秘書協(xié)調(diào)工作中必須重視的幾個(gè)問(wèn)題

吳延生

內(nèi)容摘要：協(xié)調(diào)就是化解矛盾、統(tǒng)一行動(dòng)的過(guò)程。秘書部門所處位置的特殊性，決定其在協(xié)調(diào)工作中具有得天獨(dú)厚的條件。作為一項(xiàng)重要職責(zé)，秘書在協(xié)調(diào)中又有特定的方式、原則。通過(guò)這一視角，研究協(xié)調(diào)目的的明確把握、良好人際關(guān)系的建立是進(jìn)行協(xié)調(diào)的前提，也是秘書樹立良好窗口形象的基石。

關(guān)鍵詞：秘書工作 協(xié)調(diào) 關(guān)系 形象樹立

近年來(lái)，隨著政治、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的變化，秘書部門原來(lái)的工作原則與方法受到了強(qiáng)有力的沖擊。在這種情況下，高層次、高水平的秘書工作愈來(lái)愈顯示出協(xié)調(diào)工作的重要性。

如何做好秘書人員協(xié)調(diào)工作呢？這應(yīng)該是秘書人員值得討論的話題。協(xié)調(diào)，它既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。關(guān)于協(xié)調(diào)工作的重要性或協(xié)調(diào)的方法，或者是協(xié)調(diào)的類型、內(nèi)容，或者是協(xié)調(diào)的原則、形式，我們是必須掌握與牢記的。在此，恕不對(duì)它們進(jìn)行論述，只想淺談秘書協(xié)調(diào)工作中必須重視的幾個(gè)問(wèn)題。

一、把握明確的協(xié)調(diào)目的

明確把握協(xié)調(diào)目的是做好協(xié)調(diào)工作的前提條件。協(xié)調(diào)工作總是為完成某一任務(wù)，或者說(shuō)為達(dá)到某一目的而展開(kāi)的工作。領(lǐng)導(dǎo)的意圖、上級(jí)的指示，就是我們展開(kāi)這一工作的依據(jù)，因而，我們就必須正確理解、把握領(lǐng)導(dǎo)意圖或上級(jí)的指示。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)持相同意見(jiàn)時(shí)，秘書人員的工作就顯得較為輕松一點(diǎn)，但在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)往往不一致，對(duì)此秘書人員就不能一會(huì)兒聽(tīng)這個(gè)，一會(huì)兒聽(tīng)那個(gè)，覺(jué)得他們都沒(méi)錯(cuò)。而是應(yīng)該從認(rèn)識(shí)論角度去斟酌、了解、接受。必要時(shí)還可以私下找領(lǐng)導(dǎo)商談，交換一下彼此的看法，這是很有益處的。

協(xié)調(diào)工作有時(shí)是很復(fù)雜的，可以分為縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)?？v向協(xié)調(diào)，是上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)是幾個(gè)部門之間的，或幾個(gè)單位之間，甚至牽涉到外單位協(xié)調(diào)，在這種復(fù)雜協(xié)調(diào)中，除了把握協(xié)調(diào)目的之外，還必須適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用公關(guān)學(xué)、心理學(xué)、邏輯學(xué)等知識(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，希望通過(guò)以上手段來(lái)達(dá)到協(xié)調(diào)的目的，因此，只有明確協(xié)調(diào)的目的，才能頭腦清醒，正確把握，切中要害，從而提高工作效率。

二、建立良好的人際關(guān)系

建立良好的人際關(guān)系是做好協(xié)調(diào)工作的橋梁。一個(gè)單位的秘書人員有較好的人際關(guān)系，就能使上下領(lǐng)導(dǎo)階層凝聚為一個(gè)整體，上下一條心，左右關(guān)系融洽，大家相互理解，彼此尊重，相互支持，共同幫助，一切事情就容易商量，容易辦成，常常能夠事半功倍。相反，就連一些簡(jiǎn)單的事情也扯來(lái)扯去，無(wú)盡無(wú)休，無(wú)法辦成，而且必將形成一種惡性循環(huán)。

做為秘書人員，在建立良好的人際關(guān)系上，應(yīng)該做到：

（一）對(duì)內(nèi)關(guān)系

1、妥善處理好與上級(jí)關(guān)系

秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告本部門的工作情況、問(wèn)題，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整體有一定的了解。在領(lǐng)導(dǎo)工作繁重時(shí)，應(yīng)主動(dòng)為其分憂，替領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)得榮譽(yù)。由于某些原因，領(lǐng)導(dǎo)也難免出現(xiàn)差錯(cuò)，此時(shí)，下級(jí)應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)結(jié)一致，給予領(lǐng)導(dǎo)熱情幫助，與領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系，不能阿諛?lè)畛校镀渌?，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)什么，就是什么。

