中小學(xué)校舍檔案的管理及運(yùn)用

潘冬梅

摘要：21世紀(jì)是一個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，人類(lèi)文明也不斷向前發(fā)展，新的科學(xué)技術(shù)層出不窮。各行各業(yè)的規(guī)范化管理水平也在不斷地提高。在中小學(xué)校園建設(shè)中，校舍檔案的管理也不例外，校舍檔案管理慢慢地趨于規(guī)范化、系統(tǒng)化。下文就中小學(xué)校舍檔案的管理及運(yùn)用作簡(jiǎn)單地分析，為校舍檔案的規(guī)范化添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：校舍檔案；運(yùn)用管理；中小學(xué)

中圖分類(lèi)號(hào)：G484 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）06（b）-0000-00

校舍檔案的規(guī)范化管理是學(xué)?；窘逃虒W(xué)工作開(kāi)展的保證，也是學(xué)校管理水平的重要體現(xiàn)，是保證學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施安全的前提條件。雖然校舍檔案的管理規(guī)范化進(jìn)程在不斷的加快，但是對(duì)中小學(xué)校舍檔案管理我國(guó)目前并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。為適應(yīng)現(xiàn)代化教育教學(xué)的發(fā)展，我們必須實(shí)現(xiàn)校舍檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，校舍檔案資料的規(guī)范化管理是學(xué)校財(cái)產(chǎn)流向以及學(xué)校擴(kuò)建、改建以及基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)的重要證據(jù)，也是學(xué)校成長(zhǎng)與發(fā)展的歷史性資料，它是維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益的重要證據(jù)與基礎(chǔ)性資料。

1中小學(xué)校舍檔案的主要內(nèi)容與作用

中小學(xué)校舍檔案主要有確權(quán)類(lèi)檔案、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類(lèi)檔案、校舍基本管理類(lèi)檔案三大基本類(lèi)別。確權(quán)類(lèi)檔案的主要內(nèi)容有：（一）土地使用權(quán)證書(shū)，主要介紹學(xué)校的土地面積和方位四至；（二）房屋所有權(quán)或使用權(quán)書(shū)，明確告知校內(nèi)的房屋哪些是學(xué)校所有的，哪些學(xué)校只有使用權(quán)；（三） 土地征用請(qǐng)示與權(quán)屬變更文件，主要詮釋了學(xué)校土地使用以及變更的合法性；（四）仲裁糾紛裁決文件，主要收集學(xué)校涉及的仲裁法律文書(shū)。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類(lèi)檔案的主要內(nèi)容有：（一）設(shè)計(jì)類(lèi)檔案，主要收納了學(xué)校河?xùn)|設(shè)計(jì)及技術(shù)設(shè)計(jì)方面的圖紙和文件；（二）學(xué)校基本規(guī)劃建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生保護(hù)方面的文件，主要記載了在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中學(xué)校在環(huán)境衛(wèi)生方面取得的成果；（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的原材料的出廠說(shuō)明和質(zhì)量鑒定文件，這些文件在一定程度上確保了學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量；（四）工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，準(zhǔn)確記載了學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)完工后的驗(yàn)收情況。（五）地質(zhì)勘查文件，這為學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的安全性提供了科學(xué)依據(jù)；（六）可行性研究報(bào)告，這為學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的可行性提供了智力支持。（七）竣工圖與工程預(yù)、決算報(bào)告，這為我們展示了基礎(chǔ)設(shè)施的原貌與花費(fèi)。

校舍基本管理類(lèi)檔案的主要內(nèi)容有：（一）學(xué)校歷屆管理人員基本資料，這讓我們銘記為學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)作出貢獻(xiàn)的人；（二） 學(xué)?？偲矫鎴D與總體規(guī)劃圖，明確記載了學(xué)校的面積與未來(lái)發(fā)展方向；（三） 房屋使用、修繕情況與鑒定分幢記錄表；這讓我們明確學(xué)校房屋的基本情況與使用功能；（四）房屋土地變更表，準(zhǔn)確記載了學(xué)校土地的流向與變更情況；（五） 運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地與其他建筑分布表，這使我們清晰地知道學(xué)校的各種設(shè)施的分布情況，也讓初進(jìn)校園的人對(duì)學(xué)校建筑及設(shè)施的基本分布一目了然；（六）學(xué)校地下管道路線圖，這為地下管道的保護(hù)與修繕提供了第一手資料。

