ISO9000質量管理體系在高校內部會計控制中的運用研究

肖金芳

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ISO9000質量管理體系在高校內部會計控制中的運用研究

肖金芳

摘要：高校內部會計控制是內部控制重要的組成部分，內部會計控制是否有效直接影響了內部控制的質量。文章以南通航運職業(yè)技術學院為例，就ISO9000質量管理體系在學院內部會計控制中的運用模式以及基本方法進行了剖析，并對該院的基本做法和所取得的初步成效進行了介紹，旨在對從事內部控制管理工作者有所啟示。

關鍵詞：質量管理；體系；會計控制；運用

內部會計控制是內部控制的重要組成部分，南通航運職業(yè)技術學院（以下簡稱“南通航院”）在將ISO9000質量管理體系運用到對航海類專業(yè)教學管理進行教學質量控制的同時，將ISO9000質量管理體系運用于學院內部會計控制，取得了一定的成效，并為ISO9000質量管理體系在內部控制中的全面推廣運用奠定了基礎。

一、ISO9000質量管理體系與內部會計控制的基本內涵

ISO9000質量管理體系是國際標準化組織，即由各國標準化團體組成的世界性聯(lián)合會（ISO組織）制定的質量管理與質量保證標準，它的基本思路是“質量形成于生產全過程”，“控制所有過程的質量是質量管理的核心。”基于此，ISO9000質量管理體系對“實施過程的控制，預防不合格項；建立并實施文件化的質量體系；質量管理必須堅持質量改進；定期評估質量體系和不斷改進；領導是質量管理的關鍵”等方面提出了明確的管理要求和操作要求，并在全球范圍內企業(yè)產品生產確保產品質量控制中發(fā)揮了巨大的作用，得到了國際的公認。ISO9000質量管理體系有不斷運用于非物質生產等管理領域的趨勢。

高校內部會計控制是以高校財務部門及會計人員為主體，通過制定和實施財務法規(guī)、財務制度、財務定額、財務管理目標等，指導、監(jiān)督和約束教育經費資金運動或日常財務活動的管理活動。內部會計控制的主體是會計部門和其他利用會計信息來控制資金流動的有關決策部門。內部會計控制的客體是資金運動；內部會計控制的根本目的在于確保高校資金運動的全過程及各個環(huán)節(jié)都能真實、有效、客觀的反應資金運動的情況和符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，最終確保資金運動始終處于健康安全運行狀態(tài)。

如上所述，ISO9000質量管理體系強調的是過程控制，通過對全過程各個環(huán)節(jié)的控制來確保防止不合格項的產生；內部會計控制強調的是資金運動過程的控制，通過對全過程和各個環(huán)節(jié)的控制確保資金運動信息的真實可靠和符合規(guī)范，確保資金運動結果的健康安全高效，防止資金運動中的不合格項產生，二者有異曲同工之吻合。

二、ISO9000質量管理體系與內部會計控制的基本目標

ISO9000質量管理體系實施的最終目標是“預防不合格項的產生”，而ISO9000質量管理體系運用于非物質生產等管理領域的基本宗旨就是通過運用ISO9000質量管理體系的特定要求和特殊方法，以確保質量的提升和符合規(guī)范。

ISO9000質量管理體系通過貫徹“以顧客為中心、領導作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法和互利的供方關系”等八項質量管理原則來達到其最終目標的。內部會計控制的最終目標是為了防止“不合格資金運動項”的產生，包括了資金運動過程中的各個環(huán)節(jié)和一個周期資金運動的結果，它通過自身管理要求與管理方法的實施來確保會計控制目標的實現(xiàn)。然而，內部會計控制的要求與方法仍具先天局限性，而將ISO9000質量管理體系的管理要求和操作方法運用于內部會計控制，尤其是除“以顧客為中心”和“互利的供方關系”具有明顯產品生產特征外，其他質量管理原則均能更有效地彌補其局限，從而更好、更成功地實現(xiàn)內部會計控制的目標。

三、ISO9000質量管理體系與內部會計控制的基本要求

質量手冊、程序文件、支持性文件和質量記錄是南通航院采用ISO9000質量管理體系進行教學質量控制的四個主要的步驟，這四個步驟均有各自的具體操作要求。

質量手冊是學院教學管理質量的總綱領性文件，對教學管理質量提出了總體要求；程序文件是根據質量手冊的要求對教學管理的流程性工作提出了具體要求；支持性文件則是國家對教學管理制定的各類規(guī)范性文件；質量記錄是針對教學管理所有過程所進行的文字或數據登記的文檔。ISO9000質量管理體系要求建立的質量體系應當形成文件并加以保存，同時應具有較強的操作性和檢查性，對質量體系文件的內容提出基本要求，該做的要寫到，寫到的要做到，做到的要記錄，即“寫所需，做所寫，記所做”的九字真言。在內部會計控制中，學院制定了學院財務管理辦法及內部會計控制的目標管理要求（類似于“質量手冊”）；根據學院的具體情況設置了相關會計崗位并明確了這些崗位的工作職責和工作要求（類似于“程序文件”），同時還明確了崗位間的操作流程，上下道工序間的操作時間以及不同崗位人員的替代規(guī)定等等；學院執(zhí)行國家的財經法規(guī)和省相關主管部門的辦法、條例等（類似于“支持性文件”）；學院按國家規(guī)定進行會計核算和進行各類財務會計行為的記錄（類似于“質量記錄”）。南通航院的實踐表明，ISO9000質量管理體系的基本要求與內部會計控制的基本要求近乎吻合，且具體內容和工作要求更細化、更嚴格，更有益于內部會計控制效果以及內部會計控制質量的提升。