2、處理好與同級(jí)的關(guān)系

同級(jí)之間，由于合作共事，關(guān)系比較密切，因而一定要處好關(guān)系。這樣有利于大家同心協(xié)力。在工作過(guò)程中，大家應(yīng)當(dāng)彼此尊重，即不要相互吹捧，也不要相互拆臺(tái)。另外，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)彼此了解溝通，這有利于協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展。一般來(lái)說(shuō)，同級(jí)之間，工作不能協(xié)調(diào)好，大多是在人際關(guān)系上出現(xiàn)問(wèn)題。

3、處理好與下級(jí)關(guān)系

為下級(jí)服務(wù)是處理好與下級(jí)關(guān)系的關(guān)鍵。做為秘書，雖說(shuō)是為上級(jí)服務(wù)，但也要時(shí)時(shí)刻刻關(guān)心下級(jí)，這樣有利于與下級(jí)溝通。處理好關(guān)系是搞好協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵，在工作中，下級(jí)很容易出現(xiàn)這樣那樣的錯(cuò)誤，做為秘書人員，不應(yīng)當(dāng)指責(zé)而是應(yīng)當(dāng)關(guān)心他們，幫助他們改正錯(cuò)誤。

協(xié)調(diào)工作就其實(shí)質(zhì)來(lái)說(shuō)就是協(xié)調(diào)人際關(guān)系的工作。它既是一項(xiàng)事務(wù)工作又是思想政治工作，秘書人員要善于處理各方面的工作。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)化解矛盾，融洽關(guān)系，完成任務(wù)。因而，秘書必須在建立人際關(guān)系上花功夫，費(fèi)精力。人際關(guān)系處理好了，問(wèn)題也就好辦多了，對(duì)于協(xié)調(diào)工作確實(shí)起到了橋梁作用。

（二）涉外關(guān)系

由于來(lái)訪者與秘書所在單位的關(guān)系不同，他們可能受到一般歡迎，也可能受到隆重的禮遇，但不管來(lái)訪者是誰(shuí)，秘書都應(yīng)立即停止工作，抬起頭來(lái)向他微笑，以示歡迎。所有的來(lái)訪者都必須受到熱情的接待，秘書必須有禮貌地對(duì)待他們，因?yàn)樗麄兠總€(gè)人對(duì)秘書所在單位的成功，都起著直接或間接的作用。從他們踏進(jìn)辦公室到離開(kāi)辦公室，秘書經(jīng)常是他們第一個(gè)見(jiàn)到、最后一個(gè)告別的人。因此，秘書的態(tài)度如何，直接影響單位的聲譽(yù)。

1、善于接待來(lái)訪的人民群眾

人民群眾的來(lái)訪，主要是來(lái)反映問(wèn)題的。秘書對(duì)他們反映的情況要做詳細(xì)記錄；不清楚的地方，應(yīng)詢問(wèn)，請(qǐng)求對(duì)方講清楚；若當(dāng)時(shí)無(wú)法講清，可要求對(duì)方回去了解情況后再補(bǔ)充過(guò)來(lái)。如果秘書判斷反映的情況有較高的參考價(jià)值，應(yīng)該請(qǐng)對(duì)方回去整理成專題書面材料送過(guò)來(lái)。如果是新問(wèn)題，應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后再作答復(fù)。

2、善于應(yīng)付難以對(duì)付的來(lái)訪者

有些來(lái)訪者比較粗魯甚至野蠻，若與他們不期而遇，對(duì)他們禮貌相待需要高度的自制力和意志力。如果你不認(rèn)識(shí)來(lái)訪者，可客氣地說(shuō)：“需要我?guī)兔?？”或“您能告訴我您的尊姓及貴單位的名稱嗎？”如果來(lái)訪者不愿通報(bào)姓名，也不說(shuō)出求見(jiàn)理由，卻千方百計(jì)想繞過(guò)秘書直接去見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)，這時(shí)秘書的態(tài)度必須很堅(jiān)定，并可用以下任何一種回答來(lái)應(yīng)付：

第一，“我很抱歉，某某先生只會(huì)見(jiàn)預(yù)先約好的來(lái)訪者，請(qǐng)您在這張卡片上寫下姓名及求見(jiàn)的簡(jiǎn)要內(nèi)容，讓我送進(jìn)去好嗎？”

第二，“如果我違反某某先生的指示讓您進(jìn)去他將會(huì)不愉快。您寫下您想和他談些什么，由他決定是否接見(jiàn)您，比您硬闖進(jìn)去好得多?！?/p>

第三，“我保證把您打算談的事轉(zhuǎn)交某某先生，過(guò)些時(shí)候您可打電話給我，我再告訴您他的答復(fù)?！?/p>

第四，“某某先生正在研究一些很重要的事情，還得用一段時(shí)間。為了不浪費(fèi)您的時(shí)間，請(qǐng)您留個(gè)條子給他?！?

