淺談高校教學(xué)檔案的開發(fā)與利用

摘 要：當(dāng)前，很多的高校教學(xué)檔案在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)拓展、現(xiàn)代化管理水平提高以及工作人員專業(yè)素質(zhì)提升等方面都普遍存在許多不協(xié)調(diào)因素。因而，為了能夠更好地開發(fā)與利用高校的教學(xué)檔案，我們需要不斷的更新觀念，進(jìn)一步落實(shí)高校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)拓展工作，全面提升工作人員的綜合素質(zhì)水平，同時(shí)充分運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，努力推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；開發(fā)與利用

高校的中心工作是教學(xué)，而為了能夠確保高校人才質(zhì)量的不斷提高，因而需要努力提高自身的教學(xué)質(zhì)量。當(dāng)然，提高高校教學(xué)質(zhì)量的途徑很多，而充分開發(fā)與利用教學(xué)檔案信息對提高高校教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的作用。教學(xué)檔案是高校師生在教學(xué)管理、實(shí)踐以及活動(dòng)中形成的，是具有利用開發(fā)價(jià)值的聲像、文字、圖表等不同載體的教學(xué)材料的總和。其凝聚了高校廣大師生的勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。因此，如果能夠有效的開發(fā)與利用高校的教學(xué)檔案，不僅可以在深化高校教學(xué)改革、總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)研究、 實(shí)施學(xué)術(shù)交流等方面起著積極、有效的意義，另外對提高自身教學(xué)質(zhì)量以及開展高校教學(xué)水平評(píng)估等都擁有重要的參考與借鑒的價(jià)值。

1 當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案開發(fā)與利用現(xiàn)狀

1.1 高校教學(xué)檔案館藏量不足

高校教學(xué)檔案的館藏量是否豐富與優(yōu)化是直接關(guān)系到檔案的開發(fā)與利用的程度，尤其是高校的教學(xué)檔案作為高校教育教學(xué)的重要組成部分，已經(jīng)普遍得到高校領(lǐng)導(dǎo)以及廣大師生的高度重視。而教學(xué)檔案的形成具有很大的收集難度以及復(fù)雜性，使得部分高校的教學(xué)檔案普遍存在不夠完善、完整，教學(xué)檔案館藏量嚴(yán)重不足等問題。在當(dāng)前推行高素質(zhì)人才培養(yǎng)模式下如何進(jìn)一步完善教學(xué)檔案的內(nèi)容，已經(jīng)成為高校檔案管理部門關(guān)注的重點(diǎn)。

1.2 缺少信息化的教學(xué)檔案管理方法、手段

網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)已經(jīng)在如今科技發(fā)展的時(shí)代中占據(jù)主導(dǎo)地位，已經(jīng)全面的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，而傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)偏離了正確的“軌道”。但是目前仍然存在不少高校的教學(xué)檔案管理部門缺少計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、掃描設(shè)備等現(xiàn)代化的管理用具，而相應(yīng)的管理軟件沒能夠得到普及，再加之對于教學(xué)檔案的查詢、收集、管理仍然沒有建成網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，導(dǎo)致目前高校的數(shù)字信息化的教學(xué)檔案水平偏低，使得檔案信息的開發(fā)也得不到深入。

1.3 檔案的信息輸出能力較弱

高校的教學(xué)檔案管理部門要將開發(fā)的教學(xué)檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學(xué)檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學(xué)檔案信息輸出不能夠完全適應(yīng)高校師生對教學(xué)檔案信息的需求。雖然部分高校將教學(xué)檔案的部分內(nèi)容信息在校園網(wǎng)上進(jìn)行公布，而這也具有一定的局限性和特殊性，所以無法滿足廣大師生對教學(xué)檔案信息的需求。因此，我們高校的教學(xué)檔案管理部門以及工作人員應(yīng)該自覺地改善服務(wù)模式，努力提升自身的業(yè)務(wù)水平，力爭讓所有需要教學(xué)檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。

1.4 高校教學(xué)檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識(shí)

考慮到各方面原因，很多高校的教學(xué)檔案管理的人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級(jí)學(xué)院也沒能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動(dòng)非常頻繁。正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)檔案帶來了更多不利局面。