四、內部會計控制中運用ISO9000質量管理體系的實踐

1.針對目標管理（質量手冊）要求制定總目標和分項目標

主要是認真研究和制定學院年度財務工作（含內部會計控制）的總目標及分項目標。學院教代會是學院的最高決策組織，財務報告是教代會上必須報告的一項重要內容，學院財務部門在向教代會報告財務管理執(zhí)行情況的同時強調匯報了內部會計控制在財務管理工作中所發(fā)揮的作用；另一方面，由教代會研究和決定下一年度財務管理的總目標，財務部門再將總目標進行分解，形成若干分項目標以及相應的內部會計控制要求落實至責任部門，責任部門再制定具體措施，確保實現(xiàn)每一個目標，從而保證實現(xiàn)總體目標。在整個過程中，對每個層面上都必須提出內部會計控制的具體要求，以確保財務管理目標的實現(xiàn)。以上所做的一切都必須按照ISO9000質量管理體系的要求予以書面記載。

2.針對崗位配置（程序文件）要求設置會計崗位

主要是精心研究和制定崗位設置和崗位職責要求并以程序文件形式固化。按照ISO9000質量管理體系的要求，學院會計崗位設置、崗位職責及崗位相互關系，尤其是迫于客觀因素導致的會計崗位空缺后的替代必須非常明確。按照此要求，學院財務部門根據內部會計控制自身要求，結合ISO9000質量管理體系的基本要求和學院實際，認真梳理會計管理各崗位的不同需求，并制定出符合各崗位要求的配置，明確各崗位職責，制定A角人員缺崗時B角人員替代的相關規(guī)定并執(zhí)行到位。上述舉措有效確保了學院各會計管理崗位遇到任何非正常情況時都能正常運行，有效預防了有崗缺員，混崗混員、職責模糊不清等現(xiàn)象，更有效地保證了學院內部會計控制的存在和有效。

3.針對內部會計控制目標制定實施相關制度（支持性文件）

主要是精心研究、制定和實施外部和本單位制定的一系列的內部會計控制制度。眾所周知，按照ISO9000質量管理體系要求，所有內部會計控制的相關行為必須是有根據的。鑒于此，一方面，學院財務部門認真學習貫徹國家財務法規(guī)；另一方面，緊密結合學院實際制定內部會計控制規(guī)范，明確實施的操作流程和操作要求，細化到具體崗位、人員和事項，以確保學院內部會計控制的所有行為都有據可依。鑒于上述要求，南通航院先后制定了“財務管理辦法”、“經費管理暫行規(guī)定”、“收費管理辦法”、“貨幣資金管理辦法”、“固定資產管理辦法”、財會工作崗位職責等；根據南通航院教學特點，學院會計控制業(yè)務劃分為編制預算、收費管理、申請用款、財務審核、現(xiàn)金或公務卡結算、轉帳結算、憑證傳遞、工資發(fā)放及“一卡通”結算、帳目核對等，對這些會計控制業(yè)務均明確了工作程序、工作要求、工作流程、操作規(guī)范和經濟業(yè)務的審批權限。

4.針對質量體系評價要求嚴格內部會計控制行為記錄（質量記錄）

根據ISO9000質量管理體系要求，南通航院教學質量評價從三個方面展開，即：過程控制確認以及過程控制的準確記錄；過程是否按文件規(guī)定完全到位；就預期而言過程控制的有效程度。通過綜合歸納這三個方面的結果而得出教學質量評價的結果。評價的主要方法是：需做的工作是否已經形成文件？（即把所要做的寫下）；所制定的文件是否執(zhí)行到位？（即是否按所寫的做到位）；已經做的工作是否有文檔記錄？（即記下所做的）需要說明的是，除做好會計核算所做的必要記錄外，還延伸到了所有內部會計控制行為的記錄。

基于此，學院十分強調和嚴格內部會計控制行為的記錄，并按照ISO9000質量管理體系要求和格式，認真做好內部會計控制的所有行為記錄并整理歸類，這是評價包括內部控制在內的學院教學管理質量的重要依據之一。由于中國國家海事局負責對南通航院進行最終管理質量的評價考核驗收，對此，所有與內部會計控制相關的部門和人員都給予了高度的重視，不得有絲毫的馬虎。

