新形勢(shì)下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

畢威

【摘 要】用好、管好企業(yè)的文書檔案是每個(gè)企業(yè)都必須要履行的一項(xiàng)重要職責(zé)。然而，從歷史來看，在大多數(shù)的企業(yè)中，由于頻繁更換文書檔案的管理人員導(dǎo)致在文書檔案的保密管理方面出現(xiàn)了漏洞，針對(duì)這些漏洞，企業(yè)有必要進(jìn)行嚴(yán)肅的思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文書檔案；保密管理；思考

一、前言

機(jī)要文書檔案的保密主要包括對(duì)機(jī)要圖表、資料、文書檔案等的保密以及電報(bào)傳真密碼的保密。但在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理中，一些人并沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)文書檔案保密管理工作的重要性。

二、文書檔案保密管理工作現(xiàn)存的不足

1.文書檔案保密管理意識(shí)比較淡薄

第一，企業(yè)在思想上認(rèn)識(shí)模糊。由于一部分企業(yè)在思想上對(duì)檔案管理工作沒有高度的認(rèn)識(shí)，沒有把它作為企業(yè)基礎(chǔ)，存在“檔案是檔案，業(yè)務(wù)是業(yè)務(wù)”的想想，對(duì)于檔案與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系認(rèn)識(shí)模糊，因此不知道開展企業(yè)文書檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開展這項(xiàng)工作。第二，企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作不夠重視。一部分企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到文書檔案在如今這個(gè)信息化的時(shí)代中所具有的使用價(jià)值，認(rèn)為所謂的文書檔案管理僅僅是收集企業(yè)的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財(cái)力，卻出不來任何政績(jī)，是一種得不償失的行為。第三，企業(yè)缺乏主動(dòng)性。大部分企業(yè)只重視形式，輕視內(nèi)容，重視晉級(jí)，輕視效能，晉升文書檔案管理級(jí)別往往是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，并沒有真正地從對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé)的角度去做好文書檔案管理工作。

2.企業(yè)在文書檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書檔案管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。在基層企業(yè)中，文書檔案管理人員大多數(shù)是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專業(yè)化水平不高，隊(duì)伍變動(dòng)頻繁，這直接導(dǎo)致文書檔案的爭(zhēng)論和管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。第二，文書檔案管理的質(zhì)量不高。首先，文書檔案的管理人員只知道基本知識(shí)，對(duì)于檔案的保管期限、案卷號(hào)、類別號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)混淆不清，出現(xiàn)蓋錯(cuò)章、編錯(cuò)號(hào)的習(xí)慣。其次，文書檔案目錄的索引不全，一些年代久遠(yuǎn)的文書檔案很難找到索引，導(dǎo)致這些文件的使用價(jià)值得不到發(fā)揮，不能為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。最后是企業(yè)沒有足夠地認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，使得檔案的使用價(jià)值沒有充分地顯現(xiàn)出來，導(dǎo)致文書檔案的管理質(zhì)量無法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書檔案管理的方式太過陳舊。當(dāng)前企業(yè)的文書檔案管理主要是手工管理，文書檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數(shù)還是沿襲著傳統(tǒng)手工模式，現(xiàn)代化的管理手段被應(yīng)用的很少，致使文書檔案管理的質(zhì)量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒有到位。一般來講，基層企業(yè)的辦公經(jīng)費(fèi)往往處于緊缺狀態(tài)，因此，在文書檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴(yán)格的工作制度，提高工作標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案管理工作主要負(fù)責(zé)收、整理和管理企業(yè)的文書檔案，這些文書檔案包括企業(yè)的歷史資料及發(fā)展，甚至包括企業(yè)的機(jī)密。為了提高企業(yè)文件檔案的保密程度，使機(jī)密文件不被泄露出去，各個(gè)企業(yè)單位必須制定保密管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序，這是使企業(yè)各項(xiàng)管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和合理化的準(zhǔn)則。這些制度和工作程序在為文書檔案的管理人員提出要求的同時(shí)也提供了指導(dǎo)。在保密管理制度的中，應(yīng)該就文書檔案管理工作制定操作性強(qiáng)且詳細(xì)的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以供管理人員學(xué)習(xí)和執(zhí)行。除此之外，企業(yè)還要結(jié)合管理人員工作的實(shí)際情況不斷完善文書檔案保密管理制度，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)更加規(guī)范化、科學(xué)化。

2.提高管理人員的保密工作意識(shí)和企業(yè)素質(zhì)

（1）職業(yè)道德素質(zhì)。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內(nèi)的職責(zé)的同時(shí)還要自覺地履行道德準(zhǔn)則。管理人員應(yīng)該熱愛自己的工作，對(duì)工作始終保持高度的積極性。管理人員應(yīng)該妥善地保管企業(yè)的文書檔案，保持其在形式以及內(nèi)容上的原始性和真實(shí)性。尊重事實(shí)、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業(yè)準(zhǔn)則。

（2）文化知識(shí)素質(zhì)。企業(yè)要對(duì)文件檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)、全面的文化、理論以及科學(xué)技術(shù)知識(shí)方面的教育，使他們的知識(shí)面能夠更為廣闊。近年來，隨著社會(huì)與科技的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到文件檔案管理領(lǐng)域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的文件管理知識(shí)，還要能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的科技手段管理文書檔案。

（3）專業(yè)素質(zhì)。文件檔案管理工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，這就要求管理人員必須具備足夠的專業(yè)知識(shí)和一定的工作技巧。專業(yè)素質(zhì)主要包括工作人員履行專業(yè)職責(zé)的智力、能力、學(xué)歷、成績(jī)和資歷。企業(yè)可以通過專業(yè)的培訓(xùn)途徑來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，培訓(xùn)的形勢(shì)多種多樣，如短期培訓(xùn)班，高校內(nèi)開設(shè)的相關(guān)課程，等等。

四、結(jié)語

一個(gè)企業(yè)的文書檔案是記錄該企業(yè)的創(chuàng)辦和發(fā)展歷史的最真實(shí)證據(jù)，同時(shí)，它也是企業(yè)員工了解企業(yè)文化，提升自身工作素質(zhì)的有效依據(jù)。文書檔案聯(lián)系著企業(yè)的過去和未來，關(guān)系著企業(yè)的前途和命運(yùn)，因此，加強(qiáng)文書檔案保密管理工作是每個(gè)企業(yè)單位刻不容緩的工作。

參考文獻(xiàn)：

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