文秘和檔案一體化管理模式探討

黃宣

【摘 要】文秘工作與檔案管理應(yīng)規(guī)范銜接，實現(xiàn)“文檔一體化”管理模式。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；檔案管理；關(guān)系；組合

【Abstract】Secretarial Work and Archives Management should regulate the convergence and achieve "Document integration" management model.

【Key words】Secretarial work；Records management；Relationship；Combination

1. 引言

（1）在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，他們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

（2）文秘工作的范疇相對來說，一般是跟一些資料，檔案管理相互聯(lián)系的，文秘工作肯定離不開檔案管理工作，文秘要做好本職工作首先要學(xué)會檔案管理，檔案管理講求細(xì)心，細(xì)致，工作不能夠大意，馬虎，否則就容易造成疏忽。文秘工作與檔案管理工作可謂相輔相成，二者通過工作的關(guān)系建立聯(lián)系，又相互補充，相互依賴。文秘工作與檔案管理有著密切的聯(lián)系。文秘工作是檔案管理的前期工作?？梢哉f檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用。但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

2. 文秘工作與檔案管理的關(guān)系

現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文，它既是文秘工作的主要產(chǎn)品，又是檔案資料的主要來源。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的。公文成為檔案之后，它就成為人們社會實踐的歷史記錄、是歷史的折射和縮影、是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史?？梢?，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相連，又相對獨立。

2.1 對現(xiàn)代文秘工作重要性的認(rèn)識。

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等。

2.2 文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)。

文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對地方的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，文秘工作是檔案管理，甚至是整個單位辦公室工作的基礎(chǔ)。

3. 文秘工作與檔案管理的結(jié)合

3.1 文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠增強文秘工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)。

由于機關(guān)文書檔案管理工作具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、會計等檔案，門類很多，內(nèi)容豐富，工作復(fù)雜，要提供大量的參考資料，要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，就有了一定的難度。因此，從事此類的工作者除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)等方面的要求。首先，努力提高自身綜合素養(yǎng)。收文、發(fā)文、存檔和管理等文書處理的各個環(huán)節(jié)，簡單看起來是收、發(fā)、存和管，用字一線穿，都是為應(yīng)用服務(wù)的，但對于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還要在加強本職工作修養(yǎng)的同時，應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。那種以“消息靈通”炫耀自己和拿黨的機密討好別人的惡習(xí)，則必須堅決根除。其次，培養(yǎng)綜合分析與應(yīng)用能力。文秘工作是一個細(xì)致的、大量的瑣碎工作，每一份文件都涉及到許多領(lǐng)導(dǎo)和部門。由于具有的工作特殊性，對所有的文件能夠先知先覺。在處理文件時，文秘工作者不僅要事先了解文件內(nèi)容，抓住文件的中心或某一特征，以便于記憶，利于傳閱和閱示。還要注意上道工序與下道工序的銜接（如文件的收集、分類、立卷），充分考慮好今后文件的查找應(yīng)用和歸檔。只有通過文書處理的綜合分析與應(yīng)用，在實踐中不斷掌握文秘工作與檔案管理兩者之間結(jié)合的規(guī)律性，才能有效提高文秘工作者的業(yè)務(wù)能力。

3.2 文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠提高文秘工作者的辦文效率。

文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約。一份文件制作完畢后，要經(jīng)過封發(fā)、傳遞、收啟、登記、擬辦、承辦、催辦等運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，而每一環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)延誤、積壓、遲滯現(xiàn)象，從而影響文書的正常運行。由于人員精減，一崗多職，客觀上給予文秘人員增加了辦文運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的難度。這就需要文秘人員周密思考，綜合管理，及時、準(zhǔn)確地處理文書，確保各個運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)暢通無阻，防止紊亂、積壓和文牘主義，以期提高工作效率。

3.3 文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

文秘工作者在管理文件的過程中，要發(fā)揮好文件資料的實用價值，不僅要發(fā)揮對使用者的參謀、咨詢作用，同時也要提高服務(wù)質(zhì)量。筆者認(rèn)為，充分發(fā)揮辦公信息自動化的作用，統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)文件資料共享，是提高檔案管理質(zhì)量的必然趨勢。做好文件的電子計算機管理。由于文秘工作者兼具檔案管理工作，這就為今后使用計算機查閱檔案提供了便利條件。文秘工作者在印發(fā)單位內(nèi)部文件的同時，將文件按年度、類型在計算機里予以編文秘工作者在管理文件的過程中，要編號存檔，設(shè)置密碼確保文件安全，形成電子檔案。這樣，在今后提供查檔服務(wù)中，無需到檔案室查閱，直接運用電腦隨查隨用，方便快捷，提高了服務(wù)質(zhì)量。

4. 結(jié)語

隨著社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，文檔工作也要不斷發(fā)展，文秘與檔案管理工作十分重要。信息化雖然成為整個社會的共識，但要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識才能實現(xiàn)，要采取積極有效的措施，通過宣傳媒體的宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。及早實現(xiàn)辦公自動化，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理一體化，從源頭上來提高文書檔案質(zhì)量。

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[文章編號]1619-2737（2015）07-29-028