研究新形勢下干部人事檔案的管理對策

作者簡介：姜春黎（1972.2-），女，山東萊州人，大學(xué)學(xué)歷，碩士學(xué)位，現(xiàn)在菏澤學(xué)院工作，主要從事人事檔案的管理及研究?

摘 要：干部人事檔案與基建檔案、文書檔案同樣具備使用以及保存價值，它不但是國家檔案的重要組成部分，還是一項極強的政策性工作，對干部人事調(diào)動有很重要的管理作用?本篇文章主要針對干部人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，提出了有效的管理對策?

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理;對策

干部人事檔案與基建檔案、文書檔案同樣具備使用以及保存價值，它不但是國家檔案的重要組成部分，還是一項極強的政策性工作，對干部人事調(diào)動有很重要的管理作用?同時是干部的工作能力工作表現(xiàn)、工作成績以及思想品格等方面真實信息記錄的文件材料?在新形勢下我們要提高對干部人事檔案管理的工作水平，促進(jìn)社會和諧發(fā)展?

一、干部人事檔案

（一）干部人事檔案的概念

干部人事檔案是有關(guān)組織部門或者人事部門與人力資源管理部門在管理過程中所形成書面形式，記錄了干部人員真實的社會經(jīng)歷、工作業(yè)績、職業(yè)品德等信息數(shù)據(jù)?而干部人事檔案只是所有檔案中的一個類型檔案，其檔案類型還包括工人檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案等?

（二）干部人事檔案的特性

1.具有全面性?干部人事檔案是干部個人信息的存儲庫，它概括的反映了干部的個人各方面真實情況?干部人事檔案收藏了干部的自傳、履歷、鑒定、入黨入團(tuán)、獎勵、處分任免、工資等有關(guān)特殊的文件材料?所以，干部人事檔案是記錄干部的個人成長經(jīng)歷、思想發(fā)展歷史，真實的反映干部的家庭實際情況、個人自然情況、專業(yè)技能情況等三個方面的內(nèi)容?

2.具有真實性?干部人事檔案的真實性是干部人事檔案現(xiàn)實性的前提與基礎(chǔ)?干部人事檔案必須整體內(nèi)容真實齊全，個體材料客觀現(xiàn)實，這樣才能為管理部門提供服務(wù)?

3.具有現(xiàn)實性?因為干部還在工作，干部人事檔案就成為管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的主要依據(jù)，在現(xiàn)實工作中干部人事檔案是區(qū)別于其他檔案的標(biāo)志?

4.具備動態(tài)性?干部人事檔案立卷之后，檔案的內(nèi)容是可以變化的?它是隨著干部個人的人生道路不斷延伸而反映新信息的文件材料?因此，干部人事檔案一定要做好收集新材料的準(zhǔn)備，以求縮小干部人事檔案與干部實際情況的“時間差”，這就要求干部人事檔案管理員對檔案進(jìn)行打孔裝訂，方便隨時增加新的材料信息?

5.具備機密性?干部人事檔案的內(nèi)容涉及到個人功過等方面的情況，側(cè)面反映了某些歷史重大事件，或者是個人向組織匯報而不能向他人訴說的隱秘?因此，干部人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得私自泄露和私自保存，哪怕是檔案管理機構(gòu)的個人也不能私自查看本人的干部人事檔案?

6.具備流動性?干部人事檔案的管理與干部的人事管理相統(tǒng)一，才能有利于發(fā)揮干部人事檔案的作用?如果干部與檔案脫節(jié)嚴(yán)重，哪怕干部人事檔案保管的再好也沒有任何意義?

二、干部人事檔案管理及存在問題

近年來因為對干部人事檔案管理不夠到位，導(dǎo)致各種問題時有發(fā)生，這與相關(guān)部門管理者不重視對干部人事檔案的管理有關(guān)?

（一）檔案管理人力資源配置不足

目前，很多單位的干部人事檔案管理人員沒有受到檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，對檔案管理工作沒有深刻的了解，使干部人事檔案長期處于無人整理、無專業(yè)人員鑒定、無人監(jiān)督等階段，對干部人事檔案管理工作沒有做到按照干部人事檔案管理制度的要求去完成干部人事檔案各項工作?

