淺談電力基建項(xiàng)目檔案的超前管理

摘要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，電力行業(yè)發(fā)展、體制改革的不斷深入，電力基建項(xiàng)目也越來(lái)越多，這樣便帶動(dòng)了電力基建項(xiàng)目的檔案管理。這是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，需要處理大量的數(shù)據(jù)和信息，作為一項(xiàng)特殊的管理工作，如何做好超前管理尤為重要。文章根據(jù)目前電力基建項(xiàng)目檔案的超前管理提出問(wèn)題并展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：電力基建項(xiàng)目：檔案管理；超前管理；檔案資料；電力設(shè)施 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：TM73 文章編號(hào)：1009-2374（2015）09-0188-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0850

1 電力基建項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)電力基建項(xiàng)目檔案管理的重要性意識(shí)淡薄

在電力基建項(xiàng)目中，幾乎大多數(shù)基建項(xiàng)目都存在一個(gè)很普遍的現(xiàn)象，由于經(jīng)濟(jì)利益和工期等原因，大家都著眼于工程項(xiàng)目的建設(shè)而往往忽略了專門記錄工程建設(shè)進(jìn)程的檔案管理。首先，部分重要的項(xiàng)目檔案資料都分散在各個(gè)管理人員手中，無(wú)法完成檔案資料的及時(shí)歸檔工作，造成基建項(xiàng)目的收集、整理和歸檔工作與工程建設(shè)施工不能同步的開(kāi)展；其次，淡薄的檔案管理意識(shí)在上層工作的指導(dǎo)內(nèi)容中也沒(méi)有涉及，如果只重視工程建設(shè)，對(duì)檔案的管理不進(jìn)行責(zé)任制的監(jiān)督，在日后的電力項(xiàng)目檔案管理工作會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙。

1.2 檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高

大部分基建單位的檔案管理人員存在一個(gè)普遍問(wèn)題，即年齡結(jié)構(gòu)小、檔案管理人員變動(dòng)頻繁、工作經(jīng)驗(yàn)不夠、檔案管理業(yè)務(wù)生疏等問(wèn)題。而對(duì)于施工方交來(lái)的資料，檔案管理員其實(shí)難以確定檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，也可能判斷不清是否圖物相符，這樣便不能有效識(shí)別技術(shù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠。另外，大多數(shù)電力企業(yè)偏向于電力技術(shù)員工的培養(yǎng)訓(xùn)練，基本上容易忽視檔案人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，很多時(shí)候檔案管理工作是被動(dòng)的，以至于歸檔不及時(shí)內(nèi)容資料不全。再者，電力基建項(xiàng)目的施工隊(duì)伍流動(dòng)性大，使得管理工作與施工工程嚴(yán)重脫節(jié)、資料流向不明等，這就是檔案管理職責(zé)沒(méi)有重視落實(shí)的

結(jié)果。

1.3 電力基建工程項(xiàng)目的檔案資料收集不全面

由于電力基建檔案資料形成的時(shí)間一般較長(zhǎng)，一些資料會(huì)根據(jù)在施工中的需要臨時(shí)發(fā)生變更，而施工人員對(duì)檔案的重要性以及整理認(rèn)識(shí)不足，往往很難反映到竣工驗(yàn)收的資料中。檔案人員只懂檔案知識(shí)，不懂工程技術(shù)知識(shí)，交來(lái)什么，收集什么，像這些原因造成一些電力基建工程檔案資料的不準(zhǔn)確，給以后的提供利用帶來(lái)很大不便。

2 檔案的超前管理對(duì)電力基建項(xiàng)目的重要性

2.1 基建檔案管理記錄歷史

一般情況下，檔案中會(huì)有相對(duì)于電力基建工程項(xiàng)目的歷史資料記錄、歷史場(chǎng)景重現(xiàn)的作用，這是非常重要的。像電力工程項(xiàng)目里一套齊全完整的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案需要系統(tǒng)地記錄從工程下達(dá)計(jì)劃、立項(xiàng)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)、土地征用、施工合同到施工的全部過(guò)程再到工程驗(yàn)收、各種往來(lái)報(bào)表等。如此大量的文字?jǐn)?shù)據(jù)資料、相關(guān)的圖紙表格等，如果做好了超前的檔案管理工作將會(huì)對(duì)電力企業(yè)日后的基建項(xiàng)目維護(hù)和進(jìn)一步開(kāi)發(fā)提供更多的快捷和方便。

2.2 基建項(xiàng)目檔案的超前管理能夠保障電力基建的質(zhì)量

大多數(shù)電力行業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目都是投資規(guī)模較大的項(xiàng)目，從立項(xiàng)到竣工一般都要三五年的時(shí)間；同時(shí)，參與建設(shè)施工的單位多，不僅僅涉及了勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工和監(jiān)理等單位還有金融機(jī)構(gòu)、政府等部門的協(xié)助，而基建檔案就是在這一套流程中各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料和記錄。

2.3 有利于對(duì)后期電力設(shè)施的再開(kāi)發(fā)和改造

加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目的檔案超前管理有利于電力設(shè)施在竣工驗(yàn)收后在利用中的增值作用。因?yàn)殡娏ㄊ蔷哂幸欢ǖ慕ㄖY質(zhì)和需要較高的施工工藝的建筑行業(yè)，無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)效益角度還是從擴(kuò)大社會(huì)效益的角度來(lái)說(shuō)都是其他行業(yè)所不能比的。超前管理電力基建檔案不僅可以省掉后期開(kāi)發(fā)的人力、物力和財(cái)力，可根據(jù)原設(shè)計(jì)方案進(jìn)行擴(kuò)建、技術(shù)改進(jìn)等，便可節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)，不然再改造的項(xiàng)目工程經(jīng)濟(jì)上也不會(huì)增值。

