物資設(shè)備采購(gòu)與管理中如何兼顧成本與效率

中鐵二十局集團(tuán)第四工程有限公司 關(guān)玉亮

物資設(shè)備采購(gòu)與管理中如何兼顧成本與效率

中鐵二十局集團(tuán)第四工程有限公司 關(guān)玉亮

摘 要：物資設(shè)備采購(gòu)，是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的工作重點(diǎn)之一。物資設(shè)備采購(gòu)與管理，更是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的前提。本文針對(duì)企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)與管理中如何兼顧成本與效率的問(wèn)題進(jìn)行探討，并針對(duì)影響企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)與管理的因素提出幾點(diǎn)兼顧成本與效率的企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)與管理建議。

關(guān)鍵詞：物資設(shè)備 采購(gòu)管理 成本 效率

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的物資設(shè)備采購(gòu)與管理，是企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的前提。物資設(shè)備采購(gòu)，不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本中的重要組成部分，也是影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有效開(kāi)展并獲得預(yù)期利潤(rùn)的決定性因素。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，會(huì)采取一系列措施進(jìn)行物資設(shè)備采購(gòu)的管理與控制，因?yàn)槿绾我钥茖W(xué)的控制和管理手段在物資設(shè)備采購(gòu)與管理中兼顧成本與效率，是影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)和可持續(xù)性發(fā)展的重要因素。

1 物資設(shè)備采購(gòu)成本概述

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)都離不開(kāi)生產(chǎn)資料，而生產(chǎn)資料的獲得必然需要企業(yè)投入一定的成本。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)獲得生產(chǎn)資料的主要渠道就是采購(gòu)，而企業(yè)作為資源配置機(jī)制，是依靠對(duì)生產(chǎn)資料的再次加工和優(yōu)化利用實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)資源的優(yōu)化配置的。采購(gòu)作為企業(yè)獲得基礎(chǔ)生產(chǎn)資料的必要手段，不僅影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、發(fā)展，還對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)流通成本的降低具有重要意義。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化，國(guó)內(nèi)的各大企業(yè)紛紛加大了對(duì)物資設(shè)備采購(gòu)的管理力度，在現(xiàn)代企業(yè)管理中，不僅應(yīng)用先進(jìn)的招投標(biāo)模式優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)效率，還實(shí)現(xiàn)了設(shè)備物資的集中采購(gòu)。

招投標(biāo)采購(gòu)能夠使企業(yè)在公開(kāi)、公平、公正的原則下開(kāi)展采購(gòu)工作，并提高企業(yè)的采購(gòu)效率。企業(yè)采購(gòu)與個(gè)人買(mǎi)東西是有區(qū)別的，企業(yè)在招投標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，買(mǎi)東西的過(guò)程也是賣(mài)東西的過(guò)程，賣(mài)的東西是企業(yè)的前景、形象和管理體制。優(yōu)秀的企業(yè)通過(guò)招投標(biāo)采購(gòu)，能夠獲得比較低價(jià)位的物資設(shè)備，而賣(mài)方企業(yè)在招投標(biāo)中將物資和設(shè)備降價(jià)售出，為的就是獲得和企業(yè)戰(zhàn)略合作的機(jī)會(huì)，從而借助合作企業(yè)的行業(yè)影響力在市場(chǎng)上提升自身的品牌形象。集中采購(gòu)是指企業(yè)總部定期將企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)的采購(gòu)需求匯總，并整合成統(tǒng)一的采購(gòu)方案，以采購(gòu)方案作為主體同供應(yīng)商進(jìn)行談判和簽訂采購(gòu)合同的采購(gòu)運(yùn)作方式。集中采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)管理中的重要內(nèi)容，通過(guò)集中采購(gòu)，能夠最大化地發(fā)揮企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中的話語(yǔ)權(quán)，并以大宗商品采購(gòu)需求為基礎(chǔ)在采購(gòu)活動(dòng)中獲得議價(jià)權(quán)，對(duì)降低采購(gòu)成本和提升企業(yè)的采購(gòu)管理水平具有重要意義。

