淺談大數(shù)據(jù)時代的運政執(zhí)法檔案管理

陸露

摘 要：隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，國內(nèi)各種關(guān)于大數(shù)據(jù)的報道及討論也隨之增多，這也是個各個行業(yè)都在努力迎接大數(shù)據(jù)所帶來的重大挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)也已經(jīng)發(fā)展為學界的重大熱點。但其間關(guān)于大數(shù)據(jù)時代下的運政執(zhí)法檔案管理卻很少，大數(shù)據(jù)的發(fā)展也對企業(yè)檔案管理方式提出了更高的要求。因此，分析大數(shù)據(jù)時代的運政執(zhí)法檔案管理，對國內(nèi)運政執(zhí)法檔案管理水平提升有著很大促進作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 運政執(zhí)法檔案管理 功能作用

中圖分類號：U41 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（c）-0133-02

隨著信息技術(shù)水平的快速提升，現(xiàn)代社會早已步入了大數(shù)據(jù)時代。著眼于大數(shù)據(jù)于多個行業(yè)及領(lǐng)域來講，大數(shù)據(jù)對經(jīng)濟和社會與文化等行業(yè)的發(fā)展有著極大現(xiàn)實意義，其發(fā)展前景也是顯而易見的。未來的大數(shù)據(jù)作用及影響也更加深遠，這也是不容置疑的一個問題，基于存憑、留史、資政、惠民的檔案管理及運用，這也是適逢其時的，為了大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展而快速發(fā)展。文章分析了大數(shù)據(jù)時代的運政執(zhí)法檔案管理，并提出實用性應(yīng)用策略。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理簡述

大數(shù)據(jù)可謂是在云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后的IT產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新性技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)涉及的數(shù)據(jù)資料及其信息量的規(guī)模極大，現(xiàn)在的某些主流軟件系統(tǒng)工具不能合理處理，不能于特定時間內(nèi)實現(xiàn)擷取及管理和處理，以此幫助企業(yè)和政府的經(jīng)濟決策者獲得有效的資源。大數(shù)據(jù)其數(shù)據(jù)體量大，且由TB級升級為PB級別；并且，其數(shù)據(jù)類型諸多，數(shù)據(jù)類型格式不同且結(jié)構(gòu)不同；其價值密度偏低，且商業(yè)價值高；處理速度快，務(wù)必及時獲取所需的信息，這和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)不同。

檔案管理可謂是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，它對企業(yè)各項運作以及市場定位和營銷策略等均有著更好的指導性作用，其亦是企業(yè)增強內(nèi)部管理及控制的關(guān)鍵基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理數(shù)據(jù)眾多。傳統(tǒng)檔案管理不能滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求，且目前的運政執(zhí)法檔案管理中存在諸多問題，各種類型的數(shù)據(jù)及多樣儲存格式導致電子文件很難被收集，極易產(chǎn)生信息孤島；再是數(shù)據(jù)使用方式單一，其間也缺乏多元化使用方式，同時對信息檔案安全控制難度較大。傳統(tǒng)的檔案管理工作不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的特征，運政方面也應(yīng)做好檔案管理及檔案管理，以期為新時代下的運政部門服務(wù)，這也是運政執(zhí)法檔案管理工作的重要問題。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

人類文明是在不斷學習及探索中總結(jié)和凝聚出的，檔案可謂是承載人類文明的重要載體，檔案的存在及發(fā)展也都是如此。其經(jīng)歷了多年的發(fā)展及普及，人們掌握的電子信息技術(shù)也更多，平均水平也更高，不過實現(xiàn)檔案管理的與時俱進，促使其滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求，特別是某些基層單位若想實現(xiàn)此類發(fā)展的跨越，也面臨著諸多困難及挑戰(zhàn)，把這些檔案文獻進行信息化管理，可謂是一個極其龐大的工程，這也需要大量人力、物力和時間。處理不同時期的檔案文獻等是十分專業(yè)的事情，比如語言的變化，檔案文獻錄入可分為古文、文言文、白話文、民族語言等，將這些內(nèi)容融進信息化管理中，應(yīng)具備十分專業(yè)且規(guī)范的團隊。并且，各地從事檔案管理的資金及人才都偏少，特別是沒有專業(yè)性技術(shù)人才，而檔案的信息化建設(shè)工程非常龐大，其間也沒有充分的資金保證，也沒有更好的人才支撐，使實行起來亦有諸多困難。這也說明搞好檔案信息化建設(shè)，應(yīng)確保其具備充分的人力物力。

