淺析民國檔案數(shù)字化前整理中業(yè)務培訓的必要性

耿軍

摘 要： 中國第二歷史檔案館積極順應數(shù)字化和大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，率先在國家級檔案館中開展“館方老師指導、整理業(yè)務外包”的新型檔案數(shù)字化工作模式。在這一模式指導下，影響檔案數(shù)字化前整理的問題、檔案數(shù)字化前整理的新要求和檔案數(shù)字化前整理的新實踐，熱切呼喚館方及時對外包公司員工實施業(yè)務培訓。既是順應數(shù)字化和大數(shù)據(jù)時代的必然要求，又是構建數(shù)字化檔案館的必然選擇。

關鍵詞： 民國檔案 數(shù)字化前整理 業(yè)務培訓 必要性

當今世界隨著數(shù)字化和大數(shù)據(jù)時代到來，構建數(shù)字化檔案館已成為每一個檔案館實施信息化戰(zhàn)略的必然選擇。其中，集中典藏民國中央機關檔案的中國第二歷史檔案館積極順應時代發(fā)展潮流，率先在國家級檔案館中開展檔案數(shù)字化工作。為了讓海量民國檔案順利完成數(shù)字化前整理，早日對外利用，二史館采取“館方老師指導、整理業(yè)務外包”的新型工作模式。這一工作模式的關鍵是要求外包公司員工具備嫻熟的檔案整理業(yè)務技能。因此，做好檔案數(shù)字化前整理中外包公司員工的業(yè)務培訓十分必要。

一、影響檔案數(shù)字化前整理的問題呼喚業(yè)務培訓

經(jīng)過六十多年檔案整理，二史館已經(jīng)整理完成900多個全宗、180多萬卷的民國檔案，形成多種案卷目錄和文件目錄的資源體系。但是，目前資源體系存在影響檔案數(shù)字化前整理的部分問題。如果外包公司員工不了解這些問題，那么就會在整理過程中降低檔案數(shù)字化前整理質量。故而，影響檔案數(shù)字化前整理的問題，熱切呼喚館方對外包公司員工實施業(yè)務培訓。具體問題如下：

1.部分檔案全宗不清。即“一全宗多子號”，有的全宗代號內包含兩個以上立檔單位的檔案，有的全宗代號包含十幾、二十以上的立檔單位，甚至有的全宗內由于多種原因，存在缺號、“斷頭全宗”等各種問題。這些問題的客觀存在既不便于檔案實體管理，又不利于檔案檢索利用。

2.部分案卷過于龐雜。即“一卷多宗”問題，最特殊案卷標題下包括幾十個乃至數(shù)百個卷（我們稱之為“宗”）。這些宗根本沒有宗標題，不僅嚴重影響檔案信息開發(fā)利用，而且嚴重影響檔案實體安全保管。

3.案卷標題和標題不當問題。因受當時政治氛圍的影響，標題中常有政治性批判詞句和“反動”、“匪”等文字。另外，主題內容不清、標題過粗，以類目式、語種式為標題的現(xiàn)象大量存在，直接后果是嚴重影響檔案信息開發(fā)與利用。

4.案卷大部分還沒有裝訂。天長日久，檔案腐蝕情形嚴重，大大有損檔案壽命。

二、檔案數(shù)字化前整理的新要求呼喚業(yè)務培訓

傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作是檔案信息資源建設的重要組成部分，更是實現(xiàn)檔案信息資源社會共享的根本途徑。二史館的民國檔案數(shù)字化工作是以全面保護檔案實體、有效開發(fā)利用檔案為出發(fā)點的。因此，館藏檔案數(shù)字化工作必然對數(shù)字化前整理工作提出新要求，而這些新要求必須讓外包公司員工外化于行、內化于心，即檔案數(shù)字化前整理的新要求呼喚館方對外包公司員工及時進行業(yè)務培訓。

培訓新要求有一個總原則，即充分利用檔案原有基礎，不改變原有檔案實體狀況，區(qū)別對待檔案不同狀況，以全宗為基礎、案卷為保管實體進行（暫不到文件級），做到方便檔案數(shù)字化，方便檔案提供利用?？傇瓌t要求數(shù)字化前整理工作應是：卷內文件次序的排列與編號、破損文件的修裱、以案卷級實體檔案為基礎，進行著錄等掃描前基礎工作。前整理工作應該尊重現(xiàn)有檔案整理成果，不必要對檔案重新進行分宗、并宗、破卷等，避免破壞原有檔案實體。當然卷內文件次序混亂、案卷標題明顯不反映內容，如雜卷等應處理；對于霉、破、脆檔案已損壞檔案實體又影響檔案掃描的應修裱。