2 影響物資設(shè)備采購(gòu)與管理成本的因素

2.1 采購(gòu)價(jià)格對(duì)企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)成本的影響采購(gòu)價(jià)格是決定企業(yè)物資采購(gòu)成本的關(guān)鍵因素，企業(yè)在物資采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)價(jià)格越低，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)中就會(huì)獲得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。反之，物資采購(gòu)價(jià)格過(guò)高，則會(huì)使企業(yè)物資采購(gòu)成本增加，降低企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的靈活度，影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

2.2 采購(gòu)數(shù)量對(duì)企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)成本的影響

批發(fā)比零售價(jià)格便宜，這是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中得出的客觀結(jié)論。采購(gòu)數(shù)量對(duì)企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)成本的影響，正如批發(fā)和零售對(duì)商品單價(jià)的影響一樣，能夠極大地左右供應(yīng)商的商品定價(jià)。一般來(lái)說(shuō)，針對(duì)同一供應(yīng)商的采購(gòu)數(shù)量越大，企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中就能夠獲得更大的議價(jià)話語(yǔ)權(quán)，獲得更低的價(jià)格，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)成本的降低，是基于供應(yīng)商生產(chǎn)成本、運(yùn)輸成本降低并且能夠在大宗商品交易中獲得預(yù)期利潤(rùn)達(dá)成的。因此，采購(gòu)數(shù)量，特別是對(duì)同一供應(yīng)商的單宗交易采購(gòu)數(shù)量，能夠有效地降低企業(yè)的采購(gòu)成本。

2.3 物流信息對(duì)企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)成本的影響在信息化社會(huì)，使企業(yè)在物資設(shè)備采購(gòu)時(shí)能夠選擇更多的供應(yīng)商，雖然一些靠近原料產(chǎn)地或者技術(shù)比較完善的供應(yīng)商能夠給出一些誘人的物資設(shè)備采購(gòu)價(jià)格，但低價(jià)格的采購(gòu)卻并不一定能夠使企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)總成本的降低。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因就是我們?cè)谏唐凡少?gòu)時(shí)不僅要計(jì)算商品的交易成本，還需要把商品的物流成本計(jì)算在商品采購(gòu)總成本中，物流的性能、價(jià)格和質(zhì)量，不僅是保證采購(gòu)物資和設(shè)備安全送達(dá)企業(yè)所在地的關(guān)鍵，還是決定企業(yè)采購(gòu)總成本的重要因素。

2.4 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)成本的影響

采購(gòu)活動(dòng)需要采購(gòu)業(yè)務(wù)人員組織和實(shí)施，采購(gòu)業(yè)務(wù)人員作為采購(gòu)工作的實(shí)施、監(jiān)管和控制主體，是決定企業(yè)采購(gòu)成本的關(guān)鍵。采購(gòu)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)在企業(yè)物資和設(shè)備采購(gòu)中對(duì)采購(gòu)成本有著重要的影響，一旦采購(gòu)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)過(guò)低，就很容易在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)吃回扣、賺取采購(gòu)差價(jià)等違紀(jì)違規(guī)行為，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。優(yōu)秀的采購(gòu)業(yè)務(wù)人員，是企業(yè)按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)物資保質(zhì)、保量采購(gòu)的前提。優(yōu)秀的采購(gòu)業(yè)務(wù)人員不僅在采購(gòu)中發(fā)揮著采購(gòu)主體作用，還能夠?qū)τ绊懖少?gòu)活動(dòng)的物流、儲(chǔ)備等因素有效控制，使采購(gòu)的商品能夠在計(jì)劃周期內(nèi)毫發(fā)無(wú)損地送達(dá)至目標(biāo)單位，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展提供保證。

