淺談企業(yè)項目檔案管理體系的構建

楊春艷

固定資產(chǎn)投資項目檔案是項目從立項審批開始到設計、施工直至項目竣工驗收整個過程的歷史記錄，是國家和企業(yè)重要的檔案資源。隨著企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目建設力度的加大，對項目檔案工作的要求也越來越高。如何科學有效的管理項目檔案，使項目檔案更好地服務于企業(yè)，是每個檔案工作者義不容辭的責任。企業(yè)必須要從實際出發(fā)，通過構建完善的項目檔案管理體系，實現(xiàn)項目檔案的科學管理，不斷促進項目檔案管理水平的提高。

一、項目檔案管理的特點

固定資產(chǎn)投資項目建設的過程是多部門多單位共同參與的復雜過程，內部往往會涉及規(guī)劃部門、項目管理部門、財務部門、物資部門及資產(chǎn)管理部門等，外部也離不開設計方、施工方、監(jiān)理方以及供貨商等多家參建單位的協(xié)作，因此歸檔文件材料來源廣泛，內容繁雜，不僅有招投標資料、勘察設計資料、施工資料，也有監(jiān)理資料及竣工驗收資料等，不僅有基本建設類檔案、設備儀器、計算機類檔案，還有會計類、管理類檔案產(chǎn)生，既有文字材料也有圖紙等技術資料，不僅有傳統(tǒng)紙質檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業(yè)還會涉及合同、財務、審計、招投標、采購等多個管理領域，此外由于后續(xù)設備大修、項目改造產(chǎn)生的新材料的補充歸檔，使得項目檔案管理也是一個動靜結合的過程。

正是基于項目檔案以上這些特點，決定了項目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項復雜的管理與技術并存的系統(tǒng)工程。為實現(xiàn)項目檔案的有效管理，企業(yè)檔案工作者必須要對項目檔案管理工作進行全面的規(guī)劃和科學的統(tǒng)籌，通過合理的整合，形成完善的項目檔案管理體系，采取重點建設與綜合管理相結合的方式，全面實現(xiàn)項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)和安全，不斷提高項目檔案管理水平。

二、構建項目檔案體系建設，提高項目檔案管理水平

（一）組織體系建設

企業(yè)應建立由單位領導分管，檔案部門集中統(tǒng)一管理，相關部門共同參與的自上而下的項目檔案管理體制，明確部門和人員職責，理順項目檔案相關單位之間的關系，促進項目檔案各項工作協(xié)調開展。要根據(jù)實際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強化項目檔案管理部門的管理權限，并賦予他們指導、監(jiān)督和檢查的權利，從而保障項目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。

建立項目檔案收集歸檔管理網(wǎng)絡，將規(guī)劃部門、項目管理部門、財務部門、設備管理部門、采購部門及設計方、施工方、監(jiān)理方等納入網(wǎng)絡建設范圍，明確各部門責任分工，實行崗位責任制，形成企業(yè)內部各相關部門對檔案管理部門負責，設計、施工、監(jiān)理方等外部參建單位對項目管理部門負責，各分包方對總包方負責的分級管控模式，確保項目檔案工作責任層層落實，防止管理重疊和空當出現(xiàn)，杜絕扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，確保項目檔案管理工作有效開展。

（二）制度體系建設

要不斷完善現(xiàn)有項目檔案各項規(guī)章制度，構建全新的項目檔案制度體系，包括標準、規(guī)范、制度及流程等，并覆蓋項目檔案管理工作各環(huán)節(jié)，確保執(zhí)行有力，落到實處。

要結合實際制定本單位的項目檔案管理實施辦法，明確項目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項目檔案分類編號方案及整理標準，不斷提高項目檔案管理規(guī)范化水平。補充完善項目檔案收集歸檔制度、項目檔案保管制度、項目檔案利用制度、項目檔案鑒定銷毀制度等項目檔案基本業(yè)務制度和項目檔案安全保密制度等專項制度;與有關職能部門配合，建立聯(lián)合的項目檔案監(jiān)督檢查制度及相應的獎懲制度，進一步完善項目檔案各項業(yè)務流程如招投標文件歸檔流程、設計文件收集流程、項目檔案驗收流程、項目檔案利用流程及項目檔案鑒定銷毀流程等，確保項目檔案管理工作有章可循，依法實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范管理。

