關(guān)于品管圈活動在提高醫(yī)院檔案利用率中的應(yīng)用

鐘成

摘 要：醫(yī)院檔案具有重要的作用，其記錄了醫(yī)院的歷史，能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的運作。品管圈是有著互補或者是相似工作的人們自發(fā)組織成立的團體，對于其中成員的選擇由內(nèi)部專職檔案管理人員負責(zé)。檔案利用率是被提供利用檔案的數(shù)量和館藏檔案整體數(shù)量的比值，其也是衡量檔案管理工作有效性的一個重要指標(biāo)，所以當(dāng)前要促進醫(yī)院檔案利用率的提升，就需要注重發(fā)揮品管圈活動的作用，本文通過分析醫(yī)院檔案利用效率低的原因，進而提出了品管圈活動的運用策略，促進醫(yī)院檔案利用率的提升，充分發(fā)揮出檔案的價值。

關(guān)鍵詞：品管圈活動;醫(yī)院檔案;利用率提高;應(yīng)用

檔案工作是醫(yī)院工作中不可缺少的一部分，其具有獨特的意義，能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的工作成就，也是維護醫(yī)院工作歷史面貌的工作，能夠給醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究提供重要的參考資料。檔案管理對象就是在相關(guān)活動中產(chǎn)生的各種傳統(tǒng)檔案，如基建檔案、教學(xué)檔案、實物檔案、保健檔案、會計檔案、科研檔案、黨務(wù)檔案以及行政檔案等。檔案的形式有多種，如視頻類檔案、表格類檔案、圖片類檔案以及音頻類檔案。檔案工作關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，檔案利用就是基于檔案利用工具對需要的檔案信息進行查找以及利用，是檔案工作服務(wù)的形式。當(dāng)前對于檔案的利用效率也被當(dāng)作評價檔案工作情況的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，這也讓檔案工作人員對此十分重要，通過不同的方法和策略，提升檔案利用效率，而品管圈活動就是一種有效的方式。

一、醫(yī)院檔案利用率低的原因

1.醫(yī)院檔案沒有開展系統(tǒng)編研

醫(yī)院檔案是一項重要的資源，檔案管理工作也具有重要意義，能夠間接帶來經(jīng)濟效益，因此，檔案資源就屬于一種無形資產(chǎn)。然而當(dāng)前還有很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員以及醫(yī)院工作人員并沒有清楚意識到檔案管理的重要性和檔案資源的間接效益。在這種情況下，醫(yī)院檔案室的地位不高，長時間以來都處于邊緣化地位，沒有充分發(fā)揮出管理工作的作用。在管理工作中，一般在收集檔案、整理檔案以及歸檔之后，管理人員一般不再歸納整理，并沒有有效的開發(fā)檔案資源，這就影響了檔案資源的價值發(fā)揮，很多有用的資源都沒有得到應(yīng)有的利用，管理工作停留在表面上，限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。除此之外，傳統(tǒng)管理中有很多的不足和問題，如信息不全面、查找信息困難，讓管理工作只重視管理卻不注重利用。當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理，只注重保存和管理工作，卻忽略了利用，影響了檔案的利用率。

2.專職檔案管理人員專業(yè)化程度較低

當(dāng)前醫(yī)院中的檔案管理人員很多都不是專業(yè)出身的，一般都是其他有關(guān)專業(yè)出身，這就使得他們的專業(yè)化水平較低，在入職之后一般參與的繼續(xù)教育都是當(dāng)?shù)貦n案局主辦的培訓(xùn)，并沒有針對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)開展的培訓(xùn)。在檔案管理工作中，管理人員的管理不夠規(guī)范，一般靠自己的經(jīng)驗以及理解進行工作，這就給工作留下了隱患。

