關于電子檔案管理存在的問題及對策分析

郭沙沙

[摘要]當前我國的信息技術發(fā)展水平越來越高，在這樣的情況下也就出現(xiàn)了電子檔案，網(wǎng)絡技術在這一過程中有了非常顯著的發(fā)展，使得因特網(wǎng)的覆蓋面更廣，開放性也更強，電子政務系統(tǒng)當中有很多文件都可以對信息進行發(fā)布，雖然其在運行的過程中存在著諸多的優(yōu)勢，但是從整體上來講還是面臨著諸多的問題，只有對這些問題進行詳細的分析，并且采取有針對性的措施予以改進，才能更好的保證我國電子檔案管理工作的質量和水平。本文主要分析了電子檔案管理存在的問題及對策，以供參考和借鑒。

[關鍵詞]電子檔案；管理；問題；對策

在我國，檔案管理工作一直都是一個非常重要的工作內容，隨著信息時代的來臨，我國的檔案工作也面臨著諸多的轉變，所以在這樣的情況下，我們一定要對其予以充分的關注和重視，電子檔案逐漸的普及，這給我國檔案工作提出了更高的要求，電子檔案管理雖然已經出現(xiàn)了一段時間，但是還是有很多需要不斷改進和完善的地方，所以針對這些問題，我們一定要采取有效的措施對其予以控制，從而也就使其能夠更好的發(fā)揮積極作用。

一、電子文件檔案概述

國際檔案界認識到計算機對檔案的影響可以追溯到40多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數(shù)據(jù)自動化處理列入會議的議程，1971年，第十三次國際檔案圓桌會議上，秘書長鮑弟埃強調，現(xiàn)在是確定檔案部門應用計算機政策的時候了。此后近二十年間，由于計算機技術瓶頸的影響，國際檔案界對管理計算機產生的電子文件的呼聲也暫時平息下來。20世紀80年代，國外一直沒有正式提出“電子文件”一詞。其專門術語的發(fā)展大致經歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，最近幾年才出現(xiàn)“歸檔電子文件”、“電子檔案”的提法。

中國的電子檔案建設開始于上個世紀90年代，1996年9月18日國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，組織力量對電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進行研究。2002年，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！?/p>

二、電子文件檔案管理面臨的主要問題

（一）電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞

檔案的固有屬性就是其原始性和真實性，紙質檔案的原始性和真實性在實際的工作中是非常容易得到確認的，電子文件檔案在形成和處理的過程中，信息具有非常大的可變性，如果在處理的過程中對原始的信息進行了修改或者是刪除，其是不容易被識破的，同時，電子檔案在這一過程中還有和信息載體相互分離的屬性，所以在電子檔案形成的過程中原始信息很容易被人修改，這樣也就影響到了檔案本身的可靠性和真實性。

（二）電子文件檔案長久保管困難，信息難以維持永久的存取

電子檔案產生、傳輸和應用等整個過程都會受到硬件、軟件以及環(huán)境的影響，電子檔案在存儲的過程中，對載體自身的性能和環(huán)境有著非常嚴格的要求，同時其使用的壽命也不是很長，另外這些存儲的載體無法很好的地域一些自然災害和病毒的侵蝕，電壓不穩(wěn)或者是操作失誤都會使得信息內容受到非常嚴重的損壞或者是丟失，所以這也給信息的長期儲存帶來了一定的困難。

（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出

當前我國全球化和信息化網(wǎng)絡時代已經全面來臨，因特網(wǎng)在運行的過程中具有非常強的全球性、開放性和共享性，這樣也就使得更多人可以進入到互聯(lián)網(wǎng)當中，但是電子檔案信息主要是借助互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這樣就使其面臨比較嚴重的危險，比如竊聽或者是篡改等等，丟此外電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔的過程中還非常容易受到病毒帶來的負面影響。對互聯(lián)網(wǎng)的非法訪問也十分的嚴重，而且現(xiàn)在的網(wǎng)絡高手越來越多，新的黑客技術也在不斷的涌現(xiàn)，所以電子檔案當中的信息安全也無法受到良好的保障。

三、電子文件檔案管理存在問題的對策分析

（一）建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結構標準

當前我國信息技術的高度發(fā)展使得我國的電子檔案數(shù)量也出現(xiàn)了明顯的激增現(xiàn)象，檔案管理部門在收到電子檔案的時候一定要對信息的內容進行核查，保證檔案最基本的真實性和原始性，當前很多發(fā)達國家制定的“NOARK文件登記簿標準”就是對電子檔案管理的一個非常詳細完善的規(guī)范。所以在我國的電子檔案管理工作中就可以根據(jù)我國的國情制定更符合我國的電子檔案基本架構標準，這樣一來從電子檔案形成到電子檔案統(tǒng)計整個過程中都可以很好的保證檔案信息的真實性和原始性，使得檔案信息收到良好的保護。

（二）檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設計

1、對電子文件檔案實行備份制度

電子檔案備份通常就是指使用存儲載體將一份文件保存兩份或者是兩份以上，因為電子檔案容易受到很多因素的影響，所以安全性和穩(wěn)定性就無法得到保證，比如說在工作中因為操作失誤刪除了不該刪除的信息或者是電子檔案遭遇病毒，使得文件檔案無法正常打開，甚至直接受損的情況，針對這樣的情況，電子檔案的備份就顯得格外重要。

2、保證用作處理和存儲電子文檔的計算機專用

用于存儲電子檔案的計算機必須要實行專人專用的制度，這也是保證電子檔案安全性的一個十分關鍵的措施，如果計算機在使用的過程中應用到其他的領域當中，就必須要使用一些其他類型的媒介信息，這樣就有可能會出現(xiàn)一些計算機病毒，使得電子檔案受到損壞。此外計算機中無用的文檔也會增多，這樣就會產生誤刪或者是誤用文檔的情況。

3、對重要的電子文件檔案實行分布式雙機備份

為保證處理和存儲電子檔案的計算機隨時能正常工作，可以采用分布式雙機備份，當工作計算機出現(xiàn)問題后，另一臺備份機立即開始工作，使處理和存儲電子檔案的計算機不會發(fā)生崩潰，電子檔案不會發(fā)生丟失，保證電子檔案的安全。

4、對電子文件法律效力問題的解決

加強立法，確保電子文件的法律效力，要使電子文件具有充分的證明力，還是要在已有相關立法的基礎上，如《行政訴訟法》、《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規(guī)及實施細則。

四、結語

在我國的檔案工作發(fā)展中，因為信息技術的發(fā)展使得電子檔案的數(shù)量也在不斷的增多，所以我們在實際的工作中也面臨著很多新問題，這些問題對檔案工作而言會產生非常大的影響，所以為了更好的保證工作的質量和水平，我們必須要對其予以充分的控制和調整，從而為我國檔案信息化建設提供更好的條件。

參考文獻

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