科技檔案鑒定工作分析

壽永光

摘 要：本文從科技檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義、要求、方法和銷毀善后工作進行了分析研究，給出一套完整的科技檔案鑒定理論，對科技檔案鑒定工作開展起到積極作用。

關鍵詞：科技檔案；鑒定工作；方法；價值；保管期限

科技檔案是在生產(chǎn)、建設和科學技術(shù)研究過程中形成的，是科學技術(shù)研究的歷史記錄。具有保存歷史、查考憑證和經(jīng)驗積累及成果承接的作用，又是保障生產(chǎn)建設和科學技術(shù)研究的必要條件之一，是各項建設事業(yè)的一項巨大的資源，科技檔案的屬性和作用決定了科技檔案工作的重要性、復雜性和管理專業(yè)化的必要性。而科技檔案的鑒定工作也是其中比較重要的一項工作。

1 科技檔案鑒定工作的內(nèi)容

科技檔案鑒定工作是檔案業(yè)務管理工作的內(nèi)容之一。這項工作就是鑒別科技檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，根據(jù)價值的大小確定保管期限，把沒有和失去保存價值的科技檔案剔出銷毀。主要是通過歸檔鑒定與管理鑒定兩個工作過程進行。

1.1 歸檔鑒定

歸檔鑒定是在科技文件材料歸檔時， 由有關的科技業(yè)務部門對所歸檔的材料進行一次鑒定，決定歸不歸檔的問題，另外還要確定歸檔文件的保管期限，即第一要鑒定科技文件材料有沒有保存價值，第二要鑒定科技文件材料價值量的大小。

1.2 管理鑒定

管理鑒定是在科技文件材料歸檔以后，檔案部門在管理工作中，定期對科技檔案進行的鑒定工作 。這一步鑒定工作要解決的問題是：已超出保管期限的科技檔案有沒有繼續(xù)保存下去的必要，若還有利用價值，應當保存多久；如果已失去價值，應當怎么樣處理？即審查已超出保管期限的科技檔案的價值，把失去價值的科技檔案剔除銷毀。

2 科技檔案鑒定工作的意義和要求

2.1 科技檔案鑒定工作的意義

科技檔案鑒定工作意義重大，主要有以下兩方面：一是提高科技檔案的質(zhì)量。這里主要包含降低冗余度，提高準確性，確保完整性三個方面。開展科技檔案鑒定工作還能幫助外單位提高科技檔案的完整性。有些科技檔案在不同的單位，有的具有保存價值，有的可以銷毀。通過鑒定工作，起到協(xié)調(diào)各單位的目的，該銷毀的銷毀，該保存的保存。二是提高科技檔案管理的效率。通過鑒定，可以分清楚科技檔案的主次，從而進行檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，便于集中人力、物力改善有價值的科技檔案的保管條件，提高科技檔案的管理效率。同時，因為科技檔案有了主次之分，也有助于在水災、火災等意外情況下，迅速搶救和轉(zhuǎn)移重要的檔案。

2.2 科技檔案鑒定工作的要求

科技檔案鑒定工作，直接關系到科技檔案的存毀命運，是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，必須嚴肅對待，做好這項工作，應當符合以下要去：

（1）認真貫徹執(zhí)行國家關于科技檔案鑒定工作的規(guī)定?？萍紮n案管理機構(gòu)，應根據(jù)國務院批準頒發(fā)的《科學技術(shù)檔案工作條例》的原則，制定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案價值鑒定的原則、標準和保管期限表，作為科技檔案鑒定的依據(jù)；建立科技檔案鑒定工作的專門組織，如鑒定小組或者鑒定委員會；嚴格執(zhí)行科技檔案報廢銷毀的審批手續(xù)。

（2）單位的管理制度必須明確列入科技檔案鑒定工作。科技檔案鑒定工作專業(yè)性和技術(shù)性都比較強，單純依靠檔案人員做不好這項工作，必須發(fā)揮科技領導干部和有關專業(yè)技術(shù)骨干和科技檔案人員的集體作用，有領導、有計劃、有步驟地進行，保證鑒定質(zhì)量。

（3）用正確的觀點判定科技檔案價值和劃定保管期限。不僅要考慮科技檔案對本單位是否有用，還應考慮對其他單位、對整個國家科技文化事業(yè)是否有用；從時間上既要考慮現(xiàn)在，又要考慮到未來；不僅考慮到使用價值，還應兼顧研究價值、教育價值；不僅看到科技水平發(fā)展上的先進性，還應考慮到我國當前科技發(fā)展的實際狀況等。