3.醫(yī)院檔案管理沒有歸檔規(guī)范

醫(yī)院中有很多的檔案，每個科室每天都會產(chǎn)生很多的檔案資料，這些由本科室的檔案管理人員負責(zé)，一般都是兼職的，但是兼職人員的流動性較大，管理人員在管理能力以及責(zé)任意識上存在較大的差距。當(dāng)前還有一些醫(yī)院的檔案管理工作還是停滯不前，只有一些簡單的規(guī)章制度，并沒有針對檔案管理人員制定的崗位內(nèi)容說明，并未清楚規(guī)定崗位職責(zé)和責(zé)任人。沒有設(shè)置統(tǒng)一的管理程序以及標(biāo)準(zhǔn)，沒有構(gòu)建有關(guān)的考核評價體系，影響到管理工作的效率和效果。另外，專職的檔案管理人員存在一崗多責(zé)的現(xiàn)象，他們需要面對很多的工作任務(wù)，缺乏足夠的時間培訓(xùn)以及指導(dǎo)兼職管理人員，無法讓兼職管理人員迅速的提升?？剖壹媛毴藛T在登記部分檔案時不夠規(guī)范，在收集資料時并未收集齊全，導(dǎo)致一些材料會出現(xiàn)丟失的問題。一些科室對于檔案的整理以及分類存在不足，缺乏規(guī)范性，讓管理工作中產(chǎn)生問題以及失誤。

二、品管圈活動在提高醫(yī)院檔案利用率中的應(yīng)用策略

1.組織建立品管圈，組織各科室檔案管理人員，促進醫(yī)院檔案利用率提升

在醫(yī)院檔案管理工作中運用品管圈活動，要提升有效性，就需要先組織建立品管圈，對醫(yī)院中所有科室的檔案管理人員進行組織，促進對檔案的利用。每個科室都要注重考核相應(yīng)的檔案管理人員，清楚他們的專業(yè)素養(yǎng)水平，以此為依據(jù)對工作崗位做出相應(yīng)的調(diào)整。除此之外，還需要組織檔案管理人員培訓(xùn)，將他們安排在不同的科室中，讓他們在科室中做好檔案管理的工作，制定有關(guān)的管理人員手冊，對他們的行為進行規(guī)范。

2.擬定計劃，發(fā)揮各部門優(yōu)勢，組織編研工作

醫(yī)院需要充分發(fā)揮出相關(guān)部門的優(yōu)勢，依據(jù)各個科室存儲檔案的數(shù)量以及內(nèi)容，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)工作的需要，統(tǒng)一制定出工作流程。除此之外，還需要結(jié)合醫(yī)院的年度工作計劃，將長期計劃和短期計劃進行有效的結(jié)合。依據(jù)醫(yī)院計劃進行相應(yīng)的編研專題活動，結(jié)合醫(yī)院明確的題目收集相關(guān)的資料，檔案管理人員需要對檔案資料進行分類和整理。依據(jù)醫(yī)院檔案內(nèi)容，主要可以劃分成幾個類型：第一種就是文書檔案類型，檔案內(nèi)容主要包括醫(yī)療管理、黨群工作、財務(wù)物價、人事管理以及行政管理;第二種就是基建檔案，主要有輔助用房、綜合用房、生活用法和業(yè)務(wù)用方等;第三種是科研教學(xué)類，主要有影像科、婦產(chǎn)科、內(nèi)科和外科等;第四種就是設(shè)備檔案類，主要有輔助設(shè)備、治療設(shè)備和診斷設(shè)備;第五種是實物檔案，主要有醫(yī)院獲得的各種榮譽證書、獎杯、廢置印章等;第六種就是照片檔案，如行政類、后勤類、人事管理、黨務(wù)等。每個科室把歸檔文件交給檔案室之后，專職檔案人員需要再實施分類整理，依據(jù)規(guī)范進行管理，基于分類編目系統(tǒng)形成有效的管理體系，這樣通過應(yīng)用各種檢索工具就可以對醫(yī)院的館藏檔案進行查找和利用，將分散的相關(guān)檔案信息都進行著錄和抄到卡片上，清楚標(biāo)記出關(guān)鍵詞，還需要依據(jù)規(guī)定做好排序，對檔案信息進行有效的篩選以及加工，編寫成有價值的參考資料，提供齊全的資料。

