企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

白梓健?年曉紅

摘 要：在推動企業(yè)信息化的進(jìn)程中，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就一直很受人們的重視，也不斷出現(xiàn)了共享各種不同數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)、交換數(shù)據(jù)等的問題，而且有越來越突出的趨勢。本文論述了建立協(xié)同辦公系統(tǒng)的背景和必要性，闡述了基于JAVA和J2EE架構(gòu)開發(fā)設(shè)計的協(xié)同辦公系統(tǒng)所采用的關(guān)鍵技術(shù)和新的協(xié)同理念，分析了國內(nèi)外協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀，提出了該新型協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)著重研究解決的問題和準(zhǔn)備實現(xiàn)的功能，提出了公司協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計的原則，對協(xié)同辦公系統(tǒng)的三層體系架構(gòu)和B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行了研究，詳細(xì)闡述了協(xié)同辦公系統(tǒng)各功能模塊的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)流設(shè)計和數(shù)據(jù)庫設(shè)計以及系統(tǒng)主要模塊數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系、軟硬件接口設(shè)計方法，并對系統(tǒng)的運行環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計、測試與實施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；流程重組；協(xié)同辦公；知識管理

隨著我國市場經(jīng)濟體制和全球經(jīng)濟一體化的不斷深入，市場的競爭越來越激烈。企業(yè)只有不斷提高管理水平，提高管理的效率，才能提高生產(chǎn)效率和經(jīng)濟效益，才能增強企業(yè)核心競爭力，才能在市場中生存。本企業(yè)是一家主營建筑工程、城市規(guī)劃、市政工程等土木類勘察、設(shè)計、規(guī)劃、咨詢業(yè)務(wù)的知識型服務(wù)企業(yè)，跟同類設(shè)計公司相比，在協(xié)同辦公方面尚面臨諸多差距，迫切需要通過實現(xiàn)信息化來提高生產(chǎn)效率和降低成本、提高生產(chǎn)和質(zhì)量控制能力、提高市場的應(yīng)變能力和核心競爭能力。建立協(xié)同辦公管理系統(tǒng)有利于提高公司的設(shè)計和管理效率。同時，高新技術(shù)特別是以計算機、網(wǎng)絡(luò)和通訊為代表的信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也為企業(yè)實施項目設(shè)計管理系統(tǒng)創(chuàng)造了物質(zhì)條件。

國外工程軟件公司最近對設(shè)計企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的研究已取得了不少成果，如美國鷹圖（intergraph）工廠設(shè)計和信息管理軟件公司推出的新一代面向數(shù)據(jù)、規(guī)則驅(qū)動的SmartPlant 3D軟件，以及專門為工程承包商、工廠業(yè)主/

運營商設(shè)計的SmartPlant Foundation集成系統(tǒng)平臺。這些系統(tǒng)能夠提高工程項目和工廠運營信息的有效性、完整性、準(zhǔn)確性，能夠為企業(yè)建立一個全面的電子化數(shù)據(jù)庫，包括其結(jié)構(gòu)、屬性部件、設(shè)備和文件，涵蓋了工廠設(shè)計、修改、改造、更新，在整個從工程設(shè)計開始到退役之間的過程中有效地管理企業(yè)。

國內(nèi)對計算機支持的協(xié)同辦公管理系統(tǒng)也進(jìn)行了一些研究，如中海油研究中心開發(fā)了一套設(shè)計院協(xié)同項目管理平臺，包括工程協(xié)同設(shè)計予系統(tǒng)、文檔與設(shè)計成品管理子系統(tǒng)、綜合管理與辦公自動化子系統(tǒng)和工程項目管理子系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)計與管理的一體化集成，該系統(tǒng)在中海油與美國PHILIPS合作開發(fā)的蓬萊19-3海上石油開采項目中進(jìn)行了實證。

本系統(tǒng)通過研究先進(jìn)的協(xié)同辦公管理思想，針對公司存在的“信息孤島”“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”，明確協(xié)同辦公系統(tǒng)最主要的就是要實現(xiàn)公司信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，并結(jié)合工作流技術(shù)探索出適合自身企業(yè)的創(chuàng)新性的協(xié)同辦公管理思想，對公司日常管理、運營的業(yè)務(wù)模式進(jìn)行需求調(diào)研和現(xiàn)狀分析，嘗試用創(chuàng)新思維來解決現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化以及對人、財、物進(jìn)行優(yōu)化配置等問題。

針對三個孤島，協(xié)同管理最主要的三個方面就是要實現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。本文中提出，協(xié)同管理理念主要體現(xiàn)為三大基本思想，即“信息網(wǎng)狀思想”“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”和“隨需而應(yīng)思想”。本系統(tǒng)的創(chuàng)新點在于為實現(xiàn)上述管理理念，將協(xié)同矩陣模型和齒輪聯(lián)動模型進(jìn)行綜合運用及體現(xiàn)，創(chuàng)新性地提出了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理及關(guān)聯(lián)管理的一個解決方案。

