關于高校檔案的保密工作探討

耿偉娜

摘 要：在高校工作體系中，檔案管理工作具有重要的價值與作用。在傳統(tǒng)的高校管理思路中，教學研究工作才是學校工作的核心，檔案管理工作一直得不到應有的重視。隨著現(xiàn)代高等教育體系的不斷完善，檔案的重要性日益凸顯，強化高校檔案的保密工作，對于提升高校檔案管理工作總體水平，具有至關重要的意義。本文立足學校檔案管理工作實際情況，分析檔案保密工作的重要價值，并提出行之有效的工作開展方式。

關鍵詞：檔案 檔案管理 檔案保密 高校檔案

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0020-01

隨著現(xiàn)代教育體系改革的深入，高校越來越重視檔案管理工作。從學校工作實踐中不難看出，強化檔案管理工作，可以有效提升學校總體工作效能，發(fā)揮檔案信息收集與決策指導作用[1]。強化提升學校檔案管理工作，是現(xiàn)代教學的重要任務與目標。隨著高校檔案管理工作的深入推進，檔案管理保密工作面臨新的挑戰(zhàn)，也迎來了新的機遇，強化高校檔案保密管理的最終目標就是實現(xiàn)檔案管理安全，發(fā)揮檔案作用。

一、高校檔案保密工作的價值分析

1.關系到檔案的綜合利用水平

在高校檔案管理實踐中，保密工作占據著重要地位。高校檔案保密工作與檔案利用存在直接關系。在高校檔案管理過程中，保密工作與利用工作是相輔相成的。作為一種信息承載的載體與平臺，檔案存在的意義就在于記錄資料，為下一步工作提供指引，由于檔案需要如實記錄歷史情況，其中就涉及很多機密內容，這也是要開展檔案保密工作的原因。高校在檔案利用過程中，要充分開展檔案利用監(jiān)督工作，做有效制止篡改和不當利用檔案的內容，既要充分發(fā)揮檔案的信息作用，同時更要保證檔案的安全與完整。在高校檔案保密管理過程中，要完善相關管控體系，實行有權限的查閱檔案，對于查詢檔案人員要如實記錄，實現(xiàn)“留痕化”處理，保證檔案信息的安全[2]。同時，高校檔案保密管理工作不可以過于死板，要為充分利用檔案留下空間，充分發(fā)揮檔案的信息載體作用。通過查詢檔案信息，可以為下一步工作決策提供指引，特別是人事檔案內容，是高校決策的重要標準，同時由于具有重要性，保障檔案安全也就有現(xiàn)實性和緊迫性。

2.保障檔案工作規(guī)范化運行

與一般檔案保密工作不同，高校檔案涉及到海量的學生個人信息，這是學生個人評價和記錄的重要載體，做好檔案保密與管理工作，對于規(guī)范高校檔案工作總體水平，也具有至關重要的作用。高校檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，高校檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確學校工作目標，優(yōu)化學校工作體系[3]。通過學校檔案保密工作的現(xiàn)代化、科學化、信息化建設，可以達到規(guī)范檔案工作流程的目標。通過對高校檔案的保密管理與利用，還可以明確下一步工作方向，并且為學校教育研究業(yè)務的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)學校工作效能總體提升。

二、檔案保密管理與利用中存在的問題

1.缺乏檔案管理保密意識

在高校檔案管理實際工作中，由于重視程度不足，很多檔案管理人員意識不到強化檔案保密管理的重要意義。隨著經濟社會的發(fā)展，高校檔案信息之間的流動不斷加速，不同高校之間經常需要進行檔案交流，雖然強化提升了檔案的利用效率，但是也帶來了一定的安全隱患，很多檔案管理人員保密意識較為薄弱，在管理過程中，管理方式原始，不做檔案流動記錄，檔案管理存在保密性較差的問題。高質量的檔案保密工作也有利于提升學校的管理效率[4]。但是，如今許多學校由于自身管理上的問題或者出于其他各種原因，仍然存在不重視檔案保密工作的情況。這些學校本身還未意識到檔案保密工作的重要性，對于檔案管理工作普遍存在松散懈怠的情況。

2.缺乏有效的管理機制

在許多高校中，相關工作人員缺乏檔案保密的相關知識，不熟悉檔案管理工作的相關法律法規(guī)，管理過程中較為隨意，沒有一套科學系統(tǒng)的檔案管理體系。長此以往，不僅檔案管理工作無法得到提升，還有可能影響學校的教學工作開展。從全國范圍來看，很多高校檔案管理保密與保密工作都缺乏有效的管理機制，缺乏相應的管理體系[5]。在開展高校檔案保密管理過程中，很多高校不按照我國《檔案法》與《保密法》要求開展檔案管理工作，很多工作缺乏理論依據。不同檔案管理部門各自為政，缺乏統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃。在具體開展保密工作過程中，雖然建立了相應的規(guī)章制度，但是落實不到位，又缺乏相應的監(jiān)督懲處機制，缺乏統(tǒng)一的檔案管理體系，制約了高校檔案管理總體水平的提升。