3 物資設(shè)備采購(gòu)與管理中兼顧成本與效率的策略

3.1 制定采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃

現(xiàn)代企業(yè)管理中，預(yù)算控制已經(jīng)成為提升企業(yè)資金利用效率和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段，采購(gòu)預(yù)算是對(duì)組織內(nèi)部各單位和部門(mén)進(jìn)行總體資源的有效配置，是采購(gòu)計(jì)劃制定的前提。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，需要大量的物資與設(shè)備，由于企業(yè)不同部門(mén)和機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中都有著不同的物資和設(shè)備采購(gòu)的需求，為了滿足企業(yè)內(nèi)各部門(mén)

對(duì)物資和設(shè)備的需求，我們?cè)谄髽I(yè)采購(gòu)前要制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)計(jì)劃的制定過(guò)程中，我們需要詳細(xì)收集企業(yè)各部門(mén)和單位的采購(gòu)需求，并將這些采購(gòu)需求匯總和分類，根據(jù)企業(yè)階段性發(fā)展規(guī)劃對(duì)這些采購(gòu)需求進(jìn)行優(yōu)選，并最終形成采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃不僅能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)，提升企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中的議價(jià)話語(yǔ)權(quán)，還有利于企業(yè)對(duì)各部門(mén)的管理和發(fā)展進(jìn)行監(jiān)控?；诓少?gòu)預(yù)算前提下的采購(gòu)計(jì)劃，是采購(gòu)人員開(kāi)展采購(gòu)工作的基礎(chǔ)，并有效控制企業(yè)采購(gòu)資金的流向和流量，實(shí)現(xiàn)控制采購(gòu)成本的目的。

3.2 制定采購(gòu)價(jià)格區(qū)間采購(gòu)價(jià)格區(qū)間的制定是企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中掌握主動(dòng)權(quán)的前提，企業(yè)在制定采購(gòu)價(jià)格區(qū)間時(shí)，一定要以實(shí)事求是的態(tài)度做好市場(chǎng)調(diào)查，了解需要采購(gòu)設(shè)備和物資的市場(chǎng)行情，并以科學(xué)的態(tài)度做好采購(gòu)價(jià)格區(qū)間的劃分。價(jià)格采購(gòu)區(qū)間的制定不僅是招投標(biāo)采購(gòu)的基礎(chǔ)，也是選擇競(jìng)標(biāo)企業(yè)的重要參考資料。價(jià)格采購(gòu)區(qū)間的制定對(duì)企業(yè)招投標(biāo)采購(gòu)有重要影響，采購(gòu)價(jià)格區(qū)間制定好后，企業(yè)要做好保密措施，

確保采購(gòu)價(jià)格的底價(jià)不會(huì)外泄，否則導(dǎo)致企業(yè)在采購(gòu)招投標(biāo)過(guò)程中失去主導(dǎo)權(quán)。采購(gòu)價(jià)格區(qū)間的制定是企業(yè)采購(gòu)價(jià)格預(yù)期的體現(xiàn)，也是企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中完成采購(gòu)預(yù)算的前提。因此，采購(gòu)價(jià)格區(qū)間的制定在很大程度上影響了企業(yè)的采購(gòu)成本。

3.3 利用采購(gòu)環(huán)境

物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場(chǎng)信息，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購(gòu)工作，即賣(mài)家(制造廠)和買(mǎi)家(企業(yè)用戶)共用一個(gè)信息平臺(tái)，要通過(guò)充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等資源，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息共享，發(fā)揮采購(gòu)信息的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制的功能，有效地組織和控制采購(gòu)工作的全過(guò)程，使各個(gè)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，提高采購(gòu)工作效率，減少采購(gòu)管理和決策的盲目性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

