高校圖書情報(bào)檔案一體化管理探析

李詠嘉

【摘 要】分析高校圖書情報(bào)檔案一體化管理的涵義、可行性，并結(jié)合高校實(shí)際情況，提出在高校實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)檔案一體化管理的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】高校 圖書 情報(bào) 檔案一體化管理

【中圖分類號(hào)】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A

【文章編號(hào)】0450-9889（2015）01C-0087-02

近年來，高校圖書館管理相關(guān)工作情報(bào)化的程度加深，大部分高校都基本實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)的一體化管理，然而圖書館檔案相關(guān)管理工作與圖書、情報(bào)二者的整合程度欠缺。研究高校圖書、情報(bào)、檔案整合的有效策略與手段，實(shí)現(xiàn)三者的同步發(fā)展，已成為高校圖書館管理工作研究的重要課題。

一、圖書情報(bào)檔案一體化涵義

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理指的是把三者原本“獨(dú)自為政”的系統(tǒng)整合為一個(gè)整體的管理方式。一體化管理圖書情報(bào)檔案，就是努力找尋或選擇三者的最佳功能點(diǎn)，突破三者之間的種種界限，增強(qiáng)圖書、情報(bào)、檔案工作之間的合作與協(xié)調(diào)，利用遠(yuǎn)程存取、網(wǎng)絡(luò)互建、分布式收藏、資源共享等策略，達(dá)到信息、信息標(biāo)準(zhǔn)、信息相關(guān)工作人員、信息設(shè)備設(shè)施與技術(shù)等因素相互間的磨合與適應(yīng)，給予圖書館使用人員一體化的集成式服務(wù)。一體化管理建立在文獻(xiàn)信息相關(guān)知識(shí)體系之上，從系統(tǒng)論的視角來看，對三者工作開展科學(xué)管理與系統(tǒng)的規(guī)劃，進(jìn)而達(dá)到規(guī)范化、系統(tǒng)化的目的，進(jìn)而將三者的效能最大地發(fā)揮出來。圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理實(shí)際上就是為三者選擇最優(yōu)化的組合方式。

二、高校實(shí)行圖書情報(bào)檔案一體化管理的可行性分析

（一）圖書、情報(bào)、檔案的共同點(diǎn)是高校推行一體化管理的基礎(chǔ)

圖書、情報(bào)、檔案三者不但有著一樣的本質(zhì)屬性，而且三者都可以歸屬于文獻(xiàn)這一大類，所以三者是文獻(xiàn)信息關(guān)鍵的構(gòu)成部分。圖書、情報(bào)、檔案主要有下面幾個(gè)共同點(diǎn)：第一，有著相同的服務(wù)方式與服務(wù)對象。高校管理、科學(xué)研究、課堂教學(xué)均需要用到圖書、情報(bào)、檔案等相關(guān)信息，且三者的服務(wù)方式均可應(yīng)用跟蹤服務(wù)、展覽、咨詢、編輯出版、閱讀等。第二，有著相同的工作性質(zhì)。圖書館三者機(jī)構(gòu)都需要對相關(guān)文獻(xiàn)資料進(jìn)行采集與整理，通過特定的信息開發(fā)與傳遞，針對高校教師、學(xué)生或者社會(huì)開展信息服務(wù)工作，在文獻(xiàn)信息輸出、輸入、存儲(chǔ)、加工等方面，都需要經(jīng)過編目、標(biāo)引、分類等階段。第三，有著相同的載體。光盤、軟盤、磁帶、膠片、紙張等都是三者的物質(zhì)載體。三者內(nèi)容都是以知識(shí)、信息作為其主要內(nèi)容，記錄手段均采用代碼、圖像、文字等信息符號(hào)。第四，有著相同的管理方式。傳統(tǒng)圖書館圖書、檔案、情報(bào)的管理方式主要是以人工操作作為主要管理方式，如今均應(yīng)用電腦操作，三者管理的共同趨勢均是普遍應(yīng)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第五，三者存在一定的內(nèi)在聯(lián)系，并且在特定條件之下還可以將三者進(jìn)行互換。圖書、情報(bào)、檔案三者有著各自的優(yōu)勢與特點(diǎn)，圖書有著較為突出的系統(tǒng)性，它是通過總結(jié)、歸納而寫作出來的系統(tǒng)性較強(qiáng)的文獻(xiàn)材料，有著龐大數(shù)量的信息知識(shí)，較強(qiáng)的理論性與全面的學(xué)科特點(diǎn)，總的說來圖書撰寫的是知識(shí)結(jié)晶，是客觀事物的發(fā)展規(guī)律與本質(zhì)；而情報(bào)與檔案則有著較為突出的本源性，它們直接反映客觀事物，有著較強(qiáng)的可靠性，存在歷史憑證的意義，總的說來它們是人類社會(huì)各種各樣實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄。如此一來，圖書、情報(bào)、檔案三者就有著很多共同的地方，這就為實(shí)現(xiàn)三者的一體化管理提供了有利的條件；也恰恰因?yàn)槿叨加兄陨淼膬?yōu)勢與特點(diǎn)，推行一體化管理之后，才可以將它們自身特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，獲得比圖書、情報(bào)、檔案分類管理更好的整體效果。

