醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

于楠

摘要：檔案管理作為醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)劃與實施中的主要組成部分，對醫(yī)院各項工作的順利展開有著重要作用。基于檔案管理的重要性，本文對當(dāng)前各大醫(yī)院檔案管理過程中存在的不足作相應(yīng)的分析，并提出對應(yīng)的策略，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作能夠得以有效、有序地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 策略

一、引言

檔案是對歷史發(fā)生事件的一個記錄，為后期的資料尋找提供參考。因此，檔案成為了我國各項事業(yè)發(fā)展的必要基礎(chǔ)。檔案管理和服務(wù)，也成為目前各單位發(fā)展必須重視的一項工作。醫(yī)院作為社會公益性質(zhì)的事業(yè)單位，檔案管理跟應(yīng)該得到重視。醫(yī)院的人事檔案管理工作主要是以人事政策和人事制度為其工作的指導(dǎo)，在進(jìn)行人事檔案管理工作中，切實做好人事檔案管理工作對于培養(yǎng)人才和管理人才都有中重要的作用

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的問題與不足分析

（一）缺乏對人事檔案管理工作的重視

當(dāng)前絕大部分醫(yī)院管理層普遍存在輕管理重醫(yī)療的思想，片面地認(rèn)為所有的后勤行政工作都排在醫(yī)療工作之后，忽視了包括人事檔案管理工作在內(nèi)的很多刑偵管理事務(wù)的開展與落實，給人事檔案管理方面工作進(jìn)展帶來了很大的制約和阻礙。大部分科室和醫(yī)務(wù)工作人員個體都不能夠主動自覺地將各種工作業(yè)績資料、進(jìn)修培訓(xùn)資料以及參與科研的個人信息等材料按照規(guī)定進(jìn)行歸檔處理，缺少在個人工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、實踐成果等能、德、廉、勤、績多方面動態(tài)信息資料的有效補充。

（二）人事檔案管理制度不健全

隨著近些年來各方的重視和關(guān)注度不斷增強，醫(yī)院人事檔案管理工作也得到了一定的改善和進(jìn)步，但是仍然存在很多制度缺失問題。比如在很多具體的人事檔案管理實踐當(dāng)中的檔案資料收集、管理制度規(guī)范、人事檔案檢索與查閱制度規(guī)范、人事檔案保管存放制度規(guī)范等，基本還都停留在隨意性較大的工作手冊和學(xué)習(xí)資料層面，沒有正式公布，這就對醫(yī)院人事檔案管理工作的實際操作帶來了諸多不利影響，很多檔案管理人員簡單的憑借自身經(jīng)驗進(jìn)行人事檔案的管理，檔案的管理存在諸多不規(guī)范。

（三）人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位

當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理工作領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)非常落后，鐵質(zhì)檔案材料柜在隔熱防潮等方面效果較差，很多紙質(zhì)性的陳舊檔案資料普遍存在蟲蛀、霉變、受潮、發(fā)黃等問題，還有部分紙質(zhì)人事檔案資料經(jīng)過反復(fù)裝訂和整理時候，出現(xiàn)了很多損毀現(xiàn)象，對檔案資料的安全和完整造成了極為負(fù)面的影響，再者當(dāng)前很多醫(yī)院在利用計算機設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理的過程中都還停留在初級單機管理的水平，和檔案管理信息化建設(shè)的具體要求還存在顯著的差距。

（四）人事檔案管理的條件和手段落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。當(dāng)前相當(dāng)一部分醫(yī)院雖然人事檔案材料份數(shù)多資料復(fù)雜，多年來，檔案室一直和人事辦公室在一起，且大部分人事檔案管理工作的具體實施還停留在人工方式的水平上，由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。這些人事檔案管理手段和技術(shù)方面存在的諸多不足，直接影響了醫(yī)院人事檔案管理的整體工作效率和工作質(zhì)量。

（五）人事檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)水平較低

當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理工作都沒有聘用高水平的專業(yè)檔案管理人員擔(dān)任相關(guān)職位，而往往都是由相關(guān)行政管理人員來兼職，所以當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員隊伍整體上表現(xiàn)為學(xué)歷低、檔案管理意識淡薄、專業(yè)素質(zhì)落后、實際工作能力偏低等特點，這一現(xiàn)象直接導(dǎo)致了當(dāng)前很多醫(yī)院的人事檔案管理工作存在諸多不到位的地方。