3.4 供應(yīng)商的選擇管理

供應(yīng)商的選擇是影響企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)的重要因素，我們?cè)谶x擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)該以公平競(jìng)爭(zhēng)為前提，并制定合理的供應(yīng)商資質(zhì)限制，在保證企業(yè)供應(yīng)商資質(zhì)選擇的基礎(chǔ)上給所有符合資質(zhì)的供應(yīng)商以均等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。招投標(biāo)工作開(kāi)始前，我們不僅要保證招投標(biāo)工作供應(yīng)商的數(shù)量，使招投標(biāo)工作能夠符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行規(guī)律，還需要做好供應(yīng)商的資質(zhì)和質(zhì)量控制。

為了做好供應(yīng)商的選擇管理，我們首先要做好供應(yīng)商的數(shù)量控制。雖然供應(yīng)商數(shù)量的增加意味著供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，企業(yè)則能夠在供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)間獲得更大的議價(jià)籌碼，但過(guò)多的供應(yīng)商會(huì)導(dǎo)致招投標(biāo)工作的混亂，并且使招投標(biāo)工作由良性的市場(chǎng)選擇變?yōu)閻盒愿?jìng)爭(zhēng)?；靵y的招投標(biāo)活動(dòng)不僅會(huì)影響企業(yè)采購(gòu)物資設(shè)備的質(zhì)量，還會(huì)影響招投標(biāo)工作的工作效率。一般來(lái)說(shuō)企業(yè)采購(gòu)招投標(biāo)中，供應(yīng)商數(shù)量以3～4家為宜，并且要求這3～4家供應(yīng)商都能夠符合企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)要求，要具有較優(yōu)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和物資設(shè)備供應(yīng)實(shí)力。在物資采購(gòu)中，采取公開(kāi)招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的物資，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)成本。

3.5 做好供應(yīng)商的后期管理

供應(yīng)商的后期管理是指我們?cè)诤凸?yīng)商開(kāi)展業(yè)務(wù)合作時(shí)，針對(duì)供應(yīng)商的企業(yè)資質(zhì)和產(chǎn)品供應(yīng)能力進(jìn)行有效的供應(yīng)商管理。對(duì)于供貨及時(shí)、供貨質(zhì)量好且聲譽(yù)較優(yōu)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，我們可以和其建立長(zhǎng)期的伙伴合作關(guān)系。對(duì)于供貨質(zhì)量好，但產(chǎn)能較低的企業(yè)，我們應(yīng)該注意對(duì)其的培育和支持，幫助這類企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，從而保證企業(yè)采購(gòu)商品的重組供應(yīng)。對(duì)于商品質(zhì)量差、供貨較慢的企業(yè)，則避免在以后的采購(gòu)活動(dòng)中和其建立合作關(guān)系，以保證企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。做好供應(yīng)商的后期管理，是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商和企業(yè)雙贏和戰(zhàn)略伙伴關(guān)系建立的前提，供應(yīng)商管理能夠幫助企業(yè)節(jié)約采購(gòu)成本，并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期降低采購(gòu)成本的目的。

企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中應(yīng)該有做好供應(yīng)商管理的意識(shí)，和優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)合作，并將業(yè)務(wù)合作伙伴納入到物資采購(gòu)管理中。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的長(zhǎng)期管理不僅能夠持續(xù)平穩(wěn)地獲得長(zhǎng)期的物資供應(yīng)，還能夠在最大限度上使企業(yè)獲得較低的物資和設(shè)備采購(gòu)價(jià)格，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，提升企業(yè)在行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

綜上所述，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，物資設(shè)備的采購(gòu)與管理是保證企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中獲得更高利潤(rùn)的前提。為了提升企業(yè)在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，我們必須做好企業(yè)物資采購(gòu)的管理與控制，實(shí)現(xiàn)降低企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)的成本并提升企業(yè)物資與設(shè)備采購(gòu)效率的目的，幫助企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中獲得更多的利潤(rùn)，為企業(yè)的發(fā)展提供核心動(dòng)力。

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中圖分類號(hào)：F252.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298(2015)06(b)-013-03