知識(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性

張立

摘 要：近年來，人們對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度在逐漸上升，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也在全面發(fā)展。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，做為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，檔案管理工作如何能夠有效利用知識(shí)，提高檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。知識(shí)管理是伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一種新型管理理念，在檔案管理工作中能夠發(fā)揮十分重要的作用?；诖?，本文首先探究了知識(shí)管理的相關(guān)內(nèi)容，分析了知識(shí)管理對(duì)檔案管理工作的重要性，以期為檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理工作；重要性認(rèn)識(shí)

當(dāng)前人們已經(jīng)對(duì)檔案管理工作的重要性有著十分清晰的認(rèn)識(shí)，但是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的一種新型管理理念，已經(jīng)在多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)中獲得了廣泛的應(yīng)用。在檔案管理工作中運(yùn)用知識(shí)管理理念和方法，能夠有效提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得企業(yè)檔案管理工作更加符合時(shí)代發(fā)展的要求和企業(yè)發(fā)展的要求。因此，探究知識(shí)對(duì)檔案管理工作的重要性具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 知識(shí)管理的相關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)介

知識(shí)管理是針對(duì)知識(shí)本身、知識(shí)創(chuàng)造者和知識(shí)應(yīng)用進(jìn)行安排和管理的活動(dòng)。知識(shí)管理理念是隨著21世紀(jì)知識(shí)的大發(fā)展興起的，知識(shí)做為新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，是影響企業(yè)生存和發(fā)展的重要因素。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展以及相關(guān)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前的知識(shí)管理發(fā)展具有兩個(gè)十分明顯的時(shí)代特征。首先，知識(shí)管理的范圍在不斷擴(kuò)大。眾所周知，知識(shí)包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩個(gè)主要部分。其中顯性知識(shí)又被稱為“言明的知識(shí)”，是能夠具體看到的文字、圖片、數(shù)字、符號(hào)等等。隱性知識(shí)是難以用具體語言、圖像或者是符號(hào)表達(dá)出來的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人思想等等。當(dāng)前隨著相關(guān)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，不論是顯性知識(shí)還是隱性知識(shí)都在極大的豐富額發(fā)展，這在一定程度上擴(kuò)大了知識(shí)管理范圍，促使知識(shí)管理的范圍在空前擴(kuò)大。其次，當(dāng)前的知識(shí)共享性正在不斷提高，知識(shí)共享同時(shí)也是知識(shí)管理的核心內(nèi)容。知識(shí)共享能夠打破分工、部分之間的界限，促使工作環(huán)節(jié)、工作流程之間的互相關(guān)聯(lián)，從而能夠有效進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新，有利于組織、企業(yè)的發(fā)展。

2 知識(shí)管理對(duì)檔案管理工作的重要啟示和影響

（一）注重檔案管理工作中隱性知識(shí)的挖掘

當(dāng)前檔案管理工作主要是針對(duì)企業(yè)發(fā)展中的顯性知識(shí)進(jìn)行的采集、管理工作，在隱性知識(shí)管理方面存在著一定的不足。但是隱性知識(shí)管理在促進(jìn)檔案管理科學(xué)性、檔案管理系統(tǒng)性方面具有十分重要的意義，因此必須注重檔案管理工作中隱性知識(shí)的挖掘。首先，檔案管理人員要積極改變自身的認(rèn)識(shí)，要重視隱藏在企業(yè)發(fā)展過程中的隱性知識(shí)，例如企業(yè)戰(zhàn)略決策經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、企業(yè)員工技術(shù)創(chuàng)新能力調(diào)查等等，檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到這些知識(shí)的重要意義，并有意識(shí)的對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行挖掘和收集。其次，檔案管理工作人員要與挖掘出來的隱性知識(shí)個(gè)體、組織建立一種十分密切的關(guān)系，搭建隱性知識(shí)調(diào)查、收集和處理的平臺(tái)，不斷擴(kuò)大平臺(tái)的覆蓋范圍，將全體員工納入到隱性知識(shí)的收集過程中，對(duì)員工的思想、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集和整理，例如針對(duì)退休職工建立專門的文檔管理，收集這些人員的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)技巧和人生經(jīng)驗(yàn)等等，這些能夠?yàn)槠髽I(yè)文化建設(shè)、在職員工教育培訓(xùn)等提供意義十分重大的素材。