三、進(jìn)一步做好醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)優(yōu)化建議

（一）強化檔案管理意識的培養(yǎng)和樹立

首先，要加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層的人事檔案管理意識，將人事檔案管理工作納入到醫(yī)院的重要工作日程中來，作為醫(yī)院日常運作過程中的重要工作內(nèi)容加以對待，讓醫(yī)院人事檔案管理工作切實和醫(yī)院其他各項業(yè)務(wù)進(jìn)行同步發(fā)展、同步規(guī)劃、同步執(zhí)行。與此同時，要強化醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)工作人員的人事檔案意識，通過宣傳教育等方式讓每一名醫(yī)療衛(wèi)生工作人員都能夠充分認(rèn)識到認(rèn)識檔案管理工作的重要性，充分理解人事檔案和自身日常工作與生活間存在的密切聯(lián)系，進(jìn)而更加主動積極地支持醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

（二）設(shè)置專項資金完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要做好醫(yī)院人事檔案管理工作，一定要從加強管理所需的各種基本軟硬件設(shè)施的建設(shè)開始，強化檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化管理，這是實施高質(zhì)量醫(yī)院人事檔案管理工作的基本條件，也是進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)利用實效性的前提基礎(chǔ)。筆者建議在醫(yī)院財務(wù)部門設(shè)立專用于醫(yī)院人事檔案管理工作的專項資金，資金來源由醫(yī)院自有資金和上級申請撥款共同組成，主要用于人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的及時更新和維護(hù)，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作的高效開展打下牢固的基礎(chǔ)條件。

（三）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

做好醫(yī)院人事檔案管理工作一定要構(gòu)建完善的檔案管理機制，健全相關(guān)制度規(guī)范，通過制度規(guī)范的建設(shè)與落實，明確人事檔案管理中各方成員的職能定位，提升檔案的管理質(zhì)量，對于檔案管理中潛在的各種問題，實現(xiàn)做好解決問題的預(yù)案，并制定成專門的制度規(guī)范，確保在相關(guān)問題出現(xiàn)時能夠得到及時有效地解決，對人事檔案管理工作的每一個步驟和環(huán)境做全面細(xì)致的梳理，并依次制定每一個環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，確保整個人事檔案管理工作的日常運轉(zhuǎn)能夠井井有條。

（四）積極引進(jìn)使用先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理信息化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變

通過對現(xiàn)代人事檔案管理新技術(shù)和新理論的不斷學(xué)習(xí)和引進(jìn)，努力開拓創(chuàng)新，加大在檔案管理方面的投入支持力度，借助計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)手段和方法實現(xiàn)對人事檔案信息資料的動態(tài)維護(hù)與管理，積極開發(fā)和所在醫(yī)院實際需求相貼近的人事檔案動態(tài)管理軟件系統(tǒng)，構(gòu)建人事電子檔案和數(shù)字檔案，采用現(xiàn)代化的檔案管理模式和方法構(gòu)建人事信息資料的動態(tài)收集、整理、反饋、跟蹤系統(tǒng)，以促進(jìn)人事管理工作的高質(zhì)量、高效率、高水平。

（五）加強人事檔案管理人員整體素質(zhì)的提升

新形勢帶來個各種新情況給醫(yī)院人事檔案管理工作提出了很多新的要求，這就需要檔案管理人員的素質(zhì)得到相應(yīng)的提升。首先，負(fù)責(zé)醫(yī)院人事檔案管理工作的人員必須要具備較優(yōu)良的政治理論修養(yǎng);再者，醫(yī)院人事檔案管理人員一定要精通所在崗位的工作業(yè)務(wù)技能，儲備牢固扎實的專業(yè)技能知識，樹立其正確的終身學(xué)習(xí)意識，不斷完善自身的知識儲備，積極主動且熟練的運用各種現(xiàn)代信息技術(shù)方法，提升醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。

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（責(zé)編 張景賢）