科學事業(yè)單位物資采購業(yè)務風險防范與控制

何冰

【摘 要】物資采購業(yè)務是科學事業(yè)單位進行科研課題研究工作中重要組成部分，與企業(yè)相比有其自身的特點。然而科學事業(yè)單位進行物資采購時會面臨一些風險，對采購風險的控制不僅直接影響到科研成果的產(chǎn)出和效果，同時也是關系到科研項目能否通過結(jié)題驗收的關鍵因素。本文在對物資采購內(nèi)因風險和外因風險比較分析的基礎上，結(jié)合科學事業(yè)單位的實際情況，就如何進行采購風險防范提出了對策和建議，以防范和控制采購過程中面臨的風險，提高物資采購的效率，確?？蒲腥蝿盏捻樌瓿?。

【關鍵詞】科學事業(yè)單位；物資采購；采購風險；外因風險

科學事業(yè)單位，是指從事科學技術研究和應用開發(fā)的國有組織機構(gòu)?？蒲腥藛T申報的課題和預算得到批復后得到撥款，會按照科研項目進行分課題管理，?？顚Ｓ?，在科研項目預算中列支?？蒲匈Y金來源多樣化，包括國家財政、地方政府、企業(yè)、軍工單位等，一般物資采購資金會占課題經(jīng)費支出的60%以上，采購風險的存在直接影響科研任務的順利開展。本文從科學事業(yè)單位物資采購的實際出發(fā)，研究科學事業(yè)單位物資采購的風險防范與控制措施。

一、科學事業(yè)單位物資采購中存在的風險分析

科研物資采購包括材料采購和設備采購，采購循環(huán)由采購預算、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、簽訂合同、訂單處理、驗收入庫、款項支付和會計記錄環(huán)節(jié)組成。由于科研任務的多元化，造成承擔不同課題的研究室、項目組采購物資種類多、批次多、數(shù)量少，采購風險貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)。

1.采購內(nèi)因風險

采購內(nèi)因風險包括：

（1）預算風險。編制采購預算時，一些科學事業(yè)單位為了爭取較多的項目資金，虛報多報，造成預算編制不準確。還有些科研人員沒有及時制定采購預算，習慣了由自己隨時零星采購，造成采購預算與執(zhí)行相分離?？蒲腥藛T根據(jù)課題需要來確定物資大額采購預算前，會開展調(diào)研，并根據(jù)課題研究的專業(yè)程度來組織相關專家進行論證，如果調(diào)研不充分、論證不科學，未能提出有效的建議，也有可能導致面臨采購的預算風險，最終造成采購執(zhí)行與預算發(fā)生較大的偏離。

（2）執(zhí)行風險?？茖W事業(yè)單位行政后勤人員缺乏，通常沒有設置專門的采購部門或者采購人員，物資采購的主體是研究室、課題組，他們在物資采購過程中有很大的決定權。這種設置有利于科研活動開展，卻造成了采購權的分散，形成無數(shù)個采購主體。有些單位由于采購內(nèi)控制度不健全，采購人員采取各種方法規(guī)避招投標或者虛假招標；違反國家法律法規(guī)收受供應商的回扣，造成采購的設備或材料質(zhì)量不合格，影響科研的進度，致使單位蒙受經(jīng)濟損失和信譽損失。

（3）合同風險。科學研究涉及的范圍廣，所用設備和材料非標準、不通用，這就要求采購人員需要具備一定的專業(yè)知識和法律法規(guī)知識。采購中面臨的合同風險有合同內(nèi)容風險和合同履行風險。合同內(nèi)容風險是指合同訂立時，合同內(nèi)容要完備，合同權利和義務要對等，如果合同條款存在矛盾或邏輯錯誤，就會影響合同的順利履行；合同履行風險是指合同執(zhí)行管理不到位，當出現(xiàn)供應商違約的情況，采購人員未能及時發(fā)現(xiàn)并跟進處理，造成損失擴大。