3 大數(shù)據(jù)時代下的運政執(zhí)法檔案管理策略

3.1 加強經(jīng)費保障

信息化建設(shè)應(yīng)具備良好的場館，配置良好的電腦，這時則要求具備充分的經(jīng)費保障。許多基層單位中的專用檔案管理經(jīng)費不多，很多時候都是捉襟見肘。據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層單位由于經(jīng)費不足而相應(yīng)的軟硬件不足，這時搞好檔案管理信息化建設(shè)都是舉步艱難。這時應(yīng)基于財政投入，設(shè)置專門的檔案管理信息化建設(shè)專項資金，以此確保檔案管理信息化建設(shè)。再是利用對應(yīng)的規(guī)矩，吸納民間的各種資本，使其為檔案管理行業(yè)服務(wù)，以此確保檔案管理信息建設(shè)有序展開，將此作為智庫而應(yīng)用于民間，這樣也能為運政執(zhí)法單位或是個人提供服務(wù)。

3.2 注重專業(yè)人才培養(yǎng)

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多基層單位所從事的檔案管理人員素質(zhì)都參差不齊，很多時候都是老同志從事此類工作。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理模式及工作要求，這些人才能勝任此類工作。不過檔案管理信息化構(gòu)建應(yīng)更加快捷地實現(xiàn)檔案文獻，充分利用這些資源，但其間沒有專業(yè)人才的支撐是不行的。所以，務(wù)必注重人才培養(yǎng)工作，若想要獲得更好的效果，其行業(yè)內(nèi)務(wù)必大換血。應(yīng)基于現(xiàn)有的資源進行相應(yīng)的技能培訓，以此提升從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，這樣也能促進檔案管理信息化建設(shè)的有序開展。應(yīng)著眼于未來的發(fā)展，可引進具備專業(yè)技能的人才，將其結(jié)合于檔案管理中，以此給此類工作科技查新，是指具有查新業(yè)務(wù)資質(zhì)的查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術(shù)內(nèi)容，按照科技查新標準規(guī)范進行操作，并做出結(jié)論（查新報告）?？萍疾樾碌闹饕糜跒檠芯咳藛T或機構(gòu)的科研立項的新穎性提供客觀依據(jù)，為科技成果的鑒定、評估、驗收、轉(zhuǎn)化、獎勵等提供客觀依據(jù)。它為企業(yè)、高校和科研機構(gòu)提供了高層次、有深度的信息咨詢服務(wù)，為科研人員進行研究開發(fā)提供可靠而豐富的信息。

1 公共圖書館開展科技查新的優(yōu)劣勢

長期以來公共圖書館作為圖書館文華事業(yè)的指導協(xié)調(diào)中心，已被群眾視為當?shù)刂匾奈幕行摹Ｄ壳翱萍疾樾鹿ぷ髦饕性诟鞯馗咝D書館和科學情報研究所。但是作為信息社會里的公共服務(wù)部門，科學情報傳遞功能是現(xiàn)代圖書館的一個重要職能。

一方面，公共圖書館文獻資源豐富，文獻開發(fā)能力強，具備各種大型的文獻數(shù)據(jù)庫、自建的特色文獻數(shù)據(jù)庫以及豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源；另一方面，在長期的業(yè)務(wù)工作中，公共圖書館建立有規(guī)范的章程，館員在參考咨詢和信息服務(wù)方面積累了豐富的經(jīng)驗，圖書館社會影響力大知名度高，服務(wù)輻射力廣泛。公共圖書館的獨特信息中心地位和人才基礎(chǔ)是開展科技查新工作的巨大優(yōu)勢。

但是在某些方面公共圖書館仍有自身的不足。首先，不少公共圖書館在電子資源建設(shè)方面缺少外文數(shù)據(jù)庫的購買。若開展科技查新，則需要投入大量資金購買相關(guān)數(shù)據(jù)庫，否則無法開展國外查新工作。其次，雖然公共圖書館館員有豐富的工作經(jīng)驗，但是由于查新員/審核員一般要求有中級/副高以上職稱，熟悉中外文和計算機操作，且相比高校圖書館和科學情報研究所，公共圖書館參加查新培訓較少，人員資質(zhì)不足。

2 開展科技查新對公共圖書館的積極意義

公共圖書館由于豐富的館藏和全面的信息資料，為開展科技查新工作的提供了良好的先天條件。而開展科技查新工作亦可以促進公共圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展。

（1）開展科技查新有助于拓展公共圖書館業(yè)務(wù)。圖書館是個綜合各類學科圖書信息的部門，重在廣度深度。開展科技查新，有助于公共圖書館拓寬信息咨詢服務(wù)在專業(yè)領(lǐng)域的深度和廣度，開發(fā)新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?？萍疾樾率且豁椚碌男畔⒆稍兎?wù)，通過開展該業(yè)務(wù)，可以向企業(yè)社會宣傳和推廣公共圖書館更多的信息服務(wù)，也可以拓展服務(wù)的外延，把圖書館傳統(tǒng)的借閱服務(wù)轉(zhuǎn)變成多元化的社會化信息服務(wù)。重點加深科技領(lǐng)域的研究，加強企業(yè)和科研機構(gòu)的合作，為社會發(fā)展貢獻力量，讓企業(yè)在有需求時第一時間想到公共圖書館的信息部門。

