檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用分析

柳萌

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，推動(dòng)了信息化進(jìn)程，檔案信息建設(shè)步伐也隨之加快，不但給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，還使其面臨巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)字化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工處理管理模式已不再滿足社會(huì)發(fā)展需求。因此，檔案數(shù)字化管理成為社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢。該文旨在通過對(duì)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用分析，以此來提高檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）11（c）-0150-01

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，為適應(yīng)信息化發(fā)展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量，數(shù)字化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實(shí)現(xiàn)資源共享的缺陷，而數(shù)字化技術(shù)具有存儲(chǔ)空間大、誤差小、可實(shí)現(xiàn)資源共享等優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用在檔案管理中，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的空白。

1 檔案數(shù)字化管理概述

檔案數(shù)字化管理是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的有效結(jié)合，將檔案信息以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來，最終構(gòu)建一個(gè)使用效率較高的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化管理主要是指對(duì)檔案原件和檔案數(shù)據(jù)的管理，檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)是數(shù)字化檔案的主要存儲(chǔ)形式。

2 檔案管理特征

2.1 日常網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案日常網(wǎng)絡(luò)化管理能夠快速地進(jìn)行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)其進(jìn)行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統(tǒng)計(jì)、檢索工作的進(jìn)行，并節(jié)省一定的時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)n案中的文字信息和圖像信息有效地結(jié)合起來，借助網(wǎng)絡(luò)完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。

2.2 內(nèi)容數(shù)字化

在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式中，檔案內(nèi)容以紙質(zhì)的形式存放，它的內(nèi)容和載體是一個(gè)整體，不可分割。而檔案數(shù)字化管理通過計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體技術(shù)等將檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，不但完整地保留了檔案內(nèi)容，還實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容和載體的分離，檔案的實(shí)際載體作為初始依據(jù)保存下來，只要查閱存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的信息就能夠?qū)崿F(xiàn)日常管理。

2.3 服務(wù)社會(huì)化

數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工檔案管理模式的空白，實(shí)現(xiàn)了資源共享。用戶只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內(nèi)容，這種服務(wù)具有社會(huì)化的特點(diǎn)，代表著社會(huì)的進(jìn)步。

2.4 全面服務(wù)

檔案數(shù)字化將文字和圖像存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，人們借助互聯(lián)網(wǎng)通過身份確認(rèn)后，能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢到所有信息，這種以網(wǎng)站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務(wù)呈現(xiàn)多元化、全面化。

3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)幾種容易出現(xiàn)的問題

3.1 資料搜集和記載的漏洞

近年，社會(huì)各界更加關(guān)注檔案管理工作，相關(guān)法律法規(guī)也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實(shí)際情況也存在一定差別。

3.2 缺少服務(wù)創(chuàng)新理念

一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務(wù)，缺少對(duì)檔案的實(shí)際利用效果的進(jìn)一步分析，并較少研究信息資料上網(wǎng)服務(wù)的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發(fā)利用。

3.3 條件制約

在原有的檔案數(shù)字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計(jì)算機(jī)來管理檔案的原始載體，卻不是對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔信息，導(dǎo)致無法完整顯示紙質(zhì)材料中的全部內(nèi)容，最終查詢的信息也缺少完整性。

4 檔案數(shù)字化管理措施

4.1 加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)

創(chuàng)新是檔案管理人才需要具備的基礎(chǔ)素質(zhì)之一，要實(shí)現(xiàn)檔案的開放、多元化發(fā)展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創(chuàng)新。檔案人才還應(yīng)熟練操作計(jì)算機(jī)，具體是指能夠熟練地應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件、全面掌握現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并能夠有效進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)。另外，檔案人才還應(yīng)了解自己行業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培訓(xùn)和建設(shè)，使其掌握最新理念和技術(shù)，樹立積極的服務(wù)理念，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

4.2 規(guī)范檔案資料

滿足社會(huì)需求是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會(huì)失去檔案數(shù)字化管理的價(jià)值，并會(huì)給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

4.3 構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，不斷完善

統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能夠約束檔案數(shù)字化管理工作的有序、規(guī)范進(jìn)行?，F(xiàn)階段，個(gè)別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的現(xiàn)象，這阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

4.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)

現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案仍是主要實(shí)體，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式是指借助計(jì)算機(jī)完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲(chǔ)空間內(nèi)，能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，真正實(shí)現(xiàn)了檔案全部內(nèi)容的數(shù)字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計(jì)算機(jī)識(shí)別的真實(shí)性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數(shù)據(jù)信息的使用價(jià)值。對(duì)于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實(shí)現(xiàn)了檔案初始文件的信息數(shù)字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優(yōu)勢，能夠縮減數(shù)據(jù)信息的錄入時(shí)間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應(yīng)用前景。

4.5 建立檔案信息傳輸平臺(tái)

檔案信息傳輸平臺(tái)，能夠顯著提高數(shù)據(jù)庫的利用效率，這主要是因?yàn)闄n案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發(fā)揮自身價(jià)值。在檔案數(shù)字化管理中，檔案信息以數(shù)字的形式存在，而數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是其傳輸數(shù)據(jù)的主要平臺(tái)，檔案信息傳輸平臺(tái)的建立，使得信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳輸擺脫了時(shí)間和地點(diǎn)的束縛，這便于檔案信息的快速流動(dòng)，并充分發(fā)揮了核心數(shù)據(jù)庫的功能。

5 結(jié)語

檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然。雖然，現(xiàn)階段數(shù)字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優(yōu)點(diǎn)，它代表了社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，并伴隨著國家相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)和完善，將不斷創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數(shù)字化管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，使其更好地服務(wù)于人民群眾。

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