淺談中職教育學(xué)校檔案管理和利用

黃海洪

【摘要】學(xué)校檔案是詳細(xì)記錄學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)信息的載體。本文針對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的特點(diǎn)，探討加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作和利用?？刹扇〖訌?qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高全員檔案意識(shí);充分挖掘檔案信息資源，保證學(xué)校檔案的齊全完整;強(qiáng)化電子檔案意識(shí)，提高現(xiàn)代化管理水平;加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的素質(zhì);積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率等措施。

【關(guān)鍵詞】中職教育學(xué)校;檔案;管理

中等職業(yè)專業(yè)學(xué)校是為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)具有科學(xué)文化知識(shí)和專業(yè)技能專門(mén)人才的入門(mén)之地。它在多年的教學(xué)實(shí)踐中，積累了大量的具有參考價(jià)值的教學(xué)檔案材料，這些材料與學(xué)校的教學(xué)工作有緊密的聯(lián)系。有效的檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)學(xué)校提升管理水平和提高育人質(zhì)量舉足輕重。但學(xué)校檔案的管理在實(shí)際工作中不僅常常被忽視，為學(xué)校的長(zhǎng)足發(fā)展埋下隱患。作者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)加強(qiáng)學(xué)校檔案管理和利用工作問(wèn)題進(jìn)行有益的探討。

1中職教育學(xué)校檔案的管理

檔案管理工作對(duì)學(xué)校的整體實(shí)力是非常重要的，做好中職教育學(xué)校圖書(shū)館檔案工作，對(duì)于提高圖書(shū)館的管理水平、學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。加強(qiáng)中職教育學(xué)校檔案管理工作?？刹扇〖訌?qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高全員檔案意識(shí);充分挖掘檔案信息資源，保證學(xué)校檔案的齊全完整;強(qiáng)化電子檔案意識(shí)，提高現(xiàn)代化管理水平;加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的素質(zhì)。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

1.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)意識(shí)

中職教育學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)，要把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好全校教職員工學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》，通過(guò)各種途徑讓大家了解到檔案的作用。通過(guò)學(xué)習(xí)和宣傳，樹(shù)立“大檔案”的意識(shí)，擴(kuò)大檔案征集范圍，豐富檔案資源，多渠道、多層級(jí)征集各類具有保存價(jià)值的文件、照片、實(shí)物、視聽(tīng)資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等多載體檔案，真正做到應(yīng)建盡建、應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存。

1.2完善管理制度

中職教育學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家《檔案法》及有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書(shū)館的實(shí)際情況，應(yīng)制定出完善的科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。建立健全基本的檔案管理制度，包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級(jí)管理檔案的管理制度。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。檔案的準(zhǔn)確分類和健全的管理制度對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)都具有重要作用。

1.3 收集檔案集中管理

中職教育學(xué)校檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，它處于一種特殊的地位。學(xué)校檔案是校檔案室通過(guò)收集工作，從學(xué)校各系科、各部門(mén)收集而來(lái)。因而，檔案的收集活動(dòng)在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵，是學(xué)校檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是豐富學(xué)校檔案室藏的重要手段。在收集檔案過(guò)程中應(yīng)注意零散文件材料的收集，注意收集檔案時(shí)的針對(duì)性與及時(shí)性，保持檔案之間的系統(tǒng)性與完整性。檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，學(xué)校各部門(mén)在教育教學(xué)及其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，必須集中學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。學(xué)校各個(gè)部門(mén)要積極負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、積累、歸類和整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交到學(xué)校檔案室。

1.4運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)實(shí)行實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化檔案管理

檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。目前，很多學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)管理本校的各類信息資源。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、檔案的壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)等，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，克服中職教育學(xué)校各部門(mén)之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，讓文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供以及利用實(shí)行一體化管理，使學(xué)校的檔案室不僅是管理部門(mén)，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。

1.5加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的素質(zhì)

學(xué)校各部門(mén)各系科的檔案人員一般都是兼職的，因此，要加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案意識(shí)和檔案法制觀念。同時(shí)，學(xué)校檔案室的檔案管理人員還必須明確本單位的歸檔制度，堅(jiān)決做到按制度辦事。檔案工作的發(fā)展依賴于檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，要做好檔案工作，就要不斷加強(qiáng)檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)和管理機(jī)制等方面建設(shè)。加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)，以系統(tǒng)講述檔案專業(yè)知識(shí)和掌握實(shí)際操作技能為主。提升創(chuàng)新能力，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。

2中職教育學(xué)校檔案的利用

檔案工作的重點(diǎn)除了進(jìn)行科學(xué)的管理外，應(yīng)向開(kāi)發(fā)、利用傾斜，將滯檔轉(zhuǎn)活，變封閉為開(kāi)放、變單一為多元、變被動(dòng)為主動(dòng)，由藏到用，拓寬檔案的利用面。著力為學(xué)校教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理提供檔案利用服務(wù)。搞好檔案利用工作，才能使整個(gè)檔案工作充滿生機(jī)和活力。

2.1全面及時(shí)地為學(xué)校師生提供服務(wù)

學(xué)校檔案室應(yīng)主動(dòng)地為學(xué)校師生提供有關(guān)的檔案信息，同時(shí)，將推薦、介紹與其利用需要相關(guān)的、收藏于其他部門(mén)的檔案線索，使師生的需求得以全面實(shí)現(xiàn)。學(xué)校檔案室應(yīng)主動(dòng)了解學(xué)校教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理的需要，及時(shí)為師生服務(wù)，滿足師生的不同需求。

2.2準(zhǔn)確地為學(xué)校師生提供有效果的服務(wù)

學(xué)校檔案室應(yīng)依據(jù)學(xué)校師生的利用目的，幫助他們篩選有用的檔案線索，將模糊的需求表達(dá)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嗅槍?duì)性的利用提問(wèn)，從而有效地減少誤檢和漏檢等問(wèn)題，準(zhǔn)確地為學(xué)校師生服務(wù)，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。應(yīng)積極主動(dòng)地為學(xué)校師生查找檔案與資料，努力提高檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量;同時(shí)要組織人力和物力，大力開(kāi)發(fā)室藏的檔案資源，不斷提高提供檔案服務(wù)的能力，主動(dòng)有效地為學(xué)校師生服務(wù)。

總之，檔案工作是一項(xiàng)很平凡的工作，卻是學(xué)校一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)建設(shè)。承擔(dān)著為學(xué)校前進(jìn)發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學(xué)的推進(jìn)提供保障和支撐的艱巨任務(wù)。做好了學(xué)校檔案利用工作，才能促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展，推動(dòng)學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、生產(chǎn)等各項(xiàng)管理工作的發(fā)展，做好中職教育學(xué)校的檔案的管理工作尤為重要。

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