摘 要：2010年吉林省社會(huì)保險(xiǎn)系統(tǒng)各級(jí)部門相繼成立了檔案管理中心，管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦產(chǎn)生的檔案。2011年全部通過了人社部社保中心的達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。本文介紹了吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的整體情況、存在的問題，并提出了3項(xiàng)對(duì)策解決問題。

關(guān)鍵詞：吉林省社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；業(yè)務(wù)檔案一體化；培訓(xùn)方案

1 吉林省社會(huì)保險(xiǎn)系統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)狀

近年來，吉林省社保業(yè)務(wù)檔案工作呈現(xiàn)了良好的工作局面。一是認(rèn)識(shí)到位、領(lǐng)導(dǎo)重視。在調(diào)研交流中，各單位一把手對(duì)檔案工作都非常重視，雖然不分管檔案工作，但是對(duì)檔案的重要性都有著深刻的認(rèn)識(shí)，把檔案工作當(dāng)成全局重點(diǎn)工作擺布，盡其所能安排人手和經(jīng)費(fèi)，花大力氣布置場地和設(shè)施，嚴(yán)格要求保證工作效率和質(zhì)量；二是思路清晰、管理規(guī)范。全省社保業(yè)務(wù)檔案管理都能夠統(tǒng)一思路，大體的流程都符合《吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作管理操作規(guī)程》要求，建立和各項(xiàng)規(guī)章制度，形成長效機(jī)制。場地布局比較合理，密集架擺放整齊，安全管理認(rèn)真，按時(shí)完成當(dāng)期的立卷歸檔工作。三是發(fā)揮潛力、利用廣泛。檔案管理的目的不是為了收集，而是為了利用。。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用不僅僅兌現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)記錄一生、服務(wù)一生的承諾，每年都有大量的業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮了對(duì)業(yè)務(wù)糾錯(cuò)，保障參保對(duì)象的基本利益的作用。并且通過其對(duì)參保人員的社會(huì)活動(dòng)記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，成為各級(jí)政府部門社會(huì)管理的重要抓手；四是立足實(shí)際、積極創(chuàng)新。檔案管理工作要求嚴(yán)謹(jǐn)，但是在規(guī)范管理的同時(shí)，各地檔案工作實(shí)際工作中，應(yīng)對(duì)特殊情況，積極地創(chuàng)新，總結(jié)了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，為全系統(tǒng)檔案工作提供了新的思路和方法。例如：有的地方將檔案封皮設(shè)計(jì)進(jìn)行了創(chuàng)新，可以再掃描后更好地裝訂；有的地方根據(jù)一些新的、特殊業(yè)務(wù)的情況，根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)處室的實(shí)際要求對(duì)管理期限表進(jìn)行了擴(kuò)展，是對(duì)省局操作規(guī)程的良好補(bǔ)充。

2 目前存在的問題

2.1 在場地設(shè)施方面，存在著設(shè)立布局不合理的問題

個(gè)別中心的檔案庫房設(shè)立在一樓甚至是地下室，導(dǎo)致庫房潮濕，甚至有水災(zāi)的隱患。有些檔案庫房空間不足，滿足不了日益增長的業(yè)務(wù)發(fā)展需要。部分新建庫房時(shí)沒有及時(shí)的做承重處理，在存放檔案數(shù)量達(dá)到一定規(guī)模時(shí)不能保證安全。庫房有窗戶的很少使用遮光窗簾，防光的效果不是很好。

2.2 在立卷、收集檔案方面，有些管理細(xì)節(jié)缺乏規(guī)范

案卷分類、保管期限劃分不準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄和封面填寫不規(guī)范、備考表填寫不完整、案卷標(biāo)題擬寫概括不準(zhǔn)確等問題普遍存在，這些錯(cuò)誤在各地檔案管理工作中有著不同的體現(xiàn)，甚至同一地區(qū)的各檔案中心差異也很大。

2.3 在整理、移交、保管檔案方面，部分管理功能缺失

多數(shù)地區(qū)管理工具利用的不夠充分，沒有建立完整準(zhǔn)確的存放示意圖和索引，缺少計(jì)算機(jī)管理（機(jī)讀目錄），以至于管理沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化的體系，而更多地依賴管理人員的記憶和經(jīng)驗(yàn)。庫房內(nèi)雖然都有溫濕度情況記錄，但卻沒有相應(yīng)的因?qū)Υ胧?/p>

3 問題原因

3.1 吉林省社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作開展的時(shí)間短，底子薄

相對(duì)開展了20年的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相比，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理才啟動(dòng)了5年，雖然從各地檔案中心成立伊始，便開始專注于規(guī)范化、信息化的管理理念，但是由于檔案工作本身的復(fù)雜性和社會(huì)保險(xiǎn)不斷擴(kuò)充的業(yè)務(wù)種類，顯得積累不夠、底蘊(yùn)不足，還需要更加完善、規(guī)范的管理體系。

