淺論內(nèi)部審計如何建立良好的溝通機制

郭敏

摘要：溝通作為人際交往的基本手段，對審計人員來說是必要和必需的。溝通的效果卻有好差之別，特別是對于團隊活動和需要他人配合進行的各種活動，融洽與順暢的溝通交流是內(nèi)部審計改善組織管理，協(xié)調(diào)與被審計單位的關(guān)系，建立和諧的工作環(huán)境，提高審計工作質(zhì)量，完成審計目標的前提，溝通對于內(nèi)部審計人員做好工作十分重要。本文主要分析了審計溝通的一些技巧，有利于審計工作的順利開展，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計；建立；良好；有效；溝通；詢問

審計工作能否成功主要取決于審計人員與被審計者之間所建立的人際關(guān)系。內(nèi)部審計人員與被審計對象要建立良好的人際關(guān)系，從而可以確保審計工作的順利開展。有效的溝通優(yōu)勢主要在于可以深入了解相關(guān)的問題，并且針對這些問題提出有效的措施。審計人員與被審計單位之間通過建立良好的溝通從而可以保證審計信息以及證據(jù)的準確性，提高審計工作效率。

一、目前內(nèi)部審計在與被審對象溝通中存在的問題

內(nèi)部審計工作從審前調(diào)查開始，到審計整改結(jié)束，溝通協(xié)調(diào)無處不在，提高溝通的能力和技巧將對于創(chuàng)造和諧的工作氛圍、實現(xiàn)有效的信息交流、保證工作的順利開展、促進審計成果的利用具有十分重要的作用。但是，長期以來形成的被審計單位的“消極抵觸”情況仍然存在，除了審計工作方式方法有失偏頗外，審計人員缺乏必要的審計溝通能力和技巧也直接影響著審計的形象和效果。

二、內(nèi)部審計要與被審單位各層次人員建立有效溝通，并加強審計小組內(nèi)部溝通

1、加強與被審計單位領(lǐng)導(dǎo)層的溝通

內(nèi)審部門項目負責人應(yīng)當在審計進點后與被審計單位領(lǐng)導(dǎo)層溝通，確定審計工作的重點，及時就審計項目實施計劃進行調(diào)整。向被審單位主要領(lǐng)導(dǎo)說明項目實施對加強組織建設(shè)的意義以及希望得到哪些方面的配合與支持。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，對被審計單位主要領(lǐng)導(dǎo)詳細分析違規(guī)違紀問題和內(nèi)部控制漏洞的危害，并提出糾正措施和改進建議，促進邊審計邊整改。在形成審計報告時，可以描述被審計單位存在某方面問題，但在審計提出后，正在進行整改。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的無關(guān)大局的問題，及時向被審計單位提出整改建議，并督促其在審計結(jié)束之前整改完畢。這樣既拉近審計與被審計的關(guān)系，利于審計項目順利開展。

2、改進與被審計單位中層及具體業(yè)務(wù)人員的溝通

主動爭取被審計單位各部門負責人對內(nèi)審工作的理解，了解和掌握被審計單位的業(yè)務(wù)概況、工作流程和內(nèi)部控制制度等重要情況，確定審計重點。審計中涉及到被審計單位的商業(yè)秘密時，負有保密的義務(wù)，與審計不相關(guān)的不宜談及，更不能打破砂鍋問到底。審計人員溝通時應(yīng)該謙和、真誠、委婉，一方面要尊重他人，做到換位思考，理解對方的處境和心理，考慮被審計單位的實際情況，溫和提出問題和意見，充分聽取被審計單位人員解釋，不能以監(jiān)督者自居，只有尊重別人才能得到別人的尊重。通過真誠的溝通、引導(dǎo)，對方才能樂于接受，只有這樣，才能獲得被審計單位各職能部門及人員對內(nèi)部審計工作的理解和配合。

3、加強審計小組成員之間的溝通

首先，審計項目負責人（組長）和組內(nèi)其他成員之間需要及時溝通和交流，在進行任務(wù)的分配和布置的時候，要讓小組成員對該審計項目的目的進行了解，了解審計方法；其次，在審計工作進行過程中審計人員需要時時向負責人（組長）匯報進程和問題，以便于充分掌握審計進度的同時對下一步工作進行布置，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。在審計工作開展的過程中，組內(nèi)成員之間也需要保持良好的溝通，加強配合，提升工作效率。

三、提升內(nèi)部審計人員有效溝通的措施與技巧

1、創(chuàng)造和諧輕松的談話氛圍

由于審計與被審計雙方的微妙關(guān)系，被審計單位都不太愿意主動與審計人員溝通。盡管對審計有所了解，但有不少人認為審計就是找“毛病”、查問題，不了解審計服務(wù)職能，從而對審計產(chǎn)生了一定程度上的誤解。內(nèi)部審計人員應(yīng)從輕松的話題開始，慢慢引入正題，可以從被詢問人員的生活、家庭等無關(guān)事項閑聊開始，讓他放松，再慢慢引導(dǎo)至需要了解的審計問題。具體問題需要根據(jù)不同人設(shè)計，并且需要在實際聊的過程中適時轉(zhuǎn)變，以便能順利導(dǎo)入實質(zhì)性的詢問。內(nèi)部審計人員除就審計查證事項充分溝通外，還可以與被審計單位人員特別是管理層就降低內(nèi)控風險，完善制約機制等進行交流，對其它單位好的管理經(jīng)驗給予推薦，并提出一些切實可行的建議，真正發(fā)揮好內(nèi)部審計服務(wù)于監(jiān)督中的功能。

