關(guān)于檔案工作中保密的幾點(diǎn)思考

程茶

摘要：保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，更要切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。檔案保密工作做得好壞，會(huì)直接影響到黨和國(guó)家及單位的信息安全和利益。本文從加強(qiáng)檔案保管、利用、開放過程中的保密工作三個(gè)方面進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：檔案工作 保密 思考

檔案工作中的保密是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案若在尚未解密之前就泄密，將在 定程度上造成危害。下面本人對(duì)檔案工作中保密提幾點(diǎn)看法：

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的。從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層和最頂層，庫(kù)房門窗等應(yīng)用防盜網(wǎng)專門加固，以防盜竊，還應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開”。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保證。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判斷檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)，受國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年，檔案在尚未解密之前，不得隨意對(duì)外提供。

（三）檔案工作人員的職責(zé)

檔案工作人員的職責(zé)，就是維護(hù)檔案的完整與安全。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

1.制度約束。檔案利用規(guī)章制度一般有查（借）閱制度、復(fù)制制度等，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損，檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行落實(shí)，并在實(shí)踐中不斷加以完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具有較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，具有高度的政治責(zé)任感和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)，慎重考察，把優(yōu)秀的同志選調(diào)到檔案工作崗位上來(lái)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)基本功訓(xùn)。三是要有較強(qiáng)的工作能力和敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立解決利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施。要求利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。經(jīng)常檢查被利用的案卷，要在利用者離去之前，仔細(xì)翻閱檢查被利用的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并在利用登記簿上備注說(shuō)明；對(duì)于損毀檔案的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分；傳遞檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，嚴(yán)密包封，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送??；有條件的檔案館（室）還可以安裝監(jiān)控。

（二）正確處理好檔案保密和利用關(guān)系

檔案部門應(yīng)在嚴(yán)格做好保密工作的前提下，行使工作職能，為決策者提供信息。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的就是為了利用。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)造成危害，所以，保密和利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，決不可偏頗。

1.建立健全各項(xiàng)制度。檔案利用規(guī)章制度般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.進(jìn)步完善監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。

三、做好檔案開放中的保密工作

審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放和控制使用范圍。這項(xiàng)工作可分為三步進(jìn)行：一是初審，檔案工作人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對(duì)已到開放期限的檔案逐件進(jìn)行審查把關(guān)，初步制定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能準(zhǔn)確判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，進(jìn)行綜合分析審查，最終決定檔案的開放與否。