做好新時期干部人事檔案的管理工作

陳 巍

干部人事檔案是對干部個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等的真實記載，是干部德、能、勤、績、獎懲等情況的綜合反映，是歷史地、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)。做好干部人事檔案管理工作，是做好干部工作的必備條件之一，干部人事檔案管理工作的好壞，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。從2011年以來，按省、市要求，洮南市對全市副鄉(xiāng)(局)級以上領(lǐng)導(dǎo)干部檔案進(jìn)行了審核、整理，提高了干部檔案的質(zhì)量，為干部檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。同時，也發(fā)現(xiàn)了干部檔案工作中存在的一些共性的問題。

一、干部人事檔案管理中存在的主要問題

對檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不完整。由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因，檔案材料不能及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。盡管在檔案材料的收集管理上，檔案管理單位動了不少腦筋，想了不少辦法，三番五次地催繳，但部分單位重視程度依然不夠，致使一些應(yīng)歸檔的材料如工資審批表、干部任免表、年度考核表等不能及時歸檔，檔案材料不完整，有的時間久了，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料收集困難。

形成材料不規(guī)范，檔案真實性、準(zhǔn)確性不高。主要是部分單位對形成的應(yīng)歸檔材料，書寫用筆、用紙、填寫內(nèi)容不符合規(guī)定，甚至“三齡兩歷”有涂改、篡改現(xiàn)象，難以歸檔。有的單位和個人報送的任職、獎懲和職稱材料只有文件或證書，而缺少應(yīng)歸檔的審批表。就每個檔案而言，每次新形成的材料和檔案里之前材料日期不符的現(xiàn)象較多，比如一卷檔案里的各種資料上的出生年月日、參加工作時間、入黨時間等隨意填寫，致使所填檔案內(nèi)容前后不一致，管檔人員又無法鑒定，致使干部檔案的真實性、準(zhǔn)確性難以保障。

計算機輔助管理不到位?，F(xiàn)在的基層干部檔案室，電腦、打印機都已配備，但是，現(xiàn)階段只用于打印檔案目錄工作。干部檔案紙質(zhì)材料從收集、裝件、整理、保管、打印目錄到提供查閱，都是人工操作，并且隨時都有單位來裝件，遇到提拔任用領(lǐng)導(dǎo)干部、干部調(diào)任后的公務(wù)員登記、職稱晉升、辦理退休、核定工資，都需要查閱、調(diào)用紙質(zhì)檔案原件，造成檔案磨損嚴(yán)重。而且，每查閱、調(diào)動一次檔案，檔案管理人員要在眾多檔案中逐個找出來，用完后還要逐個放回原處，工作量很大，費時費力。

二、解決干部檔案工作存在問題的對策

為了實現(xiàn)干部檔案外在形式的規(guī)范統(tǒng)一和檔案內(nèi)容的“完整、真實、精煉、實用”的目標(biāo)，在干部人事檔案管理工作中，針對存在的問題應(yīng)著重抓好以下環(huán)節(jié)。

加強培訓(xùn)，建立制約機制。由于干部人事管理人員流動性大，所以對干部檔案收集工作有很大影響。組織干部人事管理人員集中學(xué)習(xí)干部檔案管理相關(guān)知識技能，并定期對干部人事管理人員、聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行專業(yè)知識和檔案管理規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)；利用網(wǎng)絡(luò)、電話等形式定期聯(lián)絡(luò)溝通，形成上下聯(lián)動的工作格局；通過上級主管部門協(xié)調(diào)，讓干部檔案材料歸檔納入各單位干部人事管理工作職責(zé)和考核內(nèi)容，形成良好的制約機制，以保證檔案材料及時歸檔。

把握好收集鑒別審查環(huán)節(jié)。收集來的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別審查，從質(zhì)量上把好材料歸檔的入口關(guān)。在材料鑒別上要力求一個“細(xì)”字，一般采取“看”、“辨”、“查”、“篩”、“審”的方法。“看”，就是看歸檔材料是否準(zhǔn)確，是否符合歸檔范圍?！氨妗保褪潜鎰e材料是否真實可靠，以“三齡兩歷”為審核重點，加強收集干部材料的辨別工作?！安椤?，就是檢查材料是否完整，從材料的體系、內(nèi)容、外部形成等方面進(jìn)行檢查，仔細(xì)檢查干部履歷表，年度考核、專業(yè)技能職務(wù)評聘、入黨入團等材料的時間、單位印章和個人簽名是否齊全，材料的書寫是否符合要求等，從中發(fā)現(xiàn)問題，及時進(jìn)行補充、改正，維護干部檔案的完整性。“篩”，就是篩選材料保持精煉，歸檔材料既要全面、完整，又要將其中重復(fù)的沒有價值的材料剔出，以利于干部檔案的整理、保管和利用。“審”，就是審查材料是否手續(xù)完備，對不屬于歸檔的材料，堅決不歸檔；對不符合事實的材料，堅決不納入；對不符合要求的材料，堅決不歸類。

加大信息資源開發(fā)，加快檔案工作信息化建設(shè)。檔案工作的信息化、自動化是機關(guān)辦公自動化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。當(dāng)前，推進(jìn)干部人事檔案工作的信息化可從以下三個方面著手考慮。

一是建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級、學(xué)歷、崗位變動等動態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準(zhǔn)確地將最新信息錄入計算機，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

二是建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實施干部人事檔案的分級管理。按管理權(quán)限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。在使用權(quán)上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。在管理權(quán)上，可以實行分級管理制度，縣級以上由各級主管部門負(fù)責(zé)，縣以下由縣統(tǒng)一扎口管理。堅持誰管理誰負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按管理權(quán)限由主管部門負(fù)責(zé)檔案的日常管理和修改維護。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，可以保證各級領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)不同的工作需要，隨時調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。同時，采用密碼和身份確認(rèn)也可以有效地解決失密的問題。

三是建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實施干部人事檔案自動化管理。為適應(yīng)人才柔性流動的需求，便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個人能夠公開部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象，同時還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

強化服務(wù)效能，發(fā)揮干部人事檔案作用。為干部人事工作服務(wù)，是干部人事檔案工作的根本目的。檔案工作者必須增強服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，及時根據(jù)干部人事工作和其它中心工作的需要，主動參與，超前服務(wù)。

一是發(fā)揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是干部個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。實際工作中經(jīng)常會碰到年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手。管檔部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對照政策，認(rèn)真核對，及時準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

二是發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用。選拔使用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時維護更改干部信息，保證信息的真實可靠，并主動提供所需干部的個體情況，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確選人用人提供重要的依據(jù)。同時，可以利用計算機技術(shù)，做好檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手的可靠資料。有條件的還應(yīng)主動向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才，把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。

三是發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據(jù)歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關(guān)系憑證、黨團關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關(guān)機構(gòu)改革等提供有價值的服務(wù)。