新時(shí)代檔案管理的問(wèn)題及措施

羅敏

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和在社會(huì)生活中的應(yīng)用，以及國(guó)家全面深化改革的目標(biāo)提出，檔案管理迎來(lái)了一個(gè)全新的時(shí)代。新時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何利用新技術(shù)和新標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展信息時(shí)代背景下檔案管理工作的全面深化改革，成為了檔案工作人員需要思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新時(shí)代；問(wèn)題；措施

檔案作為文獻(xiàn)資料和數(shù)據(jù)信息的載體，是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活歷史的見(jiàn)證者與記錄者。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活的不斷發(fā)展，對(duì)檔案信息的需求逐漸增加。國(guó)家對(duì)檔案管理工作也提出了新的目標(biāo)和要求，開(kāi)展檔案管理工作的全面深化改革已經(jīng)迫在眉睫。本文將通過(guò)分析新時(shí)代檔案管理工作遇到的問(wèn)題，并提出相應(yīng)措施。

1 新時(shí)代對(duì)檔案管理的要求

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，人們能夠不受時(shí)間和空間限制的獲取資訊，傳遞信息。在這樣的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適合時(shí)代的要求。要把檔案管理工作建設(shè)成為一個(gè)完整的、獨(dú)立的系統(tǒng)。將科學(xué)的檔案管理方式、現(xiàn)代化的檔案管理理念、高科技的檔案管理設(shè)備和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人才應(yīng)用到檔案管理工作中。在思想上高度重視檔案管理工作，開(kāi)發(fā)檔案管理工作新的應(yīng)用方法和服務(wù)模式，進(jìn)行檔案資料的深入挖掘與編研，把檔案資料內(nèi)部蘊(yùn)含的信息開(kāi)發(fā)出來(lái)，為各項(xiàng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)。不但要積極開(kāi)展檔案管理工作的全面深化改革，還要完整記錄全面深化改革、服務(wù)全面深化改革。

2 新時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理缺乏重視

作為重要的資料信息源，檔案部門(mén)的重要性越來(lái)越明顯，但是目前對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)依然是“重藏輕用”的理念。長(zhǎng)期以來(lái)，無(wú)論是檔案工作人員還是單位領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，重視程度較低。檔案工作人員認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行檔案文件的整理和保管工作，只要保證檔案資料的完整性和妥善的保存即可。而單位領(lǐng)導(dǎo)更是認(rèn)為檔案管理工作只是在需要的時(shí)候進(jìn)行查閱，沒(méi)有意識(shí)到檔案資料對(duì)本單位日常管理和決策帶來(lái)的幫助，所以在工作要求和支持投入上不夠重視。這些對(duì)檔案管理工作上存在的誤區(qū)，導(dǎo)致檔案管理工作被邊緣化，沒(méi)有形成獨(dú)立的系統(tǒng)，更加談不上提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案資料的作用，把檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生效益。

2.2 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，所以單位領(lǐng)導(dǎo)往往忽視了檔案管理人員的人才隊(duì)伍建設(shè)，目前一些檔案管理部門(mén)的工作人員缺乏檔案管理相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。大部分單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，只能抽出一部分時(shí)間開(kāi)展檔案資料的管理工作。單位人事部門(mén)在開(kāi)展檔案管理人員的招聘時(shí)，認(rèn)為檔案管理人員工作要求較低，所以進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的匹配，使招聘的人員專(zhuān)業(yè)能力欠缺。而且對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員也沒(méi)有開(kāi)展與之配套的崗位技能培訓(xùn)，使得檔案管理人員對(duì)檔案管理本身就認(rèn)識(shí)不足，技能不熟練，業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺。更是沒(méi)有完整有效的檔案管理人員后備人才建設(shè)和員工提升計(jì)劃。

2.3 檔案管理沒(méi)有明確的制度和流程

目前除了個(gè)別單位制定了詳細(xì)的檔案管理制度和流程以外，其他單位都缺乏相應(yīng)的制度和流程，不能很好地保證檔案的完整性、延續(xù)性和保密性。比較突出的幾個(gè)問(wèn)題主要有：一是檔案的歸檔制度和流程不完善，對(duì)于哪些文件應(yīng)該歸檔，以何種方式歸檔、歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等都不明確。單位其他職能部門(mén)沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致檔案資料歸檔不及時(shí)或者歸檔的資料文件不完整，或者不符合檔案要求。二是檔案的存放管理制度和流程不完善，對(duì)于檔案保管的環(huán)境、保管的方式、檔案保存年限和銷(xiāo)毀流程都不夠明確。要么因?yàn)闄n案缺乏整理和銷(xiāo)毀，珍貴的檔案被淹沒(méi)在浩如煙海的檔案文件之中，要么就是還有存放價(jià)值的文件資料沒(méi)有經(jīng)過(guò)甄別和審核就被銷(xiāo)毀。三是檔案的借閱和保密制度流程不完善，對(duì)于檔案的密級(jí)、借閱條件、使用條件等都不夠合理，往往出現(xiàn)檔案資料沒(méi)有做好保密工作，信息泄露，或者是檔案被束之高閣，缺乏利用。

