論企業(yè)文件檔案的一體化管理

卓文友

摘 要：本文從什么是文件檔案一體化管理，為什么要進行文件檔案一體化管理以及如何開展企業(yè)文件檔案一體化管理三個方面，提出了文件檔案一體化管理的有關(guān)思路和想法。指出，企業(yè)文檔一體化管理要創(chuàng)新理念、推進管理創(chuàng)新與技術(shù)更新、加快業(yè)務(wù)融合和信息化手段應(yīng)用，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型升級和快速發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：文件；檔案；一體化

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展，特別是信息技術(shù)、電子文件的快速發(fā)展，企業(yè)文件與檔案數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)文件檔案手工管理、分段管理的模式急需得到改進，新形勢、新環(huán)境、新任務(wù)要求企業(yè)文件、檔案迫切實行一體化管理，文件工作與檔案工作也急需得到業(yè)務(wù)融合和創(chuàng)新發(fā)展。

1 什么是文件檔案一體化管理

文件管理與檔案管理是一個統(tǒng)一，不可割裂的系統(tǒng)工程，文件管理是檔案管理的源頭和前身，檔案管理是文件管理的延展深化，從文件到檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程。筆者認為，文件檔案一體化管理，是要在文件全生命周期管理、文件連續(xù)體等理論的指導(dǎo)下，以系統(tǒng)的科學(xué)思維和工作思路，借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進技術(shù)，對文件、檔案、文件工作、檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，確保從文件到檔案管理的高效、優(yōu)化、全面控制與科學(xué)管理。

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容應(yīng)包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；文件、檔案一體化管理的科學(xué)指導(dǎo)是系統(tǒng)思維；文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。筆者認為，文檔一體化管理中的文件除包括文書文件外，還應(yīng)包括其他各類型文件。

2 為什么要開展文件檔案一體化管理

（一）文檔一體化是文件檔案管理理論發(fā)展的必然

從文件生命周期理論，到文件連續(xù)體理論，是文件檔案管理理論的進步，原有的文件檔案二分管理思路的弊端逐漸顯現(xiàn)，而將文件、檔案進行系統(tǒng)管控、前端控制、全程管理的思想越來越被認可和接受。文件連續(xù)體理論、前端控制、全程管理原則為文件檔案的一體化管理提供了理論基礎(chǔ)與有效支撐。

（二）文檔一體化是檔案管理的發(fā)展趨勢

文件檔案一體化管理體現(xiàn)的是一種系統(tǒng)思維。從檔案管理的實踐發(fā)展來看，檔案管理有著“簡單化”、“一體化”發(fā)展的趨向。如《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺打破了長期以來文書文件的17大類管理，使企業(yè)檔案人員從繁瑣復(fù)雜的檔案整理工作中解放出來，節(jié)約了人力物力，引導(dǎo)檔案人員將注意力更多的投向檔案檢索體系建設(shè)、豐富檢索途徑、完善檔案利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，促進了文件檔案一體化管理的實現(xiàn)。企業(yè)以科研生產(chǎn)、經(jīng)營開發(fā)為根本，文檔一體化既是企業(yè)文件、檔案工作發(fā)展必然趨勢，也是企業(yè)節(jié)約人力物力、提高核心競爭力的必然要求。

（三）文檔一體化是現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展的需要

我國加入世界貿(mào)易組織以來，現(xiàn)代企業(yè)制度逐漸得到普及和推廣完善。以“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”為主要特征的現(xiàn)代企業(yè)制度為企業(yè)文件檔案工作提出了更高的要求?，F(xiàn)代企業(yè)工作節(jié)奏越來越快速，技術(shù)更新越來越頻繁，文件檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)保障部門，常常存在文件檔案管理人員身兼數(shù)職，事務(wù)性工作十分繁瑣的情況，原有的文件、檔案兩段式分而自治、各自為政的管理模式不能有效適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，不能適應(yīng)有效提高工作效率和提高工作效能的要求，實行文檔一體化是企業(yè)提高工作效率提高工作質(zhì)量的必然要求，使得企業(yè)在文件檔案工作方面，用最少的投入辦最多的事。