（4）驗收風險。由于人為因素未能在驗收時發(fā)現(xiàn)采購的材料、設備質(zhì)量不過關，或者出現(xiàn)型號不符，以次充好等問題，致使不合格物資入庫，影響科研使用的風險。

2.采購外因風險

采購外因風險包括：

（1）價格風險。供應商在招標過程中，相互串通，進行違規(guī)操作等不法手段操縱投標環(huán)境，提高價格，使得科學事業(yè)單位單位在采購時蒙受價格損失。還有些科研項目是進行國際前沿的科學研究，需要進口高精尖的設備。而對于進口國外設備，進行采購招標時，設備專業(yè)性強，往往是獨家代理，供應商也會趁機抬高價格。由于可供參考的價格少，采購價格缺少可比性，議價的余地少，只能被動接受唯一的價格，這也是科研事業(yè)單位采購中會遇到的價格風險。

（2）質(zhì)量風險。用于科學研究的設備具有專業(yè)性強、復雜程度高等特點，如果供應商提供的設備質(zhì)量不符合要求，就會對科研任務的正常開展造成不良影響，或者達不到科研的需要造成設備嚴重浪費。

（3）信用風險。由于供應商良莠不齊，采購前沒有對供應商進行資信調(diào)查，造成付款后，供應商沒有及時履約，款項無法收回的風險。

二、科學事業(yè)單位物資采購業(yè)務風險防范與控制

在上述采購風險識別基礎上，應建立風險管理平臺，進行風險防控?？茖W事業(yè)單位物資采購內(nèi)部控制活動主要包括職責分離控制、預算控制、采購控制、驗收及入庫控制、合同控制、付款管理控制、會計記錄控制等。為了降低采購風險，科學事業(yè)單位要逐步完善物資采購全過程管理，建立起科學、規(guī)范、受控的管理機制，明確相關責任人的責任范圍，加強相關部門聯(lián)動?？茖W事業(yè)單位的財務部門、采購部門、驗收部門、內(nèi)審部門、資產(chǎn)管理部門之間需要共同配合形成有效的監(jiān)督機制；建立采購活動中供應、需求、監(jiān)督三者互相牽制、相互制約的制度。

1.強化供應商管理，構(gòu)建良好的戰(zhàn)略合作伙伴關系

隨著信息化的發(fā)展，科學事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡平臺和實地調(diào)查相結(jié)合，建立供應商信息庫，加強對供應商的動態(tài)管理和信息披露。質(zhì)量部門應對供應商進行資格預審，對供應商的供應質(zhì)量和財務狀況進行評估，評估內(nèi)容包括：供應商的信譽、注冊資金、質(zhì)量控制、財務、售后服務等，建立供應商資源信息庫和評價體系，與合格供應商簽訂采購質(zhì)量保證協(xié)議，實施采購、驗收、發(fā)放的質(zhì)量控制。同時，供應商的基本資料需要定期審查和調(diào)整更新。采購人員進行物資采購必須在經(jīng)批準的合格供應商中進行選擇，確保采購預算和采購訂單中的質(zhì)量要求，防范供應商欺詐的風險，提高采購效率。

2、 加強自身制度建設，確保物資采購工作規(guī)范化

科學事業(yè)單位要加強物資采購管理和制度建設。應根據(jù)市場情況和采購預算，合理選擇采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購），并建立采購科學的定價機制，確定合理采購價格采購。負責采購的人員應定期進行輪換，不僅有利于員工業(yè)務知識的拓展，同時也避免了長期經(jīng)辦大額物資的采購業(yè)務人員與供應商建立密切關系，防止收受商業(yè)賄賂。同時應建立審批權限控制，對于采購大額設備（如50萬元上）或購進大批量材料（如20萬元以上），應先由項目管理部門對其真實性、合理性、技術指標等進行審查，然后財務部門根據(jù)項目經(jīng)費預算的實際情況提出意見，報請單位領導審批。財務部門根據(jù)審批意見辦理相關資金支付。endprint