在上述模型中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。齒輪聯(lián)動模型主要功能是為提升系統(tǒng)各個功能模塊的絞合作用。當(dāng)啟動某一個模塊的時候，其他的關(guān)聯(lián)模塊便可以隨之啟動，并一起協(xié)同工作，產(chǎn)生強大的齒輪聯(lián)動效用，大大加強單一模塊的功能，達(dá)成協(xié)同的功效。齒輪聯(lián)動模型提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得企業(yè)可以通過統(tǒng)一的協(xié)同平臺面向整個業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。

1.系統(tǒng)的實現(xiàn)技術(shù)

目前，信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已發(fā)展到分布式結(jié)構(gòu)階段。大多采用C/S、B/S模式或者將二者結(jié)合在一起的混合模式。采用C/S結(jié)構(gòu)，可以充分利用兩端環(huán)境的優(yōu)勢，將任務(wù)合理分配到客戶端和服務(wù)器來運行實現(xiàn)，降低了系統(tǒng)運行的開銷成本。B/S是基于Web的一種新的架構(gòu)模式，是Internet上的最基本的、最流行的信息服務(wù)技術(shù)。此外， B/S結(jié)構(gòu)模式的架構(gòu)有客戶端和服務(wù)器端兩種。前者的使用者用戶只需要根據(jù)一系列的web界面進(jìn)行信息請求，那么相應(yīng)的服務(wù)器就會對這些請求及時處理，并通過網(wǎng)絡(luò)最終在請求端的瀏覽器來呈現(xiàn)，例如，數(shù)據(jù)庫的添加、刪除和修改，等等。由此可以看出，各種局域網(wǎng)在web模式下的正常運行是基于Web技術(shù)和B/S結(jié)構(gòu)模式的成熟運用。

數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的主要構(gòu)成要素之一，在計算機數(shù)據(jù)處理和信息系統(tǒng)中起著重要的作用。它主要研究和解決計算機信息處理的大量數(shù)據(jù)組織和存儲的問題，從而實現(xiàn)在確保數(shù)據(jù)安全的情況下，去除多余重復(fù)數(shù)據(jù)，并通過高效檢索數(shù)據(jù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效處理和共享。

2.軟件工程開發(fā)模型

針對目前流行的面向?qū)ο蟮男枨螅?我們最應(yīng)該采取的是噴泉模型。這種思維方式把開發(fā)的思路和軟件本身的功能完美地抽象為一體，以完全面向?qū)ο蟮乃季S，使每個軟件開發(fā)階段認(rèn)定為周期并呈現(xiàn)互相重疊的狀態(tài)，所以可以參考客戶的功能需求，以對象為驅(qū)動。本模型傾向于面向?qū)ο蟮能浖_發(fā)過程。其特點是每個階段都有一定的獨立性，不存在明顯的界限，工作人員能夠同時進(jìn)行開發(fā)。

3.系統(tǒng)總體需求

經(jīng)過對外部環(huán)境、內(nèi)部需求及內(nèi)部基礎(chǔ)硬件環(huán)境與軟件環(huán)境的分析，建立協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺來解決目前遇到的管理方面的需求，通過本項目希望實現(xiàn)文檔、工作流程、溝通交流三個模塊的需求。

以系統(tǒng)管理員和用戶為例，繪制出其在知識文檔、工作流程、溝通交流功能模塊的用例圖。其中系統(tǒng)管理員關(guān)注于系統(tǒng)設(shè)置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步實施，要求流程功能實現(xiàn)。

（1）支持多種節(jié)點類別定義，可對節(jié)點權(quán)限進(jìn)行終止、加簽、跳簽等功能。

（2）在流程流轉(zhuǎn)的節(jié)點權(quán)限控制過程中，要求表單權(quán)限靈活控制到單個字段的“讀”“編輯”“不可見”等權(quán)限。

（3）在流程流轉(zhuǎn)的過程中，要能根據(jù)表單字段的值或執(zhí)行人來判斷流程的走向。自由節(jié)點控制能力，在不修改流程模版的條件下，能夠動態(tài)指定各節(jié)點執(zhí)行人，能夠動態(tài)添加節(jié)點。

（4）在整個流程定義的過程中， 無需編程，無需了解系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，管理員或分級的管理人員可根據(jù)實際工作需求，方便快捷的定義工作流。

（5） 支持快速方便的匯總、查詢、打印、導(dǎo)出等操作，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的篩選，實現(xiàn)對管理決策提供支撐。

