淺議基層流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施

練漢雄

摘要：我國人員流動(dòng)越來越頻繁，每年的流動(dòng)人才都在不斷增加，大量的人員流動(dòng)雖然促進(jìn)了社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步，但是流動(dòng)人才人事檔案管理與服務(wù)問題卻愈加嚴(yán)峻，一些問題逐漸暴露出來。本文以現(xiàn)實(shí)流動(dòng)人才情況入手，分析了基層人事檔案管理工作中流動(dòng)人才人事檔案管理中存在的問題，并從實(shí)踐中提出了幾點(diǎn)可行性的應(yīng)對措施，借以提高基層人事檔案的管理和服務(wù)水平，促進(jìn)人才運(yùn)用與開發(fā)工作。

關(guān)鍵詞：基層；流動(dòng)人才；人事檔案；問題；應(yīng)對措施

隨著我國人事制度改革工作的逐步推進(jìn)，人才流動(dòng)越來越頻繁，規(guī)模越來越大，流動(dòng)人才人事檔案管理中暴露出來的問題也越來越多，這不僅影響了人事制度改革進(jìn)程，還降低了人才挖掘與利用水平。作為一名人事檔案管理工作者，有責(zé)任去探索問題，尋找問題解決途徑。為此，筆者基于當(dāng)前基層流動(dòng)人才檔案管理的現(xiàn)狀探討其中存在的問題，深挖問題產(chǎn)生的原因，然后以改革與創(chuàng)新為切入口，針對原因提出有效的應(yīng)對措施，以改善現(xiàn)階段的基層流動(dòng)人才人事檔案管理的現(xiàn)狀，從而優(yōu)化管理水平、提高服務(wù)質(zhì)量、開發(fā)流動(dòng)人才。

1、基層流動(dòng)人才人事檔案管理中存在的問題

我國流動(dòng)人才人事檔案管理在組織部、人社部的相關(guān)政策指導(dǎo)下，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人員結(jié)構(gòu)、歸檔范圍、檔案數(shù)量等各面都取得了較大進(jìn)步，促進(jìn)了人才的選拔錄用和合理流動(dòng)，為流動(dòng)人才的工齡計(jì)算、社保繳費(fèi)、職稱評審、權(quán)益保障等提供依據(jù)，維護(hù)了流動(dòng)人才檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。但是隨著人事制度改革的深入，流動(dòng)人才人事檔案管理制度、管理模式、管理手段及人員結(jié)構(gòu)等都已難以適應(yīng)新形勢的工作需要，在實(shí)際工作運(yùn)作中表現(xiàn)出了諸多問題，亟待解決?，F(xiàn)階段基層流動(dòng)人才人事檔案管理中存在的問題具體如下：

1.1個(gè)人“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重

“棄檔”就是流動(dòng)人才把檔案放在人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)后，長時(shí)間不與存放單位聯(lián)系。我國每年有6百至7百萬的大中專畢業(yè)生流入社會(huì)，除極少部分進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位或大型國企就業(yè)并接收檔案外，其余大部分流動(dòng)人才的檔案管理意識(shí)比較淡薄，還未深刻認(rèn)識(shí)檔案管理價(jià)值，常常是學(xué)校把檔案放在相關(guān)機(jī)構(gòu)后流動(dòng)人才本身卻置之不顧，一些無人問津的檔案最終成為“死檔”。目前，我中心就存有歷年大中專畢業(yè)生和辭職人員檔案5100多份無人問津，最早的競是1983年的中專畢業(yè)生，另外每年還以700多份的畢業(yè)生檔案遞增，這其中絕大部分若干年后也將成為“棄檔”、“死檔”。

1.2人事檔案過于注重管理

在人事制度改革過程中，不少人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機(jī)構(gòu)在流動(dòng)人才管理與服務(wù)上做了一些相應(yīng)調(diào)整，但是管理模式和手段依然處于較原始的層面上。以我中心看，本中心流動(dòng)人員檔案管理基本上只關(guān)注流動(dòng)人才檔案的接收、分類、保存、裝訂、傳遞流程，忽視了檔案的收集、鑒別、開發(fā)和利用。由于受人員和涉及面廣、情況復(fù)雜等原因限制，對用人單位的一些不良行為不太重視也沒有辦法主動(dòng)去收集和介入，影響了流動(dòng)人才檔案管理與服務(wù)能力。如，一些用人單位經(jīng)常在無檔案、無黨團(tuán)組織關(guān)系、無原單位證明情況下用人，即使有檔案，也不太重視檔案審閱、整理、甄別、歸檔工作，造成個(gè)人檔案內(nèi)容不完整、時(shí)間中斷等，對養(yǎng)老保險(xiǎn)、權(quán)益保證等都產(chǎn)生不利影響。

