水利工程檔案管理問題及解決措施探討

王曉娟++孫樹清+王煥芳

摘 要：該文基于課題研究者從事水利工程檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，以水利工程檔案管理中存在的問題和解決措施為研究對(duì)象，論文首先分析了水利工程檔案管理的重要性和特點(diǎn)，進(jìn)而詳細(xì)剖析了當(dāng)前水利工程檔案管理中存在的問題，最后從自身工作角度出發(fā)，提出了4點(diǎn)解決措施。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案 管理 問題 措施

中圖分類號(hào)：TV61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）06（b）-0148-02

1 水利工程檔案管理的重要性

隨著國家對(duì)民生的關(guān)注，一系列有關(guān)于民生的建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行著，水利工程建設(shè)項(xiàng)目也在此時(shí)相繼地開工。水利工程建設(shè)項(xiàng)目由于自身的周期長、投資大，因此在建設(shè)過程中會(huì)出現(xiàn)大量技術(shù)性強(qiáng)、價(jià)值高、種類多的工程檔案。這些檔案記錄著整個(gè)工程建設(shè)的過程，是廣大專業(yè)技術(shù)人員的勞動(dòng)心血，也是水利建設(shè)和國家檔案的重要組成部分。

水利工程檔案的管理，為整個(gè)工程質(zhì)量管理建立了規(guī)范性的依據(jù)，其中包括建設(shè)工程質(zhì)量的評(píng)定、事故原因分析、階段與竣工驗(yàn)收等。在某種意義上來說，水利工程檔案就是水利工程的發(fā)展史，記錄著國家水利工程事業(yè)不斷前進(jìn)的足跡，因此對(duì)水利工程管理有著重要的意義。

2 水利工程檔案的特點(diǎn)

2.1 法制性

除國家檔案局1988年頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）之外，近幾年，水利部2005年頒布《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)），和水利部2010年修改完善的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》（水辦[2010]80號(hào)），都是對(duì)水利工程檔案管理體系的完善。同時(shí)，也是對(duì)水利工程的檔案管理工作更加嚴(yán)格的要求和規(guī)定，使水利工程檔案管理工作做到有法可依。因此，任何水利工程建設(shè)項(xiàng)目都必須確實(shí)做好水利工程檔案的管理，這是是水利工程建設(shè)的法律、法規(guī)所規(guī)定的行為。此外，水利工程檔案中各相關(guān)參建單位和個(gè)人的資質(zhì)證書、水利工程的各種建設(shè)行政批文和許可證、各種設(shè)計(jì)文件及建設(shè)施工圖紙等所有建設(shè)過程中形成的有關(guān)文件材料，必須是經(jīng)政府有關(guān)部門批準(zhǔn)或經(jīng)資質(zhì)部門認(rèn)證的、真實(shí)的，以體現(xiàn)水利工程項(xiàng)目自身的合法性。

2.2 內(nèi)容廣、種類多、時(shí)間長

水利工程的建設(shè)過程中會(huì)牽涉到如農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通業(yè)、電力業(yè)、電子通信業(yè)以及生態(tài)環(huán)境等方面的各行各業(yè)。再加上水利工程本身包含電力、建筑、機(jī)械、水文、地質(zhì)、氣象等相關(guān)專業(yè)。因此導(dǎo)致水利工程建設(shè)活動(dòng)和建設(shè)技術(shù)的多專業(yè)性，因而其形成的資料內(nèi)容廣泛、種類多樣，涵蓋科技綜合檔案、勘測規(guī)劃檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、移民安置檔案、水文檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、聲像檔案等多種類。如遇某些大型的水利工程建設(shè)項(xiàng)目，其每個(gè)建設(shè)階段持續(xù)的時(shí)間都較長，導(dǎo)致其檔案形成時(shí)間跨度大，時(shí)間長。

2.3 完整成套

一個(gè)水利工程是由多個(gè)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)且不同功能的單項(xiàng)工程組成，而單項(xiàng)工程又由若干個(gè)能形成獨(dú)立使用功能單位工程組成。往更細(xì)分，按其結(jié)構(gòu)形式、工程部位、構(gòu)件性質(zhì)、使用材料、設(shè)備種類等的不同，還可將單位工程劃分為多個(gè)分部工程；按照不同的施工方法、不同的材料、不同的規(guī)格又可將分部工程劃分為多個(gè)分項(xiàng)工程。在水利工程的建設(shè)過程中，各單項(xiàng)工程施工看似相對(duì)獨(dú)立，其實(shí)內(nèi)部聯(lián)系緊密，所以，它是一種復(fù)雜的、系統(tǒng)的工程。再加上建管、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方面的建設(shè)活動(dòng)不僅復(fù)雜而且內(nèi)容繁多。因此，水利工程檔案必然是由若干個(gè)單項(xiàng)工程、單位工程、分項(xiàng)工程的各種建管、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等活動(dòng)產(chǎn)生的各種文件材料組成。這些文件材料有機(jī)地組合在一起就形成了一套工序資料完整的、成體系的檔案。