2 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案開發(fā)和利用工作的對策

21世紀(jì)的高等教育，其已經(jīng)表現(xiàn)出終身化、個(gè)性化、社會(huì)化、多元化、生活化以及市場化的發(fā)展趨勢，而教學(xué)檔案的管理理念也在發(fā)生深刻的變化。國家的高校教育是其整個(gè)創(chuàng)新體系中的重要組成部分，因此高校教育的創(chuàng)新需要以管理創(chuàng)新來提供保障。而高校的教學(xué)檔案開發(fā)與利用同樣也需要通過創(chuàng)新管理來實(shí)現(xiàn)。因此，筆者認(rèn)為高校的教學(xué)檔案創(chuàng)新管理思路需要落實(shí)以下幾個(gè)方面內(nèi)容：

2.1 創(chuàng)新管理理念，打破傳統(tǒng)思想觀念

之所以檔案管理人員與教育領(lǐng)導(dǎo)階層會(huì)缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，是因?yàn)樗麄儧]能明確教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的最終目的。進(jìn)行高校教學(xué)檔案創(chuàng)新管理，其最終目的是為了能夠?qū)崿F(xiàn)“信息服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)”的準(zhǔn)則。教學(xué)檔案創(chuàng)新管理的推進(jìn)是為了能夠?qū)Υ罅康母黝惤虒W(xué)檔案實(shí)現(xiàn)有效的存儲(chǔ)與快捷的管理，并且能夠方便的提供查詢與統(tǒng)計(jì)分析。另外還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案創(chuàng)新管理對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。同時(shí)教學(xué)檔案的創(chuàng)新管理并不能夠僅僅從經(jīng)濟(jì)利益角度出發(fā)進(jìn)行衡量，而是應(yīng)該從多個(gè)方面出發(fā)進(jìn)行衡量。

2.2 全面推進(jìn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)

隨著我國高等教育改革的推進(jìn)，創(chuàng)新的教育理念促進(jìn)了我國高校在辦學(xué)方式、學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，同時(shí)也促使了高校教學(xué)檔案的種類呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學(xué)檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，就需要對高校的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)及教學(xué)管理部門進(jìn)行一個(gè)明確的、科學(xué)的界定與分工。

要實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)，那就必須完善、落實(shí)相關(guān)的管理制度及工作程序。各高校要依據(jù)國家頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點(diǎn)的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。將全校教學(xué)檔案分為學(xué)校、教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院，并規(guī)定相應(yīng)的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，使教學(xué)檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加大規(guī)范化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。以此來充分發(fā)揮高校教學(xué)檔案在高校教學(xué)研究、教育管理、教學(xué)活動(dòng)等各項(xiàng)工作中的作用，以此來提高我國高校的教學(xué)檔案的科學(xué)管理水平和質(zhì)量。

2.3 創(chuàng)新信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)教學(xué)檔案逐漸成為數(shù)字化，而互聯(lián)網(wǎng)的普及使得教學(xué)檔案開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為可能。我國高校應(yīng)加大教學(xué)檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案的管理，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過信息網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案管理服務(wù)升級(jí)，充分利用校園網(wǎng)為平臺(tái)，積極推進(jìn)教學(xué)檔案信息資源共享。

2.4 創(chuàng)新教學(xué)檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)意識(shí)

高校教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作的質(zhì)量，因此，要加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展教學(xué)檔案人員的思維、知識(shí)面，在深入了解教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認(rèn)真做好教學(xué)檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理的能力，成為既具備教學(xué)檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，使檔案服務(wù)做到以人為本，由被動(dòng)變主動(dòng)，為廣大師生提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，更好地滿足師生員工對教學(xué)檔案的利用需求。

3 結(jié)語

總而言之，高校教學(xué)檔案的開發(fā)與利用是一項(xiàng)長期而又重要的任務(wù)，其中會(huì)有許多的問題需要我們?nèi)パ芯亢徒鉀Q。我們所能做的就是做好各種預(yù)防措施，遇到問題時(shí)，積極的思考問題并進(jìn)行解決，同時(shí)還要加大人才的培養(yǎng)力度，最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

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作者簡介

梅瓊（1972-），女，湖北竹溪籍貫，本科，副研究館員，湖北醫(yī)藥學(xué)院教務(wù)處，主要研究方向教學(xué)檔案管理。