醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題及對策

于洋

摘 要：在醫(yī)療體制改革實行的過程中，醫(yī)院各項管理工作為適應(yīng)新醫(yī)療的需要，紛紛提高管理的效率。在過去醫(yī)院檔案管理工作在復(fù)雜多變的管理工作中容易受到忽視，與此同時，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中存在諸多的不足之處，不利于保存信息的完整性與連續(xù)性。面對此種情況，為適應(yīng)新醫(yī)療改革的實施，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，加強對醫(yī)院檔案的管理。本文就新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路進行分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；新醫(yī)改；信息化；對策

醫(yī)院檔案就是在醫(yī)院經(jīng)營運轉(zhuǎn)過程中所形成的各種資料，最多的資料就是病案資料，醫(yī)院檔案資料不僅是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的全紀錄，而且也是醫(yī)療教育、科研以及運營管理的重要依據(jù)，對于醫(yī)院管理具有重要的作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理工作中引入信息化的管理手段，已經(jīng)成為現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢[1]，這不僅有助于提高醫(yī)院檔案管理工作效率與水平，同時也有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的深度開發(fā)利用，對于推動醫(yī)院的發(fā)展具有重要的作用。

1 醫(yī)院檔案的范圍及管理意義

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程中所從事的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、統(tǒng)計等活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。因此，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理工作，是為醫(yī)院實行現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容。在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮著重要作用。檔案作為原始歷史記錄是一種能夠再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，不僅為各項工作的開展提供豐富、真實的歷史憑證和參考的依據(jù)，而且是最具有權(quán)威性、憑證性和可靠的固化記錄物。檔案一旦損毀、消失，將無法復(fù)原再生，其損失將無法估量。醫(yī)院只有切實加強對檔案工作的管理水平，才能更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務(wù)檔案。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

工作時效提高：辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用對醫(yī)院各部門之間的職能、人員、業(yè)務(wù)流程等產(chǎn)生了較大的影響，傳統(tǒng)的人工操作的限制被突破，使檔案管理工作程序更合理、科學(xué)，檢索利用也更加方便、快捷。

對檔案管理人員的挑戰(zhàn)：辦公自動化條件下的檔案管理是以計算機和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和多樣化的檔案儲存格式，對工作人員的業(yè)務(wù)、技術(shù)以及操作技能等知識提出了新的要求。新的工作需要的是新的技術(shù)，傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗已不能滿足。因此，掌握新技術(shù)成為檔案專業(yè)人才工作的目標和關(guān)鍵。

檔案管理應(yīng)建立標準：自動化是以標準化為基礎(chǔ)的，因此檔案管理工作的標準化是自動化的關(guān)鍵[2]。辦公自動化是一項龐大的系統(tǒng)信息工程，必需有統(tǒng)一的科學(xué)依據(jù)，統(tǒng)一的檔案工作業(yè)務(wù)標準，以適應(yīng)辦公自動化的需求。

醫(yī)院檔案存儲方式的多樣化：辦公自動化環(huán)境下檔案的存儲方式從單一的紙質(zhì)，發(fā)展到文本、圖像、聲音或影像等多種實物載體，不僅減少了存儲檔案的空間，擴大了檔案存儲的范圍和內(nèi)容，還能保持檔案完整性，延長檔案壽命。同時，這些載體存儲、讀取方便快捷，易于傳遞，不易損壞，穩(wěn)定性強。

實現(xiàn)一定范圍內(nèi)信息共享：計算機技術(shù)在辦公自動化環(huán)境下發(fā)揮作用，檔案的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化管理得以實現(xiàn)，極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對所調(diào)閱的檔案信息，能保證很高的查找率，脫離了空間的限制；其他部門的工作動態(tài)和檔案管理信息動態(tài)可以通過網(wǎng)絡(luò)得以實現(xiàn)。辦公自動化系統(tǒng)同時也規(guī)范了文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限，確保了信息的保密性。

3 醫(yī)院檔案管理中所存在的問題

檔案管理程序較為簡單，利用率低。醫(yī)院檔案的管理，運用的是簡單的管理程序，利用率也相對較低，從而影響后續(xù)的研究工作和技術(shù)的發(fā)展。而醫(yī)院的管理者未意識到更多的成本會為檔案管理帶來優(yōu)化，并且檔案管理的重要性不宜顯現(xiàn)，所以導(dǎo)致檔案的利用率較低。

醫(yī)院檔案缺乏現(xiàn)代化的管理，設(shè)施簡陋。隨著時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案工作硬件因為時間較長，設(shè)備過于落后，缺乏現(xiàn)代化的設(shè)施很難適應(yīng)時代的發(fā)展腳步，因此，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案丟失、遺漏狀況較為嚴重，很多醫(yī)院現(xiàn)在還進行手動收集和查找，由于缺少計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理，使檔案的收集和使用非常困難，制約了檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

檔案的利用率較低。建立檔案的根本目的是為日后工作提供一個借鑒，為了醫(yī)療技術(shù)的完善和創(chuàng)新提供了一個必要的資料。但是在實際的工作中，檔案是有一定保存期限的，在固定的一段時間內(nèi)，會對檔案資料進行清理，將長期不用的資料進行銷毀，造成了信息資源的大量缺失，嚴重阻礙了檔案管理工作的不斷發(fā)展。

4 采取改進措施

加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)：檔案信息化建設(shè)是一個需要有著合理結(jié)構(gòu)的人才隊伍才能完成的系統(tǒng)工程。加強檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)：醫(yī)院檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，可以說是一項檔案技術(shù)工程[3]。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。

創(chuàng)新檔案管理制度：醫(yī)院檔案部門要在促進檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，認真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、實施辦法等，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制定。案管理環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，確保電子檔案的安全性和完整性。

統(tǒng)一檔案管理標準：標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，是衡量工作效率高低的尺度。因此檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)鉆研國家和上級檔案管理部門關(guān)于檔案信息化管理的法規(guī)、文件，及時請教上級檔案管理部門，制定出適合自己醫(yī)院的統(tǒng)一的檔案管理標準，并認真執(zhí)行，從而建立醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔。

參考文獻

[1] 趙 麗. 新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 企業(yè)改革與管理，2015，12（8）：82.

[2] 孫 濤，陳小琤. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]. 中國病案，2014，15（1）：51-53.

[3] 劉英霞，賈麗娜. 探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J]. 中國病案，2012，13（2）：68-69.