2、善于聆聽，適當運用肢體語言

聆聽是一種很重要的非語言性溝通技巧，甚至在審計溝通中比說更重要。內(nèi)部審計人員與被審計對象溝通時，要給對方解釋和說明的機會，因此要善于聆聽。同時，約談地點盡量選在對方辦公室，采用主動去找對方談的形式，而不是被叫到審計辦公場所，效果會有所不同。在聆聽中，要抓住被詢問人員所提供的資料、證言、證據(jù)之間的相互矛盾之處，適時進行插話、引導(dǎo)，切入主題。還要避免過多使用專業(yè)術(shù)語，審計溝通中接觸的不只是財務(wù)人員，過多使用專業(yè)術(shù)語除了使溝通的效果大打折扣，對于必要的概念性問題，在交流時應(yīng)首先說清楚，以免雙方對概念性的定義有歧義，影響溝通的效果。

在與被詢問人員談話中，審計人員的肢體語言將給對方直接的暗示，支持和鼓勵表現(xiàn)為交談的雙方視線保持令人舒適的接觸，輕微的點頭，身體稍微前傾，肢體的閑散，或者表現(xiàn)出無謂、厭倦或者無聊的表情都會影響談話的效果。由于有思想負擔和顧慮，在溝通過程中，有些人員不會將相關(guān)問題直白的告訴審計人員，而是通過神態(tài)、語氣、表情等方式釋放出一定信號。所以內(nèi)部審計人員要善于察言觀色，邊聽、邊想、邊記，抓住一些細微的線索，順藤摸瓜，由淺入深，直至獲取有價值的信息。提問時可以適當加入我們已經(jīng)了解的問題，提出已知答案的問題往往是根據(jù)實際需要加入，用以試探被詢問人員是否誠實，或者是為了解被詢問人員的專業(yè)知識、知識面、技術(shù)或管理能力。審計人員要注意觀察被詢問人的細節(jié)，包括回答時的表情、眼神或者細微的肢體動作，并從這些細節(jié)分析問題，比如，他回答時眼睛不敢看著你、臉上有細微的尷尬或者緊張等都可以與他的回答做印證，從而辨別有效的信息。

3、提問題時需要注意談話技巧

內(nèi)部審計人員提出的問題應(yīng)該系統(tǒng)并具體到細節(jié)，不要提籠統(tǒng)、空泛的問題。問題應(yīng)該具體、明確，避免被詢問人隨意應(yīng)付，很多問題將被掩蓋，從而有礙審計人員對被審計事項作出合理有效地分析與判斷。提問時盡量提出一些引導(dǎo)性的問題，而不是僅需要回答“是”或“不是”的判斷性問題。多運用“請談?wù)劇?、“能說說…嗎？”等問題，而不要老是采用“是不是…？”“…，對不對？”。簡單的判斷性問題很容易導(dǎo)致談話不流暢，造成氣氛尷尬并導(dǎo)致詢問人員情緒緊張，且不利于審計人員的層層追問，不利于獲取全面的信息。例如，我們在和物資供應(yīng)部門人員談話的時候，問“你們有招標制度嗎？”，答“有”，那接下來就不是很好說下去了。我們可以說，“能談?wù)勀銈冋袠说某绦騿?？”這樣，我們就可以在他描述中了解業(yè)務(wù)的全部過程，而且可以在每一個控制點加入我們需要了解的問題。

綜上所述，溝通交流是貫穿于整個審計過程中一項不可忽視的工作，溝通交流既是一門學(xué)問，也是一門藝術(shù)，要提高溝通水平，要靠內(nèi)部審計人員仔細琢磨，用心領(lǐng)悟，不斷提高自身素質(zhì)，不斷在工作中總結(jié)提高，建立完善有效的溝通機制。只有這樣，我們的審計工作環(huán)境才會更好，與被審計單位的關(guān)系才會更加和諧，我們的審計工作任務(wù)才能圓滿完成，審計目標才能順利實現(xiàn)。（作者單位：山西晉煤集團審計部煤化工審計科）

參考文獻：

[1]《內(nèi)部審計價值》中國時代經(jīng)濟出版社，2006年10月出版，張慶龍；

[2]《審計學(xué)》中國人民大學(xué)出版社 2014年4月，秦榮生 盧春泉；

[3]《中國內(nèi)部審計》——《對當前內(nèi)部審計幾個問題的思考》，2011年第2期 張慶龍.