3 結(jié)合電力基建項(xiàng)目檔案的問(wèn)題加強(qiáng)超前管理

所謂超前管理，就是針對(duì)管理對(duì)象未來(lái)狀態(tài)的管理，是依據(jù)對(duì)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)測(cè)而采取的預(yù)防性或準(zhǔn)備性的措施。超前管理是一門很復(fù)雜的管理，在電力基建的檔案管理中許多人盡管十分重視，且投入很大精力但是難免會(huì)失敗。

3.1 針對(duì)淡薄的檔案管理意識(shí)，應(yīng)該從自身做起

基于電力企業(yè)的高層、中層都著眼于工程設(shè)施的建設(shè)方面，大大忽略了在檔案方面的管理，別說(shuō)超前管理就算事后都會(huì)疏于管理。所以針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，電力企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案超前管理的重要性，設(shè)立專門為基建項(xiàng)目檔案管理的部門，特別在決策選擇的時(shí)候，檔案管理人員一定要做好快速超前到位管理，并且配備好專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員對(duì)電力基建項(xiàng)目資料完成超前的檔案管理。

3.2 提高電力行業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)

電力企業(yè)單位不僅僅只重視施工技術(shù)員工的培養(yǎng)訓(xùn)練，更應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門的技術(shù)人員培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容不是單方面的檔案超前管理的問(wèn)題而應(yīng)該適當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)電力基建工程的培訓(xùn)，不僅讓檔案人員對(duì)施工方面的基本情況有所了解，至少知道哪些施工檔案資料需要?dú)w檔整理，不會(huì)出現(xiàn)交什么收什么不清楚的情況，同時(shí)還要培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)電力基建項(xiàng)目工程發(fā)展的狀態(tài)提前做出可能性的判斷，以便及時(shí)做到超前管理。

3.3 針對(duì)檔案收集不全面的問(wèn)題，將施工人員與檔案管理人員手頭的資料進(jìn)行整合

由于電力基建項(xiàng)目是由多個(gè)部門、單位參建的，所以不僅要整合一個(gè)電力企業(yè)的施工與檔案部門，更要將整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的兩方人員手頭的資料進(jìn)行合理資源整合。特別是檔案管理人員要提前做到超前的檔案管理，在施工資料散落之前采取相應(yīng)的預(yù)防性或準(zhǔn)備性措施，像進(jìn)行提前備案、歸檔等整理，盡量減少出現(xiàn)檔案未登記，記錄施工管理人員就將施工資料外流散落的情況。endprint

4 加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目檔案超前管理的措施

4.1 加強(qiáng)檔案超前管理工作的責(zé)任制度建設(shè)

為了使基建檔案資料提前納入統(tǒng)一化的管理軌道，加強(qiáng)管理的依據(jù)性、權(quán)威性、規(guī)范性，統(tǒng)一項(xiàng)目工程文件的收集、編制和歸檔整理，制定一套完善的與電力工程項(xiàng)目相適應(yīng)的檔案管理制度。管理部門要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，對(duì)于項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)檔案管理工作要進(jìn)行積極的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。要做到超前管理，首先要加強(qiáng)監(jiān)督檢查的管理責(zé)任制度，在企業(yè)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)、檔案的管理人員加大監(jiān)督檢查力度，強(qiáng)化超前管理，預(yù)防電力基建檔案的流失。

4.2 加強(qiáng)對(duì)電力基建項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一集中化管理

由于電力項(xiàng)目的特殊性，參建部門單位雜多，對(duì)各個(gè)相關(guān)單位的基建項(xiàng)目檔案資料必須要進(jìn)行集中化管理，做好歸檔整理工作。盡量減少圖紙或者文件由于企業(yè)內(nèi)部部門不規(guī)范而丟失的問(wèn)題，影響檔案的超前管理工作進(jìn)行。

要特別注意的是在檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，因?yàn)槭┕り?duì)伍的流動(dòng)性強(qiáng)，項(xiàng)目范圍規(guī)模比較廣，所以網(wǎng)絡(luò)管理是非常必要的：一是檔案管理人員要明確各自的管理職責(zé)；二是檔案流向網(wǎng)絡(luò)后要實(shí)行檔案的流動(dòng)性管理，即使有人事上的變動(dòng)也要保證好檔案資料的完整性和嚴(yán)密性。

4.3 規(guī)范電子化文檔歸檔，提高檔案信息的實(shí)效性

如今網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案工作不僅僅局限于紙張，已經(jīng)走向數(shù)字化的檔案工作時(shí)代，為檔案信息管理注入了新的活力，所以在電力基建檔案管理的時(shí)候需要改造思維模式。當(dāng)然，同時(shí)對(duì)檔案管理的信息需求也越來(lái)越大，其中的要求也越發(fā)準(zhǔn)確、快速和系統(tǒng)，所以對(duì)電子文檔的超前收集工作就顯得尤為

重要。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，電力基建項(xiàng)目管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，其中有大量的數(shù)據(jù)和信息需要處理，做好項(xiàng)目檔案的超前管理尤顯重要。因此，我們必須不斷加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目檔案的超前管理工作，推動(dòng)我國(guó)電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2] 陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理規(guī)范操作指南[M].北京：中國(guó)電力出版社，2010.

作者簡(jiǎn)介：葉海珍，女，廣東河源人，廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司東莞供電局助理工程師，研究方向：基建項(xiàng)目檔案超前管控及檔案的開(kāi)發(fā)利用。

（責(zé)任編輯：王 波）endprint