信息化時(shí)代檔案管理工作的困境及思考

劉洋

摘 要：近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案管理也進(jìn)入了信息化管理的新時(shí)期。本文試從信息化時(shí)代檔案管理工作的重要意義入手，詳細(xì)分析當(dāng)前檔案管理工作的困境，并思考信息化時(shí)代檔案管理工作的解決方案，以期快速提高檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；檔案管理人員；人才培養(yǎng)

1 信息化時(shí)代檔案管理工作的意義

檔案信息化是以信息技術(shù)為主導(dǎo)，信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托的一個(gè)綜合體系。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代大背景下，信息化管理是檔案工作發(fā)展的大勢所趨。大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，有利于資料保存、傳輸、開發(fā)與利用，從而拓寬了檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域，為社會發(fā)展帶來了更廣泛效益。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)和社會時(shí)代發(fā)展的需要，是檔案管理改革的必經(jīng)之路。

（一）信息化促進(jìn)檔案管理工作效率的提高

傳統(tǒng)的檔案信息管理完全依靠于檔案管理人員的手工操作，過程冗雜繁瑣，管理難度大，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。而信息技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率，檔案管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)和智能系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行搜集、整理分類、立卷歸檔、入庫、查詢，使檔案管理變得又迅速、又便捷。

（二）信息化有利于檔案信息的交流和分享

人工檔案管理操作很難實(shí)現(xiàn)各部門、各體系之間的檔案信息資源共享，而信息化操作打破了這一壁壘。信息化技術(shù)普及以后，檔案信息實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了更規(guī)范的體系化，檔案的橫向查詢與縱向查詢得以實(shí)現(xiàn)，大大提高了檔案的開發(fā)利用率。

（三）信息化提高了檔案保存的穩(wěn)定性

電子檔案相對于紙質(zhì)檔案保存更方便，使用壽命更長。通過硬盤、光盤等設(shè)備來保存電子檔案材料，使得其存儲和讀取文件非常方便，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)材料的即時(shí)傳遞與共享，滿足長期存儲的要求，穩(wěn)定性大大增強(qiáng)。

（四）信息化提高了檔案資料傳遞過程中的速率和安全性

檔案的信息化管理還提高了資料傳遞的速度和安全性。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理員可以隨時(shí)隨地在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳遞檔案資料，傳遞過程以虛擬網(wǎng)絡(luò)為介質(zhì)，避免了因第三方甚至更多事物的介入而致使文件出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，有效保障了檔案信息安全。

2 信息化時(shí)代檔案管理工作面臨為困境與挑戰(zhàn)

（一）檔案信息化管理觀念意識淡薄

相對于其他工作，檔案管理具有一定特殊性，很難彰顯其即時(shí)業(yè)績，長此以往，領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員就越來越容易忽視檔案管理工作，甚至長時(shí)間無人問津。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，近70%的機(jī)關(guān)檔案管理人員認(rèn)為，目前檔案工作深陷困境的重要原因是領(lǐng)導(dǎo)檔案管理觀念意識淡薄，長時(shí)間的忽視，讓原本就寂寞的檔案管理部門直接變成了冷宮。目前中國各大機(jī)關(guān)單位的檔案管理意識還是比較淡薄，更不用談檔案信息化管理了。

（二）檔案管理資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案信息化管理必須有高性能的軟硬件設(shè)備作為基礎(chǔ)保障，但目前很多機(jī)關(guān)單位在檔案信息化建設(shè)上缺乏資金投入，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還不完善。主要表現(xiàn)為：硬件資源薄弱，維修、升級不及時(shí)；信息化原始數(shù)據(jù)的數(shù)量不足；信息化管理系統(tǒng)覆蓋面小，功能不全；軟件上出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，檔案管理系統(tǒng)獨(dú)立存在，未能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效鏈接。