1.3流動(dòng)人才人事檔案與人員流動(dòng)存在“脫節(jié)”情況

一些地區(qū)或用人單位為吸引人才實(shí)行“三不”政策，其中一條就是接受不帶人事檔案的人員，造成原單位有檔無人，新單位有人無檔，“人檔分離”的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，在我中心這樣情況十分常見。由于這些情況的存在，新用人單位對人員的學(xué)歷、背景、能力、原單位工作情況等了解不足，可能在崗位安排上存在偏差，甚至出現(xiàn)違法違紀(jì)人員被重新任用到重要崗位而出事故，降低了人事檔案利用率，影響了人才挖掘與利用成效。比如，我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)一罪犯逃往外地，重新就業(yè)后又違法，在外地司法機(jī)關(guān)追查到原單位后才被發(fā)現(xiàn)是逃犯。

1.4檔案材料收集欠佳，缺乏補(bǔ)充

人事檔案內(nèi)容包括各種履歷表、登記表、學(xué)歷背景、工作表現(xiàn)等一系列內(nèi)容，但是由于對檔案材料收集工作不夠重視，補(bǔ)充更新不及時(shí)，使得人事檔案資料不完整。比如，有的人在非公有制企業(yè)工作，且該單位與存檔管理單位無隸屬關(guān)系，企業(yè)對流動(dòng)人才在工作中形成的檔案材料收集不夠，形成不了完整的“經(jīng)歷鏈”。

我中心一些人事檔案在以上情況影響下，檔案材料因?yàn)殚L時(shí)間的無更新、無補(bǔ)充，使得檔案價(jià)值貶值、功能退化。

1.5流動(dòng)人才檔案管理規(guī)定與制度未落實(shí)到位

從現(xiàn)實(shí)的人才檔案管理情況看，上級文件所提出的規(guī)定、制度等并未得到徹底的貫徹落實(shí)，出現(xiàn)多頭管理，一些社會(huì)中介參與管理的情況，造成流動(dòng)人才檔案管理較混亂。有的大學(xué)生畢業(yè)后直接把檔案存放在人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由這些機(jī)構(gòu)管理檔案；有的大學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入企事業(yè)單位后，把檔案轉(zhuǎn)到工作單位的檔案管理機(jī)構(gòu)，由用人單位管理檔案。比如，石化、廣電、銀行、衛(wèi)生、教育等單位都有專門的流動(dòng)人才人事檔案管理機(jī)構(gòu)，而有的大學(xué)生對檔案管理價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，直接由自己保管檔案，導(dǎo)致檔案成為“死檔”，檔案價(jià)值得不到充分發(fā)揮。

1.6檔案管理手段匱乏，管理人才缺失

就目前而言，基層流動(dòng)人才檔案管理的創(chuàng)新力嚴(yán)重不足，管理模式、管理手段一直停留在過去，缺少對檔案的有效管理。特別是在管理手段上，尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化，電子檔案較少，還處于手工編輯、檢索層面上。我們知道檔案管理是一種較枯燥的工作，人員流動(dòng)較頻繁，造成檔案人才緊缺。而且，人事檔案管理機(jī)構(gòu)在職工培訓(xùn)上偏重于理論講解，實(shí)訓(xùn)操作訓(xùn)練不足，部分管理人員實(shí)踐能力與服務(wù)能力不高。

2、基層流動(dòng)人才人事檔案管理中問題的應(yīng)對措施

2.1加強(qiáng)宣傳教育，使流動(dòng)人才認(rèn)識(shí)到檔案的重要性

檔案是一個(gè)人背景與經(jīng)歷的一個(gè)原始記錄，與養(yǎng)老保險(xiǎn)、職務(wù)晉升等息息相關(guān)，它的管理工作是一件非常重要工作。為增強(qiáng)畢業(yè)大學(xué)生的檔案意識(shí)，各檔案管理單位應(yīng)與轄區(qū)內(nèi)各高校建立合作關(guān)系，舉行檔案宣傳活動(dòng)，并在就業(yè)指導(dǎo)教學(xué)中應(yīng)積極宣傳檔案的重要性，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視程度，加強(qiáng)檔案的維護(hù)、管理與追蹤，絕不允許學(xué)生自帶檔案，應(yīng)把檔案轉(zhuǎn)至用人單位的流動(dòng)人才人事檔案管理中心或直接寄回生源地人事人才服務(wù)中心等部門，以免檔案成為“死檔”或“棄檔”。

2.2提高對流動(dòng)人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度

檔案管理，既要注重檔案保管，更要重視檔案的開發(fā)與利用，只有這樣才能發(fā)揮出人事檔案的真正價(jià)值。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提高對流動(dòng)人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度，確保檔案的真實(shí)性和完整性，提高檔案的利用率。在檔案開發(fā)利用上，切實(shí)落實(shí)“三齡一歷”審核工作，促進(jìn)檔案升級達(dá)標(biāo)。同時(shí)，是否如銀行個(gè)人征信系統(tǒng)一樣，加快建設(shè)全國流動(dòng)人員人事檔案通用信息庫，形成以電子檔案為主的檔案體系，實(shí)現(xiàn)全國流動(dòng)人才人事檔案信息化，便于檔案的查詢、開發(fā)與利用。

