試論醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

蔣曉雁

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財富。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題有：

（一）檔案意識不強，檔案利用率低。檔案工作對全社會各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益知之甚少。

（二）檔案管理機構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會記檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案硬件投入不足。由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

（一）加強檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識檔案工作的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識，不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要，而且是影響市場經(jīng)濟和知識經(jīng)濟健康成長的一個不可忽視的因素。

（二）理順（下轉(zhuǎn)第26頁） （上接第52頁）關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行的租賃、承包、核算的方案、協(xié)議、合同等應(yīng)該歸檔。在采購招標(biāo)中，招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進行歸檔。

（三）逐步實現(xiàn)檔案信息資源管理的自動化和數(shù)字化。新時期醫(yī)院檔案工作要逐步實行計算機輔助立卷，實現(xiàn)文檔一體化管理，把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來。運用計算機技術(shù)對文書和檔案工作的全程實施自動化管理，其功能將涵蓋檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。同時實現(xiàn)檔案信息存儲的數(shù)字化。檔案信息的儲存載體與方式要由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向計算機管理為前提的數(shù)字形式，只有這樣，才能盡快實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院各項工作中的作用。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）