（二）對檔案沒有按規(guī)范立卷

90年代的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案的管理工作疏忽大意，沒有充分的去重視這項工作，導(dǎo)致上行下效，檔案管理員對干部人事檔案沒有按照相關(guān)制度的要求去歸檔立卷，也不會認(rèn)真負(fù)責(zé)的去鑒別干部人事檔案信息的真?zhèn)危屧S多管理工作沒有做到位，致使案卷質(zhì)量低?即使有關(guān)部門已經(jīng)明確規(guī)定要求填寫檔案材料紙質(zhì)要統(tǒng)一大小，不能用黑色以外的顏色書寫信息，但在填寫材料信息時還會出現(xiàn)問題，如：紙張大小沒有統(tǒng)一，印刷不規(guī)范等，給干部檔案立卷帶來了不便?經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人受教育的程度增加，同時普及了人們重視檔案的歸檔立案的意識，但在歸檔立卷過程中還是會出現(xiàn)問題，如：所需要上交的材料因當(dāng)事人疏忽大意而遺失，造成了干部人事檔案不完整的情況?

（三）干部人事檔案的管理模式落后

我國的干部人事檔案一直都是以紙面的形式來管理，沒有建立電子檔案存儲庫，因此對干部人事檔案只涉及基本資料的管理而沒有涉及到照片、指紋等聲像管理，致使干部人事檔案管理工作嚴(yán)重不合格，影響了檔案存檔立卷的質(zhì)量?

三、干部人事檔案管理的對策

只有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)重視干部人事檔案管理工作，下面的管理員才會認(rèn)真負(fù)責(zé)的去管理干部人事檔案的整理與歸檔立卷以及信息鑒別等工作?首先，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)要建立完善的干部人事檔案管理制度，選擇具備優(yōu)秀職業(yè)素質(zhì)與職業(yè)能力的管理員，認(rèn)真落實干部人事檔案管理工作的各項任務(wù)，確保對每一份檔案做到鑒別信息真?zhèn)巍⒄頇n案信息缺漏、加強對干部人事檔案歸檔立卷等，踏實認(rèn)真負(fù)責(zé)的對待干部人事管理工作中的每一個環(huán)節(jié)?因此，對干部人事檔案管理時出現(xiàn)的問題提出以下有效對策?

（一）配置專業(yè)的檔案管理員

干部人事檔案管理的好壞與否是由檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)所決定的?作為專業(yè)的檔案管理員應(yīng)該具備強烈的職業(yè)責(zé)任感，以提高自身的職業(yè)素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)為目標(biāo)，把干部人事檔案管理工作當(dāng)作一份重要的職業(yè)，在枯燥乏味的管理過程中堅持踏實認(rèn)真的工作態(tài)度，注重自身專業(yè)水平的提高，研究適合自己的管理方法，以提高干部人事檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率為終極目標(biāo)?

（二）認(rèn)真鑒別歸檔材料，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度

歸檔管理人員認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)制定的有關(guān)干部人事檔案管理制度，做到讓每一個過來送材料的人填寫相關(guān)證明的程序，以負(fù)責(zé)的工作態(tài)度去鑒別每一份檔案的真實性、規(guī)范性，且按照相關(guān)要求使用黑色的筆去填寫材料信息，一旦出現(xiàn)信息填寫錯誤或者沒有按著要求填寫信息的，需要重新填寫?

（三）完善干部人事檔案的規(guī)章制度

優(yōu)秀的干部人事檔案管理員是管理好檔案的基礎(chǔ)，完善的干部人事檔案管理制度是干部人事檔案管理的保障?只有建立完善的干部人事檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案管理制度的要求，才能發(fā)揮出干部人事檔案管理的實用性有效性?檔案管理員在管理干部人事檔案工作時，一定要認(rèn)真按照檔案管理制度的要求去完成檔案管理工作的每一項細(xì)節(jié)，妥善整理檔案的歸檔立卷工作?

結(jié)束語

綜上所述，我們要根據(jù)時代的發(fā)展對干部人事檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)的、合理的改革，這是順應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求?只有嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案管理制度，才能有效保障干部人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益?加強對干部人事檔案的管理工作，是促進(jìn)社會和諧發(fā)展的重要目標(biāo)?（作者單位：菏澤學(xué)院工作）

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