論檔案安全體系建設(shè)

摘 要：檔案安全體系建設(shè)是黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展又一次戰(zhàn)略部署，根據(jù)目前檔案管理存在的問題，本文從思想、制度、軟硬環(huán)境、應(yīng)急機(jī)制四個(gè)方面入手，對(duì)如何構(gòu)建高效運(yùn)行、全面覆蓋的檔案安全體系進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：檔案；體系；完善；全面；安全

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是人類的寶貴財(cái)富和文化遺產(chǎn)，是歷史真實(shí)的記載和傳承。隨著人類社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案安全意識(shí)逐步全社會(huì)得到增強(qiáng)。2010年，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)的楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)：“檔案安全無小事，檔案安全事關(guān)重大，事關(guān)全局，事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益”，并提出了建立檔案安全體系的要求[1]。加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，對(duì)維護(hù)國(guó)家歷史記憶、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)進(jìn)步、實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，具有不可替代的特殊作用。

1 檔案安全體系建設(shè)的必要性

檔案保護(hù)工作在我國(guó)的發(fā)展中具有悠久的歷史，黨和國(guó)家歷來高度重視檔案安全。近年來，隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理工作與之前環(huán)境有了巨大的變化，檔案工作的環(huán)境發(fā)生了極大的變化，面臨越來越多的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，在檔案管理中，安全要求更為突出和重要，所以對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展而言，檔案安全體系建設(shè)是一個(gè)發(fā)展的必然要求和方向。

1.1 檔案安全體系建設(shè)是完善制度、提高管理水平和人員素質(zhì)的需要

檔案安全體系建設(shè)是強(qiáng)化檔案安全頂層設(shè)計(jì)的重要方法。只要做好檔案安全的頂層設(shè)計(jì)，才能使制度完善、隊(duì)伍建設(shè)等方面有章可循。總體而言，檔案管理制度建設(shè)的基礎(chǔ)是好的，但仍不完善。所以，建設(shè)檔案安全管理體系需要不斷地加強(qiáng)檔案相關(guān)管理和安全知識(shí)的推進(jìn)和宣傳，檔案管理人員作為直接管理者需要提高自身綜合素質(zhì)和管理水平，在對(duì)于檔案管理隊(duì)伍不斷強(qiáng)化和推進(jìn)，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案保護(hù)知識(shí)，還需掌握情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，真正確保檔案安全無損。

1.2 檔案安全體系建設(shè)是預(yù)防檔案遭受各種災(zāi)害破壞的需要

我國(guó)是一個(gè)自然災(zāi)害頻發(fā)的國(guó)家，洪澇、干旱、臺(tái)風(fēng)、泥石流、地震等各種災(zāi)害時(shí)有發(fā)生。從近幾年發(fā)生的自然災(zāi)害來看，汶川、玉樹地震、南方雪災(zāi)、南方洪澇等災(zāi)害事件無不對(duì)檔案安全造成嚴(yán)重威脅和損壞，社會(huì)各界通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和反思，不斷深刻認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的極端重要性。因此加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，提高安全保障能力，預(yù)防各種災(zāi)害的侵襲對(duì)檔案造成的破壞是當(dāng)前各級(jí)檔案管理部門和檔案機(jī)構(gòu)的迫切任務(wù)。

1.3 檔案安全體系建設(shè)是檔案信息化與安全矛盾化解的必須

電子檔案的應(yīng)用是新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展和檔案技術(shù)創(chuàng)新的重要特征。但是，在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展的背景下，電子檔案正面臨巨大挑戰(zhàn)，保存原有的軟硬件系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急，如果不能及時(shí)將原檔案信息遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，獲取文件信息將面臨困難，以至無法實(shí)現(xiàn)電子檔案的保存及應(yīng)用。如何有效確保電子檔案長(zhǎng)期不丟失、不失真、可讀取、可利用，是我們要迫切解決的現(xiàn)實(shí)問題。所以，檔案安全體系建設(shè)的提出意義深遠(yuǎn)，正當(dāng)其時(shí)。

2 檔案安全管理中存在的問題

近些年的數(shù)據(jù)表明，檔案問題往往是由于檔案管理安全意識(shí)上的問題，檔案經(jīng)費(fèi)投入不夠，工作人員素質(zhì)和責(zé)任心不夠，防范措施沒有達(dá)標(biāo)等問題造成的，其中包括檔案人為損壞，庫房失火造成的檔案燒毀等事故，庫房檔案失竊等，這就需要我們提高重視。