2中小學(xué)校舍檔案的整理和分類(lèi)

由上文可知中小學(xué)校舍檔案分為確權(quán)，基建、管理三大類(lèi)，并且我們也初步了解了每一種檔案在學(xué)校建設(shè)中所起的作用。確權(quán)類(lèi)檔案內(nèi)容繁多，而且每一種都關(guān)系著學(xué)校房屋與建設(shè)的合法性；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類(lèi)檔案記載了學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、修繕、維護(hù)與變更的基本情況；管理類(lèi)檔案劃分細(xì)致，包含的內(nèi)容比較多也比較細(xì)微，在整理的過(guò)程中需要我們做到井井有條?；诿恳环N檔案都有他們各自的特點(diǎn)，在檔案整理的過(guò)程中我們既要注重資料檔案的真實(shí)性、完整性，又要注意數(shù)量的適度和外觀整潔、大方、美觀。檔案整理工作不是簡(jiǎn)單地檔案分類(lèi)堆放，它必須具有一定的檔案管理技巧與知識(shí)，每一樣檔案都要根據(jù)內(nèi)容和材料填寫(xiě)份數(shù)與頁(yè)數(shù)、檔案號(hào)、目錄號(hào)，然后根據(jù)分類(lèi)把它們按照時(shí)間的先后順序放在同類(lèi)檔案中的制定位置。檔案的排列一定要本著有利于管理和有利于查找的基本原則進(jìn)行擺放。在檔案管理工作中，檔案的立卷裝訂也是一個(gè)十分重要的工作環(huán)節(jié)。檔案的裝訂一定要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的要求進(jìn)行，做到規(guī)范操作、整齊有序和無(wú)一漏訂。

3中小學(xué)校舍檔案的資料收集

中小學(xué)的校舍檔案與學(xué)校的其他文本檔案有很大的區(qū)別。它是在學(xué)校建設(shè)與校舍檔案，與學(xué)校文書(shū)檔案是不一樣的，它是在日常校舍設(shè)施建設(shè)和管理活動(dòng)中隨之形成的校舍資料，整理而成的。其具有很大的真實(shí)可靠性?，F(xiàn)在對(duì)于一些檔案的管理方法也比較多，通常用的方法是立卷歸檔和平時(shí)總結(jié)收集。其一，立卷歸檔也就是說(shuō)在整理一些關(guān)于校舍建設(shè)和維護(hù)活動(dòng)中，保存具有長(zhǎng)久使用和保存價(jià)值的資料，其特點(diǎn)就是齊全、系統(tǒng)。在校舍文件材料立卷歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間及歸檔要求三方面。在收集的整個(gè)過(guò)程中，要積極地到相關(guān)部門(mén)查閱資料，不能坐等有關(guān)部門(mén)將資料送上門(mén)來(lái)，立卷歸檔爭(zhēng)取做到質(zhì)量、數(shù)量都達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)。其二，日常收集：校舍建設(shè)過(guò)程中，人多，事雜，因此有價(jià)值的資料容易丟失，加強(qiáng)日常管理，加強(qiáng)日常收集，可以有效保證校舍檔案資料的完整性。

4在中小學(xué)校舍檔案建立過(guò)程中要注意哪些事項(xiàng)

1、學(xué)校是校舍檔案建立的主體，其涉及的范圍比較廣泛，影響也比較大，要求我們?cè)谡磉^(guò)程中要細(xì)心、耐心，而且要做好長(zhǎng)期整理的準(zhǔn)備。