2.4 與工程建設(shè)同步

在水利工程項(xiàng)目的各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)中，必然會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的過程記錄或者建設(shè)活動(dòng)的成果。工程是否值得開建，會(huì)有項(xiàng)目建議書；工程是否可行，會(huì)有可行性研究報(bào)告；工程怎么興建，會(huì)有設(shè)計(jì)和施工圖紙；某單項(xiàng)工程需要開工，就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的開工令；工程建設(shè)期間，會(huì)有相應(yīng)的工作記錄、定期的情況報(bào)告、遇到的問題說明及解決檔案；購置了某些設(shè)施設(shè)備或材料，就會(huì)伴隨著相應(yīng)的采購記錄和到貨驗(yàn)收手續(xù)；工程完工，會(huì)有各種檢驗(yàn)報(bào)告以及數(shù)據(jù)憑證……小到每一道工序，每一個(gè)環(huán)節(jié)，伴隨著其施工過程的進(jìn)行，都會(huì)同步形成相應(yīng)的記錄。按照國家和水行政主管部門的有關(guān)規(guī)定，水利工程檔案從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就應(yīng)對(duì)其建設(shè)過程中同步形成的文件材料進(jìn)行同步收集管理工作。在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各項(xiàng)建設(shè)合同時(shí)，其合同內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)水利工程檔案管理工作的相關(guān)條款，對(duì)其收集整理的水利工程檔案的質(zhì)量和數(shù)量做出明確的規(guī)定；在施工單位自己檢查和監(jiān)理單位例行檢查工程施工進(jìn)度與工程質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查文件材料的收集管理情況。

2.5 實(shí)用性

水利工程檔案是水利工程從其建設(shè)規(guī)劃到竣工驗(yàn)收后移交使用的真實(shí)完整的記錄。在水利工程的建設(shè)期間，它是建設(shè)單位決策、施工單位施工、監(jiān)理單位檢查、監(jiān)督、控制的工作依據(jù)；在水利工程竣工驗(yàn)收時(shí)，它是驗(yàn)收委員會(huì)對(duì)水利工程進(jìn)行評(píng)定審核的驗(yàn)收依據(jù)；在水利工程建成后投入使用時(shí)，它是運(yùn)行管理部門例行維護(hù)、故障檢修的參考依據(jù)；在發(fā)生事故爭議時(shí)，它是事故責(zé)任劃定的憑證依據(jù)。因此，水利工程檔案是應(yīng)該被完整的保留下來的，它是水利工程的建設(shè)過程和生產(chǎn)管理中最實(shí)用憑證，具有重要的使用價(jià)值。

3 水利工程檔案管理中存在的問題

3.1 水利工程檔案質(zhì)量問題

從現(xiàn)如今的水利工程檔案來看，由于建設(shè)單位管理制度上存在著不足，造成水利工程檔案的要求不是很嚴(yán)格，各種不同程度的問題摻雜在其中，主要有以下方面：書寫記錄不規(guī)范、內(nèi)容不夠完整、數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確、分類混亂、不利檢索等。這些存在問題的水利工程檔案再利用時(shí)存在很大的麻煩，影響后續(xù)工作的開展。

3.2 檔案管理意識(shí)淡薄、缺乏完整的管理體系

檔案管理工作是水利工程管理體系的重要組成部分，沒有列入到相應(yīng)的工作內(nèi)容中去，在管理人員的配置、檔案裝具和材料上沒有得到相應(yīng)的投入，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在這一方面沒有重視，造成管理制度的不完善。項(xiàng)目管理人員只重視水利施工工作，沒有正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理與水利施工工程管理之間的相互關(guān)系，從而缺少嚴(yán)格的檔案管理制度條例，對(duì)管理人員的配置上缺少考察。檔案管理本身是一件細(xì)心謹(jǐn)慎的工作，檔案管理不仔細(xì)和不及時(shí)都是檔案管理中存在較為嚴(yán)重的問題，國家相關(guān)文件規(guī)定在工程竣工后3個(gè)月內(nèi)要完成檔案的整理移交，但完成的情況大多都不盡人意或不能按時(shí)移交。

