EXCEL函數(shù)在人事信息管理中的應(yīng)用

李世龍 羅秋霞 鮮敏 郭欣

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴程度越來越大。對(duì)人事管理人員來說，運(yùn)用Excel軟件，能夠?qū)?fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和處理，代替了以前的用計(jì)算器和寫筆記進(jìn)行管理，大大提高了人事管理效率。Excel是現(xiàn)在人事辦公中最為常用的軟件，它具有友好的人機(jī)交互界面和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，本文介紹幾種常用的Excel函數(shù)在人事信息管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù) ?人事管理 ?數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

1 人事管理信息化的必要性

Excel的數(shù)據(jù)處理功能在現(xiàn)有的文字處理軟件中幾乎沒有什么軟件能夠與它匹敵。在您學(xué)會(huì)了Excel的基本操作后，是不是還停留在求和、求平均值等簡單的函數(shù)應(yīng)用上呢？難道Excel只能做這些簡單的工作嗎？其實(shí)不然，函數(shù)作為Excel處理數(shù)據(jù)的一個(gè)最重要手段，功能是十分強(qiáng)大的，尤其在人事管理等中發(fā)揮著重要的作用，如果一個(gè)單位有上千的職工，靠手工管理員工信息工作量非常大，如果能正確使用Excel函數(shù)對(duì)人事信息進(jìn)行管理，則可以提高工作效率，節(jié)約財(cái)力、人力。

2 人事信息管理中常用函數(shù)

2.1 if（）函數(shù)的妙用

執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果?？梢允褂煤瘮?shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)，IF函數(shù)語法格式如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。

Value_if_true用來表示當(dāng)logical_test為true時(shí)返回的值。

Value_if_false用來表示當(dāng)logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

例子：在每年填報(bào)高校《事業(yè)單位工作人員統(tǒng)計(jì)報(bào)表》時(shí)需要對(duì)全部職工的年齡每相差五年分一段，并結(jié)合職稱，學(xué)歷，性別，學(xué)科等選項(xiàng)進(jìn)行很多次的篩選。如果每次用excel函數(shù)自帶的自定義篩選的時(shí)候會(huì)給統(tǒng)計(jì)帶來很大的不便，那么如果把同一年齡段劃分到同一類當(dāng)中，比如，年齡大于30小于35的職工，統(tǒng)統(tǒng)標(biāo)記為“30至35”。下面以四川工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院1000人為例做函數(shù)運(yùn)算，首先，在C1單元格中輸入出生年份，然后在C2單元格當(dāng)中輸入“=year（b2）”，則根據(jù)出生年月提取出出生年份，按回車鍵，C2列將顯示對(duì)應(yīng)的出生年份。

在E2單元格中輸入“=IF（D2<=30，"30歲及以下"，IF（D2<36，"31至35"，IF（D2<=40，"36至40"，IF（D2<46，"41至45"，IF（D2<51，"46至50"，IF（D2<56，"51至55"，IF（D2<61，"56至60"，IF（D2>=61，"61歲以上"））））））））”按回車鍵，E2單元格將會(huì)顯示相應(yīng)的年齡段。

2.2 countif（）函數(shù)的妙用

Countif函數(shù)是Microsoft Excel中對(duì)指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計(jì)數(shù)的一個(gè)函數(shù)，在WPS，Excel2003和Excel2010等版本中均可使用。該函數(shù)的語法規(guī)則如下：

countif（range，criteria）

range用來表示計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域。

criteria用來表示以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。

例子：如果某公司有一萬員工，要查找出多少人重名，并能知道取某一個(gè)名字的人究竟有多少人。操作步驟如下：

①首先選中A列，然后復(fù)制A列全部內(nèi)容到B列。

②在C2單元格中輸入“=countif（$a$2：$a$10000，b2）”，然后按回車鍵，選中C2單元格，光標(biāo)移動(dòng)到C2單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)槭中我院?，按住鼠?biāo)左鍵往下拖動(dòng)鼠標(biāo)，C列單元格將被自動(dòng)填充內(nèi)容，如果C列某單元格中的值大于1，則說明該員工的姓名重名，如果顯示的數(shù)值為2或3，則表明取該名字的人有2個(gè)或3個(gè)，以此類推。

2.3 VLOOKUP（）函數(shù)的妙用

VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值;下面是VLOOKUP函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），其參數(shù)說明如下：

lookup_value 用來表示要查找的值，一般輸入文本或數(shù)值。

table_array 用來表示要查找的區(qū)域。

col_index_num 用來表示返回?cái)?shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)。

range_lookup 用來表示模糊匹配，經(jīng)常輸入0來表示需要精確查找。

例子：現(xiàn)有多張人事信息工作表，分別包含員工的信息有姓名、性別、所在部門以及聯(lián)系方式等，現(xiàn)要從一千多員工中隨機(jī)抽取了300人來植樹，要求獲取這300人的姓名、性別、所在部門以及聯(lián)系方式。其操作步驟如下：

①在A1單元格中輸入姓名，然后這三百人的姓名依次填寫到工作表sheet4的A列，B1單元格中輸入電話號(hào)碼，C1單元格中輸入部門。

②利用vlookup（）函數(shù)把工作表Sheet3中的信息（部門和電話號(hào)碼）自動(dòng)填寫到工作表Sheet4當(dāng)中。

③選中B2單元格，在B2單元格中輸入“=VLOOKUP（A2，Sheet3！B：D，2，0）”，然后按回車鍵，B2單元格中將會(huì)顯示唐小雪所在的部門，選中B2單元格，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)B2單元格的右下角，抽取了的300人所在的系部將會(huì)全部自動(dòng)填充，可以用同樣的方法來統(tǒng)計(jì)這300人的電話號(hào)碼。

3 總結(jié)

以上通過一些簡單的實(shí)例介紹了人事信息管理中一些常用的函數(shù)，但是在實(shí)際應(yīng)用中，需要把各種函數(shù)綜合起來相互嵌套。只要根據(jù)以上所舉實(shí)例的方法對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?，能使之適合不同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和人事信息管理的需求。Excel提供的函數(shù)功能強(qiáng)大，管理人事信息的人員要對(duì)其進(jìn)行深刻的理解和靈活的應(yīng)用，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和處理能力，確保人事信息的統(tǒng)計(jì)更加的及時(shí)和準(zhǔn)確，是現(xiàn)在從事人事信息管理工作必備的技能。

參考文獻(xiàn)：

[1]excelhome：實(shí)戰(zhàn)技巧精粹：Excel2010函數(shù)與公式[M].人民郵電出版社，2014，1.

[2]王國勝，李春曉編.Excel2010公式與函數(shù)辭典606秘技大全[M].中國青年出版社，2012，2.

[3]鮑祥生，梁兵，周海燕，李鶴永，任紅民.VBA和EXCEL函數(shù)結(jié)合編程在數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用[J].石油工業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，2009（04）.