基于校園一卡通資金運動流程的賬務(wù)核算體系構(gòu)建

何艷兵　胡偉　鄧良麗　張成華

摘 要：伴隨著信息化的普及和“數(shù)字化校園”項目的推進，校園一卡通系統(tǒng)已成為各個高校積極發(fā)展的項目。校園一卡通系統(tǒng)是架構(gòu)在校園網(wǎng)上，具有身份識別和電子支付的功能的系統(tǒng)平臺。文章在分析校園卡系統(tǒng)資金運動過程的基礎(chǔ)上，探討了校園一卡通系統(tǒng)資金結(jié)算和賬務(wù)處理問題。

關(guān)鍵詞：校園一卡通系統(tǒng)；賬務(wù)處理；資金結(jié)算

伴隨著信息化的普及和“數(shù)字化校園”項目的推進，校園一卡通系統(tǒng)已成為各個高校積極發(fā)展的項目。校園一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)了實物貨幣和電子貨幣的轉(zhuǎn)化，進一步提高了資金支付的安全性。該系統(tǒng)是以專網(wǎng)為載體，集身份識別、校內(nèi)消費、電子錢包和自助轉(zhuǎn)賬為一體的多功能系統(tǒng)平臺。在校園一卡通系統(tǒng)建設(shè)和管理的工程中，結(jié)算中心、卡務(wù)中心、數(shù)據(jù)中心是其管理平臺的主要機構(gòu)，而結(jié)算中心則是校園一卡通系統(tǒng)中賬務(wù)處理的核心環(huán)節(jié)，其主體單位是銀行或?qū)W校財務(wù)主管部門（資金結(jié)算中心），基本職能是建立校園卡資金專用賬戶（該賬戶為一般存款賬戶，可以辦理現(xiàn)金收繳，但是不能支取現(xiàn)金。），核算校園卡系統(tǒng)資金的增加、減少和結(jié)存，并負責校園卡系統(tǒng)中各結(jié)算商戶的資金清算。校園一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞是通過自動轉(zhuǎn)賬功能來實現(xiàn)，但是由于存在脫機消費和黑卡消費等情況，使得系統(tǒng)資金和賬戶資金出現(xiàn)不平衡現(xiàn)象。因此，結(jié)算中心必須對一卡通系統(tǒng)資金進行財務(wù)核算與核對，及時清算，保證系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。文章旨在通過校園卡系統(tǒng)資金的流動形式，探討結(jié)算中心對校園卡系統(tǒng)專戶資金進行財務(wù)核算的方法。

一、校園一卡通系統(tǒng)資金運動分析

校園一卡通系統(tǒng)的資金運動是指實物貨幣與校園卡中的電子貨幣之間的轉(zhuǎn)換，其包含三個階段：資金的流入、周轉(zhuǎn)和退出。

1.校園一卡通系統(tǒng)資金流入與流出分析

校園一卡通系統(tǒng)資金的流入來自于三方面：自助圈存機充值、現(xiàn)金充值和已領(lǐng)取補助金額。校園一卡通系統(tǒng)資金的流出是指與系統(tǒng)內(nèi)的結(jié)算商戶的營業(yè)款結(jié)算。

2.校園一卡通系統(tǒng)資金周轉(zhuǎn)分析

校園一卡通系統(tǒng)的資金周轉(zhuǎn)主要是兩條線，一條是以校園卡為載體的虛擬電子貨幣的周轉(zhuǎn)；另一條是以校園卡專戶資金為會計核算對象的實際貨幣的周轉(zhuǎn)。其具體資金周轉(zhuǎn)過程如下：持卡人通過校園內(nèi)設(shè)立的一卡通現(xiàn)金充值點進行現(xiàn)金充值，或者在圈存機上自助充值，將銀行卡上資金轉(zhuǎn)入校園卡賬戶，資金開始流入校園一卡通系統(tǒng)；結(jié)算中心根據(jù)每個現(xiàn)金充值點的繳款單和銀行圈存轉(zhuǎn)賬憑證來核算校園卡專戶資金的流入。持卡人通過刷卡消費，資金從持卡人賬戶流向系統(tǒng)中的各結(jié)算商戶賬戶；結(jié)算中心以校園一卡通系統(tǒng)提供的結(jié)算報表為依據(jù)，將資金定期轉(zhuǎn)賬給商戶。一卡通系統(tǒng)資金按日清算并生成各種結(jié)算報表，而結(jié)算中心對商戶是定期結(jié)算，一般按月結(jié)算。結(jié)算日校園卡專戶資金的結(jié)存為持卡人的校園卡賬戶余額之和。校園一卡通資金周轉(zhuǎn)圖如圖所示。

校園一卡通系統(tǒng)資金周轉(zhuǎn)圖

因資金運動是無形，其流轉(zhuǎn)的方式無法直觀的呈現(xiàn)在大眾眼前。而會計核算的對象就是資金的運動，則需將校園一卡通系統(tǒng)中電子貨幣和實物貨幣之間的轉(zhuǎn)換用會計核算手段來直觀展示給眾人。

二、系統(tǒng)資金的財務(wù)核算

校園一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行之間的交易數(shù)據(jù)為主要處理對象，對當天的交易數(shù)據(jù)進行收集、核對，相符后再將交易數(shù)據(jù)傳遞到系統(tǒng)中作為正式檔案歸檔；對各實體之間的往來關(guān)系，系統(tǒng)經(jīng)過自動采集、處理、嚴格審核后形成正式記錄，最后形成結(jié)算報表。校園一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)記錄是結(jié)算中心對校園一卡通資金進行財務(wù)核算的依據(jù)。

