淺議高職院校人事檔案的信息化管理

【摘 要】為適應(yīng)信息時代的人事檔案事業(yè)的發(fā)展和高職院校人事制度改革的需要，需要加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。根據(jù)目前江蘇高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀，本文對人事檔案信息化管理進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】高職院校 人事檔案 信息化管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）34-0137-03

高職院校人事檔案是高職院校教職工在人事活動中形成，能夠記錄個人的學(xué)業(yè)水平、工作業(yè)績等內(nèi)容，在固定地點保存起來用以備查的文字、表格等形式的歷史記錄。它能夠比較全面客觀歷史地記載著教職工的信息，能夠真實客觀完整地反映個人成長過程。人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，是人才和干部工作等基礎(chǔ)性工作的重要環(huán)節(jié)。這項工作的優(yōu)劣與否影響著組織人事工作的質(zhì)量和效率。隨著高職院校人事制度改革的不斷深入，對人事檔案工作提出了更多的要求。人事檔案信息化改革的深入，為整個高職學(xué)校的改革與發(fā)展提供及時、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，從而積極推動學(xué)校各項工作的順利開展。

一 高職院校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀（以江蘇省高職院校為例）

為了解高職院校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，本文對高職院校人事檔案工作中的計算機(jī)硬件設(shè)備配備、電腦網(wǎng)絡(luò)連接情況、軟件采用、檔案人員應(yīng)用計算機(jī)的技能情況等信息化管理所必備的基本情況進(jìn)行了調(diào)查。

以上數(shù)據(jù)表明，在江蘇省高職院校的人事檔案管理工作中，100%的院校配備了計算機(jī)設(shè)備，說明江蘇高職院校的人事檔案管理工作已為信息化管理準(zhǔn)備了最基礎(chǔ)的硬件，計算機(jī)管理人事檔案的這種形式也已經(jīng)為管理者接受，這些為人事檔案的信息化管理打下了基礎(chǔ)。

在江蘇高職院校人事檔案管理方式中，數(shù)據(jù)顯示以人工管理為主的占92.3%，單純?nèi)斯す芾淼恼?.7%；能連接校園網(wǎng)的占32.4%，連接互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的占15.2%，無法上網(wǎng)的占45.6%，高校人事檔案的管理方式主要還是手工完成。雖然人事檔案管理部門已經(jīng)配置了電腦，但在調(diào)查中我們得知少部分學(xué)校是為應(yīng)付上級部門的檢查而準(zhǔn)備的，在平時的工作中這些電腦被置于一邊，一部分在平時工作中使用電腦的單位，由于相關(guān)的人事檔案管理的軟件還沒有安裝，網(wǎng)絡(luò)沒有接入，計算機(jī)在平時的工作中僅起著最簡單的基礎(chǔ)信息錄入和打印輸出的作用。人事檔案管理者對計算機(jī)的熟練情況數(shù)據(jù)顯示：在近30所高校的采訪統(tǒng)計中，人事檔案管理人員熟悉計算機(jī)的占22.6%，基本不熟悉的占15.7%，會應(yīng)用辦公軟件的占61.7%，調(diào)查中得知還有一部分管理人員正在學(xué)習(xí)人事檔案軟件的使用。由此推斷，將近一半的人事檔案管理人員只能進(jìn)行最基本的計算機(jī)應(yīng)用，計算機(jī)專業(yè)軟件的利用能力很薄弱。因此，計算機(jī)為人事檔案的管理提供了方便快捷，在平時的工作中還沒有體現(xiàn)。

二 高職院校人事檔案信息化管理存在的問題

1.參與者和管理者重視不夠

在信息時代，人們已經(jīng)充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性。但在實際工作中，大家仍然被各種傳統(tǒng)觀念束縛著。高職院校中大部分人事檔案的管理者和工作者的觀念是重視保管忽視利用。大家普遍認(rèn)為只要及時接收，完整保管，提供依據(jù)就可以，幾乎沒有人主動考慮怎樣依托計算機(jī)來提高人事檔案的使用效率，從而實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

