教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)與素養(yǎng)

高友智

[摘 要]教學(xué)秘書作為高校最基層的教學(xué)管理人員，主要負(fù)責(zé)各學(xué)院日常的教學(xué)管理，是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)部門與學(xué)院之間，學(xué)院與師生之間的橋梁與紐帶。教學(xué)秘書工作負(fù)有自己的職責(zé)。教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理中應(yīng)具備的基本素養(yǎng)包括思想素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和能力素養(yǎng)。加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，才能進(jìn)一步提升教學(xué)管理能力與水平。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書 工作職責(zé) 素養(yǎng)

[中圖分類號(hào)] G647.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2015）02-0181-02

高校教學(xué)管理是穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。教學(xué)管理隊(duì)伍是由學(xué)校教務(wù)部門管理人員和各學(xué)院教學(xué)管理人員組成。教學(xué)秘書是直接聯(lián)系學(xué)校教務(wù)部門與學(xué)院之間，學(xué)院與師生之間的橋梁與紐帶。教學(xué)秘書在行政編制上隸屬于各學(xué)院，而在業(yè)務(wù)上要接受學(xué)校教務(wù)部門的指導(dǎo)。學(xué)校只有通過加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，才能進(jìn)一步提高學(xué)校教學(xué)管理效率與教學(xué)質(zhì)量。

一、教學(xué)秘書工作的主要職責(zé)

（一）日常教學(xué)管理工作

首先，教學(xué)秘書應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)學(xué)校的各級(jí)各類教學(xué)管理文件，把學(xué)校教務(wù)部門的教學(xué)管理文件和信息完整準(zhǔn)確地向?qū)W院教學(xué)副院長(zhǎng)匯報(bào)，并及時(shí)傳達(dá)給學(xué)院每一位教師，同時(shí)把學(xué)院教學(xué)管理工作的落實(shí)情況定期向?qū)W校教務(wù)部門反饋。其次，加強(qiáng)本學(xué)院與兄弟學(xué)院之間的聯(lián)系，落實(shí)教學(xué)計(jì)劃，按時(shí)給本學(xué)院教師和學(xué)生發(fā)放校歷和課表。再次，認(rèn)真做好本學(xué)院教學(xué)管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。教學(xué)管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生的學(xué)籍（學(xué)業(yè)）異動(dòng)情況、學(xué)生考試成績(jī)、畢業(yè)（學(xué)位獲得）情況、英語四六級(jí)通過率、考研率、就業(yè)率、各類實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)、學(xué)生評(píng)教情況、教師評(píng)學(xué)情況、教師教學(xué)工作量等等。這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)整理是學(xué)校教務(wù)部門及各學(xué)院的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)掌握本單位基本情況，進(jìn)行決策的依據(jù)。最后，及時(shí)收集、整理學(xué)院各類教學(xué)文件和教學(xué)資料， 做好教學(xué)檔案的歸檔工作。學(xué)校教務(wù)部門和學(xué)院在教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革與教學(xué)管理過程中會(huì)產(chǎn)生和形成各種教學(xué)資料，如：（1）綜合類文件資料，包括：學(xué)校和學(xué)院制定的各種規(guī)章制度、教學(xué)管理文件、每年度教學(xué)工作計(jì)劃和工作總結(jié)、各種重要的教學(xué)會(huì)議資料等；（2）重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、品牌專業(yè)建設(shè)、精品課程建設(shè)、實(shí)驗(yàn)（示范）中心建設(shè)等相關(guān)文件資料等；（3）學(xué)籍管理的文檔，學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)、交換生與交流生統(tǒng)計(jì)，畢業(yè)證與學(xué)位證的統(tǒng)計(jì)文檔等；（4）課堂教學(xué)相關(guān)的資料，包括人才培養(yǎng)方案，課堂教學(xué)任務(wù)書，課程的教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教材、教案和講義，教師工作手冊(cè)，學(xué)生的各類考試試卷、成績(jī)及分析等；（5）實(shí)踐教學(xué)的基本教學(xué)資料，如各類實(shí)習(xí)（金工實(shí)習(xí)、認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)、專業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)實(shí)習(xí)等）的實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)總結(jié)，各類課程設(shè)計(jì)（科研訓(xùn)練、學(xué)年論文、專業(yè)課程設(shè)計(jì)等）的設(shè)計(jì)報(bào)告和設(shè)計(jì)總結(jié)，每屆學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）（開題報(bào)告、任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、論文正文、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙等）的所有資料。這些都是十分重要的歷史記錄，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源；是進(jìn)行教學(xué)建設(shè)和教學(xué)改革不可缺少的依據(jù)。做好這項(xiàng)工作，不僅要求教學(xué)秘書具備一定的檔案管理知識(shí)，關(guān)鍵是要有較強(qiáng)的責(zé)任心，以確保教學(xué)檔案的正確性和完整性。