2.1 檔案安全意識(shí)淡薄

在我國(guó)的目前發(fā)展情況下，檔案工作本身具有的工作特點(diǎn)和性質(zhì)等的影響造成很多檔案管理人員以及部門沒有充分認(rèn)識(shí)到安全性對(duì)于檔案管理的重要性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，雖然尤為注重機(jī)關(guān)文書檔案，但是對(duì)于基建、檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子文件等重視不夠，對(duì)于紅頭文件尤為重視，但是對(duì)于會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作總結(jié)、計(jì)劃、介紹信等材料重視不夠；只重視檔案收集查閱利用，不重視監(jiān)管執(zhí)法；檔案安全意識(shí)淡薄，普遍存在檔案安全得過且過的思想，片面認(rèn)為只要不發(fā)生盜竊、火災(zāi)、水災(zāi)就能安全，對(duì)安全不屑一顧；工作計(jì)劃、工作部署、工作總結(jié)，很少提及檔案安全方面的內(nèi)容，這些都是檔案安全的重要隱患。

2.2 檔案安全制度不健全

一般單位都有檔案管理制度，如《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等一系列制度，涉及檔案安全的內(nèi)容在這些制度中都有體現(xiàn)，但缺少專門的檔案安全管理制度。檔案安全工作缺乏應(yīng)有的制度保障，無法做到有章可循[2]。

2.3 資金和人力資源匱乏

我國(guó)檔案安全保障經(jīng)費(fèi)的投入主要以政府為主，這些年來，盡管各級(jí)政府不斷加大對(duì)檔案保護(hù)方面的資金投入，但相對(duì)檔案保護(hù)的需求和繁重龐大的保護(hù)任務(wù)而言，這些投入仍然是不足的[3]。由于經(jīng)費(fèi)不足，人員方面的投入也相應(yīng)減少，使檔案部門工作人員普遍素質(zhì)不高，很多檔案員缺乏系統(tǒng)、全面的檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)，缺乏現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，缺乏檔案事業(yè)發(fā)展的前瞻性和戰(zhàn)略性思考。

2.4 檔案保存設(shè)施配置標(biāo)準(zhǔn)不達(dá)標(biāo)

檔案保存設(shè)施和檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障檔案安全的重要屏障。很多工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到相關(guān)重要性，認(rèn)為只要檔案實(shí)體沒有出現(xiàn)問題就不會(huì)造成檔案上的事故問題，因此對(duì)于檔案的安全管理工作不屑一顧，對(duì)于檔案設(shè)施的安全投入不夠，安全防范措施規(guī)范性不強(qiáng)，甚至形同虛設(shè)，造成在檔案安全管理工作中存在嚴(yán)重的安全隱患，目前很多地方對(duì)于檔案的安全管理經(jīng)費(fèi)投入不夠，一些單位對(duì)檔案館庫的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯不到位，如空調(diào)設(shè)備、消防器材、視頻監(jiān)控、溫濕度計(jì)、殺蟲裝置、除塵設(shè)備、修復(fù)機(jī)器、門禁等配置不完備，造成安全隱患。

3 檔案安全體系建設(shè)的措施

3.1 加強(qiáng)思想建設(shè)

在檔案的安全體系建設(shè)中，首要任務(wù)就是安全意識(shí)的提高，安全意識(shí)的提高需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的安全思想建設(shè)工作，牢固樹立“檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益”的思想；要不斷豐富檔案宣傳的內(nèi)涵，擴(kuò)大對(duì)行業(yè)系統(tǒng)外的宣傳工作，增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案安全的重視和支持；要?jiǎng)?chuàng)新檔案宣傳形式，通過廣播電視專題節(jié)目、發(fā)布公益廣告、開展網(wǎng)上宣傳、接受媒體專訪等豐富多彩的形式，綜合擴(kuò)大受眾面的宣傳，將檔案宣傳作為一個(gè)對(duì)于社會(huì)有重大影響的工作來關(guān)注，推動(dòng)檔案宣傳的效果和影響力。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

在檔案工作中，檔案安全是工作的重點(diǎn)中心，這就需要在檔案管理制度建設(shè)中，注重檔案安全管理制度的建立，促進(jìn)工作人員自覺履行相關(guān)安全管理職責(zé)，全面高效的檔案安全管理運(yùn)行機(jī)制。除了要建立檔案庫房的“八防”等一般性檔案管理制度外，除此之外還要建立檔案安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、檔案管理安全責(zé)任制、檔案安全評(píng)估報(bào)告制度、檔案安全執(zhí)法督查制度建設(shè)等一系列制度。在當(dāng)前安全問題日趨緊張的背景下，需要探索新的檔案安全管理體制，加大對(duì)檔案安全工作的重視和檢查，包括對(duì)設(shè)備儀器的正常運(yùn)行、庫房的管理和日常管理等內(nèi)容的綜合性檢查督查，另外還要對(duì)檔案館進(jìn)行安全測(cè)評(píng)工作，對(duì)檔案用戶進(jìn)行定期的問卷調(diào)查來實(shí)現(xiàn)工作的檢查和監(jiān)督，從而推動(dòng)檔案安全工作的全面落實(shí)[3]。