3.檔案管理信息化水平較低

對于高校而言，日常工作的重點一般都在強化教學水平的提升和為學生提供優(yōu)質服務之上，檔案保密工作并不是學校工作的核心和重點，所以，很多高校并不關注檔案的保密工作，保密工作模式改革更是無從談起。眾所周知，高質量的檔案保密工作需要一定的先進管理設施來支撐，沒有先進的管理設備，檔案保密的整體水平很難有所提高。由于高校不重視日常的檔案保密工作，所以檔案管理和保密設備陳舊已經成為當前學校的普遍現(xiàn)象，這嚴重影響了學校檔案保密的質量[6]。由于高校檔案管理歷史較早，隨著現(xiàn)代化信息技術的興起，傳統(tǒng)檔案保密工作不能與現(xiàn)代信息技術及時接軌，導致了高校檔案管理信息化水平較低的問題，很多檔案管理部門信息技術老舊，依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式。在這樣的技術條件，不僅檔案管理安全性較差，無法達到保密目標，同時檔案的利用效率也不夠高。

三、提升高校檔案保密工作水平的路徑

1.強化檔案保密工作體系

要想做好高校檔案管理保密管理工作，首先要提升檔案管理人的安全保密意識。在高校檔案管理工作中，要進行普法宣傳，特別是對于《檔案法》和《保密法》中的相關內容，通過法律宣傳的方式，切實提升工作人員的保密意識。此外，對于高校檔案利用者，也應當進行檔案保密管理知識的教育，明確檔案使用責任。建立檔案保密責任體系，從意識源頭強化提升檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理和利用的規(guī)范化、有序化、法制化[7]。強化高校檔案保密工作水平，要構建完善的檔案管理體系，通過體系化構建，將檔案保密與利用工作的每個環(huán)節(jié)都納入監(jiān)督體系中，通過制度約束，有效提升高校檔案保密管理與利用效率，通過構建一體化檔案管理制度體系，確保檔案的安全性，同時通過規(guī)范化的監(jiān)督與運作，可以促進檔案的有效流動，促進檔案的利用效率。

2.打造檔案管理人才梯隊

高質量的檔案管理人才對于提升高效檔案保密工作水平具有十分重要的作用。在我國現(xiàn)代高等教育體系內，很多學校都開設了檔案管理相關課程，但是由于高校不重視檔案工作，或者待遇相對較差，無法吸引檔案管理人才，所以很多單位都缺少專業(yè)的檔案管理人才，工作人員專業(yè)化水平不高，也不利于檔案保密工作。因此，要強化高校檔案管理人才引進和現(xiàn)有人才的培訓體系，打造高質量的檔案管理人才隊伍。高校要根據學校自身情況，構建有梯次的檔案人才隊伍，一方面，通過開展培訓的方式，提升原有檔案管理人員的保密工作水平，提升檔案管理技能。另一方面，在檔案人才引進方面，注重對檔案人才保密等具體工作技能的考察，同時可以吸引復合型人才，為高校檔案保密工作建設做好人才儲備。此外，高?？梢耘c軟件企業(yè)開展廣泛的合作，針對高校檔案管理實際需求，開發(fā)出具有針對性的軟件，提升保密工作水平，提升檔案數字化開發(fā)建設的針對性和適配性，實現(xiàn)高校檔案保密管理需求。

3.強化檔案保密信息化建設

隨著“互聯(lián)網+”時代的來臨，傳統(tǒng)工作開始與互聯(lián)網新興技術深度融合，高校檔案保密工作同樣不例外。要想提升檔案保密工作水平，必須堅持強化檔案信息化管理與信息化建設，在開展檔案保密工作中，堅持新檔案全部電子化，老舊檔案逐步電子化，最終實現(xiàn)檔案的電子化管理，有條件的區(qū)域可以實現(xiàn)檔案管理聯(lián)網，實現(xiàn)檔案流動和查閱的全過程監(jiān)督，通過電子信息技術，強化檔案保密管理水平，同時通過電子化加密交流，也可以提升檔案的利用效率。高校要構筑一體化平臺，在硬件方面，要搭建基礎性網絡，打通檔案資源信息化建設存在的障礙與隔閡，提升檔案的數字化建設水平，另一方面，強化檔案信息管理系統(tǒng)軟件建設，構筑更加完善的高校檔案管理體系，提升檔案管理的保密水平。從工作本質上來看，高校檔案保密工作具有較強的動態(tài)性，要想提升數字資源系統(tǒng)的采集、歸檔與利用，必須提升檔案信息處理效率，提高網絡信息技術在高校檔案管理中的應用空間。與此同時，要根據高校實際情況，進行有針對性的配置，提高檔案保密水平與利用效率。

結語

綜上所述，在現(xiàn)代社會和高校治理體系下，檔案保密工作具有至關重要的作用，高效合理的檔案保密工作可以有效提升檔案利用效率，做好保密工作，對于保障高校檔案工作安全與穩(wěn)定，也具有至關重要意義。在高校檔案管理實踐中，檔案管理人員要創(chuàng)新思維，轉變管理方式，推動檔案管理科學化、智能化、信息化建設，提升高校檔案保密管理與利用的水平。

參考文獻

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