信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的理解

朱躍林++孫蘭

摘 要：信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，一開(kāi)始是沿用的傳統(tǒng)建筑工程監(jiān)理的“三控三管一協(xié)調(diào)”，后來(lái)發(fā)展成“四控三管一協(xié)調(diào)”，最后在工作過(guò)程中，逐漸完善成為了“五控五管一協(xié)調(diào)”，主要增加了風(fēng)險(xiǎn)控制、資產(chǎn)管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理。增加的部分充分體現(xiàn)了信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，注重資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)，這也是信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目區(qū)別于傳統(tǒng)建設(shè)工程的地方。項(xiàng)目?jī)?nèi)容看不見(jiàn)、摸不著，過(guò)程相對(duì)難把控，因此項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也在無(wú)形中增大。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理保護(hù)更加是現(xiàn)今信息社會(huì)的主題之一。本文闡述了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作范圍、建設(shè)過(guò)程各階段的監(jiān)理工作內(nèi)容及工作方法。

關(guān)鍵詞：五控 五管 一協(xié)調(diào) 方法 重點(diǎn)

中圖分類號(hào)：S763 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）06（b）-0133-02

在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中，理解并把握好監(jiān)理工作方法至關(guān)重要。

1 監(jiān)理工作范圍及內(nèi)容

監(jiān)理范圍涵蓋招投標(biāo)階段、實(shí)施階段、初驗(yàn)、試運(yùn)行、終驗(yàn)和系統(tǒng)移交階段的質(zhì)量、進(jìn)度、投資、變更控制，合同、信息和安全管理以及組織協(xié)調(diào)。

監(jiān)理工作核心內(nèi)容是“五控五管一協(xié)調(diào)”。所謂“五控”即質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、投資控制、變更控制；“五管”即資產(chǎn)管理、合同管理、信息管理、安全管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理；“一協(xié)調(diào)”即對(duì)各參建單位組織協(xié)調(diào)。保障在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。

信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，一開(kāi)始是沿用的傳統(tǒng)建筑工程監(jiān)理的“三控三管一協(xié)調(diào)”，后來(lái)發(fā)展成“四控三管一協(xié)調(diào)”，最后在工作過(guò)程中，逐漸完善成為了“五控五管一協(xié)調(diào)”，主要增加了風(fēng)險(xiǎn)控制、資產(chǎn)管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理。增加的部分充分體現(xiàn)了信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，注重資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)，這也是信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目區(qū)別于傳統(tǒng)建設(shè)工程的地方。項(xiàng)目?jī)?nèi)容看不見(jiàn)、摸不著，過(guò)程相對(duì)難把控，因此項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也在無(wú)形中增大。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理保護(hù)更加是現(xiàn)今信息社會(huì)的主題之一。

監(jiān)理工作主要分為工程前、中、后三個(gè)階段，每個(gè)階段都有不同的側(cè)重點(diǎn)，掌握好這些不同，是做好監(jiān)理工作的前提。

工程前：協(xié)助建設(shè)方對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、投資、工期和技術(shù)難題進(jìn)行分析，協(xié)助建設(shè)方組織有關(guān)領(lǐng)域的專家對(duì)項(xiàng)目總體規(guī)劃、本期建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)方案和設(shè)備選型進(jìn)行論證和優(yōu)化；協(xié)助建設(shè)方編制招標(biāo)文件和組織招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)；協(xié)助建設(shè)方審核施工合同。

在實(shí)踐中，信息系統(tǒng)監(jiān)理參與工程前工作相對(duì)較少，往往是確定施工單位后才招監(jiān)理標(biāo)。因此，大家一旦有機(jī)會(huì)參與工程前工作，就應(yīng)充分體現(xiàn)監(jiān)理的作用，以幫助業(yè)主規(guī)避在工程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)。