五、內部會計控制中運用ISO9000質量管理體系的成效

ISO9000質量管理體系運用于南通航院內部會計控制實踐取得了以下初步成效：

1.內部會計控制的重要作用得到普遍認同教學管理是高校管理中重中之重的工作，在高校管理中，內部控制是非常重要的工作，而內部會計控制更是內部控制中舉足輕重的工作，它直接影響到內部控制質量和教學管理質量。學院年度工作目標的完成不能沒有包括財務管理工作等各方面后勤保障服務，不能沒有良好的內部控制的運行，更不能沒有內部會計控制做堅強后盾，資金運動的順暢與否直接影響到教學管理的后勤保障結果，因而內部會計控制必然處于十分重要的地位。如果說高校的各項管理工作是一條封閉式的管理鏈的話，那么，確保這條管理鏈不脫節(jié)的重要支撐就是內部會計控制?！百|量形成于生產的全過程”是ISO9000質量管理體系的立意之基，無疑決定了內部會計控制在教學管理質量控制中的重要位置，具有決定性的作用，任何忽視或貶低內部會計控制必將導致學院教學質量的丟失。多年來ISO9000質量管理體系在內部會計控制中運用的實踐，使全院上下對內部會計控制的重要作用形成了共識。

2.內部會計控制促使財務管理水平得到進一步提高

內部會計控制是內部控制重要的組成部分，是財務管理的核心工作，內部會計控制工作得以確保，財務管理的各項工作必將得以確保。南通航院根據ISO9000質量管理體系要求實施管理后，財會崗位設置明確，職責清晰，要求落實，配員到位，崗位替代關系明了，會計各崗位工作井然有序，有效遏制了崗位脫節(jié)、崗位無人、崗位混亂、職責不清和不落實的現(xiàn)象，財務管理工作效率、工作質量得到提高。

3.內部會計控制自身的工作質量得以強化

南通航院是一所由省教育主管部門和省業(yè)務主管部門雙重領導的高職院校，由于管理體制的原因，省級部門對學院的管理和指導鞭長莫及，學院所在地區(qū)相關部門的管理與指導問及很少，因而導致了內部會計控制工作難以開展，內部會計控制工作質量難以保障。南通航院ISO9000質量管理體系質量考核驗收工作是由國家級層面組織開展的，鑒于考核驗收的各項工作和細節(jié)都非常嚴格，因而內部會計控制的日常工作必然得到了全院普遍的重視，尤其是在關聯(lián)工作中的支持與合作，從而解決了會計人員在提升內部會計控制質量中力不從心的問題。

4.內部會計控制與其他各項工作緊密相聯(lián)的關系更加凸顯

內部會計控制雖屬財務管理工作，但資金保障是任何管理工作開展的前提，教學資金的管理也將涉及到管理工作的方方面面。內部會計控制的客體是資金運動，因而學院教學管理質量形成的全過程就是教學資金保障的全過程，即內部會計控制的全過程。從這個意義上講，高校管理的所有工作都是內部會計控制所涉及到的對象，離開了這些對象，就無從談起內部會計控制。高校的財務部門雖屬獨立部門，但財務管理工作特別是資金管理工作絕不是孤立的，它與每個工作都緊密相連。將ISO9000質量管理體系運用于內部會計控制后，強調了質量管理的全過程、全方位和全員，因而這種關系更加凸顯了，部門間的配合更加和諧了。一定程度上講，在內部會計控制中應用了ISO9000質量管理體系，進一步明朗、拉近和維護了這個理念和彼此的關聯(lián)關系。

5.內部會計控制備受全局關注

就單純的內部會計控制而言，它的工作要求通常都是按照內部會計控制的規(guī)定由會計部門和會計人員自己提出的，即便是縱向或橫向的主管部門印發(fā)的規(guī)章也是如此，因此執(zhí)行力較弱，特別是不屬于會計部門的工作，會計部門將會非常無助。運用ISO9000質量管理體系后，其對內部會計控制的要求與內部會計控制自身的要求達到了統(tǒng)一，較好地解決了這一問題。同時由于內部會計控制工作列入了教學質量的評價，因此必然得到來自學院上上下下的關注和關心，內部會計控制也必然得到各方面的理解與支持。

6.內部會計控制擺脫人為因素干擾的作用開始顯現(xiàn)

鑒于ISO9000質量管理體系要求，內部會計控制引入ISO9000質量管理體系后，可以有效地擺脫“人管人、人看人”的老套路，通過ISO9000質量管理體系種種制度化的程序，將內部會計控制與學院的目標、任務、方針、要求等有機地結合在一起，迫使人人都自覺地受制度約束，由他人管變成自己管，人人依法自約，依制度自約，清除了人為因素，降低了隨意性，提高了自覺性，制度嚴格化、制度普及化、制度持久化得以真正落實，進而消除了由于人為因素導致的內部會計控制中的不合理現(xiàn)象。

六、結束語

南通航院在內部會計控制中運用ISO9000質量管理體系只是取得了初步的成功，運用深化和拓展的空間還很大，學院將進一步強化推進的深度，拓展運用的廣度，在內部會計控制的全過程、全方位、全員上下功夫的同時，不斷向內部控制的各領域延伸，使學院內部控制取得更好的效果。

參考文獻：

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[3]王海英，史文新.運用ISO9000標準構建企業(yè)集團財務公司內部控制體系[J].金融經濟，2010(18):141-142.

（作者單位：南通航運職業(yè)技術學院財務處）