)于雙方出現(xiàn)合同糾紛時(shí)所采取的措施，如可以先進(jìn)行協(xié)商解決，協(xié)商不成則可以通過(guò)訴訟的方式來(lái)解決，在選擇通過(guò)訴訟的方式來(lái)解決合同糾紛時(shí)，合同內(nèi)容中也不要籠統(tǒng)一筆帶過(guò)需要在甲方或者乙方的所在地仲裁部門(mén)進(jìn)行解決，而是需要詳細(xì)的寫(xiě)出沖裁部門(mén)的具體名稱和地址，至于在甲方所在地的仲裁部門(mén)還是已方所在地仲裁部門(mén)可由雙方協(xié)商制定，從而得出最終的協(xié)商條款，一旦出現(xiàn)合同糾紛或違約事件，就按照合同中規(guī)定的條款和流程進(jìn)行糾紛處理，這樣能夠最大限度的確保合同雙方的權(quán)益。

2.分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的策略

分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在合同簽訂中，對(duì)于項(xiàng)目超出了自身承受范圍的部分借助他人的力量來(lái)共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，如一個(gè)資金量大的項(xiàng)目，企業(yè)并沒(méi)有如此大的資金來(lái)啟動(dòng)，這時(shí)就可以邀請(qǐng)他們共同出資來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，共同來(lái)承擔(dān)資金風(fēng)險(xiǎn)

四、結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，合同管理活動(dòng)的流程包含的內(nèi)容較多，需要考慮的因素較多，合同流程可以大致分為四個(gè)部分，即合同準(zhǔn)備、簽署、履行階段和履行后的管理四個(gè)方面，本文主要分析了這四個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)，并提出了幾點(diǎn)控制的策略。

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