城建檔案信息資源整合性服務(wù)研究

蔡曉然

我國城建檔案工作始創(chuàng)于二十世紀(jì)五六十年代，自九十年代末開始逐步向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)。隨著我國社會(huì)主義建設(shè)的不斷深入，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技水平不斷提升，城建檔案信息資源的管理利用開始依托互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字通信技術(shù)等現(xiàn)代化手段，從而有效實(shí)現(xiàn)了城建檔案信息資源管理的數(shù)字化和規(guī)范性。

一、城建檔案信息資源整合性服務(wù)的現(xiàn)狀

1、城建檔案信息資源整合性服務(wù)的工作背景

城建檔案包括城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的所有檔案，具有涉及領(lǐng)域廣泛、檔案類型多、產(chǎn)生周期長、專業(yè)性和成套性相輔相成等特點(diǎn)。檔案信息資源整合是對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行重組，從而形成具有針對(duì)性服務(wù)的檔案信息流，實(shí)現(xiàn)信息高度共享的一種服務(wù)模式。在現(xiàn)階段的城建檔案信息資源整合性服務(wù)過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規(guī)模城市的城建檔案管理結(jié)構(gòu)不一以及城建檔案管理工作設(shè)計(jì)單位眾多等現(xiàn)狀，城建檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際，合理整合城建檔案信息資源，從而發(fā)揮城建檔案對(duì)國家城市化建設(shè)的最大價(jià)值。

2、當(dāng)前城建檔案信息資源整合性服務(wù)的主要方式

現(xiàn)階段，我國城建檔案信息資源的整合性服務(wù)，逐步打破了原有的各級(jí)檔案管理部門之間的隔閡，實(shí)現(xiàn)了各級(jí)檔案管理部門之間的信息資源整合。當(dāng)前我國城建檔案信息資源整合性服務(wù)主要包括檔案部門之間的整合、通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息資源共享服務(wù)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)支撐三種主要方式。目前我國已出臺(tái)的《城建檔案著錄規(guī)范》、《檔案著錄規(guī)則》以及《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)性文件，將檔案信息的數(shù)字化著錄引向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化信息內(nèi)容不同系統(tǒng)之間的可讀性。

二、城建檔案整合性服務(wù)存在的問題

1、管理部門之間權(quán)責(zé)不清

首先，由于我國城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權(quán)限劃分不明確，極易引發(fā)各級(jí)部門之間檔案管理權(quán)限方面的矛盾。其次，城建檔案產(chǎn)生于城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，并由不同單位對(duì)其進(jìn)行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質(zhì)、檔案保存條件和執(zhí)行監(jiān)督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。

2、缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源利用率低

我國城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業(yè)單位。部分城市規(guī)劃檔案、建設(shè)施工檔案、設(shè)計(jì)檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內(nèi)容雜、距離遠(yuǎn)、公開程度不同和保管方式不一等原因，導(dǎo)致城建檔案缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會(huì)共享，造成城市建設(shè)過程中大量的人力、物力浪費(fèi)，檔案信息資源的利用率極低。

3、法律法規(guī)的執(zhí)行力和監(jiān)督力不強(qiáng)

近年來，隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會(huì)各級(jí)部門的重視，與此同時(shí)，我國的城建檔案管理法規(guī)也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對(duì)城建檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做了不同程度的規(guī)定。盡管如此，但是針對(duì)法律法規(guī)而產(chǎn)生的城建檔案管理的執(zhí)行力和監(jiān)督力卻不強(qiáng)，從而導(dǎo)致城建檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性都不高。

三、城建檔案信息資源整合性服務(wù)的對(duì)策

1、結(jié)合城建工作實(shí)際，開展城建檔案信息資源整合性服務(wù)

我國城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜，因此在建構(gòu)整合性服務(wù)模型時(shí)，要充分考慮實(shí)施的理念模式，以突出重點(diǎn)、找準(zhǔn)角度和循序漸進(jìn)為原則展開。有關(guān)城建檔案信息資源整合性服務(wù)的實(shí)施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實(shí)體整合為輔，信息整合為主等四種實(shí)施模式。在具體的城建工作當(dāng)中，我們應(yīng)以實(shí)際為基礎(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)不同專業(yè)、不同類型以及不同服務(wù)目標(biāo)的城建檔案信息資源整合共享服務(wù)。

2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源

要實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合性服務(wù)，首先要有豐富的信息資源儲(chǔ)備，為此，要注重對(duì)各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續(xù)性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設(shè)發(fā)展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎(chǔ)。

3、立足用戶需求，實(shí)現(xiàn)城建信息資源的整合性服務(wù)

城建檔案信息的整合性服務(wù)是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，在存放和管理過程中面臨各種問題。為此，應(yīng)努力搭建領(lǐng)導(dǎo)組織結(jié)構(gòu)模型，全面了解城建檔案用戶的利用需求，為用戶提供提前的定制服務(wù)，全面構(gòu)建城建檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進(jìn)城建檔案集中式管理策略的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)產(chǎn)品對(duì)用戶輸出，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合性服務(wù)目標(biāo)。

城建檔案在國家城市建設(shè)過程中具有十分重要的作用，為了更好地管理和利用城建檔案，必須從優(yōu)化區(qū)域內(nèi)城建檔案管理流程和建設(shè)城建檔案信息資源管理系統(tǒng)兩個(gè)方面開展和進(jìn)行，從而有效加強(qiáng)城建檔案信息資源的管理和利用，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)城建檔案信息資源的整合性服務(wù)，達(dá)到提高信息資源利用率、節(jié)省城市建設(shè)消耗和提升城建檔案工作價(jià)值的目的。

（作者單位：秦皇島市城市建設(shè)檔案館）