4.系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程梳理和優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程是協(xié)同辦公平臺的核心，對業(yè)務(wù)流程的分析即對協(xié)同辦公平臺中的信息的流轉(zhuǎn)、傳遞、處理、存檔等一系列過程的分析。業(yè)務(wù)流程分析的目的主要是梳理工作的思路，找出信息流通過程中的瓶頸和無價值節(jié)點。通過業(yè)務(wù)流程的梳理可以明確系統(tǒng)功能模塊之間的關(guān)系，通過優(yōu)化提升工作協(xié)同能力。在功能模塊基礎(chǔ)上根據(jù)業(yè)務(wù)的具體需求分析出來的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，主要列出了9類40條關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，如表1所示。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化即在業(yè)務(wù)流程設(shè)計的過程中，通過對節(jié)點價值鏈條的分析，以價值為導(dǎo)向，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化主要從四個目標(biāo)上考慮：一是提高效率，減少運營成本；二是增強部門間橫向協(xié) 作；三是管理層對整體運轉(zhuǎn)實現(xiàn)有效監(jiān)督和控制；四是確保戰(zhàn)略分解目標(biāo)有效執(zhí)行。為了實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，就必須打破在手工管理模式下產(chǎn)生的問題，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，下面以發(fā)文管理流程為例將對其中重要的流程進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化。

該流程主要完成集團(tuán)公文的起草、審核、審批、發(fā)文和歸檔操作，實現(xiàn)發(fā)文管理的流程自動化和業(yè)務(wù)的協(xié)同性， 優(yōu)化后的發(fā)文管理流程圖如圖1所示。

發(fā)文管理流程對原有業(yè)務(wù)進(jìn)行了梳理優(yōu)化，減少了待發(fā)文件庫的環(huán)節(jié)，并將原來機要秘書承擔(dān)的文件流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)優(yōu)化為根據(jù)規(guī)則自動流轉(zhuǎn)，減少了流程節(jié)點，使得整個流程形成一個閉環(huán)。

5.系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)的設(shè)計必須符合企業(yè)的日常辦公需求，能夠根據(jù)企業(yè)的日常辦公和個人辦公需求完成系統(tǒng)設(shè)計，設(shè)計上應(yīng)盡量對流程進(jìn)行簡化和優(yōu)化，為提供便捷的協(xié)同辦公系統(tǒng)提供基礎(chǔ)。系統(tǒng)設(shè)計在界面設(shè)計上應(yīng)重視客戶體驗，即使非計算機專業(yè)人員也能夠快速掌握基本操作功能，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)提供各種手段確?？煽啃裕〝?shù)據(jù)的可靠性、網(wǎng)絡(luò)的可靠性、應(yīng)用的可靠性，特別是應(yīng)對協(xié)同辦公系統(tǒng)中的內(nèi)外網(wǎng)接入部署提供有效的安全解決方案，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該具備一定的先進(jìn)性，采用當(dāng)前流行的主流軟件技術(shù)架構(gòu)和開發(fā)工具進(jìn)行設(shè)計，并對協(xié)同辦公所用的平臺進(jìn)行選型，確保平臺的先進(jìn)性和穩(wěn)定性，系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留相關(guān)的開放接口，便于將來接入到統(tǒng)一門戶中。

根據(jù)企業(yè)的實際需要，在經(jīng)過詳細(xì)需求分析的基礎(chǔ)上為系統(tǒng)設(shè)計了知識文檔管理、工作流程管理、人力資源管理、數(shù)據(jù)中心等子模塊。系統(tǒng)設(shè)計框架圖如圖2所示。

從圖2中可以看出本系統(tǒng)在設(shè)計時采用的是表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層以及數(shù)據(jù)訪問層這樣的三層體系結(jié)構(gòu)。其中表現(xiàn)層以界面和服務(wù)的形式與外面進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換和操作；業(yè)務(wù)邏輯層用于處理系統(tǒng)具體的業(yè)務(wù)，通過對數(shù)據(jù)訪問層的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的訪問與操作，同時負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)返回到表現(xiàn)層中。

協(xié)同辦公系統(tǒng)重要價值在于它是可以使用戶能夠與人、內(nèi)容、應(yīng)用和流程進(jìn)行個性化的、安全的、單點式的互動交流。系統(tǒng)設(shè)計強調(diào)以用戶為中心，重視工作流及整體工作效能。通過與應(yīng)用無關(guān)的圖形化界面映射以知識為中心的工作流，提供單點集成界面，實現(xiàn)信息的集中化訪問。系統(tǒng)主要包括知識管理、流程管理、人力資源管理、數(shù)據(jù)中心、信息門戶、客戶關(guān)系管理、項目管理、財務(wù)管理、數(shù)據(jù)中心等功能模塊。系統(tǒng)功能模塊圖如圖3所示。

6.數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)當(dāng)中牽涉到的數(shù)據(jù)庫表設(shè)計較多，此處以關(guān)鍵模塊圖紙管理為例進(jìn)行核心數(shù)據(jù)表的設(shè)計說明。