（三）資源體系建設

要加大項目檔案收集歸檔和整理力度，提高項目檔案案卷質量，建成內容豐富、確保檔案完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案資源體系。

企業(yè)要深入貫徹執(zhí)行項目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項目專兼職檔案人員應從項目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。加強檔案人員與項目建設人員之間的溝通，積極指導相關部門開展項目檔案工作，確保項目檔案工作與項目建設同步開展。檔案部門要結合項目實際及時制定合理的收集歸檔工作計劃，對時間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統(tǒng)一歸檔，對持續(xù)時間比較久的大型項目要實行預立卷制度，明確各階段項目檔案的收集重點，加強重點材料的收集工作，提高項目檔案收集效率。相關部門在與設計、施工、監(jiān)理等外部單位簽訂合同時，應將項目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財務部門聯(lián)動的質量保證金支付審批程序，對歸檔質量不合要求的不予支付，以便有效解決項目檔案歸檔中出現(xiàn)的問題，確保項目文件材料的歸檔質量。

要加強項目檔案整理工作，切實維護項目檔案文件材料之間的有機聯(lián)系，提高案卷質量。檔案移交歸檔時要編制歸檔說明，按載體性質分別提交歸檔目錄。檔案部門要認真做好文件材料的歸檔質量檢查工作，確保項目文件材料手續(xù)完備，簽字齊全，真實有效。及時做好項目改擴建或設備大修的項目文件材料補充收集歸檔工作，真正實現(xiàn)項目檔案的動態(tài)管理;對到達保管期限的項目檔案要及時進行鑒定，對無保存價值的檔案及時進行銷毀，努力提高項目檔案整體質量。

（四）利用體系建設

項目檔案管理部門要不斷強化項目檔案服務意識，增強服務觀念，在傳統(tǒng)利用方式的基礎上積極探索新的服務模式，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供高質量的檔案利用服務。

要積極推進項目檔案數(shù)字化建設工作，加快項目檔案計算機管理信息系統(tǒng)建設工作，不斷滿足項目檔案網(wǎng)絡化服務的要求，提高項目檔案利用效率。

要加強項目檔案編研工作，多角度的開發(fā)實用的項目檔案編研資料，從而轉被動利用為主動服務。如編制項目投資建設情況統(tǒng)計分析及企業(yè)設備能力分析對比等，為企業(yè)發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，提供超前的檔案服務。

要加強項目檔案利用效果的反饋工作，通過收集匯總利用單位的反饋信息并進行分析研究，從而提高項目檔案利用的方向性，不斷提升服務質量。

（五）安全體系建設

要建立人防、物防、技防三位一體的項目檔案安全防范體系，既要確保項目檔案實體的安全，也要確保項目檔案信息的安全和保密。（下轉第47頁）

（上接第45頁）要確定“預防為主，防控結合”的安全體系建設原則，根據(jù)實際正確評估項目檔案的安全形勢，形成企業(yè)項目檔案的安全風險清單，加快改建、擴建及新建檔案庫房，配備合理的設備設施，切實改善檔案保管條件，消除檔案安全隱患。通過采取技術與管理并重的有效措施，加強項目檔案整個生命周期的安全風險控制，實現(xiàn)項目檔案從收集、整理、保管、提供利用到鑒定銷毀全過程的安全管理。要不斷加強項目檔案信息系統(tǒng)的安全管理，利用數(shù)字加密、數(shù)字簽名、訪問控制等先進的技術手段，實現(xiàn)項目檔案信息的安全管理。根據(jù)實際制定項目檔案安全應急預案，推進項目檔案的異質異地備份建設工作，確保突發(fā)災難時能夠有效應對，減少損失。

（作者單位：山海關船舶重工有限責任公司）