3.明確目標(biāo)任務(wù)，構(gòu)建一套專業(yè)的檔案收集制度

醫(yī)院在檔案管理工作中，應(yīng)該依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，制定出管理工作目標(biāo)規(guī)劃，進而清楚工作的發(fā)展要求以及目標(biāo)，為實際的工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，還需要在醫(yī)院信息化建設(shè)中注重推進檔案信息化建設(shè)，對于管理的制度需要不斷進行優(yōu)化和健全，制定有效的檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案。對于醫(yī)院每個科室中各種載體的檔案，需要實施統(tǒng)一化管理。醫(yī)院要依據(jù)工作的具體情況，構(gòu)建有效的檔案收集制度，具體、清楚的規(guī)定檔案材料的相關(guān)工作，如登記、傳遞和查閱，制定查閱程序。在硬件配置方面，可以建立和設(shè)置相關(guān)的場所，包括檔案庫房、檔案員辦公室、綜合檔案室以及閱文室，配備有關(guān)的設(shè)備。比如，防磁柜、除濕機、掃描復(fù)印一體機、數(shù)碼照相機、溫濕度表等等，以符合工作需要。醫(yī)院還應(yīng)該注重促進檔案信息化建設(shè)，在檔案管理中有效的運用“互聯(lián)網(wǎng)+”，配置數(shù)量充足的檔案管理專用計算機，購置文檔管理系統(tǒng)，掃描醫(yī)院從建立之后的相關(guān)文書檔案，并進行導(dǎo)入，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，這樣就可以通過計算機檢索需要的檔案信息，計算機可以儲存大量的檔案信息，這些可以促進檔案利用效率的提升。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)水平

醫(yī)院要調(diào)整內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)，注重對他們進行教育培訓(xùn)工作，確保經(jīng)過調(diào)整之后可以形成完全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進檔案管理效率和效果的提升。醫(yī)院要注重聘請專職檔案管理人員，確保每個科室都有一名固定管理人員，全面考慮檔案管理人員的整體素質(zhì)水平，他們不僅需要有很好的專業(yè)素養(yǎng)，還需要有較強的職業(yè)道德，通過制定崗位說明書，清楚規(guī)定他們的職責(zé)。醫(yī)院要促進檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，就應(yīng)該構(gòu)建健全的培訓(xùn)制度，對專職檔案管理人員實施統(tǒng)一的培訓(xùn)、管理以及考核。醫(yī)院還需要通過多樣化的途徑，提升他們的管理水平，比如，聘請專家來醫(yī)院進行講座、外出培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等，多進行檔案學(xué)術(shù)活動，讓他們可以不斷提升工作水平，及時更新工作觀念，豐富知識，提升創(chuàng)新思維和創(chuàng)造力，加強技術(shù)水平。還需要構(gòu)建科學(xué)合理的考核評價體系，客觀、全面、合理地對檔案管理人員進行評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員要提供獎勵，而對于工作不認(rèn)真的人員就要進行相應(yīng)的懲罰，采取優(yōu)勝劣汰的原則，調(diào)動他們的工作熱情。

5.根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)確定檔案工作發(fā)展目標(biāo)

與當(dāng)前現(xiàn)有的《檔案法》 等相關(guān)法律法規(guī)以及管理體系、標(biāo)準(zhǔn)要求等進行有效結(jié)合，對“檔案工作目標(biāo)管理三年規(guī)劃”進行科學(xué)合理的編制和利用。通過現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)、管理條例等，可以對檔案管理工作的具體發(fā)展目標(biāo)、整體要求等進行確定，與此同時，還可以將檔案管理的信息化建設(shè)，直接融入到醫(yī)院現(xiàn)有的信息化建設(shè)體系以及總體建設(shè)方案當(dāng)中。通過這種方式在其中的合理應(yīng)用，有利于對現(xiàn)有的檔案管理工作體系以及相關(guān)管理制度進行不斷完善和優(yōu)化，同時還可以對檔案安全管理的應(yīng)急預(yù)案機制進行構(gòu)建和應(yīng)用。在這種形勢下，醫(yī)院內(nèi)部的各科室在對各種不同類型的檔案、不同載體的檔案等都可以實現(xiàn)統(tǒng)一合理的管理。醫(yī)院要與檔案管理工作現(xiàn)狀進行結(jié)合，構(gòu)建和落實符合現(xiàn)實要求的檔案收集制度，通過該制度在實踐中的合理應(yīng)用，可以實現(xiàn)對各種不同類型檔案材料的傳遞、登記以及查詢等，每一個環(huán)節(jié)都進行了更加詳細的制定，對現(xiàn)有的查閱流程等也提出了更加規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)要求。