3.加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制，減少信用風險

財務部門應確保采購合同、會計記錄、采購單據(jù)、驗收記錄、出入庫單據(jù)核對一致。具體措施包括：（1）對各種原始單據(jù)審查核實，檢查有無相關部門的授權審批，是否符合項目預算需要。建立抽查機制，驗證采購發(fā)票真?zhèn)危苊馓摷侔l(fā)票入賬。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應查明原因，并追查該供應商歷史交易的其余發(fā)票，及時報告處理。通過監(jiān)督采購過程，及時發(fā)現(xiàn)采購問題，提高采購資金的使用效率和采購的透明度。（2）加強采購付款管理，完善付款流程，財務部門一旦發(fā)現(xiàn)采購過程有異常情況的，應拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用風險。（3）建立預付款和定期與供應商對賬制度。財務部門應指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、預付賬款等往來款項。對于長期掛賬的往來款項，需查明原因，及時處理。（4）對于進口國外設備，一方面財務部門可以利用衍生金融工具，綜合使用避險措施，防范匯率風險；另一方面在審核時應更加嚴格，需要檢查代理合同、減免稅證明、付匯證明、貨運單、結(jié)算單等單據(jù)是否完整。

4.嚴把貨物驗收關，建立嚴格的采購驗收制度和退換貨制度

驗收時不僅要對材料或設備做形式上的檢查，還要對采購物資做技術性能指標的檢查。由專人對采購物資進行驗收，對設備和材料的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行查驗，測試性能指標，合格后出具驗收證明。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的人員應及時處理。需要退換貨物的，及時辦理退換。

5.定期審計監(jiān)督，對采購與付款循環(huán)實施內(nèi)部審計

對物資采購進行審計監(jiān)督是防范采購活動風險的必要措施，科學事業(yè)單位物資采購的審計應以物資采購風險管理防范為中心，對物資采購循環(huán)開展全方位審計。內(nèi)審部門在監(jiān)督中應起主導作用，可以將項目管理式審計和過程參與式審計相結(jié)合。審計中緊緊把握物資采購內(nèi)部控制活動的關鍵控制點，防止在關鍵控制點上出現(xiàn)舞弊行為。

6.建立采購績效評價機制，量化考核標準

物資采購對科研的發(fā)展起著重要作用，要建立規(guī)范、有效、節(jié)約的績效考核制度。結(jié)合本單位的實際情況，根據(jù)采購的過程，針對每個環(huán)節(jié)的制定績效考核標準，分解指標，落實到人。要有統(tǒng)一的原則、標準和程序作為基本規(guī)范，同時可以引入外部評估主體，使評估更加客觀、有效。

7.加強采購隊伍建設，提高采購人員素質(zhì)

采購人員不僅要有愛崗敬業(yè)、盡職盡責的職業(yè)道德，還要有保密意識。由于采購的物資跟科研項目密切相關，有時會涉及保密信息，而采購人員需要與外部供應商頻繁接觸，應避免向?qū)Ψ叫孤度魏尾少徝孛苄畔?。同時采購人員還要掌握法律法規(guī)和物流管理專業(yè)技能，知曉相關財務知識、管理知識，及時了解科研動態(tài)，配合科研工作的開展提出合理的采購建議。科學事業(yè)單位只有加強對物資采購人員的培訓和道德風險教育，才能從根本上防控人為因素造成的采購風險發(fā)生。

三、結(jié)語

科學事業(yè)單位采購中主要的風險在于成本和質(zhì)量，所以應從這兩個方面入手和防范。一方面要控制科研項目資金的合理使用，避免資金的浪費和國有資產(chǎn)流失；另一方面，要保證物資采購質(zhì)量，提供符合科研要求的設備和材料，為科學研究保駕護航。在實踐中，科學事業(yè)單位應強化采購風險控制和管理，建立合格供應商信息庫，規(guī)范健全采購制度，不斷提高采購人員的自身素養(yǎng)和業(yè)務能力，力求把物資采購風險降到最低。

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