1.設(shè)置校園一卡通資金結(jié)算的會計科目

為了全面真實的核算和監(jiān)督校園卡資金結(jié)算過程中發(fā)生的相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)設(shè)置以下會計核算科目：“代管款項———校園一卡通”；“銀行存款”。 “代管款項———校園一卡通”會計科目用來核算代管校園卡持卡人的校園卡中的金額，屬負債類賬戶。該科目的貸方核算通過各種方式存入校園卡持卡人賬戶的資金（包括現(xiàn)金充值、銀行圈存轉(zhuǎn)賬充值、補助代放充值等），借方核算校園卡持卡人在校園卡系統(tǒng)內(nèi)刷卡消費的金額（對應(yīng)為各簽約商戶的刷卡收款收入）。期末余額在貸方，表示校園中持卡人尚未刷卡消費的金額。其中“代管款項———校園一卡通”下設(shè)明細科目如下：充值（現(xiàn)金、圈存、補助），結(jié)算（簽約結(jié)算單位）。

2.現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的財務(wù)核算

現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的財務(wù)核算是以校園卡系統(tǒng)中的現(xiàn)金充值匯總及明細表，銀行繳款單為依據(jù)，并將兩者進行核對，相符后記錄會計憑證。對于現(xiàn)金充值必須做到日清月結(jié)，相應(yīng)的會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——現(xiàn)金

現(xiàn)金充值以校園卡系統(tǒng)報表數(shù)據(jù)為準，若出現(xiàn)現(xiàn)金充值長短款，則先按報表數(shù)據(jù)存入銀行，并馬上查明長短款產(chǎn)生原因，在進行處理。

例如：某現(xiàn)金充值人員某日收到5000元現(xiàn)金。會計分錄如下：

借：銀行存款 5000

貸：代管款項———校園一卡通——現(xiàn)金 5000

3.銀行圈存業(yè)務(wù)的財務(wù)核算

圈存系統(tǒng)是校園一卡通的主要子系統(tǒng)之一，其功能為與銀行合作，共同完成由銀行卡向校園卡轉(zhuǎn)賬的操作，結(jié)算中心根據(jù)銀行的轉(zhuǎn)賬憑單進行財務(wù)核算。由于每日圈存業(yè)務(wù)較多且散，則可以采用每月根據(jù)校園卡系統(tǒng)中圈存金額與取得的銀行對賬單上的金額進行核對，再根據(jù)校園卡系統(tǒng)提供的圈存報表進行財務(wù)核算。相應(yīng)的會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——圈存

例如：月末，從校園卡系統(tǒng)提供的圈存報表得到當月圈存金額為10000元，在與銀行對賬單核對一致后，進行會計處理。會計分錄如下：

借：銀行存款 10000

貸：代管款項———校園一卡通——充值——圈存 10000

4.收到補助款項的財務(wù)核算

為了減少學(xué)校現(xiàn)金的使用量，對于學(xué)校內(nèi)部的款項可以盡量選用轉(zhuǎn)賬的方式。則對于學(xué)生的獎助學(xué)金等款項，可以選擇由學(xué)校轉(zhuǎn)賬相應(yīng)的款項到校園一卡通的銀行賬戶中，然后向?qū)W生發(fā)放。相應(yīng)會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——補助

例如：某月收到學(xué)校轉(zhuǎn)來某學(xué)期學(xué)生的獎學(xué)金10000元。會計分錄如下：

借：銀行存款 10000

貸：代管款項———校園一卡通——充值——補助 10000

5.商戶清算業(yè)務(wù)的財務(wù)核算

月末，結(jié)算中心首先以校園卡系統(tǒng)提供的結(jié)算報表為依據(jù)，將該商戶本月的營業(yè)款進行結(jié)轉(zhuǎn)，并將結(jié)算報表給予商戶進行核對；然后在依據(jù)商戶反饋回來的結(jié)算報表將校園卡資金專戶中的資金轉(zhuǎn)賬給各商戶。相應(yīng)的會計分錄如下：

（1）結(jié)轉(zhuǎn)時：

借：代管款項———校園一卡通——充值

貸：代管款項———校園一卡通——結(jié)算——簽約結(jié)算單位 （2）支付款項時：

借：代管款項———校園一卡通——結(jié)算——簽約結(jié)算單位

貸：銀行存款

例如：某食堂某月營業(yè)款為50000元。在與商戶核對一致后，結(jié)算中心支付了對應(yīng)款項給該食堂。會計分錄如下：

（1）結(jié)轉(zhuǎn)時：

借：代管款項———校園一卡通——充值 50000

貸：代管款項———校園一卡通——結(jié)算——簽約結(jié)算單位 50000

（2）支付款項時：

借：代管款項———校園一卡通——結(jié)算——簽約結(jié)算單位 50000

貸：銀行存款 50000

三、結(jié)論

校園一卡通建設(shè)工程是高校今后的重要發(fā)展項目，那么加強對校園一卡通系統(tǒng)資金的安全管理顯得極為重要。通過對校園一卡通資金進行財務(wù)核算，有利于校園一卡通資金安全性的提高。但是由于目前許多高校對于一卡通資金的管理尚屬較新的內(nèi)容，還沒有形成相應(yīng)的專項指標管理體系，該部分內(nèi)容還需進一步加強。

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作者簡介：何艷兵（1988- ），女，助理會計師；胡偉（1975-），男，副教授；鄧良麗（1969- ），女，會計師