科技檔案是歷史的記錄，它的產(chǎn)生與歷史條件分不開，反應了一定歷史時期的科學技術(shù)水平。特別是某些有代表性的科學技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造或典型的生產(chǎn)、建設項目，其科技檔案可能有一定的政治、歷史或者科技研究的價值。

3 科技檔案價值的鑒定

3.1 科技檔案的價值決定它的保管期限

科技檔案鑒定工作的內(nèi)容，主要是鑒定科技檔案的價值，并就價值的大小決定存毀或者保管期限?？萍紮n案保管期限，一般分為永久、長期、短期三個層次。我們把科技檔案價值的大小叫做價值量，它的大小是相互比較產(chǎn)生的。價值量越大，則保管期限越長。凡是在工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、科學研究等方面具有長遠利用價值的科學技術(shù)檔案都應該永久保存；凡是在一定時期內(nèi)具有保存價值的科學技術(shù)檔案，都可以定期（長期或短期）保管；凡是介于兩種保管期限之間的科學技術(shù)檔案，其保管期限一律從長。

3.2 確定科技檔案價值量的幾個因素

（1）技術(shù)因素。鑒定科技檔案時，首先要看檔案所反映的技術(shù)水平高低，技術(shù)水平越高，價值量越大。這是決定價值量的首要因素。

（2）功能因素。相同的科技檔案對不同的單位機構(gòu)，功能作用不同。如一項工程建筑設計檔案，對設計單位來說可能已失去先進性，但對建筑物擁有單位在使用、維修、改建、擴建、恢復方面還有重大依據(jù)作用。

（3）作者因素。國內(nèi)外著名專家、學者形成的科技檔案、委托國外設計的項目，引進的專利、生產(chǎn)線、合作項目，中央直屬企業(yè)、科研單位所編制的科技檔案價值量最大。

（4）時間因素。古代遺留下來的一張圖稿，一個水文、氣象的數(shù)據(jù)，一個祖?zhèn)髅胤剑词故鞘趾唵?、孤立而沒有聯(lián)系、沒有理論根據(jù)，在今天看來都具有很大的研究價值。

3.3 科技檔案鑒定方法

科技檔案鑒定方法?！犊茖W技術(shù)檔案工作條例》中規(guī)定，科技檔案鑒定采取直接鑒定方法，要求鑒定人員直接翻閱科技檔案，對所需要鑒定的文件材料，逐份逐張進行審查和評價其價值。

鑒定可分“個人初鑒”和“集體審查”兩步進行。第一步由鑒定小組成員按照分工，分別審閱檔案材料內(nèi)容，將其鑒定意見填寫在科技資料檔案鑒定表上。一份完整的鑒定意見應包括以下內(nèi)容；科技檔案材料形成的背景情況，材料內(nèi)容反映的技術(shù)水平和歷史、現(xiàn)實價值；其他有關情況；對存毀或者保管期限的建議。第二步是在個人初步鑒定的基礎上，由鑒定小組負責人召集全體成員對鑒定表進行逐個審查，分析比較，并聽取鑒定人對有關問題的說明，最后現(xiàn)成集體意見，由鑒定小組負責人在鑒定表上填寫“鑒定小組意見”。集體審查時，一般只分析討論鑒定表，如遇到不明確問題或者意見不同時，才調(diào)卷再一次進行直接鑒定。

4 銷毀和善后工作

根據(jù)鑒定小組最后形成的意見，把需要修改保存期限和銷毀的檔案形成清單。修改保存期限的檔案清單應包括檔案號，原保管期限，修改后的保管期限。依照清單修改計算機著錄信息和目錄，案卷封面。銷毀清單應包括銷毀檔案號，案卷數(shù)，銷毀科技檔案審批人姓名，銷毀人姓名，監(jiān)銷人姓名等。具體銷毀工作由檔案部門負責執(zhí)行。

科技檔案鑒定后的善后處理工作一般包括銷毀后將科技檔案從案卷目錄、卷內(nèi)目錄、各種有關的檢索方法上劃掉，注明或注銷，如果卷內(nèi)文件材料有變動，對案卷進行調(diào)整或重新組卷調(diào)整科技檔案的排架序列，將文件科技檔案鑒定表按編號進行系統(tǒng)整理排列，裝訂成冊，同銷毀清單等材料組成科技檔案鑒定工作卷，妥善保管。

科技檔案鑒定工作是一項嚴謹而繁瑣的工作，一定要做到慎之又慎，以免給國家或單位造成無法彌補的損失。endprint