2.4 檔案信息化程度較低，服務(wù)和應(yīng)用模式僵化

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大部分單位都開(kāi)始進(jìn)行檔案管理工作的信息化改造，但是在改造中存在的問(wèn)題依然比較突出。因?yàn)槿狈?zhuān)業(yè)的檔案管理人員，而且現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能比較薄弱，所以信息化改造只是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，由實(shí)物存儲(chǔ)改為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，并沒(méi)有建立與之配套的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)利用系統(tǒng)。檔案服務(wù)依然停留在被動(dòng)接受查閱的階段，沒(méi)有利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。

3 新時(shí)代檔案管理的措施

3.1 重視檔案管理、做好基礎(chǔ)建設(shè)

要加大對(duì)檔案管理的重視力度，在單位領(lǐng)導(dǎo)層面，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)日常工作的重要性。把檔案管理工作納入單位的重點(diǎn)管理工作之中來(lái)，為檔案管理人員設(shè)定工作目標(biāo)，制定詳細(xì)的考核和管理制度。同時(shí)加大對(duì)檔案管理的投入力度，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，開(kāi)展檔案存放環(huán)境的改造，保證檔案資料的安全性；開(kāi)展檔案管理設(shè)施的改造，提高檔案管理的信息化水平。同時(shí)檔案工作人員也要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高自身覺(jué)悟，培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)。

3.2 加大檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)檔案工作人員的人才隊(duì)伍建設(shè)，要從招聘、培訓(xùn)、考核三個(gè)方面開(kāi)展。在招聘環(huán)節(jié)，要重視專(zhuān)業(yè)對(duì)口和勝任力匹配，因?yàn)闄n案管理工作不但需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)，還需要耐心、細(xì)致。如果招聘的人員符合檔案工作要求，那么日后的培訓(xùn)工作也將事半功倍。在培訓(xùn)環(huán)節(jié)，要建立培訓(xùn)計(jì)劃，從思想素質(zhì)培訓(xùn)到專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，逐級(jí)開(kāi)展。不斷提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。在考核環(huán)節(jié)，要設(shè)立符合單位現(xiàn)況的考核方案，把檔案的歸檔、開(kāi)發(fā)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行分解，提取考核指標(biāo)，通過(guò)考核的激勵(lì)提高檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力。

3.3 建立明確的制度流程，規(guī)范檔案管理

要建立并完善本單位的檔案管理制度和流程，在考慮本單位實(shí)際情況和對(duì)檔案資料的需求度的基礎(chǔ)上，建立一套科學(xué)合理的檔案管理制度。要保證制度的實(shí)用性和可操作性。利用制度和流程規(guī)范檔案的管理。明確檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔方式，確定檔案的存放和保管條件，設(shè)立一套完整的檔案編研、審核、銷(xiāo)毀制度。并且制定相應(yīng)的檔案開(kāi)發(fā)利用流程，在提高檔案的利用率的情況下，保證檔案的安全性和保密性。與此同時(shí)還要對(duì)已有的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，使其能否符合計(jì)算機(jī)信息處理的技術(shù)特點(diǎn)，讓檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等適應(yīng)信息化改革的需要。

3.4 加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)能力

檔案管理的信息化建設(shè)，并不是以檔案的電子化存儲(chǔ)為標(biāo)準(zhǔn)的。而是要建立一整套完善的檔案管理系統(tǒng)，包含檔案的電子存儲(chǔ)，系統(tǒng)化管理和研究、網(wǎng)絡(luò)查詢和利用等功能。即對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行管理，開(kāi)展相應(yīng)的編研工作，又讓檔案資料內(nèi)包含的信息能夠更加快捷的被查閱。信息化檔案管理是以虛擬、開(kāi)放、靈活的手段，采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)高效、快捷、準(zhǔn)確、開(kāi)放的檔案信息服務(wù)，以滿足社會(huì)各界人士對(duì)檔案的需求。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代的檔案管理，需要從意識(shí)、思想、人員素質(zhì)等軟件方面和庫(kù)存環(huán)境、設(shè)備、管理系統(tǒng)等硬件方面的共同提升，才能抓住信息時(shí)代的機(jī)遇，迎接新時(shí)期對(duì)檔案管理新的挑戰(zhàn)。希望通過(guò)本文對(duì)新時(shí)代檔案管理的探究，對(duì)工作要點(diǎn)充分理解，使檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化生活中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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