（二）當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

教學(xué)秘書在業(yè)務(wù)上接受學(xué)校教務(wù)部門的指導(dǎo)，而在行政編制上隸屬于學(xué)院。由于教學(xué)秘書在學(xué)院各類教學(xué)活動(dòng)中處于非常核心的位置，最基本職能是溝通與協(xié)調(diào)。首先，是同學(xué)校機(jī)關(guān)各職能部門之間的協(xié)調(diào)。作為教學(xué)秘書應(yīng)樹立顧全大局的思想，將學(xué)院的具體實(shí)際情況與當(dāng)前面臨的主要困難，詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析總結(jié)，定期向?qū)W校教務(wù)部門等相關(guān)職能部門匯報(bào)，使學(xué)校與學(xué)院之間保持穩(wěn)定一致。其次，是學(xué)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)班子之間的協(xié)調(diào)。由于學(xué)院各位領(lǐng)導(dǎo)分管的工作不同，看問題的角度不同，有時(shí)會(huì)對(duì)同一個(gè)問題產(chǎn)生不同的看法，乃至作出不同的決策。作為教學(xué)秘書，要領(lǐng)悟每一位領(lǐng)導(dǎo)的思想，然后盡量在領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，讓大家互相理解，相互支持。再次，是明確自身角色，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。教學(xué)秘書協(xié)助學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)落實(shí)日常具體事務(wù)，執(zhí)行教學(xué)副院長(zhǎng)指派的工作，以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，認(rèn)真貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，以提高教學(xué)質(zhì)量為己任。最后，教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院的橋梁和紐帶，教學(xué)秘書的這種優(yōu)勢(shì)資源為充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手具備了必要條件，因而平時(shí)應(yīng)善于收集各種教學(xué)相關(guān)的文檔、數(shù)據(jù)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定政策和方案提供參考依據(jù)。

（三）學(xué)院其他相關(guān)工作

首先是行政管理與教學(xué)管理的協(xié)作。學(xué)院行政管理與教學(xué)管理是相互滲透，相互交叉，密切聯(lián)系，不可分割的，無論是教學(xué)辦公室還是學(xué)院行政辦公室，其服務(wù)對(duì)象都是全院教師，其目的都是為了加強(qiáng)學(xué)院的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量?；谶@樣的特點(diǎn)，教學(xué)秘書在實(shí)施教學(xué)管理的過程中，應(yīng)為教學(xué)掃清管理上的一切障礙，最終達(dá)到學(xué)院良性運(yùn)轉(zhuǎn)的高質(zhì)量與高效率的統(tǒng)一。其次是教學(xué)管理與學(xué)生管理的協(xié)作。無論是教學(xué)辦公室還是學(xué)生工作辦公室，大家所服務(wù)的主要對(duì)象都是學(xué)生，盡可能解決學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的各種困難，為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活建立良好的基礎(chǔ)。因而，教學(xué)秘書要把每一項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)都落到實(shí)處，必須學(xué)會(huì)在工作中和輔導(dǎo)員團(tuán)結(jié)協(xié)作，使學(xué)生管理工作和教學(xué)管理工作達(dá)到有機(jī)的融合。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素養(yǎng)

（一）思想素養(yǎng)

