會議程序不可小覷

會議，是現(xiàn)代社會溝通最主要的形式之一。大到公共領(lǐng)域中的聯(lián)合國大會、歐盟議會、各國國會，小到私人領(lǐng)域里的上市公司、合伙小店、興趣團(tuán)體，無不通過會議來商討和決定組織事務(wù)和行動。而若要會議真正產(chǎn)生實(shí)效，必須以明確的規(guī)范和程序作為保障。

1876年，美國工兵準(zhǔn)將亨利·羅伯特根據(jù)美國草根社團(tuán)的合作實(shí)踐，以及英國四百多年的議會程序，用系統(tǒng)工程的方法編纂成《議事規(guī)則》，被廣泛接納為各類會議的議事準(zhǔn)則，而議事規(guī)則也成了一門專門的學(xué)問。在此，編者特摘錄其中有關(guān)“會議程序”部分，以饗讀者。

宣布開會與會議的一般程序

一次會議得以合規(guī)召開，其必要條件就是，出席會議的人數(shù)必須達(dá)到規(guī)定的法定人數(shù)。根據(jù)通用議事規(guī)則，對于一般性組織，其參會人數(shù)是“全體成員的過半數(shù)”。

會議最少需要兩名會議官員，一個是“主持人”，負(fù)責(zé)主持會議，維持秩序，秉持規(guī)則；另一個是“秘書”，負(fù)責(zé)形成會議的書面記錄。

在指定的開會時間，主持人等待會場肅靜，或示意會場肅靜，然后起立并大聲宣布“會議現(xiàn)在開始”或者“現(xiàn)在進(jìn)入會議程序”。

組織可以制訂自己的會議程序。《羅伯特議事規(guī)則》一書推薦了作為普通社團(tuán)組織的“標(biāo)準(zhǔn)會議程序”：

1.宣讀并批準(zhǔn)《會議紀(jì)要》。

2.宣讀報告：組織領(lǐng)導(dǎo)者報告，董事會報告，常設(shè)工作班子報告。

3.特別議程：事先指定的、需優(yōu)先處理的事務(wù)。

4.未完事務(wù)和普通議程：指上一次會議或者前面一段會議中引入但沒得到解決的問題。

5.新事項(xiàng)：本次會議新引入的事務(wù)。

主持人依照會議程序適時宣布進(jìn)入下一項(xiàng)程序。

將事務(wù)提交會議考慮的方法

●動議

任何事務(wù)都可以由任何成員以動議（提議）的形式“提交會議考慮”。動議是正式的建議與主張，會議必須給予回應(yīng)。動議的主題可以是主張某種實(shí)質(zhì)性的行動，也可以是表達(dá)某種看法，或者要求進(jìn)行某種調(diào)查并將結(jié)果向會議報告，以便采取進(jìn)一步的措施。

●從報告或文件中衍生的動議

附屬報告或資料文件當(dāng)中的問題或建議也可以作為動議提交會議考慮。譬如，在工作人員、董事會或者指定發(fā)言者做出報告之后，一個或者若干動議可以將該報告中的建議分別引入會議，即“提交會議考慮”。

●無需動議即可直接處理的遺留問題

如果在以前的會議中，某動議已將某項(xiàng)事務(wù)引入會議，但被推遲到另外的指定時間處理，那么屆時無需新的動議，主持人即刻宣布會議現(xiàn)在繼續(xù)討論該事務(wù)。

取得和分配發(fā)言權(quán)

參會成員在每次動議或辯論之前必須先取得發(fā)言權(quán)，即經(jīng)主持人準(zhǔn)許后發(fā)言。

●申請發(fā)言的步驟：

1.申請發(fā)言要在沒有其他成員發(fā)言或擁有發(fā)言權(quán)的前提下進(jìn)行。

2.申請發(fā)言的成員可以在座位上起立，或者走到會場的話筒處，面對主持人。如果按照規(guī)則該成員可以發(fā)言，主持人則宣布該成員的頭銜或名字，或者該成員所代表的部門、單位等，此時，該成員取得了發(fā)言權(quán)，可以繼續(xù)進(jìn)行動議或辯論。

3.如果會議規(guī)模不大，在場成員彼此認(rèn)識，主持人可以對其點(diǎn)頭示意準(zhǔn)許發(fā)言；相反，如果會議規(guī)模較大，并出現(xiàn)若干成員同時申請發(fā)言的情況，則主持人要使用正式的措辭——“請XX先生/女士發(fā)言?！敝鞒秩丝赡懿恢郎暾埌l(fā)言者的名字，申請發(fā)言權(quán)的成員應(yīng)該在主持人面向自己時自報姓名和身份，主持人就可以重復(fù)這些信息，把發(fā)言權(quán)分配給該成員。成員發(fā)言結(jié)束后要示意主持人，以示交回發(fā)言權(quán)。

●多人同時申請發(fā)言權(quán)

