淺析住房公積金的檔案管理

熊應(yīng)長

摘要：住房公積金檔案是繳存單位及其在職職工從最初繳存住房公積金、中間提取、貸款、個(gè)人賬戶變更到個(gè)人離、退休全額支取并銷戶的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部資料信息?，F(xiàn)行檔案具有產(chǎn)生原因的多樣性、整理的隨時(shí)性、利用的針對性的特點(diǎn)，存在重視性認(rèn)識不夠、收集不完整、管理人員力量薄弱、利用率低下、信息化程度低的缺點(diǎn)，為此，應(yīng)采取高度重視檔案管理工作、規(guī)范管理住房公積金檔案、嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度等措施來規(guī)范管理住房公積金檔案。

關(guān)鍵詞：住房公積金檔案；檔案特點(diǎn)；存在問題；管理對策

住房公積金檔案是指建立住房公積金制度的單位及其在職職工，從最初繳存住房公積金、中間提取、貸款、個(gè)人賬戶變更到個(gè)人離、退休全額支取并銷戶的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部資料信息，是繳存單位及職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動(dòng)的原始記錄，是住房公積金管理中心、繳存單位做好住房公積金規(guī)范化管理工作的基礎(chǔ)保證和客觀依據(jù).如何在住房公積金日常管理中，做好住房公積金檔案管理，確保住房公積金資金安全運(yùn)行，成為各地住房公積金管理中心必須解決的實(shí)際問題。

一、住房公積金檔案的特點(diǎn)

1.住房公積金檔案產(chǎn)生原因的多樣性

繳存單位有黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)體工商戶，在繳存開戶時(shí)，提供的開戶資料是不一樣的；賬戶分立、合并、轉(zhuǎn)移，分本市和外地；提取分職工自己提取、單位經(jīng)辦人提取、職工死亡后繼承人提??；公積金貸款形成的資料更趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)類型不同，形成的檔案必然種類繁多。

2.住房公積金檔案整理的隨時(shí)性

隨著住房公積金制度的不斷發(fā)展，各個(gè)管理部均建立業(yè)務(wù)辦理大廳，每天業(yè)務(wù)處理完畢后，每個(gè)窗口必須將當(dāng)天形成的住房公積金材料及時(shí)整理裝訂，按照業(yè)務(wù)辦理日期登記造冊歸檔，便于日后查詢使用。

3.住房公積金檔案利用的針對性

住房公積金檔案是用人單位及繳存職工履行繳存義務(wù)和享受公積金貸款的原始憑證，主要分財(cái)務(wù)檔案和貸款檔案兩大類，涉及資金變化的主要是財(cái)務(wù)資料，住房公積金是政府強(qiáng)制歸集的具有儲(chǔ)蓄性質(zhì)的資金，必須日清月結(jié)，不能出現(xiàn)任何風(fēng)險(xiǎn)損失，而住房公積金管理中心內(nèi)部審計(jì)，財(cái)政、審計(jì)部門監(jiān)管，離不開最初的財(cái)務(wù)票據(jù)，而貸款檔案從最初受理，借款人填寫貸款材料到最后住房公積金放貸，形成檔案時(shí)間較長。住房公積金貸款檔案能夠還原借款人當(dāng)時(shí)的歷史原貌，真實(shí)可信，具有法律效用，可以將貸款風(fēng)險(xiǎn)降到最低，加之貸款經(jīng)辦人員變化大等特點(diǎn)，住房公積金中心對貸款逾期催收均以原始檔案為依據(jù)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識，切實(shí)維護(hù)住房公積金資金安全。住房公積金檔案除給公積金管理提供服務(wù)外，更多的是方便職工查詢個(gè)人住房公積金繳存、提取、賬戶轉(zhuǎn)移情況，主要是服務(wù)電話12329、網(wǎng)絡(luò)查詢及網(wǎng)點(diǎn)窗口等形式。繳存職工在公積金結(jié)息日6月30日后可憑公積金對賬單查詢自己近一年的個(gè)人公積金賬戶變化情況。

二、目前住房公積金檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的重視性認(rèn)識不夠

2002年5月13日國務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)住房公積金管理的通知》中要求各級住房公積金管理機(jī)構(gòu)，“要加強(qiáng)貸款風(fēng)險(xiǎn)管理，健全貸款檔案管理制度”，現(xiàn)階段仍然有人認(rèn)為，只要檔案不丟失就可以了，公積金檔案隨便放，到查詢使用的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)檔案的混亂不堪。沒有充分認(rèn)識檔案對公積金管理的重要性。