例子：

在某項(xiàng)目中，該監(jiān)理方幫助建設(shè)方審核承建方的合同，該方主要提出了以下幾處修改：①明確項(xiàng)目監(jiān)理制度，要求承建單位服從監(jiān)理的督促管理；②建議調(diào)整項(xiàng)目款支付步驟，改為項(xiàng)目設(shè)備到貨后支付30%，項(xiàng)目初驗(yàn)后支付至60%，項(xiàng)目終驗(yàn)后支付至90%，維保期結(jié)束支付10%，修改后，由于項(xiàng)目款支付和項(xiàng)目里程碑嚴(yán)密對(duì)應(yīng)，一方面有動(dòng)力（資金壓力）督促承建方盡快完成項(xiàng)目里程碑，另一方面可以有利于建設(shè)方和監(jiān)理更好的把控項(xiàng)目進(jìn)度；③建議合同中改為3年免費(fèi)維護(hù)期，以防對(duì)合同內(nèi)容解讀的二義性。最后建設(shè)方在該監(jiān)理方建議下，對(duì)施工合同進(jìn)行了修改，并且在之后的合同履行過(guò)程中很好的得到了執(zhí)行。

這個(gè)事例是典型的通過(guò)監(jiān)理的努力，在工程前便介入，而使得項(xiàng)目能夠更好的實(shí)施。

工程中：負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制；審查承建方的開(kāi)工報(bào)告；審查批準(zhǔn)承建方提交的施工進(jìn)度計(jì)劃；監(jiān)督承建方按相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范施工，督促承建方采取措施實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)和要求；核實(shí)質(zhì)量文件，對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)，必要時(shí)通知承建方返工或停工；主持協(xié)商工程設(shè)計(jì)變更，調(diào)解合同雙方爭(zhēng)議，必要時(shí)處理索賠事項(xiàng)。

如果說(shuō)工程前的監(jiān)理工作是事前控制，做好了之后可以事半功倍，使得建設(shè)任務(wù)能夠更加順利開(kāi)展，那工程中的監(jiān)理工作就是事中控制，是監(jiān)理工作能夠直接影響建設(shè)任務(wù)的最有效的途徑。

例子1：

在某項(xiàng)目中，承建方提出某品牌服務(wù)器的變更，變更為其他品牌，理由是該品牌型號(hào)停產(chǎn)。該監(jiān)理方接到變更申請(qǐng)后，進(jìn)行了核查，通過(guò)與廠商電話聯(lián)系和網(wǎng)上查詢，證實(shí)該品牌型號(hào)確實(shí)停產(chǎn)了，但此廠商推出的新的替代型號(hào)。根據(jù)以上的信息，我監(jiān)理方將情況通報(bào)給了承建方，并向建設(shè)方進(jìn)行了匯報(bào)，最終修改了變更單，變更為同品牌的升級(jí)型號(hào)，并附上廠商的停產(chǎn)證明。

這個(gè)例子是人們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，往往承建方出于利益的考慮，希望借由停產(chǎn)更換品牌。在項(xiàng)目中，一般品牌不能隨意變更，即使是停產(chǎn)且沒(méi)有替代型號(hào)的情況下，也應(yīng)在招標(biāo)確定的若干品牌（一般是3個(gè)）中選擇，而不是隨意更換品牌。當(dāng)由于建設(shè)方需求變化的情況下，建設(shè)方確需變更某品牌，也應(yīng)由建設(shè)方發(fā)指令單，承建方根據(jù)指令單進(jìn)行變更。如此才能確保建設(shè)方的利益不受損害。

例子2：

在某項(xiàng)目中，承建方在沒(méi)有通過(guò)建設(shè)方和監(jiān)理同意的情況下，擅自安裝了某品牌的監(jiān)控，和清單不符。我監(jiān)理方一方面向建設(shè)方匯報(bào)，另一方面發(fā)書(shū)面通知單，要求其立即停工。之后直到承建方按照要求完成變更手續(xù)后，才同意其復(fù)工。

此例意義在于不能讓承建單位將不符合要求的產(chǎn)品擅自安裝而變?yōu)榧瘸墒聦?shí)，這樣在之后的事情處理中，監(jiān)理和建設(shè)方就會(huì)處于被動(dòng)的地位。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)采取對(duì)策并及時(shí)匯報(bào)，防患于未然。