培訓新要求有一些具體標準：即全宗內每一個案卷每一宗在數(shù)字化前均應有規(guī)范案卷標題，能準確揭示卷宗內容；每案卷內文件排序規(guī)則，鑒別出卷內重復文件；編寫卷內文件頁碼，固定文件秩序；鑒定出案卷可否公開；標識出案卷內特殊檔案內容與載體。

三、檔案數(shù)字化前整理的新實踐呼喚業(yè)務培訓

全面大量開展檔案數(shù)字化工作絕非易事。二史館依據(jù)館藏各全宗檔案整理難易狀況、開放利用范圍，并結合多年來查檔利用中館藏1/3全宗利用較多、1/3全宗利用較少、1/3全宗很少利用的情況，以及檔案保管庫房分布等實際情況，制定檔案數(shù)字化方案。這一方案在實踐中涌現(xiàn)出了許多新問題、新情況、新方法。這些新問題、新情況、新方法要求外包公司員工必須熟知和掌握。因此，檔案數(shù)字化前整理的新實踐呼喚館方對外包公司員工及時開展業(yè)務培訓。培訓新實踐包括：

1.擬訂和修訂部分卷宗標題，解決案卷內容與標題不一致的現(xiàn)象。案卷標題是檔案實體與檔案信息之間的連接點，既是反映檔案實體的內容，又是構成案卷目錄的基礎，更是利用者利用檔案的窗口。盡管大部分標題較能反映檔案內容，但也有不少問題。其中，既有檔案標題轉化為案卷目錄時出現(xiàn)的問題，又有案卷整理時因時因地或主客觀因素等擬寫標題時的問題。現(xiàn)從館藏檔案實際出發(fā)，借鑒檔案目錄清理中對不規(guī)范案卷標題的處理方法，擬寫案卷標題時，要求在對照檔案實體、充分閱讀檔案原件的基礎上，客觀反映案卷內容，直書其事，不加褒貶。標題擬寫的總要求是：基本完整，力爭揭示到責任者、內容、時間；且語句通順、表述全面。最終目錄與檔案實體對應，案卷標題反映檔案內容。

2.解決一卷多宗問題。在國民政府交通、郵電、鐵道、稅務、金融等系統(tǒng)全宗中，“一卷多宗”現(xiàn)象存在較多，個別卷號達數(shù)百宗，排列長度近百米，只有一個簡單類目式標題。此次數(shù)字化前整理或將部分全宗案卷進行分宗，分別擬寫宗標題；或將部分案卷中原來分得太細的宗做了歸并，并與本全宗內其他案卷重新編排流水號，消除分宗號。對于多宗，實事求是，具體問題具體對待。在整理館藏國民政府教育部全宗中，予以保留；而整理館藏國民政府內政部全宗中，又予以消除。

3.正確排定卷內文件秩序。將卷內一式多份的重復文件只留一份，其余放在備考表后，只編頁，不掃描。

4.編寫卷內文件頁碼。將卷內不同形式的文件稿紙進行編頁排序。

5.對特殊檔案，如郵票、商標、書稿、字畫、碑帖、照片、實物等，做出標識與附注。

6.部分破損檔案挑出，送交技術部門修裱。

7.鑒別出部分無保存價值或無掃描價值的檔案，不用掃描。這些工作使許多重份及無價值文件不再進行數(shù)字化，既提高數(shù)字化效率，又節(jié)省大量經(jīng)費。

總之，影響檔案數(shù)字化前整理的問題、檔案數(shù)字化前整理的新要求和檔案數(shù)字化前整理的新實踐，無一不在呼喚館方及時對外包公司員工實施業(yè)務培訓。既是順應數(shù)字化和大數(shù)據(jù)時代的必然要求，又是構建數(shù)字化檔案館的必然選擇。只有充分認識到民國檔案數(shù)字化前整理中業(yè)務培訓的必要性，才能更好地做好民國檔案數(shù)字化前整理中的業(yè)務培訓，才能進一步完成民國檔案數(shù)字化前整理工作，進而及時提供對外利用、服務經(jīng)濟社會的功能。

參考文獻：

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