（四）文檔一體化是電子文件發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，電子文件的快速發(fā)展，電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長。在信息社會、電子時代，文件、檔案之間的界限已經(jīng)越來越模糊，倘若按照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式去管理電子文件、電子檔案，會花費大量的人力物力財力，而且也根本就沒有必要。2009年以來，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、等上級主管部門印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015年）》，成立了電子文件部際聯(lián)系會議制度，國家檔案局、國資委等上級機關(guān)出臺了一系列關(guān)于電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作要求，對企業(yè)文件檔案管理、特別是電子文件管理的創(chuàng)新發(fā)展和一體化管理提出了明確要求。

3 如何在企業(yè)開展文件檔案一體化管理

（一）創(chuàng)新理念，文檔一體化理念

企業(yè)開展文件檔案一體化管理，需要牢固樹立文檔一體化理念，并且在組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)規(guī)范、人才隊伍等方面做好充足的準(zhǔn)備。一是要建立整體觀念，在實踐中實現(xiàn)文檔一體化管理，文件工作中要充分考慮檔案工作的需要；檔案工作也要做到與文件工作的充分融合和銜接；二是加強企業(yè)組織機構(gòu)變革，設(shè)置適應(yīng)企業(yè)文檔一體化管理需要的組織機構(gòu)，文件管理部門、檔案管理部門、信息管理部門要有針對性的進行合并、統(tǒng)一等適應(yīng)性調(diào)整；三是要就文件、檔案工作制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)收文管理、發(fā)文管理、歸檔管理、檔案管理等各項工作環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)發(fā)展；四是要加強企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)，建設(shè)和配備一支高素質(zhì)、高技能的文件、檔案管理人員隊伍，檔案人才隊伍要懂得文件管理、信息管理甚至是計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)方面的基本知識和業(yè)務(wù)技能。

（二）加強文件檔案工作與企業(yè)戰(zhàn)略的融合滲透，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要

文件、檔案工作是一個企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作。文件檔案工作無論是工作內(nèi)容、工作模式、工作節(jié)奏都要適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。文件檔案工作是企業(yè)文化的重要組成部分，快節(jié)奏、高效率、高效能是現(xiàn)代企業(yè)對文件檔案工作的要求。文件、檔案在現(xiàn)代企業(yè)中扮演著越來越重要的作用。可以預(yù)見，文件、檔案將作為資產(chǎn)，與企業(yè)的設(shè)備、房屋、知識產(chǎn)權(quán)等共同構(gòu)成企業(yè)的資產(chǎn)，并將共同構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。企業(yè)文件檔案工作，特別是電子文件管理工作要融入企業(yè)中心工作，加強業(yè)務(wù)協(xié)同與部門溝通協(xié)調(diào)，明確職責(zé)，加強電子文件管理工作的前端介入與全程管控，實現(xiàn)文件檔案工作與各項業(yè)務(wù)工作的融合滲透和協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)知識管理、決策支持、資產(chǎn)保值增值以及服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略實施，促進企業(yè)長久持續(xù)發(fā)展做貢獻。

（三）推進管理創(chuàng)新與技術(shù)更新，創(chuàng)建文檔一體化管理系統(tǒng)

企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實際開發(fā)文檔一體化系統(tǒng)。這就要求文件管理與檔案管理在有關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作要求等方面進行全面銜接和融合，充分采用新技術(shù)、新觀念，建設(shè)新系統(tǒng)。