工程后：協(xié)助組織工程竣工驗(yàn)收，審核工程過(guò)程文檔是否齊全并滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的要求，檢查技術(shù)培訓(xùn)是否達(dá)到合同要求；協(xié)助編制竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；協(xié)助對(duì)保修期內(nèi)工程質(zhì)量的檢查、鑒定以及督促責(zé)任單位修理；督促整理承建方應(yīng)交付的技術(shù)檔案資料，協(xié)助建設(shè)方制定系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度等。

工程后的監(jiān)理工作主要是對(duì)已完成內(nèi)容的整理總結(jié)，這個(gè)期間承建方和建設(shè)方都需要整理文檔組織驗(yàn)收并正式進(jìn)入維保期，在這期間監(jiān)理工作的主要內(nèi)容就是協(xié)助承建方和建設(shè)方完成這些內(nèi)容。

例子：

在某項(xiàng)目中，承建方由于經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題，資料歸檔有困難，我監(jiān)理方主動(dòng)提供了竣工文檔目錄與范例供其參考，并幫助建設(shè)方安排驗(yàn)收會(huì)議議程，推薦驗(yàn)收專家人選，最終確保了驗(yàn)收會(huì)議的順利進(jìn)行。而同期建設(shè)方的另一個(gè)項(xiàng)目由于沒(méi)有監(jiān)理方，驗(yàn)收會(huì)議上出現(xiàn)了種種問(wèn)題，因此驗(yàn)收就沒(méi)有通過(guò)。

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，監(jiān)理方應(yīng)充分發(fā)揮工程項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)比較多的特點(diǎn)，在過(guò)程中就應(yīng)讓承建方無(wú)論是施工還是文檔規(guī)范有序，指導(dǎo)文檔書(shū)寫(xiě)和歸檔。上例中兩個(gè)類似項(xiàng)目的不同結(jié)果，充分體現(xiàn)了監(jiān)理方的作用。

2 監(jiān)理工作方法重點(diǎn)

2.1 質(zhì)量控制的監(jiān)理方法重點(diǎn)

建設(shè)過(guò)程質(zhì)量控制重點(diǎn)在目標(biāo)控制和技術(shù)控制兩個(gè)方面：

目標(biāo)控制，即承建方的建設(shè)結(jié)果是否滿足建設(shè)方的質(zhì)量要求和業(yè)務(wù)需求；

技術(shù)控制，即承建方在實(shí)施過(guò)程中是否符合國(guó)家、行業(yè)的技術(shù)規(guī)范，并滿足建設(shè)方的技術(shù)需求。

在質(zhì)量監(jiān)理過(guò)程中，應(yīng)靈活運(yùn)用以下方法：

（1）積極協(xié)助項(xiàng)目設(shè)計(jì)方、相關(guān)承建方和建設(shè)方共同審核、確認(rèn)承建方的施工組織設(shè)計(jì)方案，確保系統(tǒng)實(shí)施方案符合工程總體設(shè)計(jì)的要求；

（2）以信息系統(tǒng)工程建設(shè)驗(yàn)收規(guī)范、工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)，督促承建方全面實(shí)現(xiàn)承建合同約定的質(zhì)量目標(biāo)；

（3）對(duì)承建方的人員、設(shè)備、方法、環(huán)境等因素進(jìn)行全面的監(jiān)察，督促承建方的質(zhì)量保證體系落實(shí)到位；

（4）以質(zhì)量預(yù)控為重點(diǎn)，做好施工組織設(shè)計(jì)方案、工程圖紙、驗(yàn)收測(cè)試方案、培訓(xùn)計(jì)劃等審核把關(guān)；

（5）確定質(zhì)量控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，重點(diǎn)控制，必要時(shí)組織專家進(jìn)行集體論證；

（6）對(duì)工程的管線等隱蔽工程、關(guān)鍵工序和重要實(shí)施過(guò)程進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)糾正，消除質(zhì)量隱患；

（7）在重點(diǎn)建設(shè)工程的電氣、通信、安全設(shè)備安裝過(guò)程中，監(jiān)理方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)旁站監(jiān)理；

（8）有效地組織系統(tǒng)的聯(lián)調(diào)測(cè)試和驗(yàn)收工作；

（9）對(duì)工程項(xiàng)目中承建方的技術(shù)培訓(xùn)工作過(guò)程和效果進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。