對于多人同時要求發(fā)言權(quán)的情況，一般的規(guī)則是，如果其他條件相同，那么最先起立或舉手者就取得優(yōu)先發(fā)言權(quán)。

將動議提交會議考慮的步驟

●提出動議

想要提出一個動議，必須先取得發(fā)言權(quán)。一位成員想要提出動議，可以說“我提議XX議題”。議題的措辭應(yīng)該正式，最好能夠不用修改就直接放在組織的書面文件里。提出動議之后，動議人就座。

●成員“附議”

在某人提出一個動議之后，除此人之外的其他成員，只要認(rèn)為該議題值得在會議上考慮，那么不用取得發(fā)言權(quán)（在小型會議中也不用起立）就可以直接說，“我附議”；在大型會議中，特別是可能有非會議成員列席的情況，附議人應(yīng)該起立，報出自己的姓名和身份信息，然后說，“主持人，我附議剛才的動議?！备阶h僅表示動議有考慮的必要，并不一定表示贊成。

主持人應(yīng)確保所有成員都已經(jīng)聽清該動議，所以要詢問，“對此動議，是否有人附議？”如果仍沒有人附議，就可轉(zhuǎn)入下一項(xiàng)議程。

●主持人“陳述議題”

動議經(jīng)提出并得到附議后，主持人通過陳述議題，將其正式提交會議考慮。只有在主持人陳述議題之后，會議才能正式考慮該議題，辯論才可以開始。

經(jīng)過上述步驟，動議正式提交到會議上進(jìn)行考慮。會議“對動議的考慮”還要經(jīng)過三個步驟：（1）各成員就議題展開辯論。（2）主持人把議題提請表決。（3）主持人宣布表決結(jié)果。在小董事會、委員會或小型會議中，通?？梢圆捎门e手表決。 責(zé)編/張曉莉

羅伯特議事規(guī)則“簡化版”

《羅伯特議事規(guī)則》的中文譯者袁天鵬曾在安徽阜陽南塘村為農(nóng)民進(jìn)行培訓(xùn)，讓村民們學(xué)會民主辯論與表決。為了便于記憶，他將《羅伯特議事規(guī)則》高度凝練后，形成簡約明晰的“南塘13條”：

第1條 動議中心原則

動議是開會議事的基本單元?！皠幼h者，行動的提議也?！睍h討論的內(nèi)容必須是具體、明確、可操作的行動建議。先動議后討論，無動議不討論。

第2條 主持中立原則

會議主持人負(fù)責(zé)宣布開會制度，分配發(fā)言權(quán)，提請表決，維持秩序，執(zhí)行程序。主持人在主持期間不得發(fā)表意見，不得總結(jié)別人的發(fā)言。

第3條 機(jī)會均等原則

任何人發(fā)言前須示意主持人，得到允許后方可發(fā)言。先舉手者優(yōu)先；尚未對當(dāng)前動議發(fā)言者，優(yōu)先于已發(fā)言者。

第4條 正反輪流原則

主持人應(yīng)盡量讓意見相反的雙方輪流得到發(fā)言機(jī)會，以保持平衡。

第5條 立場明確原則

發(fā)言人應(yīng)首先表明對當(dāng)前待決動議的立場是贊成還是反對，然后再進(jìn)一步說明理由。

第6條 發(fā)言完整原則

不能打斷別人的發(fā)言。在其他人擁有發(fā)言權(quán)的時候起立或舉手是不合規(guī)，發(fā)言無效。

第7條 面對主持原則

發(fā)言要面對主持人，參會者之間不得直接辯論。譬如國會辯論時，不同意見的議員在規(guī)定的時間里，只能向主持會議的議長或委員會主席說話，不能向?qū)κ种苯印敖邪濉薄?/p>

第8條 限時限次原則

每人每次發(fā)言的時間不得超過約定時間；每人對同一動議的發(fā)言不得超過約定次數(shù)。

第9條 一時一件原則

發(fā)言不得偏離當(dāng)前待決的問題。只有在一個動議處理完畢后，才能引入或討論另外一個動議。主持人對跑題行為應(yīng)予制止。

第10條 遵守裁判原則

主持人應(yīng)制止違反議事規(guī)則的行為，違規(guī)者應(yīng)立即接受主持人的裁判。

第11條 文明表達(dá)原則

不得進(jìn)行人身攻擊，不得質(zhì)疑他人動機(jī)、習(xí)慣或偏好，辯論應(yīng)就事論事，以當(dāng)前待決問題為限。絕不可指責(zé)對方說假話。

第12條 充分辯論原則

表決須在討論充分或者沒有人想再發(fā)言之后方可進(jìn)行。如果主持人有表決權(quán)，應(yīng)最后表決。

第13條 多數(shù)裁決原則

當(dāng)贊成方的票數(shù)多于反對方的票數(shù)，動議通過。平局等于沒有通過。棄權(quán)者不計入有效票。