淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作

潘艷萍

【摘 要】現(xiàn)階段，隨著我國經(jīng)濟(jì)改革的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的職工流動也愈發(fā)頻繁，對原有單位內(nèi)部的人事管理制度形成巨大挑戰(zhàn)。為此，事業(yè)單位推行各項制度的改革。近年來，我國事業(yè)單位的辦公室人事檔案管理工作提升到了一個新的高度，取得顯著成就，但同時人事檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問題。因此，提高人事檔案管理工作的真實可靠性，為事業(yè)單位提供高素質(zhì)人才成了事業(yè)單位辦公室人事檔案管理工作中的重要問題。本文在分析當(dāng)前事業(yè)單位辦公室人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上制定出了一些切實可行的解決對策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;對策

一、事業(yè)單位辦公室人事檔案管理工作現(xiàn)存問題

人事檔案作為企業(yè)內(nèi)部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，對事業(yè)單位的發(fā)展和改革具有極其重大的影響，能夠全面反映各職工的工作經(jīng)歷、獎懲情況及歷史背景等，是人力資源管理工作的重要工具。事業(yè)單位中的招聘管理、技術(shù)、后勤人才或是對人才的考核、任免、晉升等工作都會用到人事檔案。目前單位內(nèi)部人事檔案的使用需求日益多樣化，對檔案的全面、真實、準(zhǔn)確性有了更高的要求。伴隨事業(yè)單位人事檔案管理工作改革的不斷深化，其中的問題也暴露的愈發(fā)明顯。

（一）單位內(nèi)部人員對人事檔案管理工作不夠重視

人們對人事檔案管理工作的忽視主要是由于：一是目前人才流動頻繁，人事檔案中關(guān)于個人的工作業(yè)績、能力等方面材料少，用處不大。二是人事檔案涉及的個人信息多數(shù)缺乏真實性，使人事部門無法通過檔案來正確評估職工的價值。從而導(dǎo)致了事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視內(nèi)部的認(rèn)識檔案管理工作，以及領(lǐng)導(dǎo)層以下的人事檔案管理工作人員思想上的松懈。

（二）人事檔案管理不完善

人事檔案作為人才信息的主要載體，應(yīng)該能夠全面、詳實地反映一個人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國人事檔案管理工作中制度尚不健全，執(zhí)行也并不嚴(yán)格，收集的材料不全面，無法準(zhǔn)確地反映個人的真實情況，影響檔案的質(zhì)量且利用價值不高。而檔案的真實性決定其能否發(fā)揮其社會作用。另外，隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入發(fā)展，人才流動愈發(fā)頻繁，人員的頻繁流動導(dǎo)致檔案遺失現(xiàn)象增多，由此出現(xiàn)的諸如隨意更改工齡、更改學(xué)歷等虛假問題愈發(fā)嚴(yán)重，給人事部門的工作增加了難度，也影響到了企業(yè)對人才的工資晉升、福利發(fā)放等。

（三）人事檔案管理工作的信息化程度不高

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作的收集、整理等工作主要依靠單位內(nèi)部的人力資源部完成。而隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，人事檔案管理工作不斷加入信息化手段，檔案管理工作已逐漸采用信息化管理。現(xiàn)代化的信息技術(shù)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)和管理，促進(jìn)人事檔案部門與外界人力資源市場及時便捷地進(jìn)行信息交流。但是仍然存在一些事業(yè)單位尚未廣泛運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，人事管理工作仍采用手工操作的方式，既不利于提升檔案管理的工作效率，又不利于檔案的保管，容易造成人事檔案資源的浪費(fèi)。

（四）人事檔案斷檔和人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

首先，人才的頻繁流動導(dǎo)致檔案流失的情況增多，容易出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。其次，單位很少對新進(jìn)人才的檔案進(jìn)行查看及核實。最后，人才的頻繁流動同時造成了人檔分離的現(xiàn)象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴(yán)重阻礙單位的發(fā)展，使單位內(nèi)部的人事檔案管理工作得不到完善。

（五）人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高，設(shè)施陳舊

人事檔案管理工作人員作為人事檔案管理的直接實踐者，其素質(zhì)的高低將決定檔案管理工作的質(zhì)量高低。

二、完善事業(yè)單位辦公室人事檔案管理工作的對策

事業(yè)單位人事檔案管理工作在其改革發(fā)展過程中，很多方面都得到了提高和完善，但是仍然有一些在制約著其發(fā)展。以下是一些解決措施。

（一）加強(qiáng)單位內(nèi)部各階層人員對人事檔案的重視

要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，重視人事檔案管理類工作，認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)真解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。還有定期規(guī)劃研究人事檔案管理工作，做到有計劃、有落實。另外還要引導(dǎo)下級各工作人員對檔案管理工作的重視，定期對其進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，以提高其檔案管理和服務(wù)意識，同時采取各種手段激勵其檔案管理工作的積極性。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案作為人才信息的主要載體，對單位發(fā)展影響重大。人事檔案管理工作應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，將管理工作與信息科技化相結(jié)合，提高管理效率，增加其工作的真實有效性。單位內(nèi)部可以建立電子的個人檔案系統(tǒng)，對人事檔案實行自動化管理，以方便人們對其進(jìn)行查閱并保管。這樣既有助于事業(yè)單位對優(yōu)秀人才的選拔，同時又提高了單位內(nèi)部人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）建立健全人檔分離的人事檔案管理體制

事業(yè)單位為適應(yīng)現(xiàn)今人才的高流動性，必須要改革其人檔合一的制度，實行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負(fù)責(zé)的人才流動、教育部門負(fù)責(zé)的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、勞動部門負(fù)責(zé)的就業(yè)服務(wù)等機(jī)構(gòu)承擔(dān)的管理職能脫離出來，將事業(yè)單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統(tǒng)一進(jìn)行管理。

（四）提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)高低直接影響到事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的管理水平。事業(yè)單位應(yīng)聘用素質(zhì)良好的檔案管理人員，有敬業(yè)心和責(zé)任心，有服務(wù)和保密意識，有刻苦鉆研的精神和謙虛的學(xué)習(xí)態(tài)度，對自我進(jìn)行不斷的完善。同時要提高檔案管理人員的待遇，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定性，并增強(qiáng)其積極性。另外，對檔案管理人員進(jìn)行定期的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)也是十分必要的，不斷完善更新其專業(yè)知識，提高職業(yè)道德素質(zhì)，并掌握相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)檔案的不斷發(fā)展完善。

三、結(jié)束語

綜上所述，國家的不斷發(fā)展給事業(yè)單位的人事檔案管理工作改革同時帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應(yīng)緊跟時代發(fā)展的步伐，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，不斷更新觀念，完善管理機(jī)制，探索人事檔案管理新模式，實現(xiàn)人事檔案管理的巨大意義和作用。