2.3堅(jiān)持落實(shí)集中統(tǒng)一、歸口管理原則

根據(jù)我國的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》內(nèi)容，我國在流動(dòng)人才人事檔案管理上遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，任何用人單位都要嚴(yán)格按照這一原則進(jìn)行流動(dòng)人才人事檔案管理，可減少“人檔分離”現(xiàn)象。比如，我縣規(guī)定流動(dòng)人才檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他無授權(quán)單位無權(quán)接受流動(dòng)人才檔案，進(jìn)一步規(guī)范了流動(dòng)人才檔案歸檔行為?；蛘撸闪ⅰ皺n案管理服務(wù)中心”，集中統(tǒng)一管理本轄區(qū)所有的人事檔案，既能精簡檔案管理機(jī)構(gòu)，又能減少用人單位卡檔現(xiàn)象，確保檔案安全。

2.4實(shí)行規(guī)范化的檔案管理

在流動(dòng)人才人事檔案管理中實(shí)行規(guī)范化管理，確保檔案材料收集齊全、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。在檔案材料收集上要堅(jiān)持“求深、求廣、求精”，加強(qiáng)材料內(nèi)容鑒別，提高檔案內(nèi)容深度與廣度。收集過程中應(yīng)做到“口勤、手勤、腳勤”，擴(kuò)大收集范圍，拓展收集渠道。在檔案材料收集上，除了傳統(tǒng)手段之外，可以利用現(xiàn)代化技術(shù)。

如，流動(dòng)人才服務(wù)中心與各組織單位建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，檔案人員主動(dòng)和檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時(shí)把能反映業(yè)務(wù)水平、職務(wù)變動(dòng)、工作變動(dòng)、考核培訓(xùn)、工資調(diào)整等的最新材料收集歸類，整理后歸檔，以充實(shí)人個(gè)人事檔案內(nèi)容。

2.5加強(qiáng)與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系

加強(qiáng)與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系，收集流動(dòng)人才違犯黨紀(jì)國法而形成的處分材料、個(gè)人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等方面的材料，然后整理入檔，提高人事檔案的完整度。同時(shí)，建立人才誠信檔案信息系統(tǒng)，作為人事檔案的補(bǔ)充，為用人單位提供所用人員的個(gè)人誠信評估報(bào)告和誠信查詢服務(wù)。如，我縣在現(xiàn)行中就建立了公、檢、法、紀(jì)檢等部門與相關(guān)檔案管理部門的定期聯(lián)席會(huì)議制度，各單位有存在相關(guān)人員的違法違紀(jì)情況互相通告并將形成的處分材料、個(gè)人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等相關(guān)文件、材料送交一份給人事檔案管理部門存入個(gè)人檔案。

2.6加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平

抓住人事制度改革的契機(jī)，不斷提高流動(dòng)人才人事檔案管理的改革與創(chuàng)新力度，實(shí)行開放式管理模式，借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化服務(wù)能力，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需要。同時(shí)，完善激勵(lì)機(jī)制以積極吸引優(yōu)秀人才，加強(qiáng)在職人員知識(shí)更新和實(shí)踐操作培訓(xùn)，如存貯、防護(hù)、掃描、微縮照相等方面，熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)辦公和現(xiàn)代科技工具，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。根據(jù)上級規(guī)定從事檔案管理人員每年必需完成相應(yīng)課時(shí)的在職繼續(xù)教育學(xué)時(shí)，才能從事檔案管理工作。

3、結(jié)束語

總之，為了適應(yīng)現(xiàn)階段的基層流動(dòng)人才人事檔案管理需要，應(yīng)不斷的優(yōu)化流動(dòng)人才人事檔案管理與服務(wù)水平。所以，要認(rèn)清目前流動(dòng)人才人事檔案管理中的問題并做出相應(yīng)的調(diào)整，建立與新時(shí)期相適應(yīng)的流動(dòng)人才人事檔案管理方式，為社會(huì)發(fā)展與人才開發(fā)提供更好的服務(wù)。（作者單位：福建省壽寧縣人社局）

參考文獻(xiàn)：

[1]胡浩媛.淺議流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，（3）：127-129.

[2]陳放放.流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2014，（19）：116-117.

[3]邱揚(yáng)濤.流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2011，（4）：23-24.

[4]李春芳.淺析流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題和對策[J].中國科技信息，2013，（2）：135.

[5]薛炳華.淺談流動(dòng)人才人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（13）：107，109.