3、接待新聞?dòng)浾?/p>

新聞界在社會(huì)上有著特殊的地位，而新聞界的傳播工作主要是通過(guò)記者從第三者的角度來(lái)報(bào)道的。因此，前來(lái)光臨的如果是記者，秘書要滿腔熱情地接待他（們），表現(xiàn)出樂(lè)意幫忙的意思，但不要對(duì)事情輕易表示贊成或反對(duì)，更不能未得到領(lǐng)導(dǎo)批示而提供內(nèi)部情況。采訪完畢后，秘書可以向記者詢問(wèn)，若對(duì)方?jīng)Q定報(bào)道，秘書可請(qǐng)他們寫好材料后送給本單位領(lǐng)導(dǎo)審閱，由單位領(lǐng)導(dǎo)決定是否報(bào)道；若記者要求本單位寫報(bào)道稿，秘書可以將對(duì)方的要求向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后再接受任務(wù)，并組織人員起草。稿件發(fā)出之前，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱。

三、樹立真誠(chéng)的秘書形象

樹立值得信賴的形象是做好協(xié)調(diào)工作的重要因素。秘書人員要做好協(xié)調(diào)工作，就必須從做好“三要”入手。第一要虛心?！疤撔氖谷诉M(jìn)步，驕傲使人落后”。秘書人員要時(shí)時(shí)刻刻保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可和尊重，才能夠做好協(xié)調(diào)工作。比如，秘書在審核文稿或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖草擬公文時(shí)，其中必然涉及到單位的有關(guān)數(shù)據(jù)或具體情況，如果你不虛心地向領(lǐng)導(dǎo)或單位其它部門人員請(qǐng)教或了解清楚，而只是憑借自己主觀想象，妄加推測(cè)，那是肯定做不好秘書協(xié)調(diào)工作的。第二要誠(chéng)心。無(wú)論做什么事情我們都要誠(chéng)心誠(chéng)意。古人云：精誠(chéng)所至，金石為開(kāi)。做為秘書人員只有以心換心，將心比心，真心真意同人交往、辦事，才能樹立好的形象，值得信賴，那你才能做好協(xié)調(diào)工作。比如，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)派你去協(xié)調(diào)與下屬單位之間的矛盾時(shí)，你就必須誠(chéng)心誠(chéng)意地站在公正的立場(chǎng)，以國(guó)家政策和單位規(guī)章制度為辦事原則，判斷是非，做好協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，要實(shí)事求是地向上級(jí)匯報(bào)。如果心不正，意不誠(chéng)，偏袒某一方，那一定做不好這項(xiàng)工作。不但損害自己的形象，也惡化單位之間的關(guān)系。人以誠(chéng)信為本，其他人才原意同你交往，秘書人員的協(xié)調(diào)工作才好開(kāi)展。由于秘書人員處在這樣一個(gè)承上啟下的位置，要處理好上下左右的各種關(guān)系，離不開(kāi)誠(chéng)心，只有這樣，才能得到同事和領(lǐng)導(dǎo)的信任。第三要耐心。協(xié)調(diào)工作要與人打交道，協(xié)調(diào)主體的心理反應(yīng)必須隨協(xié)調(diào)客體的變化而變化。同時(shí)還必須有一定的承受能力，這就是我們常說(shuō)的耐心。秘書做為協(xié)調(diào)工作尤其要有耐心，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)與非領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，在處理上稍有不慎，會(huì)激起較大的矛盾，影響他們工作的積極性。有時(shí)候，秘書人員會(huì)遇到一些“怒發(fā)沖冠”者，對(duì)于他們，秘書人員應(yīng)以“朋友”式的態(tài)度，心平氣和地、誠(chéng)懇而又耐心地同他們交談，耐心而又細(xì)致地對(duì)他們進(jìn)行解釋和說(shuō)明，直到他們滿意而歸。切忌對(duì)他們愛(ài)理不理，以打發(fā)的方式趕他們離開(kāi)。如果這樣沒(méi)有耐心，講得不細(xì)心，敷衍應(yīng)付，那就沒(méi)有完成自己的責(zé)任。另外，秘書人員經(jīng)常會(huì)遇到一些領(lǐng)導(dǎo)者安排的繁瑣而又無(wú)頭緒的工作，這就更加需要耐心。對(duì)這樣的工作秘書人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到這是自己工作的一部分，任勞任怨，努力爭(zhēng)取把工作做得更好。否則，你就一味地埋怨領(lǐng)導(dǎo)，表現(xiàn)得很無(wú)耐心，領(lǐng)導(dǎo)必然會(huì)對(duì)你的能力表示懷疑。

這種虛心學(xué)習(xí)、耐心工作、誠(chéng)心待人的形象的確是做好協(xié)調(diào)工作的無(wú)形力量和成功因素，是做好協(xié)調(diào)工作的權(quán)威所在。在協(xié)調(diào)中應(yīng)盡量避免狂妄自大，不虛心好學(xué)，自以為是，言而無(wú)信，辦事拖拉，一次不成就沒(méi)有第二次的態(tài)度，這是非常危險(xiǎn)的，長(zhǎng)此下去，協(xié)調(diào)工作將無(wú)法開(kāi)展。

（作者單位：淮陰工學(xué)院人文學(xué)院）