（二）高校信息化管理趨勢是實(shí)現(xiàn)一體化管理的客觀需要

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與普及為推行高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理提供了較好的生存環(huán)境與物質(zhì)基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)全球普及的背景之下，人們獲取資源信息的最有效、最快速的渠道就是互聯(lián)網(wǎng)，人們逐漸認(rèn)識(shí)并接受信息管理一體化的理念，網(wǎng)絡(luò)自身就是一個(gè)巨大的信息資源樞紐，其組成了自古以來最大的信息資源網(wǎng)絡(luò)體系，提供快速、有效的信息服務(wù)途徑與策略。在這個(gè)信息資源網(wǎng)絡(luò)體系中，圖書、情報(bào)、檔案都是其構(gòu)成部分。如今，在圖書、檔案、情報(bào)相關(guān)機(jī)構(gòu)中已經(jīng)較為普遍地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，從最初的自動(dòng)化集成管理、信息傳遞、信息加工逐漸延伸到現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)化文獻(xiàn)信息服務(wù)，許多行業(yè)都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，高校已經(jīng)不可能孤立于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境之外，電子校務(wù)管理和信息化管理切切實(shí)實(shí)是高等學(xué)校發(fā)展的方向。作為傳播文化知識(shí)的主要陣地，高校掌握著大批量的圖書、情報(bào)、檔案信息資源，科學(xué)研究活動(dòng)逐漸增多，學(xué)科建設(shè)迅速發(fā)展，教師與學(xué)生對三者的需求越來越大，這就對三者管理的高效性提出了較大的要求。

三、高校圖書情報(bào)檔案一體化管理的有效途徑

（一）建立一體化的信息領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

建立一體化的信息領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)高校圖書、情報(bào)、檔案相關(guān)部門。根據(jù)“專用分散、通用集中、局部分散、全局集中”的基本原則，架構(gòu)能協(xié)調(diào)、有層次、高效率、多功能的一體化立體化管理體制，對圖書館、情報(bào)館、檔案館三個(gè)機(jī)構(gòu)開展合理管理；對圖書、情報(bào)、檔案的文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)配置，突破三者獨(dú)立的狀態(tài)，扭轉(zhuǎn)原本三者各自為政的體制，建立包容性強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)，架構(gòu)整體性的信息服務(wù)群體，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)共享相關(guān)信息資源，加強(qiáng)三者的交流合作；架構(gòu)一體化的文獻(xiàn)信息系統(tǒng)，將原先分散性的檔案信息、圖書文獻(xiàn)、情報(bào)信息資源整合成信息網(wǎng)，將三者整體功能作用充分發(fā)揮出來；增強(qiáng)圖書、情報(bào)、檔案之間的橫向聯(lián)系，從總體出發(fā)，不可偏廢三者自身的特殊性，將三個(gè)相關(guān)部門工作人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來，讓三個(gè)相關(guān)部門在相對獨(dú)立的前提下，表現(xiàn)出適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)要求的更高水平的協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性、整體性。

（二）做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作

開展一體化管理圖書、情報(bào)、檔案的相關(guān)工作的基礎(chǔ)在于三者的標(biāo)準(zhǔn)化工作，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性，建設(shè)一體化管理的工作也就無從下手，應(yīng)用電腦等先進(jìn)技術(shù)與手段開展一體化信息服務(wù)也就無從談起。因此，應(yīng)擬定有效的標(biāo)準(zhǔn)，在通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)、檢索、信息標(biāo)引、信息分類、信息著錄等方面推行標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)今《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》《中國檔案主題詞表》《檔案著錄規(guī)則》《中國圖書館分類法》等一系列標(biāo)準(zhǔn)都已經(jīng)得以普遍應(yīng)用，這為我們開展高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？偠灾瑸榻o圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理提供更好的條件，我們需要加快標(biāo)準(zhǔn)化工作的腳步。

（三）架構(gòu)一體化的數(shù)據(jù)庫

圖書館與檔案館有著相同的用戶群體，建立一體化化的數(shù)據(jù)庫，有利于形成優(yōu)質(zhì)的信息檢索服務(wù)體系，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫與資源數(shù)據(jù)化的過程中，我們不僅要考量到這兩個(gè)系統(tǒng)的獨(dú)特性，同時(shí)還要兼顧二者應(yīng)有的橫向聯(lián)系，進(jìn)而可以進(jìn)行統(tǒng)籌安排與統(tǒng)一規(guī)劃，擬定并使用涉及館藏信息資源的處理方法、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等，為實(shí)現(xiàn)一體化奠定基礎(chǔ)。在高等學(xué)校管理體制等其他方面不完備的情況下，可以從學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、校史數(shù)據(jù)庫、教師科研成果數(shù)據(jù)庫這三個(gè)方面著手，加強(qiáng)合作，深入挖掘本校特色資源，深層次開發(fā)特色資源，慢慢實(shí)現(xiàn)全方位一體化管理。

（四）重視一體化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

高校推行圖書、情報(bào)、檔案一體化管理，需要有一支掌握先進(jìn)技術(shù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、思想解放的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。假設(shè)缺乏此類專業(yè)人才，也就沒有辦法構(gòu)建新的服務(wù)模式、服務(wù)框架、服務(wù)理念為基礎(chǔ)的新型信息管理服務(wù)體系。因此需要重視圖書館工作人員自學(xué)、培訓(xùn)工作，促使其樹立終身學(xué)習(xí)的理念，同時(shí)開展更深層次的交流合作，引進(jìn)新型人才，科學(xué)進(jìn)行人力資源的調(diào)配。

總之，在高等學(xué)校信息管理過程中，圖書、情報(bào)、檔案一體化的發(fā)展與完善，需要較長時(shí)間來實(shí)現(xiàn)，其實(shí)現(xiàn)步驟與模式也是多種多樣的，所以，在推進(jìn)高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的過程中，我們需要加強(qiáng)一體化管理的探索與學(xué)習(xí)，為早日實(shí)現(xiàn)一體化管理奠定更好的理論基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]史瑞來.高校圖書情報(bào)檔案應(yīng)實(shí)行一體化管理[J].內(nèi)蒙古圖書館工作，2007（1）

（責(zé)編 王 一）