3.2 培訓(xùn)和指導(dǎo)缺乏系統(tǒng)性和持續(xù)性

近年來，省局和省檔案局組織過幾次培訓(xùn)，培訓(xùn)都取得了明顯的效果，推動(dòng)了全系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案工作，但是培訓(xùn)的內(nèi)容形式比較單一，針對(duì)工作實(shí)際的問題不夠準(zhǔn)確；培訓(xùn)的時(shí)間較短也導(dǎo)致課程的安排不夠系統(tǒng)，業(yè)務(wù)知識(shí)闡述的不夠詳細(xì)。培訓(xùn)的時(shí)間間隔比較大，并且受到檔案工作平時(shí)工作量比較大和地方經(jīng)費(fèi)緊張等因素制約導(dǎo)致許多從事檔案工作人員無法參加，容易出現(xiàn)斷層、斷代的問題。

省局檔案中心的人員和精力有限，對(duì)基層的指導(dǎo)重視程度不夠一般僅僅靠檢查工作任務(wù)的推動(dòng)，導(dǎo)致了指導(dǎo)工作有所缺位。各地級(jí)市檔案中心只顧悶頭干活，也沒有盡到對(duì)縣級(jí)市的指導(dǎo)的職責(zé)。

3.3 檔案工作人員不充足、不固定，流動(dòng)性大

各地檔案中心工作人員數(shù)量普遍和業(yè)務(wù)量不成正比，繁重的任務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)的幾率也就會(huì)增加，工作的性質(zhì)比較單一，環(huán)境相對(duì)惡劣，很難調(diào)動(dòng)起他們的工作熱情和積極性。

其中，公益性崗位和臨時(shí)工作人員居多，人員流動(dòng)性較大，每一個(gè)人員上崗多數(shù)沒有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，在沒有理解政策法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)程的情況下就無法保證經(jīng)辦的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

4 解決方法

（一）2015年，集成檔案管理一體化的吉林省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)第三版開發(fā)完成并實(shí)際應(yīng)用?！安块T立卷、分散著錄、集中管理、實(shí)時(shí)查詢、開放利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)一”的檔案信息化管理模式，建立了完整的社保檔案影像化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案從經(jīng)辦開始的全生命周期有效管理，實(shí)現(xiàn)了與社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相互嵌入和互聯(lián)互通，通過經(jīng)辦產(chǎn)生著錄信息，以影像化檔案資料支持和輔助業(yè)務(wù)經(jīng)辦。使吉林省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)入了規(guī)范化、信息化管理時(shí)代。

（二）各地社保局要重視檔案設(shè)施建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)。在庫房面積緊張和設(shè)立不合理的客觀條件下，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過改造、調(diào)整、加固等措施防患于未然。實(shí)在無法整改的，要加強(qiáng)監(jiān)控，落實(shí)成制度，做好應(yīng)急預(yù)案。

建設(shè)一支高素質(zhì)、肯奉獻(xiàn)的檔案工作隊(duì)伍，適當(dāng)增加檔案工作人員的數(shù)量和提高待遇，保證從事檔案工作的人員可以長期穩(wěn)定。提高檔案工作人員整體素質(zhì)，以適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)與檔案管理一體化的進(jìn)程。

（三）我們通過研究當(dāng)前檔案工作出現(xiàn)的問題和原因，結(jié)合目前培訓(xùn)不易開展的實(shí)際情況，配合三版系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的開發(fā)和應(yīng)用，決定以視頻培訓(xùn)片的形式進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。視頻培訓(xùn)片是傳遞教育信息的聲像教材，從選題到制作立足于科學(xué)性、教育性、藝術(shù)性、技術(shù)性入手，要做到目標(biāo)明確、表述清晰、深入淺出、使其適應(yīng)工作的需要。

細(xì)致入微的流程介紹，像是一對(duì)一的輔導(dǎo)，不僅可以使檔案工作人員更加直觀的理解、熟悉和規(guī)范檔案操作的要求，還可以對(duì)業(yè)務(wù)科室人員的進(jìn)行檔案收集、整理相關(guān)培訓(xùn)。既減少了培訓(xùn)的費(fèi)用和時(shí)間，還能讓培訓(xùn)的效率更高、對(duì)象更廣泛。同時(shí)，我們也要將各地好的經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新傳播到各地，為各地交流提供平臺(tái)。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的增加和新的問題的出現(xiàn)，我們會(huì)陸續(xù)的補(bǔ)充和增加新的內(nèi)容，能夠避免基層檔案中心對(duì)新情況的失措和新政策的誤讀，減少不必要的培訓(xùn)。

作者簡介

呂勁草（1982-），男，漢族，吉林省社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，多年從事社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)研究。endprint