首先，教學(xué)秘書應(yīng)具有堅(jiān)定的思想素養(yǎng)，用自己的言行來引導(dǎo)學(xué)生、教育學(xué)生和管理學(xué)生。教學(xué)秘書協(xié)助學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)落實(shí)日常具體教學(xué)管理事務(wù)，工作中要理解教學(xué)副院長(zhǎng)的思想和要求，加強(qiáng)思考，提升自己“三育人”（教學(xué)育人、管理育人、服務(wù)育人）的思想覺悟。其次，教學(xué)秘書要有服務(wù)意識(shí)，一切教學(xué)管理工作都是為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)的。教學(xué)秘書要有服務(wù)于師生的思想，“管理就是服務(wù)”，以滿腔熱情地為師生排憂解難，以自己的行為來贏得大家的理解和尊重。再次，教學(xué)秘書要不斷提升自己的個(gè)人修養(yǎng)。由于教學(xué)管理工作涉及學(xué)校眾多部門，遇到任何事情，始終要保持冷靜、理智的頭腦，凡事應(yīng)做到有預(yù)防、有準(zhǔn)備，努力培養(yǎng)自身良好的心理素質(zhì)。最后，教學(xué)秘書應(yīng)正確理解工作中的事務(wù)性和思想性。思想性是主導(dǎo)方面，事務(wù)性是從屬方面，思想性決定管理科學(xué)化，事務(wù)性決定管理規(guī)范化。思想性工作滲透事務(wù)性，事務(wù)性工作蘊(yùn)含思想性。如果只強(qiáng)調(diào)事務(wù)性，忽視思想性，就很難充分調(diào)動(dòng)師生的積極性，影響工作效率。因此，要充分認(rèn)識(shí)工作中的事務(wù)性和思想性，在具體事務(wù)工作中突出思想性。

（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)

首先，教學(xué)秘書是從事具體教學(xué)管理事務(wù)的工作者，這就要求教學(xué)秘書既要具有一定的理論水平，也要具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力。其次，為了保證教學(xué)管理質(zhì)量，教學(xué)秘書要善于管理，講求時(shí)效，在有限條件下最大限度地提高教學(xué)管理水平，保質(zhì)保量地開展好各項(xiàng)工作。再次，教學(xué)秘書要自覺提高現(xiàn)代管理技能。要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的操作步驟和操作方法，利用教務(wù)管理系統(tǒng)軟件做好教師的教學(xué)任務(wù)管理，學(xué)生的選課管理和成績(jī)管理等，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化。通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)了解國家、省級(jí)、學(xué)校的相關(guān)教學(xué)文件和教學(xué)動(dòng)態(tài)，積極收集、整理有關(guān)教學(xué)建設(shè)與教學(xué)改革方面的文件資料，不斷提高工作效率。最后，教學(xué)秘書在工作中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書不僅要學(xué)習(xí)本學(xué)院相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)相關(guān)知識(shí)，虛心向其他教師請(qǐng)教，對(duì)自己不熟悉的知識(shí)要有所了解。總之，教學(xué)秘書只有努力掌握新知識(shí)，發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，創(chuàng)造新成果，才能不斷適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。

（三）能力素養(yǎng)

首先是溝通協(xié)調(diào)能力。在工作中，教學(xué)秘書要與學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)生工作部門等相關(guān)職能部門及其他學(xué)院聯(lián)系，尤其是與本學(xué)院師生聯(lián)系。在這些關(guān)系中要注意溝通對(duì)象，懂得溝通方式。教學(xué)秘書為了及時(shí)有效地處理學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)所布置各項(xiàng)工作，必須學(xué)會(huì)借助有效的溝通手段，建立起相互協(xié)作、共同提高的和諧關(guān)系。其次是信息處理能力。當(dāng)今高校的教學(xué)管理工作，是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域，要求教學(xué)秘書要有較強(qiáng)的信息意識(shí)，不斷提高自己的信息處理能力。最后是表達(dá)能力。教學(xué)秘書應(yīng)具有較好的表達(dá)能力，包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力。因?yàn)樵谄綍r(shí)的工作中教學(xué)秘書往往需要上傳下達(dá)，交涉事宜，請(qǐng)示匯報(bào)等，有時(shí)甚至參與各種會(huì)議，這就要求教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。在教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)秘書還要根據(jù)教學(xué)要求撰寫一些教務(wù)文書、階段性的教學(xué)情況通報(bào)、期中或期未教學(xué)總結(jié)等，面對(duì)這些工作，教學(xué)秘書必須具有一定的書面表達(dá)能力，而且要行文準(zhǔn)確、迅速、流暢、易懂。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

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[責(zé)任編輯：鐘 嵐]