對綜合的檔案室或者是現(xiàn)有的一些檔案庫房進行管理時，要適當(dāng)?shù)脑黾右恍n案的密集架，同時還保證其中內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施配備的齊全性，對掃描復(fù)印一體機、去濕機、濕度表、溫度表等各種不同類型的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備等進行不斷完善和優(yōu)化，其根本目的是為了最大限度保證檔案管理工作的基本需求可以得到有效的滿足。尤其是在當(dāng)前信息化時代的發(fā)展背景下，信息化建設(shè)水平普遍比較高，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對信息化技術(shù)進行合理應(yīng)用，不斷在實踐中加大對檔案信息化的建設(shè)。在這一基礎(chǔ)上，還要對“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的管理理念以及思維模式進行深入挖掘和高效利用，與多臺檔案管理專用的計算機設(shè)備進行有效結(jié)合。同時，還要對一些文檔管理系統(tǒng)進行科學(xué)合理的購置和創(chuàng)新，對全文數(shù)據(jù)庫進行科學(xué)合理的構(gòu)建，以計算機為基礎(chǔ)實現(xiàn)所有檔案的有效檢索。這樣不僅有利于提高檔案管理水平，而且還可以提高醫(yī)院內(nèi)部檔案的整體利用率。

6.取得的成果

通過品管圈活動在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理中的合理應(yīng)用，經(jīng)過時間的總結(jié)和分析之后，發(fā)現(xiàn)整體效果普遍比較良好。首先，在直接效益方面相對比較明顯，與2016年的部分?jǐn)?shù)據(jù)進行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)2016年有3889件檔案存入到對應(yīng)的檔案庫當(dāng)中，其中借閱量達到了2256件。按照這一數(shù)據(jù)信息，計算出全年的檔案整體利用率已經(jīng)達到了58%，明顯超出了最開始活動制定的基本目標(biāo)。其次，在社會效益方面也有明顯的提升。由于檔案的整體利用率有明顯提升，同時檔案管理水平也有大幅度的提升，受到了各級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

在這一基礎(chǔ)上，為了從根本上對現(xiàn)有的成果進行不斷強化和鞏固，需要在現(xiàn)有措施以及管理模式的基礎(chǔ)上，提出符合實際要求的鞏固措施。首先，在實踐中要對多種不同類型的檔案檢索工具等進行編制，也就是專題的匯編、案卷的文件目錄等。與此同時，還要構(gòu)建全宗卷，這樣做的根本目的是為了對全宗內(nèi)容進行更加全面的反饋，同時可以為當(dāng)前現(xiàn)有的各項業(yè)務(wù)提供支持。其次，對當(dāng)前現(xiàn)有的數(shù)字化平臺以及電子政務(wù)平臺等進行科學(xué)合理的應(yīng)用，這樣有利于為日常檔案信息資料的查詢提供一定的便利性。對檔案整體利用率提升而言，具有實質(zhì)性意義。除此之外，要不斷加強對檔案管理人才隊伍的建設(shè)，對一些先進的專業(yè)人才進行積極的引進和應(yīng)用，同時還要實踐中對專業(yè)人才自身的綜合素質(zhì)進行有效提升。最后，就是要不斷的拓寬渠道，不斷加大宣傳力度，保證檔案管理人員可以定期參與到一些專項的培訓(xùn)或者是講座等相關(guān)活動中。在這一基礎(chǔ)上，要將結(jié)果作為基本導(dǎo)向，對考核機制進行科學(xué)合理的編制和應(yīng)用，通過這種方式在其中的合理應(yīng)用，可以逐漸推動檔案管理中的培訓(xùn)工作能夠逐漸朝著常態(tài)化的趨勢發(fā)展。這樣有利于為檔案管理工作的有序開展提供良好的氛圍作為支持。另外，還要對現(xiàn)有的檔案服務(wù)管理機制進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，遵循與時俱進的基本原則，對現(xiàn)代化的管理理念、管理手段等進行科學(xué)合理的引進和利用。這樣不僅有利于保證檔案信息在查詢等各環(huán)節(jié)中的整體利用率得到有效提升，而且還可以保證檔案信息更新的及時率，為檔案管理水平提升提供保證。由此可以看出，品管圈活動在檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以保證檔案管理的整體質(zhì)量得到有效提升，而且還可以在實踐中不斷強化圈員自身在問題分析以及解決方面的能力。

三、結(jié)束語

綜上所述，可以看到，品管圈是一種有效的方法，可以提升檔案管理人員的責(zé)任意識和綜合素質(zhì)，提升檔案管理工作的效果，為檔案利用奠定良好的基礎(chǔ)。所以，醫(yī)院就需要注重品管圈的運用，提升檔案管理工作的服務(wù)水平，充分發(fā)揮出檔案的價值，促進醫(yī)院的發(fā)展。

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（作者單位：濟寧市精神病防治院財務(wù)部）