一要對傳統(tǒng)的統(tǒng)等進行適應(yīng)性改造。目前的OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)只是對各自領(lǐng)域工作和業(yè)務(wù)進行考慮，OA系統(tǒng)未考慮與檔案管理的有效銜接，不能及時有效不惑電子文件元數(shù)據(jù)。檔案管理軟件市場良莠不齊，部分檔案軟件設(shè)計粗糙、功能不盡如人意。檔案管理系統(tǒng)未考慮與OA系統(tǒng)的全面融合和一體化管理。目前大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)只是對紙質(zhì)檔案管理模式的目錄化、電子化，此種情況急需得到改變。與OA系統(tǒng)相比，檔案管理系統(tǒng)更需要界面的友好化，功能的實用化與可拓展化，而不僅僅是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和新增電子文件的物理存儲。要實現(xiàn)文檔一體化管理，就要基于《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，對OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進行適應(yīng)性改造，或是構(gòu)建全新的文檔一體化系統(tǒng)。

二是要加強流程再造。全面優(yōu)化文件檔案管理流程，打通文件檔案分段管理、不加溝通的壁壘。檔案管理的有關(guān)工作要求要提前嵌入到文檔一體化管理系統(tǒng)之中，在系統(tǒng)設(shè)計之初就充分考慮文件管理和檔案管理的各項要求，在文件的初始階段對文件的真實性、完整性、有效性加以控制，對文件的鑒定、著錄、標(biāo)引等工作也要隨著文件產(chǎn)生同步進行。充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣的文件立卷和檔案整理任務(wù)。

三要采用新技術(shù)、新觀念。要將大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘、項目管理等新的技術(shù)和觀念植入文檔一體化系統(tǒng)的開發(fā)之中，打破傳統(tǒng)檔案的類目管理方式，淡化整理、深化檢索、檔案編研究與資源開發(fā)利用，增強文件、檔案等各類信息之間的數(shù)據(jù)整合和關(guān)聯(lián)應(yīng)用，變死檔案為活信息。具體做到：1.采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對檔案工作查詢、利用等信息進行深加工，掌握用戶需求，根據(jù)用戶需求進行分析，開展資源個性化定制開發(fā)并提供推送服務(wù)。2.采用檔案項目管理理念、大數(shù)據(jù)、虛擬視圖等技術(shù)，對各門類、各類型檔案進行整合分析與應(yīng)用，展示項目建設(shè)發(fā)展的完整過程。

四是必須采取有效措施，確保電子文件的完整性、真實性、有效性。在目前國家電子文件的法律效力沒有最終完全確立的情況下，各企業(yè)可先行對自身電子文件的完整性、真實性、有效性規(guī)范進行探索。有條件的企業(yè)可以建立本企業(yè)這方面的的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對電子文件管理進行規(guī)范。如：采用電子印章、電子簽名、時間戳等建立電子文件真實性認定方法和手續(xù)以確保電子文件的真實性；建立電子文件數(shù)據(jù)管理規(guī)范，明確內(nèi)容性、結(jié)構(gòu)性、背景性信息均為歸檔范圍以確保電子文件的有效性；加強電子文件的保管、嚴格電子文件利用活動管理來確保電子文件的有效性；等等。

目前，國家檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基本建立完善，信息技術(shù)、電子政務(wù)發(fā)展迅猛發(fā)展、工業(yè)化和信息化深度融合，企業(yè)文檔管理一體化無論是社會環(huán)境、技術(shù)環(huán)境還是自身需求等各方面因素均基本成熟。各企業(yè)在國家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃及《中國制造2025》的指引下，都在力求創(chuàng)新驅(qū)動、智能轉(zhuǎn)型、強化基礎(chǔ)、綠色發(fā)展。企業(yè)文件、檔案管理部門要加強理念、技術(shù)、管理創(chuàng)新，充分結(jié)合和運用大數(shù)據(jù)、智慧企業(yè)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等先進理論與技術(shù)，開展前瞻性研究和實踐探索，加速推進文件檔案的一體化管理，加強文檔工作的服務(wù)與保障，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、快速發(fā)展、提高核心競爭力貢獻力量。

參考文獻

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