3.3 管理部門的關(guān)系不清

水利工程建設(shè)單位中對(duì)檔案管理職能機(jī)構(gòu)的設(shè)置不清，致使施工單位和責(zé)任單位設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的責(zé)任、義務(wù)沒有清晰的認(rèn)識(shí)。兩者之間的關(guān)系混亂，部門之間的協(xié)調(diào)較為困難，致使檔案資料交接與要求不相符合，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案要求。例如：有關(guān)檔案在臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷和交替時(shí)，沒有被列入相關(guān)的交接內(nèi)容之中，會(huì)出現(xiàn)許多資料的缺失，甚至一些有價(jià)值的水利工程建設(shè)資料不能夠得到完整的收集整理，這種檔案管理錯(cuò)亂現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。

4 完善水利工程檔案管理中的措施

4.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)相關(guān)的檔案管理宣傳，是提高檔案管理水平的第一步，通過宣傳和教育，使上至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下至建設(shè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，特別對(duì)于管理人員，他們必須從思想上對(duì)水利工程檔案管理進(jìn)行重視，只有這樣才能走好管理的第一步。單位應(yīng)該建立健全的檔案管理?xiàng)l例制度，水利施工檔案管理納入整個(gè)工程建設(shè)管理中去，保證工程進(jìn)度與檔案管理工作同步進(jìn)行，按時(shí)對(duì)水利施工建設(shè)過程進(jìn)行記錄，避免檔案資料的遺忘缺失，從而保障檔案的完整性。同時(shí)還要制定相關(guān)的管理處罰，對(duì)于檔案的丟失、錯(cuò)誤，追究相關(guān)責(zé)任人。制定相關(guān)的責(zé)任制度，從根本上引起相關(guān)人員的重視，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，才能做好水利工程檔案管理工作。

4.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理對(duì)專業(yè)性要求很高，以制度來對(duì)管理人員進(jìn)行約束是行不通的，因此在管理人員的專業(yè)素質(zhì)上有了較高的要求。水利工程檔案管理人員在選擇運(yùn)用上必須有著相關(guān)要求，只有那些通過嚴(yán)格的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的相關(guān)人員，才能夠更好地掌握相關(guān)的管理要點(diǎn)。整體管理人員的專業(yè)素質(zhì)提高，再配合相關(guān)的管理規(guī)章制度，會(huì)使得水利工程管理有章可依，有據(jù)可循。提高檔案管理人員的責(zé)任感、主動(dòng)性和自覺性，再一定的程度上對(duì)檔案管理的有序進(jìn)行營造出良好的氛圍。單位應(yīng)適時(shí)的培養(yǎng)一些有著較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，保障檔案管理的及時(shí)、有序。

4.3 拓寬檔案收集渠道

事實(shí)上，水利工程建設(shè)項(xiàng)目的工期長短不同，水利工程檔案管理涉及的方面又很廣，要保障工程檔案的完整性就必須有相關(guān)的收集渠道。在水利工程建設(shè)過程中，檔案的收集采取不同的方法來進(jìn)行，對(duì)于周期短的工程項(xiàng)目，主要有追蹤法，實(shí)際上就是及時(shí)的對(duì)工程進(jìn)行跟蹤，有針對(duì)性的進(jìn)行檔案收集整理，從而減少工作量，提高檔案管理效率和質(zhì)量。周期長的項(xiàng)目工程通過其他的方法進(jìn)行收集，根據(jù)工程階段進(jìn)程，制定定期階段性檔案收集，再整理歸案，這樣既提高了檔案管理效率，同時(shí)又保障檔案資料的完整和連續(xù)性。

4.4 加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，促進(jìn)相關(guān)信息交流

信息科技的高速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)被廣泛的運(yùn)用到現(xiàn)代管理中來，因此，水利工程檔案管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。在水利工程檔案管理過程中可以引進(jìn)相關(guān)的管理技術(shù)和設(shè)備，傳統(tǒng)的管理手段對(duì)于檔案的查找和利用有著較大的局限，主要是檔案過于繁雜，數(shù)量又多，因此現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢就顯現(xiàn)出來。計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案資料進(jìn)行整理、編號(hào)，同時(shí)可以利用它的索引功能來完成檔案資料的調(diào)閱，大大提高了管理工作效率。它的網(wǎng)絡(luò)連接可以實(shí)現(xiàn)資源共享和交流，可以極大發(fā)揮水利工程檔案的作用，從而實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)、科學(xué)、迅速的管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化。

5 結(jié)語

水利工程建設(shè)檔案管理是水利工程建設(shè)項(xiàng)目中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過對(duì)檔案管理存在的問題，實(shí)行一系列較為完善的措施，建立健全的檔案管理制度。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面、正確、高效的收集整理，充分發(fā)揮出水利工程檔案的自身價(jià)值，促進(jìn)現(xiàn)代化水利工程的發(fā)展。

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