3.3 加強(qiáng)硬軟件建設(shè)

檔案館和庫房的建設(shè)和設(shè)計(jì)要嚴(yán)格按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)規(guī)范進(jìn)行，為檔案營(yíng)造一個(gè)安全的“家” ，是加強(qiáng)檔案安全管理硬件建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案庫房建設(shè)中要充分考慮到防水、防火、防地質(zhì)災(zāi)害和防震等安全因素，應(yīng)安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火等設(shè)施，配備必要的滅火器材，用先進(jìn)的科技手段彌補(bǔ)館庫建設(shè)的短板，彌補(bǔ)人為的因素，著力提高檔案安全系數(shù)[4]。加大對(duì)檔案原件的保護(hù)力度是加強(qiáng)軟件建設(shè)的重要內(nèi)容，要運(yùn)用掃描、縮微等數(shù)字化技術(shù)對(duì)沒有復(fù)制件的檔案原件加以復(fù)制并封存，保障檔案原件的絕對(duì)安全，對(duì)于檔案開放利用要嚴(yán)格建立審核機(jī)制，在公開利用的同時(shí)確保檔案信息的安全；另外，檔案工作的主體是檔案人員，加強(qiáng)檔案管理的核心也是工作人員，作為檔案安全的保障和守護(hù)者，我們必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)工作，提高檔案人的綜合素質(zhì)，構(gòu)建起科學(xué)的人力資源保障體系[5]。

3.4 加強(qiáng)應(yīng)急機(jī)制建設(shè)

不斷建立健全應(yīng)急制度體系，最大限度地減輕了自然災(zāi)害對(duì)檔案安全造成的危害。對(duì)于突發(fā)事件以及自然災(zāi)害的處置工作而言起到一個(gè)基礎(chǔ)的作用，應(yīng)急處置預(yù)案對(duì)于檔案實(shí)體和信息安全而言是非常必須的，要科學(xué)編制實(shí)用應(yīng)急預(yù)案，建立應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害及其他突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機(jī)制，并根據(jù)相關(guān)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練的開產(chǎn)工作，提高對(duì)檔案保護(hù)的本領(lǐng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的處置執(zhí)行能力，針對(duì)在演練中出現(xiàn)的問題逐一加以解決。通過調(diào)研數(shù)據(jù)根據(jù)具體情況制定相關(guān)應(yīng)急的科學(xué)方案，推進(jìn)安全管理體系的制度化和經(jīng)?；l(fā)展，最后需要注意的是，在檔案安全系統(tǒng)的建立工作中要積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣?、黨委的相關(guān)支持，將檔案的防災(zāi)減災(zāi)提升到當(dāng)?shù)氐姆罏?zāi)減災(zāi)內(nèi)容中去，并且積極參加突發(fā)事件應(yīng)急工作，在突發(fā)事件或者災(zāi)害之后能夠及時(shí)修復(fù)和處理檔案資料。

4 結(jié)語與展望

對(duì)于所有檔案人員而言，檔案安全的保障是一個(gè)終極的目標(biāo)和追求，檔案管理體系的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了中央領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案安全的相關(guān)指示，并且對(duì)于自然災(zāi)害以及人為災(zāi)害的損失問題也大大減輕了，尤其是對(duì)于國(guó)外敵對(duì)勢(shì)力對(duì)我國(guó)檔案信息的竊取建立了良好的屏障，檔案安全的保障必須對(duì)檔案安全管理體系加強(qiáng)建設(shè)，從思想，制度、軟硬件，應(yīng)急機(jī)制等方面多管齊下，多措并舉，深入探索，才能有效避免檔案不安全事故的發(fā)生，才能實(shí)現(xiàn)檔案安全“0”事故。各級(jí)檔案部門和廣大檔案人要牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，切實(shí)加大對(duì)檔案工作投入，創(chuàng)造一個(gè)良好的檔案保管環(huán)境和物質(zhì)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)社會(huì)、造福百姓。

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作者簡(jiǎn)介：陳麗琴（1971-），女，浙江衢州人，館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理。