圖紙管理模塊數(shù)據(jù)庫主要由目錄、共享、權(quán)限、文檔類型、日志等表圍繞DOCdetail表構(gòu)成該模塊數(shù)據(jù)庫設(shè)計。核心數(shù)據(jù)表如圖4所示。圖紙管理模塊核心數(shù)據(jù)表說明見表2。

7.系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

（1）基本功能設(shè)計。用戶登錄與權(quán)限判斷，系統(tǒng)登錄模塊的驗證是通過讀取用戶輸入的用戶名和密碼，然后到后臺數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查詢相關(guān)來判斷此用戶的合法性。公文管理，公文流轉(zhuǎn)管理模塊主要包括接收公文、發(fā)送公文、發(fā)送記錄等項目。物資管理，物資管理模塊中，包括科室的錄入、物資的錄入、編碼的錄入、倉庫的錄入、使用人的錄入等所有與本系統(tǒng)有關(guān)的數(shù)據(jù)輸入模塊。知識文檔管理，此模塊主要用于存檔圖紙電子檔案，并對圖紙電子檔案進(jìn)行分權(quán)限管理，包括申請下載，審批。

（2）項目協(xié)同設(shè)計。該系統(tǒng)的“設(shè)計協(xié)同管理”模塊主要用于項目、工程的登記，合同的登記以及合同的開票收費登記，客戶單位的管理。此模塊主要用于工程進(jìn)度情況查詢，各人員在辦、已完、超期工作任務(wù)查詢，工程策劃過程為：經(jīng)營室立項并發(fā)起任務(wù)通知單， 任務(wù)通知單審批通過后，工程負(fù)責(zé)人策劃本工程參與的專業(yè)以及相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人，專業(yè)負(fù)責(zé)人策劃本專業(yè)的設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)人員，本專業(yè)的提資，本專業(yè)的卷冊，設(shè)計人員處理任務(wù)，校對、審核、批準(zhǔn)填寫審核意見。設(shè)計協(xié)同管理實現(xiàn)界面如圖5所示。

8.系統(tǒng)測試

基于系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計，經(jīng)過編碼之后，就是系統(tǒng)測試階段。系統(tǒng)的測試階段主要分為功能測試和性能測試。測試過程主要分為決定測試方法，搭建測試環(huán)境，整理測試流程，進(jìn)行系統(tǒng)測試。通過對系統(tǒng)功能及性能進(jìn)行測試得到的結(jié)果可以進(jìn)一步得出：系統(tǒng)總體在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已經(jīng)達(dá)到了預(yù)先設(shè)定的目標(biāo)，說明本系統(tǒng)不但實現(xiàn)了功能需求，而且在滿足用戶基本需求的前提下實現(xiàn)了非功能性需求，而系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的易用性、并發(fā)性以及穩(wěn)定性等指標(biāo)也達(dá)到了。

9.結(jié)論

該系統(tǒng)是結(jié)合某公司的管理現(xiàn)狀和具體需求，以新型協(xié)同理念引導(dǎo)，以日程行政辦公和項目設(shè)計管理需求為中心，綜合使用成熟和領(lǐng)先的軟件技術(shù)而構(gòu)建的應(yīng)用系統(tǒng)，具有一定的先進(jìn)性。該系統(tǒng)經(jīng)過6個月的試運行和優(yōu)化，現(xiàn)已投入正式運行，功能滿足用戶需求?？偨Y(jié)整個設(shè)計和實施過程，我們總結(jié)出以下幾點成果：

（1）對某公司辦公流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化。梳理并優(yōu)化了包括公文管理、日常工作、行政事務(wù)、報表填報、財務(wù)費用、資產(chǎn)管理、信息化管理等大類下的50余個流程并在協(xié)同辦公系統(tǒng)中得以固化。該項工作使得崗位和業(yè)務(wù)職責(zé)得到了明確，整體工作效率帶來了較大提升。

（2）完成了以協(xié)同為理念、以項目為中心、以流程為紐帶的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計。某公司協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計強調(diào)以用戶為中心，重視工作流及整體工作效能。通過與應(yīng)用無關(guān)的圖形化界面映射以知識為中心的工作流，提供單點集成界面，實現(xiàn)信息的集中化訪問。系統(tǒng)完成了知識管理、工作流管理、人力資源管理、數(shù)據(jù)中心、信息門戶、項目管理、數(shù)據(jù)中心等功能模塊的設(shè)計。

（3）完成了系統(tǒng)實施工作，效果良好。經(jīng)過該系統(tǒng)的實施，基本實現(xiàn)了公文的統(tǒng)一管理和自上而下的貫通，規(guī)范了各種請示、報批、填報等流程，提升了企業(yè)三級之間的協(xié)同辦公能力。

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（作者單位：中南大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院）