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    企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策措施

    2015-07-07 23:14:38郭健
    科技與創(chuàng)新 2015年10期
    關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案安全防護(hù)電子檔案

    郭健

    摘 要:主要針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策措施展開(kāi)了探討,詳細(xì)闡述了檔案信息化管理存在的問(wèn)題和基本內(nèi)容,并給出了一系列加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策措施,以供參考。

    關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息化管理;電子檔案;安全防護(hù)

    中圖分類號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A DOI:10.15913/j.cnki.kjycx.2015.10.060

    企業(yè)檔案信息化管理是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程,為此,我們需要采取相應(yīng)措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作。對(duì)于實(shí)際工程中存在的問(wèn)題,我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上,應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策措施做好應(yīng)對(duì),以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

    1 檔案信息化管理存在的問(wèn)題

    1.1 企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不夠

    檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,成本較高,因此,大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機(jī)制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中,但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。

    1.2 落后的檔案管理模式

    我國(guó)檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末,目前,紙質(zhì)檔案與電子檔案共存,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理,而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段,導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。

    1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密

    網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來(lái)了直接的威脅,因此,在搞好檔案信息化建設(shè)的同時(shí),搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項(xiàng)重要的課題。

    2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

    企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理,因此,企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個(gè)方面。

    2.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

    檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案信息化管理的基礎(chǔ),其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ),以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn),加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè),即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,以便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接利用;另一方面全面推行電子公文,確保今后形成的檔案以電子文件為主,在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

    2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

    檔案信息利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主,借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng),檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程,借閱者無(wú)需到檔案室聯(lián)系,這對(duì)部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來(lái)說(shuō)是極為方便的。由于使用方便,必然會(huì)有更多人借閱,從而提高檔案的利用率。

    2.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化

    傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具,但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí),使用效率仍然較低。計(jì)算機(jī)檢索速度快、效率高,可實(shí)現(xiàn)多角度檢索,是傳統(tǒng)檢索工具所無(wú)法比擬的。另外,這種自動(dòng)化檢索還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。

    3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策措施

    3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

    在大中型企業(yè)管理中,建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲(chǔ)格式,支持多種功能,并能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接,滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上,才能對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制,也有利于各部門對(duì)保存檔案進(jìn)行查閱。

    3.2 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子文件和檔案的管理

    電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手,把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計(jì)劃中,確保電子檔案的真實(shí)性。

    3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才

    檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程,檔案部門要開(kāi)展技能培訓(xùn),努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強(qiáng)理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識(shí),還要不斷提高檔案信息化管理的實(shí)踐技能。不同的企業(yè),檔案人員的知識(shí)體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多,尤其是各項(xiàng)改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜,同時(shí),還有會(huì)計(jì)、聲像實(shí)物等檔案,對(duì)檔案人員的要求就更高。因此,理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個(gè)重要手段。因此,企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn),使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識(shí)雖已普及,但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的掌握程度上還有待加強(qiáng),而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保證。

    3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)

    大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò),建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離,保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時(shí),要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度,從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng),并針對(duì)主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級(jí)別控制,對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn),按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱,防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外,要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識(shí)教育,嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。

    3.5 信息共享

    在現(xiàn)代社會(huì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,企業(yè)要生存、發(fā)展,必須要掌握綜合、有效、及時(shí)的各種信息,這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的信息,滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢(shì)下,企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn),必須加強(qiáng)與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作,注重檔案信息的整合,優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局,以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求,也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。

    在新的歷史時(shí)代要求下,企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中,要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想,將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源,構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向,尤其是檔案、情報(bào)、圖書(shū)、文書(shū)資源的一體化管理的研究,將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展,最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國(guó)家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時(shí)期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃,國(guó)家主導(dǎo);統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),聯(lián)合建設(shè);互聯(lián)互通,資源共享”信息政策。

    企業(yè)檔案信息化管理既是一項(xiàng)全新的工作,又是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展,各企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用,改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制。在實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中,要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強(qiáng)協(xié)調(diào),保證資金投入的有效性,并重視檔案人才管理。同時(shí),要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能,為企業(yè)提供有效服務(wù),切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案的信息化管理。

    4 結(jié)束語(yǔ)

    綜上所述,企業(yè)檔案信息化管理是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程,但其對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著極大的幫助。因此,我們就必須要重視這項(xiàng)工作,認(rèn)真分析信息化管理中存在的問(wèn)題,采取有效對(duì)策,以發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

    參考文獻(xiàn)

    [1]張敏.企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化,2015(04).

    [2]巫潔萍.企業(yè)檔案信息化管理工作的不足及對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(17).

    〔編輯:王霞〕

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