2.2 進(jìn)度控制的監(jiān)理方法重點(diǎn)

監(jiān)理方協(xié)助建設(shè)方確定合理的工期目標(biāo)，并將工期要求寫(xiě)入承建合同；在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中運(yùn)用各種合情合理合法的手段保證工程項(xiàng)目總工期的實(shí)現(xiàn)。

在進(jìn)度監(jiān)理過(guò)程中，應(yīng)靈活運(yùn)用以下方法：

（1）審核承建方的進(jìn)度分解計(jì)劃，確認(rèn)分解計(jì)劃可以保證總體計(jì)劃目標(biāo)；

（2）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，根據(jù)項(xiàng)目里程碑監(jiān)督實(shí)施進(jìn)展；

（3）當(dāng)工期目標(biāo)發(fā)生偏離時(shí)，應(yīng)及時(shí)指出，并提出對(duì)策建議，同時(shí)督促承建方盡快采取措施；

（4）與建設(shè)方和承建方研究確定工程里程碑，并依據(jù)進(jìn)度計(jì)劃按時(shí)進(jìn)行里程碑的階段性驗(yàn)收；

（5）工程施工全過(guò)程采用動(dòng)態(tài)管理和主動(dòng)預(yù)控的方法進(jìn)行控制；

（6）建立項(xiàng)目工作報(bào)告制度，采取工作日志、周報(bào)、月報(bào)匯報(bào)方式實(shí)時(shí)跟進(jìn)工程實(shí)施狀態(tài)，項(xiàng)目監(jiān)理方應(yīng)及時(shí)、定期向建設(shè)方通報(bào)工作進(jìn)展情況、可能發(fā)生的問(wèn)題等；

（7）例會(huì)制度，通過(guò)定期召開(kāi)例會(huì)方式協(xié)商解決施工過(guò)程中存在的問(wèn)題；

（8）規(guī)范溝通方式，面對(duì)面討論方式為主，電話方式為輔，配合召開(kāi)各種形式的協(xié)調(diào)會(huì)，編寫(xiě)《會(huì)議紀(jì)要》。

2.3 投資控制的監(jiān)理方法重點(diǎn)

投資控制工作任務(wù)主要是協(xié)助建設(shè)方合理安排資金投入。在計(jì)劃擬訂階段協(xié)助建設(shè)方編制成本控制性目標(biāo)及合同成本實(shí)施計(jì)劃；在工程施工過(guò)程中審查承建方提交的資金流向；在系統(tǒng)驗(yàn)收階段核實(shí)承建方的計(jì)量及單項(xiàng)成本，處理合同變更。

（1）嚴(yán)格執(zhí)行施工合同中所確定的合同價(jià)款以及支付步驟；

（2）堅(jiān)持未經(jīng)審核通過(guò)的項(xiàng)目，監(jiān)理方不予計(jì)量；

（3）當(dāng)由于變更或其他原因產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，監(jiān)理方將堅(jiān)持合理、公正的原則，協(xié)調(diào)各方進(jìn)行協(xié)商；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行合同工期內(nèi)支付工程款。

2.4 安全管理的監(jiān)理方法重點(diǎn)

信息系統(tǒng)工程安全監(jiān)理工作包含信息安全、施工安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)三個(gè)方面。

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，監(jiān)理方協(xié)助建設(shè)方和各承建方樹(shù)立安全保密意識(shí)，根據(jù)工程要求建立嚴(yán)格的適合自身狀況的安全保密制度。同時(shí)，注意人員施工安全，確保工程建設(shè)過(guò)程無(wú)事故。

（1）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)注意登高作業(yè)、用火用電等的安全，督促承建方對(duì)施工人員進(jìn)行安全教育，注意檢查施工人員安全教育臺(tái)賬。

（2）對(duì)于保密要求較高的項(xiàng)目，建議建設(shè)方與各方簽訂保密協(xié)議，確保項(xiàng)目信息不隨意外泄。

（4）建立定期進(jìn)行信息系統(tǒng)的安全教育與培訓(xùn)的制度，以多種方式，針對(duì)特定系統(tǒng)進(jìn)行安全教育與培訓(xùn)。