（三）檔案管理人員待遇銳減，人才流失嚴(yán)重

近年來，很多機(jī)關(guān)單位實(shí)施組織扁平化戰(zhàn)略，為降低管理成本，內(nèi)部進(jìn)行大幅裁員，在這個(gè)過程中檔案管理人員首當(dāng)其沖。以鞍山鋼鐵集團(tuán)公司為例，鞍山鋼鐵集團(tuán)公司最多時(shí)設(shè)有246個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案管理員589人，而如今，在內(nèi)部裁員過程中，公司檔案管理人員被精減至190人。其中，專職檔案管理人員只剩91人，公司檔案處領(lǐng)導(dǎo)干部只剩5人。公司被裁減的檔案管理人員很多被迫放棄本專業(yè)工作，到社會上重新?lián)駱I(yè)，而被留下的檔案管理人員也大多身兼數(shù)職，除了檔案管理，還要擔(dān)負(fù)文秘、宣傳、信訪等工作。由于職責(zé)范圍廣、工作任務(wù)繁重，很多檔案管理工作都只能疲于應(yīng)付。此外，目前機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員普遍薪資待遇低下，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及其他崗位員工，這極大影響了從業(yè)者的職業(yè)榮譽(yù)感和工作積極性。因?yàn)榇霾罹鄳沂?，檔案管理人員人心不穩(wěn)，頻繁調(diào)崗，人才流失現(xiàn)象慘重，尤其是專業(yè)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富的高級檔案管理人才的流失，對機(jī)關(guān)單位的檔案管理和科學(xué)發(fā)展都帶來巨大傷害，機(jī)關(guān)單位檔案管理水平逐漸走低，檔案管理工作困難重重，令人擔(dān)憂。

3 信息化時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展策略

（一）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識

管理者的思想創(chuàng)新是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。機(jī)關(guān)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)人必須不斷更新知識領(lǐng)域，讓檔案信息化管理有一個(gè)優(yōu)秀的帶路人。同時(shí)，檔案管理人員也要強(qiáng)化信息化意識，從傳統(tǒng)的人工操作模式中解脫出來，加快檔案管理由“封閉型”向“開放型”轉(zhuǎn)變。

檔案管理是管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作匯集了機(jī)關(guān)單位發(fā)展所有歷程，大到?jīng)Q策方針，小到人事調(diào)整，檔案管理都有詳盡的跟蹤記錄。如果日常管理中出現(xiàn)糾紛，檔案信息資料就可以提供充分有力的法律證據(jù)，維護(hù)機(jī)關(guān)單位的應(yīng)有利益。檔案管理產(chǎn)生的效益是隱性的，不易直接顯現(xiàn)，但并不代表檔案管理工作是形式化的空洞作業(yè)。因此，管理者一定要強(qiáng)化意識，加強(qiáng)宣傳，調(diào)動各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員工作熱情，積極參與檔案信息化管理建設(shè)，并將檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到為各機(jī)關(guān)單位發(fā)展提供服務(wù)的軌道上去。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

要加快檔案管理信息化進(jìn)程必須加大投入力度。首先，要搭建覆蓋面廣、功能性全、綜合力強(qiáng)的檔案系統(tǒng)信息化平臺，優(yōu)化檔案管理環(huán)境；其次，要增強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲盤等信息化工具。檔案信息化管理主要是依靠于這些介質(zhì)來實(shí)現(xiàn)的，它們?yōu)闄n案信息的傳遞、存儲和共享提供了更科學(xué)規(guī)范的路徑，并為檔案信息安全性和穩(wěn)定性提供了保證。在進(jìn)行檔案信息化管理硬件配備時(shí)，應(yīng)注意型號和規(guī)格上的統(tǒng)一，以保證設(shè)備具有良好的通用性；第三，著力開發(fā)檔案管理的專門性軟件和系統(tǒng)。只有將檔案信息化統(tǒng)一到同一個(gè)系統(tǒng)和平臺下，才能實(shí)現(xiàn)有效管理，統(tǒng)一監(jiān)督。

（三）注重檔案信息化人才培養(yǎng)

人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主體因素。目前，大多機(jī)關(guān)單位的檔案管理隊(duì)伍松散，整體專業(yè)素質(zhì)不高，因此，建設(shè)一支適應(yīng)信息化發(fā)展的高智能團(tuán)隊(duì)迫在眉睫。為應(yīng)對社會信息化帶來的巨大挑戰(zhàn)，各機(jī)關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，定期組織學(xué)習(xí)活動，增強(qiáng)在職人員的專業(yè)知識水平和互聯(lián)網(wǎng)操作技術(shù)水平，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機(jī)構(gòu)的綜合性人才。在擴(kuò)充檔案管理部門人員時(shí)，要充實(shí)納入一批大學(xué)生隊(duì)伍，提高招收標(biāo)準(zhǔn)，改變?nèi)瞬潘刭|(zhì)結(jié)構(gòu)。為適應(yīng)崗位需要，新員工入職前必須完成崗位培訓(xùn)，建構(gòu)起面向機(jī)關(guān)內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部和整個(gè)社會的三級服務(wù)體系。

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