2.檔案收集不完整

現(xiàn)階段，隨著住房公積金業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，各級住房公積金管理中心及基層管理部形成的文件、報(bào)表、憑證不斷增加，公積金檔案保管還沒有全國統(tǒng)一的規(guī)范性的具體要求，在收集、整理、審核檔案的過程中，完全按照工作習(xí)慣將資料整理裝訂。對檔案整理中的有些項(xiàng)目自作主張地不填或者隨便填寫。

3.檔案管理人員力量薄弱

近年來，繳存單位、繳存職工不斷增加，歸集、貸款資金總量突飛猛進(jìn)，但是住房公積金管理中心的工作人員并沒有有效增加，檔案管理人員明顯不足，加之不少檔案管理人員沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，大量使用臨聘人員管理檔案，這部分人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏公積金業(yè)務(wù)知識，不懂計(jì)算機(jī)操作技能，常常造成檔案不能及時(shí)歸檔和完善，不能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，直接影響到檔案的管理水平。

4.檔案利用率低下

公積金管理中心檔案管理主要停留在原件閱覽、借出和復(fù)印階段，服務(wù)手段落后，服務(wù)對象狹窄，大部分為繳存單位和繳存職工。特別是貸款過程中，相當(dāng)一部分檔案采集來源于銀行和社會(huì)公眾部門，而住房公積金中心的檔案完全可以與銀行和社會(huì)公眾部門交流。超過一定年限的檔案也未向檔案管理部門移交，導(dǎo)致檔案利用率低下。

5.檔案信息化程度低

現(xiàn)今社會(huì)已進(jìn)入高速信息化時(shí)代，而公積金檔案主要停留在紙質(zhì)時(shí)代，檔案管理人員日常大量的工作就是整理紙質(zhì)檔案，對檔案的信息化管理不高，數(shù)字化、多媒體化程度低，限制檔案的社會(huì)化共享，紙質(zhì)檔案既占用空間，在借閱時(shí)又易造成損失，導(dǎo)致管理成本上升。

三、加強(qiáng)住房公積金檔案管理的對策

1.高度重視檔案管理工作

住房公積金管理中心要成立住房公積金檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立辦公室，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的遇到的難題和困難，將檔案管理列入各基層管理部目標(biāo)考核體系中，明確專人進(jìn)行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。多種形式培訓(xùn)檔案管理人員，使之成為既懂公積金業(yè)務(wù)又懂管檔案理的復(fù)合型人才，促使檔案管理上水平。

2.規(guī)范管理住房公積金檔案

住房公積金檔案涉及廣大繳存者的切身利益，按照《檔案法》和《住房公積金管理?xiàng)l例》之規(guī)定做好檔案管理制度設(shè)計(jì)，依法管理檔案，形成規(guī)范化的操作流程。由于檔案的不可再生性，檔案室要具備防霉、防水、防火、防潮、防盜等條件，各地公積金管理中心及基層管理部要以創(chuàng)建AAAA級檔案室為目標(biāo)，投入資金上硬件，安裝計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，確保繳存單位及職工查詢方便快捷，實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)處理電子化，建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫遠(yuǎn)程備份，嚴(yán)防數(shù)據(jù)丟失，確保計(jì)算機(jī)信息安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度

住房公積金是職工的住房儲(chǔ)金，作為一種職工個(gè)人檔案，具有保密性的特點(diǎn)，住房公積金中心應(yīng)為繳存職工信息保密。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，查閱檔案之前必須履行批準(zhǔn)手續(xù)。對借閱歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查，防止紙質(zhì)資料的丟失、損毀，對不按查閱審批制度辦理查閱手續(xù)，造成嚴(yán)重后果的追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。

結(jié)語

住房公積金檔案管理是住房公積金管理的重要組成部分，是住房公積金管理所有業(yè)務(wù)的最后總結(jié)，是檢驗(yàn)所有工作好壞的標(biāo)尺，體現(xiàn)著公積金管理中心的管理水平，要積極探索新型檔案管理模式，完全實(shí)現(xiàn)公積金檔案信息化，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，提高檔案的使用效能，更好地促進(jìn)住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展。（作者單位：陜西省安康市住房公積金管理中心市直管理部）