（二）注重知識(shí)共享

檔案本身就是一種知識(shí)，而且這種知識(shí)具有一定的保密性特點(diǎn)。長(zhǎng)期以來，人們沒有對(duì)檔案的“保密性”形成正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為保密就是“藏起來”，導(dǎo)致“重藏輕用”成為檔案管理的工作理念。新時(shí)期企業(yè)生存發(fā)展環(huán)境的變化要求檔案管理工作人員要摒棄這種落后的理念，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)部門與部門之間檔案知識(shí)資源的共享，促使部門與部門之間能夠有效溝通、交流，提高檔案的共享性。

3 檔案知識(shí)管理工作的措施和方法

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

新的發(fā)展形勢(shì)下，要想促使企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，就必須對(duì)傳統(tǒng)、陳舊、保守的檔案管理工作理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變和改進(jìn)。在知識(shí)管理理念開展檔案管理工作，注重檔案原始知識(shí)的重要性、注重對(duì)檔案隱性知識(shí)的挖掘和管理等。積極轉(zhuǎn)變工作理念還要做好檔案管理工作與信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展的結(jié)合工作，促使檔案管理工作從過去的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將檔案管理工作信息化建設(shè)工作更加有效地推動(dòng)開展下去，為檔案知識(shí)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建學(xué)習(xí)型檔案管理工作組織

知識(shí)是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的主要?jiǎng)恿Γ由现R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求，為了提升檔案管理工作的科學(xué)性，必須在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建學(xué)習(xí)型檔案管理工作組織，為檔案管理工作提供有力的組織結(jié)構(gòu)保障。首先，要提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，尤其是要提升學(xué)習(xí)能力。檔案管理工作人員除了要做好理念創(chuàng)新工作，還要做好知識(shí)更新、技術(shù)提升工作，新時(shí)期的檔案管理工作出現(xiàn)了電子化、信息化的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理工作人員能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)操作能力和技巧。其次，檔案管理工作部門要形成一種良好的知識(shí)共享、互利互惠的文化氛圍，促使工作人員之間能夠進(jìn)行良好的溝通、交流。另外，檔案管理工作人員以及整個(gè)檔案管理工作部門都要形成良好的學(xué)習(xí)能力，從個(gè)人到整體都要做好學(xué)習(xí)型檔案管理工作組織的建設(shè)工作。

（三）建立科學(xué)合理的檔案知識(shí)管理體系

面對(duì)當(dāng)前的知識(shí)激增和信息爆炸，檔案管理部門在進(jìn)行知識(shí)管理的時(shí)候一定要做到人員與技術(shù)的相互結(jié)合，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展下知識(shí)發(fā)展的新型特點(diǎn)，要求檔案管理工作必須朝著系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的方向不斷發(fā)展。建立科學(xué)合理的檔案知識(shí)管理體系，首先就要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際和當(dāng)前企業(yè)知識(shí)管理的狀況做好檔案管理工作的規(guī)劃。其次，要在檔案管理工作中做好信息技術(shù)的融入和使用工作，促使檔案管理的信息化建設(shè)不斷發(fā)展。另外，企業(yè)相關(guān)部門要做好檔案管理工作的配合工作，從企業(yè)整體上構(gòu)建檔案知識(shí)管理體系，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。需要特別提出的是，企業(yè)要為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，其中最主要的就是要做好檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這也是新時(shí)期知識(shí)管理發(fā)展的重要要求，網(wǎng)絡(luò)不僅能夠提高檔案管理工作的工作效率，而且還能夠增加檔案管理工作人員之間的溝通、交流，有利于雙向信息渠道的建設(shè)，提高檔案知識(shí)的共享性。

4 結(jié)束語

新的發(fā)展時(shí)期知識(shí)的發(fā)展呈現(xiàn)出管理范圍擴(kuò)大、共享性增加的特點(diǎn)，在這種情況下，如何提高檔案管理工作的有效性顯得十分重要。知識(shí)的新型特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作給予了重要的啟示，在新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作要注重隱性知識(shí)的挖掘和管理，要注重檔案知識(shí)的共享性，因此要做好管理工作理念更新、學(xué)習(xí)型組織建設(shè)和管理體系建設(shè)等工作，促使檔案管理工作的不斷優(yōu)化和發(fā)展。

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