2.學(xué)校人事檔案管理模式落后

傳統(tǒng)的封閉式管理目前仍然是高職院校人事檔案主要的管理模式：人事檔案一般只提供給領(lǐng)導(dǎo)或人事部門使用，不對外開放。人事檔案專業(yè)軟件在實際工作中的使用還沒有實現(xiàn)全面系統(tǒng)，檔案管理人員中有相當(dāng)一部分人員只是兼職管理檔案。在平時工作中人事檔案的材料，管檔人員只是在被動地收集。通常是人事部門、組織部門提供什么材料，管檔人員就收集整理這部分材料。這種管理檔案的模式在2000年以前發(fā)揮著不可或缺的作用，但在網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)展的今天，這種管理模式的利用顯得比較低效。當(dāng)前，雖然高職院校人事檔案室?guī)缀醵寂鋫淞擞嬎銠C(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，但這些設(shè)備只承擔(dān)著辦公文字錄入、人員檔案信息輸入的作用。設(shè)備的開發(fā)利用仍處于簡單利用階段，缺乏對人事檔案信息的綜合使用，這是當(dāng)前高校人事檔案信息化管理中的一個突出問題。

3.人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，許多高職院校的人事檔案部門幾乎都缺乏檔案專業(yè)專門人才。許多高職院校的分管領(lǐng)導(dǎo)本身對人事檔案的信息化管理沒有重視和缺乏理解，致使人事檔案在崗人員素質(zhì)較低或者不專業(yè)。目前在人事檔案管理這個崗位上的從業(yè)人員，大都是組織人事部門的相關(guān)人員或者是部分完不成工作量的教師來兼職。對于人事檔案的從業(yè)者來說，缺乏專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。學(xué)校層面注重對教師的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，但是對人事檔案的從業(yè)人員缺乏培養(yǎng)的意識。人事檔案的從業(yè)人員很少能夠走出去學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的管理理念和實際操作。

三 實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理的途徑

1.在思想上充分認(rèn)識人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

近十年，人事制度改革在高職院校廣泛推進(jìn)，改革后的高職院校人事檔案材料的來源范圍更加寬泛，人事檔案的價值也進(jìn)一步得到重視。在人事檔案管理工作中我們要進(jìn)一步認(rèn)識高校人事檔案的價值和作用，同時也需要充分認(rèn)識高職院校的人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。人事檔案管理信息化建設(shè)的好壞是高?，F(xiàn)代化管理水平高低的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。高校人事檔案管理工作需要克服平庸安逸、不求進(jìn)取的消極思想，在管理中要強(qiáng)化創(chuàng)新意識，樹立檔案信息的服務(wù)理念，形成信息檔案服務(wù)育人的管理模式，真正為高職院校的各項事業(yè)發(fā)展起到提供信息、服務(wù)的作用。

2.加大各項投入，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用以促進(jìn)信息化建設(shè)

在高速發(fā)展的信息化社會中，人們越來越不滿足于人事檔案傳統(tǒng)封閉的管理模式。為更好地解決這一矛盾，我們需要在人事檔案的實際應(yīng)用中，加強(qiáng)計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段的利用。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案的信息化管理，對人事檔案的管理加大資金和人員投入，從而使人事檔案的信息化建設(shè)水平得到提高，最終為高校人事檔案實現(xiàn)信息化管理提供技術(shù)支持和保障。另外，針對使用者的需求，人事檔案管理者要充分利用人事檔案管理系統(tǒng)，提高服務(wù)水平，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而能夠更方便和快捷地為廣大使用者提供信息服務(wù)。

3.高校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，關(guān)鍵在于人的管理

首先需要具備人事檔案先進(jìn)的、現(xiàn)代化的管理理念的人。管理人員需要具備較高的專業(yè)技術(shù)，不能只會一般的計算機(jī)操作。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，高職院校人事檔案使用者對管理者在檔案的實際使用和管理中提出了更高的要求。傳統(tǒng)封閉的管理模式已經(jīng)不能滿足使用者的實際需求，而人事檔案信息化管理則能夠解決這一矛盾。實現(xiàn)檔案信息化管理的首要條件是加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn)。培養(yǎng)一支適應(yīng)人事檔案管理信息化建設(shè)的人事檔案隊伍，可以通過經(jīng)常舉辦人事檔案知識技能培訓(xùn)，從而不斷提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案人員既是檔案信息的管理者，同時又是檔案信息利用的咨詢者。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視對高職院校人事檔案管理隊伍的建設(shè)有著至關(guān)重要的作用。結(jié)合實際需要制訂詳細(xì)的人事檔案人員專業(yè)技能培養(yǎng)計劃，把人事檔案管理信息化建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展的重要議事日程，使人事檔案信息化管理得到長足的發(fā)展。

四 結(jié)束語

隨著人類社會信息化時代的到來，高職院校的人事檔案管理信息化是未來的人事檔案管理發(fā)展趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。因此，高職院校人事檔案信息化建設(shè)需要不斷創(chuàng)新，在實際工作中因校制宜，與高職院校信息化建設(shè)同步發(fā)展，為高職院校的發(fā)展提供保障。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕、汪二款〕