（2）開展科技查新有助于加強公共圖書館電子資源建設(shè)?？萍疾樾掳▏鴥?nèi)和國外查新。不管哪種查新，都要求有15年以上與查新專業(yè)范圍相關(guān)的國內(nèi)外文獻資源或數(shù)據(jù)庫，有國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)并已用于開展查新工作，[1]查找和委托項目密切相關(guān)和比較相關(guān)多全文內(nèi)容。這就對開展科技查新的公共圖書館的信息資源有著較高的要求。通過建設(shè)查新站，公共圖書館不僅可以拓展自己的信息資源，建立網(wǎng)絡(luò)資源共享體系，還可以加強軟硬件設(shè)配的配備。目前，不少公共圖書館主要缺少外文全文數(shù)據(jù)庫，共享網(wǎng)絡(luò)資源體系不夠健全，開展科技查新，可以完善在此方面較為欠缺的專業(yè)數(shù)據(jù)庫。

3 公共圖書館開展科技查新的路徑

（1）與高校、情報研究所開展合作。此類合作可以分為3種情況。

①針對沒有設(shè)立查新站的公共圖書館，可以先與文化系統(tǒng)內(nèi)部或者沒有查新站的高校進行合作，為其出具在該單位范圍內(nèi)有效的查新報告。通過不斷地積累任務(wù)經(jīng)驗，提高館員科技查新的工作水平，為日后建立查新站打好基礎(chǔ)。

②一個查新站的建立并不是短期內(nèi)就能實現(xiàn)的。針對這一的情況，未取得查新資質(zhì)的公共圖書館可以與有查新資質(zhì)的高校圖書館和情報研究所進行合作。如天津開發(fā)區(qū)的泰達圖書館自2006年底就與南開大學圖書館合作，面向濱海新區(qū)企業(yè)提供科技查新服務(wù)；蘇州圖書館也于2013年與蘇州大學圖書館實施了科技查新業(yè)務(wù)合作。[1]由合作單位牽頭項目，公共圖書館參加過科技查新培訓的、有資質(zhì)的館員進行檢索分析，形成查新報告，再交由有查新資質(zhì)的合作單位的審核員進行審核。

③針對已經(jīng)建立查新站的公共圖書館，亦可以與高校圖書館、情報研究所開展合作，互相交流，在查新任務(wù)集中的時間段，可以協(xié)作分配，將多余的任務(wù)轉(zhuǎn)給其他任務(wù)較少的查新站做。這樣可以統(tǒng)籌規(guī)劃，提高工作效率，不耽誤委托人項目的申報評定等。

（2）加強電子資源建設(shè)。相比高校圖書館，公共圖書館的電子資源在專業(yè)性上會欠佳。故在數(shù)據(jù)庫建設(shè)和購買上，可以適當根據(jù)該館開展業(yè)務(wù)的主要領(lǐng)域，有側(cè)重地、適當增加相應(yīng)學科的數(shù)據(jù)庫資源。不僅可以充實該館電子資源建設(shè)，有助于開展科技查新工作，同時還可以為讀者提供更多的網(wǎng)絡(luò)資源。

（3）培養(yǎng)學科館員?？焖侔l(fā)展的科學技術(shù)帶來新理論、新技術(shù)，研究課題也逐步向多元化的跨學科研究方向發(fā)展。這些項目知識覆蓋面廣，不容易理解和抓重點，而查新員因為受到自身知識的限制，無法深入理解課題內(nèi)涵，難以把握課題查新需求。

學科館員是指，擁有豐富的某一學科（專業(yè)）或者某些學科領(lǐng)域的知識，能夠組織學科信息資源，專門負責與對口學科進行聯(lián)系，為用戶提供主動、有針對性信息服務(wù)的圖書館館員。[2]雖然學科館員制度一般應(yīng)用在高校圖書館，但是作為公共圖書館，其做法有可鑒性。學科館員一方面要有檢索分析文獻信息的圖書情報工作技能；另一方面要熟悉相關(guān)學科知識。

4 結(jié)語

由于有豐富的館藏資源、專業(yè)化信息人員，公共圖書館開展科技查新有著天然的優(yōu)勢。公共圖書館可以根據(jù)自身情況，制定不同的方案開展科技查新工作。總之，在信息化時代下，圖書館應(yīng)積極探索科技查新，為企業(yè)和科研人員提供更好地信息服務(wù)。

參考文獻

[1] 教育部辦公廳關(guān)于開展第七批教育部部級科技查新工作站申報工作的通知[EB/OL].2014-04-04. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/B09_xxgk/201404/xxgk_167233.html.

[2] 戴婕.公共圖書館開展科技查新工作初探——以蘇州圖書館為例[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2014（20）：108-109.

[3] 謝志耘.咨詢館員、參考館員和學科館員之比較研究——淺，析參考咨詢工作的發(fā)展趨勢[J].現(xiàn)代情報，2006（11）：173-174，177.