2、學(xué)校檔案管理建成后我們必須加強(qiáng)管理，將資料做好分類(lèi)整理，為以后的查閱提供便利。

3、校舍檔案建設(shè)要求我們及時(shí)并經(jīng)常的將收集來(lái)的資料進(jìn)行科學(xué)研究，并分析，最后整理建成檔案。同時(shí)根據(jù)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，校舍檔案要真實(shí)反映學(xué)校的真實(shí)面貌。同時(shí)必須要注重校舍檔案存檔時(shí)必須做到數(shù)量適當(dāng)、外表美觀，更重要的是要注重其內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性。

4、校舍檔案的建立與保存必須在遵循《檔案法》的基礎(chǔ)上進(jìn)行，必須以法來(lái)規(guī)范學(xué)校檔案工作，確保學(xué)校檔案建設(shè)能順利進(jìn)行，為學(xué)校以后的檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

5建立中小學(xué)校舍檔案的重要作用

校舍檔案是一個(gè)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的重要見(jiàn)證，也是學(xué)校未來(lái)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。同時(shí)校舍檔案也是維護(hù)學(xué)校合法利益的重要法律依據(jù)。校舍檔案是管理學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的重要保證。如果校舍檔案沒(méi)有完整、安全、妥善的保管，學(xué)校的歷史也無(wú)法全面的展示在后人面前，學(xué)校日后的基本建設(shè)難度也會(huì)加大。所以，我們一定要重視校舍檔案建設(shè)工作，學(xué)會(huì)保存校舍檔案這筆對(duì)現(xiàn)在和未來(lái)都有利用價(jià)值的財(cái)富。

6運(yùn)用中小學(xué)檔案應(yīng)注意的問(wèn)題

中小學(xué)檔案這筆展示學(xué)校今天，預(yù)示學(xué)校美好明天的財(cái)富，我們不光要明確它的內(nèi)容、也要明確它的收集方法與重要意義。當(dāng)然，我們更要明確中小學(xué)校舍檔案運(yùn)用中的注意事項(xiàng)。

1、對(duì)有關(guān)部門(mén)送來(lái)的檔案和對(duì)自身收集來(lái)的檔案要及時(shí)、經(jīng)常性的進(jìn)行歸納整理，不能讓該存檔的資料長(zhǎng)期積壓，對(duì)檔案資料要進(jìn)行科學(xué)的分析與研究，建成符合《檔案法》和學(xué)校檔案建設(shè)要求的檔案。同時(shí)，學(xué)校的校舍檔案管理人員必須注重校舍檔案的完整性，對(duì)于借閱檔案的人員要進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)借閱后返還的檔案一定要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行檢查，對(duì)完好無(wú)損的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，對(duì)借閱造成破壞的檔案應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

2、以法律為準(zhǔn)繩是我們做一切事情的基本原則，所以學(xué)校的校舍檔案管理工作也應(yīng)在《檔案法》的指導(dǎo)下進(jìn)行，學(xué)校的校舍檔案管理人員必須依法并且按照學(xué)校檔案工作的基本要求有效開(kāi)展工作。不能在違反法律和學(xué)校要求的情況下收集檔案資料和進(jìn)行檔案整理工作，總而言之，校舍檔案的建立、運(yùn)用和管理應(yīng)該在合法、合理、高效的環(huán)境中運(yùn)作，切勿違法亂紀(jì)。

3、學(xué)校要將校舍檔案工作作為學(xué)校基本日常工作的重要組成部分，將校舍檔案建設(shè)作為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展，提高教學(xué)水平的監(jiān)視器，不要將校舍檔案工作作為一種擺設(shè)，也不要將其看作是應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查的內(nèi)容。一言以蔽之，我們必須切實(shí)做好校舍檔案工作，不要將其流于形式。

7結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)的發(fā)展要求學(xué)校注重校內(nèi)建設(shè)，然而，校舍檔案建設(shè)也是其中的重要環(huán)節(jié)之一，因此需要我們不斷的規(guī)范校舍檔案的建設(shè)，將校舍檔案建設(shè)積極地投入到以后的學(xué)校建設(shè)過(guò)程中，為以后的學(xué)校建設(shè)收集重要作用，并起到事半功倍的效果。

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