（5）檢查承建方是否嚴(yán)格按國(guó)家安全生產(chǎn)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，在施工中建立健全安全生產(chǎn)責(zé)任制，落實(shí)安全生產(chǎn)管理制度，加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)的安全和文明施工管理；抽查施工現(xiàn)場(chǎng)的安全管理狀況，督促整改安全隱患，避免發(fā)生安全事故；督促各承建方嚴(yán)格按照文明施工管理的有關(guān)要求，落實(shí)文明施工的各項(xiàng)管理措施。

（6）遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)，確保在工程實(shí)施采取正版軟件。

（7）檢查非自主產(chǎn)權(quán)軟件的使用權(quán)合法文件和證明。

（8）對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中待開(kāi)發(fā)的軟件，應(yīng)在承建合同中明確規(guī)定知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，避免產(chǎn)生不必要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛。

2.5 合同管理的監(jiān)理方法重點(diǎn)

合同管理的原則為：事前預(yù)控、實(shí)時(shí)糾偏、充分協(xié)商、公正處理。合同管理內(nèi)容包括：工程變更管理、工程暫停及復(fù)工管理、工程延期管理、處理索賠、調(diào)解合同爭(zhēng)議、違約管理。

（1）應(yīng)建立完備的合同及信息管理制度，各方對(duì)項(xiàng)目的所有指令、批復(fù)、報(bào)告均以書(shū)面形式進(jìn)行，并全部歸檔。任何形式對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、數(shù)量、內(nèi)容的變動(dòng)，均須總監(jiān)理工程師審核同意，并報(bào)建設(shè)方批準(zhǔn)后，項(xiàng)目變更通知書(shū)方能生效。

（2）建設(shè)方支付承建方工程款須按規(guī)范程序進(jìn)行。承建方應(yīng)向監(jiān)理方提交工程款支付申請(qǐng)，經(jīng)監(jiān)理方審查通過(guò)后，由總監(jiān)理工程師簽署證明文件，建設(shè)方收到證明文件后，安排支付承建方工程款。

2.6 信息管理的監(jiān)理方法重點(diǎn)

做好信息管理的具體工作，主要體現(xiàn)在做好如下文檔：

（1）監(jiān)理日志：監(jiān)理工程師應(yīng)逐日將所從事的監(jiān)理工作寫(xiě)入監(jiān)理日志，特別是涉及設(shè)計(jì)、施工和需要返工、改正的事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)作出記錄。

（2）會(huì)議紀(jì)要：監(jiān)理方為確保工程監(jiān)理規(guī)范、有序、有效，按工程的進(jìn)展召開(kāi)的會(huì)議，分總體協(xié)調(diào)會(huì)議，技術(shù)研討會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)和監(jiān)理組監(jiān)理工作例會(huì)等都應(yīng)做好會(huì)議紀(jì)要。

（3）監(jiān)理報(bào)告：監(jiān)理方將定期或不定期地向建設(shè)方提供監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)等有關(guān)工程監(jiān)理及項(xiàng)目管理等方面的信息。

2.7 組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理方法重點(diǎn)

組織協(xié)調(diào)遵循公平、公正、獨(dú)立的原則，守法原則，誠(chéng)信原則，科學(xué)原則。

為了開(kāi)展好工程監(jiān)理工作，要求項(xiàng)目監(jiān)理方內(nèi)部所有監(jiān)理人員都能主動(dòng)地在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)采用科學(xué)有效的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。

（1）組織與項(xiàng)目有關(guān)的協(xié)調(diào)會(huì)議，形成會(huì)議記錄，做好會(huì)議管理。

（2）組織好工程例會(huì)，確保會(huì)議組織效果，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后或主持會(huì)議中采取多種措施以確保會(huì)議有效。

（3）工程通知與回復(fù)，以通知與回復(fù)的形式讓信息在在各單位內(nèi)部人員之間流動(dòng)，協(xié)調(diào)大家的意見(jiàn)與行動(dòng)，以保障項(xiàng)目的總目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

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